Stop met het verspillen van tijd en begin met productieve vergaderingen met MinutesPad voor Android

Vergaderingen hebben een slechte rap als inefficiënte time sinks. Het hoeft niet zo te zijn: het blijkt daar mei wees hoop op een productieve ontmoeting tot nu toe. MinutesPad is een Android-app van $ 1 die een magisch recept bevat voor productievere vergaderingen. Er is ook een gratis versie.

Vergaderingen kunnen gestructureerd worden

MinutesPad's geheim is dat het vergaderingen op een zeer gestructureerde manier in hun samenstellende delen verbreekt. Eerste dingen eerst: een vergadering heeft een titel, een of meer onderwerpen die u aan het bespreken bent en een groep aanwezigen.

Een vergadering bestaat uit een aantal onderwerpen die u gaat bespreken: rechtsboven kunt u het scherm voor het maken van onderwerpen zien.

In de vergadering

De deelnemers zijn mensen met wie u werkt, dus MinutesPad gaat ervan uit dat u ze hebt opgeslagen als contactpersonen op uw apparaat. Dit maakt het gemakkelijk om iemand toe te voegen zonder zijn volledige naam in te voeren, en je krijgt ook een leuke contactfoto samen met de persoon (rechts):

Nadat u een onderwerp hebt gemaakt (Feature Stories in dit geval), kunt u drie typen notities maken: een discussie, een conclusie of een actie-item. Elke vergadering kan verschillende onderwerpen bevatten en elk onderwerp kan verschillende notities van verschillende soorten hebben. Als dit klinkt alsof het nogal wat typen vereist, heb je gelijk. Gelukkig kunt u een extern USB-toetsenbord aansluiten Hoe sluit u een USB-toetsenbord aan op uw Android-telefoon Hoe sluit u een USB-toetsenbord aan op uw Android-telefoon Ooit een echt toetsenbord op uw Android-apparaat willen gebruiken? Gelukkig voor jou, het is eigenlijk vrij eenvoudig in te stellen. Meer lezen op je telefoon, waardoor het gebruik van dit soort apps veel praktischer is. Ik heb goede ervaringen met het eerder beoordeelde AmazonBasic Bluetooth-toetsenbord AmazonBasics Bluetooth Keyboard Review en Giveaway AmazonBasics Bluetooth Keyboard Review en Giveaway Today, ik zal het AmazonBasics Bluetooth-toetsenbord voor iPad / iPhone bekijken, wat Amazon's eigen kijk op de Bluetooth is toetsenbord niche. Dit toetsenbord verkoopt momenteel voor $ 45 aan Amazon, en we hebben dit toestel zelf gekocht ... Lees ook nog meer.

Dit is wat het toevoegen van een discussienota eruitziet:

Links ziet u de bewerkingsweergave (waar u de discussie kunt typen) en rechts ziet u de overzichtsweergave, zodat u kunt lezen wat er in de vergadering is gebeurd. Elke discussie zou theoretisch een soort conclusie moeten hebben, en misschien ook een of meer actie-items:

Het scherm voor onderwerpbeoordeling creëert een stroom van wat er met betrekking tot dat onderwerp is gebeurd, terwijl het algemene vergaderingsscherm het gemakkelijk maakt om te zien welke onderwerpen je hebt besproken en hoeveel opmerkingen je hebt gemaakt over elk onderwerp:

Notulen zijn meestal vrij eenvoudig om een ​​gewoon oud document te blijven gebruiken (we gebruiken Google Drive vaak op Google Drive, de langverwachte cloudopslagservice van Google) Een blik op Google Drive, de langverwachte cloudopslagservice van Google Na meer dan zes jaar ervaring geruchten en een annulering van lang geleden omdat 'files are 1990' zijn, Google Drive is eindelijk hier. Komt met 5 GB gratis opslagruimte, een Dropbox-achtige desktop-synchronisatieclient en ... Lees meer, maar deze gestructureerde lay-out kan helpen iedereen op het goede spoor houden.

Sjablonen en rapporten

Sommige teams houden periodieke vergaderingen, wekelijks, maandelijks of per kwartaal. Dit zijn vaak evaluatiegesprekken, om te controleren hoe het gaat met een bepaald project, of om de prestaties van het team te evalueren. Als zodanig helpt het om ze uniform te houden: als u altijd vergelijkbare punten bespreekt van vergadering tot vergadering, wordt het gemakkelijker om uw voortgang in de loop van de tijd te volgen. Dit is waar sjablonen in komen:

Een vergaderingssjabloon heeft slechts een titel, een reeks onderwerpen en aanwezigen. U kunt het dan gebruiken om snel een volwaardig vergaderrecord te maken wanneer het zover is.

Eindelijk, als de vergadering voorbij is, hoeven uw notities niet binnen MinutesPad te blijven: de app kan een volledig rapport exporteren als een HTML-bestand en het e-mailen naar elke deelnemer die u kiest.

Het gebruik van HTML en e-mail is een zeer goede keuze voor een app als deze: in plaats van een ander eigen cloud-sync-systeem te gebruiken, maakt het gebruik van formaten en tools die je al hebt. Omdat er geen gegevens worden opgeslagen in een willekeurige cloudservice, kunnen allerlei teams in grotere organisaties MinutesPad gebruiken zonder de IT-regels van hun organisatie te schenden..

Holo? Wat is Holo?

Twee dingen vallen echt op bij MinutesPad: de eerste is een complete en flagrante veronachtzaming van de ontwerprichtlijnen van Android. De felle kleuren, de vreemde typografie - het geheel voelt alsof het is gemaakt in een eigen ontwerp-universum. Gelukkig is de ontwerptaal op zijn minst consistent binnen de app, en ik merkte dat ik na enige tijd kon wennen aan de kleurcodering (omdat kleurenblinden misschien helpen).

Het andere opvallende is dat MinutesPad een heel duidelijk en scherp inzicht heeft in waar vergaderingen allemaal over gaan. Zelfs als je de app niet gebruikt voor de vergaderingen van je team, kan het spelen met de app je helpen een duidelijker beeld te vormen van hoe een productieve vergadering eruit kan zien.

Draaien op een Android-tablet zoals de eerder beoordeelde Nexus 10 Google Nexus 10 Review en Giveaway Google Nexus 10 Review en Giveaway Google heeft onlangs een aantal intrigerende producten uitgebracht, waaronder de Nexus 4, Nexus 7, Nexus 10 en meerdere verschillende Chromebooks. Ik heb onlangs een Samsung Chromebook bekeken en Jackson heeft een kijkje genomen ... Lees meer en in combinatie met een fysiek toetsenbord, kan MinutesPad een waardevol hulpmiddel zijn om dingen gedaan te krijgen met je team.