10 Onderbenutte Gmail-aanpassingen om vandaag nog aan uw workflow toe te voegen

Gmail heeft een voorbeeldvenster zoals Outlook? Ja! Het heeft ook veel andere ingrijpende functies die u kunnen verrassen.

De standaardinterface van Gmail is goed. Je doet het prima zonder een enkele instelling te wijzigen, maar je Gmail-workflow zou zoveel eenvoudiger zijn 13 Snelle trucs en uitbreidingen om een ​​Gmail Power-gebruiker te worden 13 Snelle trucs en uitbreidingen om een ​​Gmail Power-gebruiker te worden Als je een Gmail-gebruiker bent, je hebt een eindeloze stroom van trucs en uitbreidingen om er het beste van te maken. We zullen een aantal van de beste in dit artikel verkennen. Lees meer, sneller en beter als je een paar wijzigingen hebt aangebracht en de geweldige functies van Gmail hebt gebruikt om 9 geweldige Gmail-functies te gebruiken die je waarschijnlijk niet gebruikt. 9 Geweldige Gmail-functies die je waarschijnlijk niet gebruikt Verschillende coole e-mailfuncties in Gmail hebben al bestaan lange tijd zonder dat iemand de moeite neemt om ze te gebruiken. Laten we dat vandaag veranderen. Lees verder .

Sommige van deze functies zijn te subtiel om je aandacht te trekken, lijken onbetekenend of zien er ingewikkeld uit om te worden opgezet. Maar zodra u ze gaat gebruiken, zult u zich afvragen hoe u zonder hen bent geslaagd.

Laten we een aantal van deze functies verkennen die u waarschijnlijk eerder in Gmail hebt opgemerkt, maar waaraan u nog niet veel aandacht hebt besteed of waaraan u nog niet hebt toegevoegd.

1. Download gehechtheid herinneringen

Als je vaak vergeet om bijlagen toe te voegen, maak je er dan een gewoonte van om elke e-mail met de tekst te beginnen “Ik heb bijgevoegd”. Dan als je faalt om bijlagen toe te voegen voordat je begint Sturen, Gmail vraagt ​​je om ze toe te voegen.

Vergeet natuurlijk niet om het te verwijderen “Ik heb bijgevoegd” tekst nadat u de bestanden hebt geüpload die moeten worden geüpload.

2. Toon eerst de oudste e-mails

een leuk / gruwelijk ding om te doen is per ongeluk je Gmail-inbox sorteren op 'oudste' in plaats van 'nieuwste' en onthouden hoe je er in 2005 uitzag

- marie connelly (@eyemadequiet) 10 november 2014

Het kleine stukje tekst dat het aantal e-mails op een pagina weergeeft lijkt niet klikbaar, maar wel is. Klik erop en je kunt Gmail vertellen om je e-mails te sorteren van het oudste naar het nieuwste - het omgekeerde van wat standaard is. Dit is geweldig om oude e-mails door te lezen en de e-mails te verwijderen die u niet nodig hebt. U kunt altijd weer terugschakelen naar de gebruikelijke sorteervolgorde.

Merk op dat deze sorteerfunctie op bepaalde pagina's grijs zal worden weergegeven. In zoekresultaten bijvoorbeeld.

3. Geef prioriteit aan uw inbox

Met Gmail kun je je postvak IN onderverdelen in eenvoudig te scannen gedeelten op basis van het type e-mails dat voor jou prioriteit heeft. Beweeg uw muis over de Postvak IN link in de zijbalk en je ziet een kleine pijl naar beneden verschijnen. Het verbergt een handvol inbox-stijlen waaruit je kunt kiezen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen berichten met een ster te hebben of alleen ongelezen berichten bovenaan.

4. Zie Verschillende soorten e-mails tegelijkertijd

Met de Labs-functie voor meerdere inboxen van Google kunt u dit doen toon maximaal vijf extra postvakken met speciale parameters op dezelfde pagina als uw primaire inbox. U kunt dus een afzonderlijke sectie of inbox hebben voor bijvoorbeeld berichten met een ster, een voor berichten met bijlagen, een voor berichten die naar een bepaald adres zijn verzonden en een voor berichten voor een zoekopdracht. Dit is best handig als u niet wilt blijven schakelen tussen labels om naar de e-mails te gaan die u vaak bezoekt.

Zodra u de functie hebt ingeschakeld Instellingen> Labs, u kunt meerdere inboxen configureren van Instellingen> Meerdere inboxen. In dit gedeelte kunt u ook opgeven hoe de inboxen moeten worden geplaatst en hoeveel berichten ze tegelijkertijd moeten weergeven.

Als u besluit meerdere inboxen te gebruiken, moet u er rekening mee houden dat de functie alleen werkt met de Standaard inbox-stijl. Je moet ook zorgen dat Gmail zo is ingesteld dat alleen de primair tab. U kunt dit doen door op het tandwielpictogram onder uw profielfoto te klikken en vervolgens op te klikken Inbox configureren in de vervolgkeuzelijst en ten slotte alle vinkjes uit het vakje behalve die naast primair in de Selecteer tabbladen om in te schakelen dialoog.

5. Verzend e-mail van andere accounts met behulp van Gmail

Waarom telkens wanneer u een e-mail wilt verzenden van de ene naar de andere e-mailaccount wanneer u vanuit Gmail rechtstreeks e-mails kunt verzenden namens al die accounts? Dit werkt voor Yahoo, Outlook en elke andere account die een SMTP-server gebruikt.

Om de “stuur e-mail als” functie, ga eerst naar Instellingen> Accounts. Nu onder de Stuur e-mail als: sectie, klik op de Voeg een ander e-mailadres toe met uw eigen link en volg de instructies op het scherm om Gmail te autoriseren om e-mail te verzenden vanaf elk e-mailadres waarvan u de eigenaar bent. Zorg ervoor dat u het selectievakje naast verwijdert Behandel als een alias om de e-mail te laten verzenden vanaf de servers die zijn gekoppeld aan het andere account.

U kunt een stap verder gaan en al uw e-mailaccounts vanuit Gmail importeren en beheren Meerdere e-mailaccounts in Gmail importeren en beheren Meerdere e-mailaccounts in Gmail importeren en beheren Het is niet ongebruikelijk om meerdere e-mailaccounts te hebben, maar meerdere accounts te controleren op verschillende plaatsen is vervelend. Vandaar dat veel mensen terugkeren naar een desktop e-mailclient zoals Thunderbird of Outlook om al hun ... Lees meer te beheren .

6. Verwerk e-mails van meerdere pagina's samen

Wanneer u een aantal e-mails onder een willekeurig label wilt verplaatsen, verwijderen of anderszins verwerken, doet u dit waarschijnlijk pagina per pagina. We geven je niet de schuld.

Het is gemakkelijk om de link te missen die je in staat stelt te selecteren allemaal e-mails onder dat label in een enkele klik. Het verschijnt in het gat tussen de menubalk en uw e-mails wanneer u het selectievakje Selecteer alles checkbox, en het leest zoiets als dit: Selecteer alles aantal gesprekken in label naam.

7. Delegate toegang tot uw e-mail

Je overweldigd voelen door je Gmail? Deze video laat zien hoe je toegang delegeert, zodat iemand anders het kan regelen! http://ht.ly/49a9y

- Sarah Cairncross (@SarahCairncross) 7 maart 2011

Laten we zeggen dat je op een tech-vrije vakantie wilt gaan Wat gebeurde er toen ik volledig offline ging voor een week Wat er gebeurde toen ik volledig offline ging voor een week Leven in het internettijdperk heeft ons in die mate veranderd dat het idee van het hebben van om zelfs voor een korte tijd volledig offline te leven, klinkt als een gevangenisstraf. Maar dat is het echt niet. Lees meer, maar kan het u niet veroorloven om uw e-mail achter te laten. Waarom delegeer je de toegang tot je account niet aan iemand die je vertrouwt, 100%, zoals een broer of zus of een werkpartner, en laat je ze je e-mail controleren? Op deze manier kunt u volledig ontspannen, omdat u weet dat u een update krijgt als er iets heel belangrijks in uw e-mail opduikt.

Ga naar om toegang tot uw account te autoriseren Instellingen> Accounts en gebruik de Voeg een ander account toe link onder Verleen toegang tot uw account om iemands Gmail-adres toe te voegen (alleen). Zodra die persoon het toegangsverzoek heeft bevestigd, moet je helemaal klaar zijn.

De gemachtigde kan uw accountinstellingen en wachtwoord niet aanpassen of chatten vanuit uw account. Ze hebben toegang tot uw contacten en kunnen e-mails namens u lezen / verzenden.

8. Ditch Irrelevante mailinglijsten

Als je op mij lijkt, klik je gewoon op Verwijder knop op grijze post Grijze post: de nieuwe e-mail Overlast om uw postvak IN te raken Grijze e-mail: de nieuwe e-mailoverlast om uw postvak IN te raken Spam is al heel lang de vloek van e-mail, maar ik zou liegen als ik zei dat mijn inbox was vol met spam tegenwoordig - dat is het niet. Filters en wereldwijde antispamnetwerken snijden het ... Lees meer dat je niet wilt in je inbox, volledig vergetend dat Google een knop Un-subscribe met één klik heeft geïntroduceerd Keep A Cleaner Inbox terwijl Gmail één-klik-uitschrijfknop krijgt Een schonere postvak IN bewaren Gmail krijgt knop voor opzeggen met één klik Een prominente link 'opzeggen' boven aan een e-mail is de kleine maar gebruiksvriendelijke wijziging die binnenkort naar alle Gmail-accounts moet komen. Meer lezen om te ontsnappen aan mailinglijsten. Gebruik die knop om te voorkomen dat irrelevante e-mails uw inbox verstoppen.

Je zult het vinden Afmelden knop rechts naast het e-mailadres van de afzender. Soms is het verborgen in de vervolgkeuzelijst achter de kleine pijl naar beneden naast de naar: info.

Ik wens het Afmelden knop was meer prominent. Op dit moment is het gemakkelijk over het hoofd te zien.

9. Declutter uw e-mailclient en versnellen het synchroniseren

Op dat moment realiseert u zich dat het inschakelen van de 1000 IMAP-berichtlimiet in Gmail 3 GB aan ruimte heeft bespaard

- Joey (@joeyteel) 28 december 2014

Wanneer had u voor het laatst toegang tot een e-mail van een decennium geleden, of zelfs een paar jaar geleden? Ik kan het me niet herinneren, goed?

Als u niet dagelijks door oude e-mails hoeft te waden, is het logisch om te voorkomen dat ze uw e-mailclient volproppen. U kunt dit doen door een limiet in te stellen voor het aantal berichten dat via Gmail van uw e-mailclient wordt gesynchroniseerd Instellingen> Doorsturen en POP / IMAP.

Zoek naar de Limieten voor mapgrootte optie onder IMAP Access en selecteer het keuzerondje naast Beperk IMAP-mappen die niet meer dan dit aantal berichten bevatten. Je kunt een getal kiezen tussen 1000 en 10000 en die vele berichten (de meest recente, uiteraard) worden gesynchroniseerd met je e-mailclient.

Als je af en toe een oud e-mailadres moet gebruiken, kun je dat heel gemakkelijk doen via de webinterface van Gmail.

Heb een aantal oude e-mails waar je regelmatig naar verwijst?

Houd ze met een ster en onder Instellingen> Labels, zorg ervoor dat de Met ster map is ingesteld om te verschijnen in IMAP. U kunt ook de synchronisatie van andere zelden gebruikte labels uit dit gedeelte uitschakelen.

10. Vind e-mails gemakkelijker met slimme codes

Gmail-labels kunnen je inbox temmen. Gmail-labels opnieuw ontdekken en tenslotte je postvak IN temmen. Gmail-labels opnieuw ontdekken en tenslotte je inbox tame Er zijn veel trucs om e-mailoverbelasting aan te pakken, maar er is er één die je misschien niet gebruikt: good old Gmail labels. Lees Meer als de standaardcategorieën het gewoon niet knippen. U kunt kleurencodelabels een kleur geven en ze een naam geven voor eenvoudige identificatie.

Maar er is iets dat een betere identificatie maakt dan tekst - een symbool, een pictogram of een andere vorm.

Een gele ster voor een e-mail waar je vaak naar verwijst, een rood uitroepteken voor het markeren van een e-mail die actie vereist, een groen vinkje voor het markeren van e-mails die je hebt behandeld - deze benadering is zo logisch, nietwaar??

Raad eens? Gmail heeft het meteen ingebouwd.

Het enige dat u hoeft te doen is de symbolen - genaamd inschakelen “Stars” in Gmail - u hebt nodig van Instellingen> Algemeen.

Blader omlaag naar de sterren: sectie. Je ziet drie presets: 1 ster, 4 sterren, en Alle sterren. De standaard is 1 ster (de gele ster). Met een e-mail zet het onder de Met ster label voor gemakkelijke toegang. Als je je inbox hebt gesplitst in categorieën, plaatst een e-mail deze in de primair categorie, zodat deze uw aandacht niet ontgaat.

U kunt kiezen uit de 4 sterren of Alle sterren voorinstellingen om meer symbolen te activeren. U kunt de sterren zelfs slepen en neerzetten tussen de In gebruik: en Niet in gebruik: secties om ze in of uit te schakelen.

Telkens wanneer u op het sterrensymbool klikt naast een e-mail, doorloopt u alle ingeschakelde sterren, zodat u eenvoudig degene kunt kiezen die u aan die bepaalde e-mail wilt toewijzen..

Mijn favoriete organisatiefunctie in gmail: die sterren

- Mari (@ CompassB2B) 28 januari 2016

Weet je, elke keer dat ik die kleurrijke sterren zag instellingen, Ik zou er recht langs kijken, omdat ik dacht dat ze een paar flinke aanpassingen zouden moeten maken voordat ik ze kon gaan gebruiken. Toen ik echt de tijd nam om te kijken, realiseerde ik me dat er niet veel te ontdekken valt en Gmail-sterren inderdaad je leven gemakkelijker kunnen maken.

Laat Gmail indruk op u maken. Nog een keer!

Gmail bestaat al zo lang nu. We hebben ons in alle hoeken en gaten van de interface verdiept, maar sommige functies van Gmail hebben nog steeds de mogelijkheid om ons na al die jaren te verrassen. Dat komt omdat ze laag liggen totdat je ze opzoekt, net zoals deze onderbenutte Google-functies Bespaar je tijd met 10 onderbenutte Google-functies Bespaar je tijd met 10 onderbenut Google-functies De tools en services van Google doen alles voor ons. Maar er zijn veel functies die te weinig worden gebruikt. Bespaar een paar seconden en krijg meer gedaan met de Google-tools die u elke dag gebruikt. Lees verder .

Welke Gmail-functie krijgt volgens u niet de aandacht of waardering die het verdient? Vertel ons wat je leuk vindt aan Gmail!

Image Credits: kaart verborgen onder de mouw door SK Design via Shutterstock

Ontdek meer over: e-mailtips, Gmail.