3 tips om om te gaan met e-mailoverbelasting in Gmail [Show & Tell]

De meesten van ons hebben last van overbelasting van informatie. Overdonderd raken met privé-e-mails is misschien geen groot probleem en het negeren van de helft van de e-mails is in zekere mate acceptabel. In een professioneel leven wordt echter niet alleen verwacht dat je manieren vindt om met alle inkomende kanalen om te gaan, je moet ook de informatie verwerken, d.w.z. doorsturen, antwoorden, bespreken, bijhouden en opvolgen.

Bij MakeUseOf hebben we veel artikelen geschreven over verschillende manieren om Google Mail te gebruiken en hoe je hiervan het beste kunt profiteren. Maar welke functies en technieken gebruiken mensen die honderden e-mails per week ontvangen? Hoe houden we tientallen taken bij en blijven we toch bovenop de dagelijkse mailvloed? Hoewel ik niet kan spreken voor mijn collega's, kan ik zeker voor mezelf spreken. Ik gebruik Google Mail om e-mails en de meeste van mijn taken af ​​te handelen en met dit artikel wil ik mijn 'goocheltrucs' met u delen.

Inkomende e-mail filteren

Voor mij was een belangrijke stap om de overstromingen aan te pakken, filters in te stellen voor inkomende post. Als u meer dan drie of vier e-mails per dag ontvangt en als u herhaaldelijk specifieke e-mails ontvangt, bijvoorbeeld meldingen, nieuwsbrieven of herinneringen, zou ik u ten zeerste aanraden filters in te stellen.

Ik heb meer dan 20 filters opgezet, die mail sorteren onder 15 sleutellabels (vergelijkbaar met mappen), bijvoorbeeld om opmerkingen over reacties, e-mails gerelateerd aan MakeUseOf Answers, inclusief nieuwe en gepubliceerde vragen, of e-mails met betrekking tot Sound Sunday te behandelen.

Ik ontvang veel e-mail die ik niet echt hoef te lezen, althans niet in mijn inbox, bijvoorbeeld nieuwe vragen die zijn ingediend bij MakeUseOf Answers. Ik vind het nog steeds leuk om een ​​kopie in mijn inbox te hebben, bijvoorbeeld om een ​​vraag door te sturen naar een collega of om hem per e-mail te beantwoorden. Omdat ik deze e-mails echter niet hoef te lezen, heb ik een filter ingesteld om ze te sorteren en te markeren als gelezen.

Dus telkens wanneer ik een vet nummer zie naast een van mijn labels, weet ik dat er mail is die ik moet lezen. Afhankelijk van wat het label is, heb ik het onmiddellijk gelezen (bijvoorbeeld Inbox) of heb ik een deel van de tijd gereserveerd om alle e-mails van die categorie samen te lezen (bijvoorbeeld opmerkingen over opmerkingen).

Als u meer wilt weten over het instellen van filters in Google Mail, raad ik het artikel 3 Goede voorbeelden van het gebruik van Gmail-filters voor productiviteit 3 ​​Goede voorbeelden van het gebruik van Gmail-filters voor productiviteit 3 ​​Goede voorbeelden van het gebruik van Gmail-filters voor productiviteit Lees meer. Het bevat enkele geweldige tips voor het instellen van e-maillijsten voor e-mail, voor het beheren van herinneringen of voor het filteren van Google Agenda-afspraken.

Prioriteiten stellen

Dus je hebt filters ingesteld voor e-mails die je regelmatig ontvangt, maar je inbox heeft nog steeds de neiging om vol met minder belangrijke dingen te zitten? Google Mail heeft hiervoor een oplossing en het heet Priority Inbox. Het is gemakkelijk om op te zetten onder> instellingen > Postvak IN. Standaard worden de volgende labels boven aan je Postvak IN weergegeven: Belangrijke en ongelezen e-mail, Post met ster en Alles anders in je postvak IN. U kunt het aanpassen om een ​​ander belangrijk label op te nemen of een van de bovengenoemde wijzigen of verwijderen.

Voor een grondige inleiding tot Postvak Prioriteit, zie het artikel Postvak Prioriteit van Gmail Lost het Bacn-probleem op Postvak Prioriteit van Gmail Lost het Bacn-probleem op Door Gmail Prioriteitsinbox lost het probleem van Bacn Lees meer .

Bijhouden

U kunt verschillende e-mails bijhouden door ze automatisch of handmatig te labelen. Als je elke dag tientallen e-mails handmatig moet markeren, kan het labelen behoorlijk vermoeiend zijn, omdat je verschillende muisklikken en wat coördinatie nodig hebt. Wat voor mij een stuk beter werkt, is de hoofdrol in e-mails.

Een van mijn belangrijkste redactionele taken is het bijhouden van reacties. Dit omvat alle opmerkingen over MakeUseOf die moeten worden aangepakt, opmerkelijke opmerkingen in het algemeen, de beste opmerkingen van het personeel, de beste opmerkingen voor de wedstrijd Best Answer of the Week (MakeUseOf Answers) en het winnen van opmerkingen over die wedstrijd. Ik heb meestal tussen de 50 tot 100 opmerkingen gemarkeerd op een bepaald moment en ik gebruik vijf verschillende labels om van te verschillen. Ik heb toegang tot alle gemarkeerde berichten via het Starred-label, waardoor ik ze snel allemaal kan verwerken, en dat label is meestal heel kleurrijk.

Voor deadlines of e-mails die ik wil opvolgen, converteer ik e-mails naar taken, zoals beschreven in dit geweldige artikel: 4 eenvoudige stappen voor het bereiken en onderhouden van Inbox Zero in Gmail 4 eenvoudige stappen voor het bereiken en onderhouden van Inbox Zero in Gmail 4 eenvoudige stappen naar Inbox Zero bereiken en onderhouden in Gmail Lees meer

Alle kleine dingen

Ik heb een reeks kleine instellingen ingesteld, die het omgaan met e-mails voor mij gemakkelijker maken. Vanzelfsprekend gebruik ik de threaded conversatieweergave. De meeste andere kleine instellingen worden geleverd via Google Labs-functies en hieronder vindt u een lijst met mijn favorieten.

• Auto-voorschot...
  om automatisch het volgende gesprek weer te geven na het verwerken van de vorige e-mail.
• Standaard 'Allen beantwoorden'...
  omdat de meeste van mijn uitgaande e-mail bedoeld is voor meer dan één ontvanger.
• Voorvertoning inbox...
  omdat ik niet kan wachten om te zien wat er op mij wacht terwijl GMail laadt.
• Verplaats pictogram kolom...
  omdat ik het gemakkelijker vind om ze te scannen wanneer ze zich aan de linkerkant bevinden.
• Verzenden & archiveren...
  om een ​​klik op te slaan en die inbox sneller leeg te maken.

Conclusie

Als je nog steeds op een goocheltruc wacht, ben ik bang dat ik je moet teleurstellen. Er is geen magie in het houden van op de top van de dingen! Het vergt over het algemeen slechts een paar eenvoudige strategieën en veel discipline.

Als je serieus hoopte op een leuk trucje, probeer dan deze 1 Awesome Gmail-tip waar je geen weet van hebt. 1 Awesome Gmail-tip waar je niet van op de hoogte bent. Ernstig. 1 Awesome Gmail-tip waar je niet van op de hoogte bent. Ernstig. Lees verder

En nog veel meer geweldige tips zijn hier te vinden:

• Hoe u uw Gmail-inbox kunt omzetten in een lees-takenlijst Hoe u uw Gmail-inbox kunt omzetten in een lees-takenlijst Hoe u uw Gmail-inbox kunt omzetten in een lees-takenlijst Als u vaak in Gmail bent, weet u waarschijnlijk hoeveel dingen kun je ermee doen (behalve lezingen en e-mail versturen). We hebben al heel wat tips gedeeld over hoe ... Lees meer
• E-mails op efficiënte wijze in Gmail opzoeken Hoe e-mails in Gmail efficiënt kunnen worden opgezocht Hoe e-mails in Gmail efficiënt kunnen worden doorzocht Lees Meer
• 4 manieren om Gmail in te stellen als uw standaard e-mail in uw browser 4 manieren om Gmail als uw standaard e-mail in uw browser in te stellen 4 manieren om Gmail als uw standaard e-mail in uw browser in te stellen Terwijl gebruikers langzaam gegevens migreren naar The Cloud, met een webmailaccount is een gegeven geworden, waarbij Google Mail de eerste keuze is. Niet onder de indruk van deze ontwikkelingen, blijft Windows e-mail hyperlinks linken (a.k.a ... Lees meer
• 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld Lees meer

Hoeveel e-mails ontvang je per dag en hoe ga je hiermee om? Heb je GMail-tips en -trucs die ik niet heb behandeld? Of is er een reden waarom u een andere e-mailclient gebruikt??

Ontdek meer over: e-mailtips, Gmail.