4 slimme Gmail-filters die u helpen omgaan met te veel e-mail

Geen gebruik maken van e-mail 4 invloedrijke mensen die geen e-mail gebruiken (en waarom) 4 invloedrijke mensen die geen e-mail gebruiken (en waarom) Het is moeilijk om een ​​leven zonder e-mail voor te stellen, maar sommige mensen kiezen ervoor om het niet meer te gebruiken. Dat omvat Amerikaanse senatoren en beroemde filmmakers. Meer lezen is voor velen van ons geen optie. Dus beter e-mailbeheer is het!

Decluttering en het organiseren van uw Gmail-inbox 10 Onderbenutte Gmail-tweaks om vandaag aan uw workflow toe te voegen 10 Onderbenutte Gmail-tweaks om toe te voegen aan uw workflow Vandaag is Gmail al zo lang actief. Maar sommige functies van Gmail verrassen ons nog steeds. Laten we tien functies bekijken die uw e-mailbeheer en uw workflow kunnen versnellen. Meer lezen is geweldig, maar het vereist nog steeds uw inbreng en dus uw tijd en aandacht. dat isniet altijd ideaal, wat betekent dat het tijd is voor deze vragen:

• Welke taken kun je delegeren naar Gmail?
• Hoe kunt u voorkomen dat u de meeste e-mails dagelijks behandelt??
• Hoe voorkom je dat je inbox uit de hand loopt als je besluit je e-mail te negeren?

De e-mailstrategie die we vandaag zullen verkennen, heeft enkele antwoorden voor je. Het gaat om het creëren vier basistypen filters in Gmail om uw e-mails goed te sorteren automatisch. Op deze manier kunt u ze het grootste deel van de tijd over het hoofd zien en ze vervolgens, om de paar dagen, eenvoudig met een batch verwerken.

Hoe een Gmail-filter te maken

Door een e-mailfilter te maken, maakt u een reeks regels die uw inbox laten weten hoe een bepaalde e-mail moet worden verwerkt.

Als je een filter wilt maken in Gmail, klik je eerst op het tandwielpictogram onder je profielfoto rechtsboven in je inbox en ga je naar Instellingen> Filters en geblokkeerde adressen. Klik vervolgens op de Maak een nieuw filter link daar om de installatie te starten.

In het paneel Filter maken (hieronder weergegeven) dat verschijnt, moet u ten minste één criterium opgeven - zoals een e-mailadres van een afzender, een onderwerpregel of een trefwoord - om e-mails te filteren. Zodra u dat doet, klikt u op de Maak een filter met deze zoekopdracht link rechtsonder in het paneel.

Hiermee gaat u naar het volgende paneel (hieronder weergegeven). Hier kunt u specificeren wat u wilt dat Gmail doet met de e-mails die overeenkomen met uw zoekcriteria. U kunt ervoor kiezen om ze te archiveren, ze te markeren als gelezen, ze te verwijderen, ze als belangrijk te markeren, etc. Vink alle selectievakjes aan die van toepassing zijn en klik op Maak een filter aan knop. En dat is dat!

Notitie: In de weergave Inbox van Gmail kunt u e-mails tussen de tabbladen slepen en neerzetten en aangepaste filters voor inkomende berichten instellen.

Laten we nu eens kijken waarom u elk van de vier filters die we hebben beloofd, zou kunnen gebruiken om e-mail beter te beheren.

Om e-mails van alle domeinen te sturen, maar één naar een specifieke map

Als de belangrijkste werk-e-mails die je ontvangt, alleen afkomstig zijn uit een enkel domein of zelfs 2-3, maak je een filter om alleen die e-mails in je inbox te bewaren en de rest naar een aparte map te duwen.

99,99% van de tijd komen mijn werkgerelateerde e-mails van het domein makeuseof.com. Daarom heb ik een filter gemaakt dat e-mails identificeert:

• dat zijn niet van makeuseof.com,
• dwingt hen om de inbox over te slaan, en
• past het label toe Misc (afkorting van Miscellaneous) voor hen

Als ik nu mijn MakeUseOf-inbox open, is er geen e-mail die niet relevant is voor mijn werk. Omdat de frequentie van e-mails is afgenomen sinds we zijn overgestapt op Slack Slack Maakt Group Communication sneller en eenvoudiger Slack Makes Group Communication Snellere en gemakkelijkere groeps-e-mails kunnen de productiviteit echt verlagen. Het is tijd om e-mailclients te laten rusten en gebruik te maken van samenwerkingsservices zoals onlangs gelanceerde Slack. Lees verder .

Notitie: Om e-mails van een bepaald domein uit te sluiten, in de Van/Naar veld hebt u een syntax nodig die er als volgt uitziet: -*@makeuseof.com - de min (-) teken sluit het e-mailadres uit dat daarna komt. In dit geval is dat toevallig zo ieder e-mailadres van het domein makeuseof.com, zoals aangegeven door *@makeuseof.com, waar * is een jokerteken.

Aan directe takenmails sturen naar een “Actie” Map

Als u te veel e-mails ontvangt, kunt u gemakkelijk de gegevens kwijtraken die u nodig hebt om actie te ondernemen. Om dit te voorkomen, filtert u de taak-e-mails uit op basis van de afzender, het onderwerp of de trefwoorden en stuurt u deze e-mails naar een aparte map.

Een type taak-e-mail die ik in mijn MakeUseOf-inbox ontvang, is de opmerking over de opmerking die me vertelt dat een van mijn artikelen een opmerking van een lezer heeft gekregen. Om ervoor te zorgen dat ik niet vergeet om op reacties te reageren, heb ik een filter ingesteld dat:

• identificeert e-mails met het onderwerp [MakeUseOf] Reactie:,
• dwingt hen om de inbox over te slaan, en
• past het label toe Comments naar hen

Dit filter stuurt alle commentaarmeldingen naar een aparte map. Ik controleer die map eens om de 2-3 dagen en reageer in batches op opmerkingen.

Om e-mails die gewoon niet stoppen automatisch te verwijderen

Voorkomen dat e-mail uw postvak IN bereikt, is veel beter dan wanneer u het e-mailt, zodra het in uw inbox staat. Daarom raad ik aan ruim gebruik te maken van de blokkeer- en afmeldingsknoppen van Gmail Gmail voegt een blokkeringsknop toe, Groupon bestaat nog steeds ... [Tech News Digest] Gmail voegt een blokkeringsknop toe, Groupon bestaat nog steeds ... [Tech News Digest] Ook: Netflix denkt tv aangezien we weten dat het zal verdwijnen, hoopt Samsung dat je meer zult betalen voor een designtelevisie en het moeilijkste Mario-niveau dat ooit is gemaakt. Lees verder . Je kunt zelfs een slimme afmeldtool zoals Unroll.me downloaden.

Maar hoe gaat u om met e-mails van mailinglijsten die geen afmeldverzoeken honoreren of van mensen die u niet kunt blokkeren, zelfs als u dat wilt? En hoe zit het met die e-mails die in uw inbox terechtkomen, ongeacht hoe vaak u ze markeert als spam? Er is een uitweg:

• maak een filter om e-mails te identificeren op basis van het e-mailadres van de afzender, en
• instrueer Gmail om die e-mails automatisch te verwijderen

Als u het niet leuk vindt om e-mails te verwijderen zonder ze te bekijken, kiest u de Sla de inbox over (archiveer deze) optie om de e-mails te archiveren. Gebruik de Pas het label toe: optie als u ze allemaal op één plaats wilt hebben.

Notitie: Raak de knop Afmelden niet aan en koppel geen spam-e-mails. Het is een van die fouten die je meer spam bezorgen. Nog steeds krijg je spam? 4 E-mail fouten om te voorkomen dat vandaag nog steeds spam? 4 E-mail fouten om vandaag te vermijden Het vermijden van spam is onmogelijk. Maar er zijn een paar minder bekende tips, trucjes en geheimen die je kunnen helpen de strijd tegen verdachte e-mail aan te gaan. Lees verder .

Markeer alle e-mails als gelezen

Zeg gewoon "nee" tegen e-mailverslaving.

?? ?jij, voor e-mail
?? ?jij, na slechts één dag e-mailverslaving
?? ?u, na jarenlang gebruik van e-mail

- Fiona Pigott (@notFromShrek) 12 februari 2016

Het behalen van Inbox Zero is niet zo belangrijk als elke paar minuten weerstand bieden aan de drang om e-mail te controleren. Dit laatste wordt eenvoudiger wanneer er ongelezen ongelezen e-mails in uw inbox zitten telkens wanneer u deze opent. Maak dit mogelijk door een filter te maken om alle inkomende e-mail als automatisch gelezen te markeren.

Gebruik tijdens het toevoegen van het filter eerst uw e-mailadres in de Naar veld om alle verzonden e-mails te filteren. Gebruik dan de Markeer als gelezen vinkje aan om elke laatste e-mail als gelezen te markeren.

Als u hetzelfde Gmail-account gebruikt voor het beheren van e-mail van andere accounts, moet u vergelijkbare filters maken voor die andere e-mailadressen.

Met deze strategie verlies je al snel je enthousiasme om je inbox op nieuwe e-mail te controleren en zul je er de voorkeur aan geven als je tijd hebt. Dit is voor mij het handigste Gmail-filter ooit.

3 tips om e-mail verder te ontwijken

Verplaats nieuwsbrieven naar uw feedreader. Kies voor slechts een beperkt aantal als e-mail updates. Voor de rest bezoekt u elk nieuwsbriefarchief en voegt u de link toe aan uw feedlezer.

Verberg alle labels van de zijbalk door op de pijl naast elk label te klikken en te selecteren Verbergen onder In labellijst: in de vervolgkeuzelijst die verschijnt. Houd alleen de link Inbox zichtbaar.

Nadat u filters hebt gemaakt op basis van # 1 en # 4, bevat uw Postvak IN alleen de belangrijkste e-mails die u moet verwerken en zelfs die worden als gelezen weergegeven. Dit betekent dat u het kunt veroorloven om e-mails onder alle andere labels te negeren en ze één keer in 2-3 dagen of zelfs slechts één keer per week te verwerken.

Dus ... @nrh heeft me laten zien dat je ongelezen labels in gmail kunt verbergen. Dit heeft meer wonderen gedaan voor mijn productiviteit dan redelijk zou moeten zijn.

- Marcus Frödin (@marcusf) 11 juni 2014

Bezuinigen op persoonlijke e-mail. Het is gemakkelijk om dit te doen als u actief bent op sociale media. Hoe u op de hoogte blijft van de trends op sociale media Hoe u op de hoogte blijft van de trends op sociale media Moderne journalisten hebben altijd een oogje op sociale media om te zien welke verhalen trending zijn en waarom . Wil je trends in sociale media bijhouden zoals professionals doen? Lees verder . De sleutel is om alle, maar de meest cruciale communicatie vanuit je inbox naar platforms te verplaatsen waar je niet zo verslaafd aan bent of die je kunt negeren.

Als u e-mail gebruikt voor het delen van documenten, schakelt u over naar het delen van bestanden en mappen via Google Drive 10 Tips voor het beheren van gedeelde bestanden op Google Drive 10 Tips voor het beheren van gedeelde bestanden op Google Drive Neem Google Drive verder dan een bestandsopslagsysteem met de vele tips en tricks die het biedt voor real-time samenwerking. Hier volgen tien tips voor het beheren van uw bestanden op Google Drive. Meer lezen of een andere cloudopslag / -delingsservice. Bespreek gedeelde documenten in het gedeelte Opmerkingen over afzonderlijke documenten of via chat in plaats van e-mailberichten. Dit maakt het gemakkelijk om dingen bij te houden zonder je inbox in de war te maken.

Het beste moment om e-mail op te geven

Het opgeven van e-mail is bijna onmogelijk in deze tijd. Tenminste, met de juiste e-mailfilters op zijn plaats, zult u zeker minder ruis hebben om mee om te gaan. Je weet wat dat betekent, toch? Meer tijd voor andere dingen in je leven!

Heb je Gmail instructies gegeven om e-mails te ontwijken, af te leiden en te vernietigen zonder je lastig te vallen? Deel met ons de soorten Gmail-filters die u gebruikt om e-mail te verminderen 6 Eenvoudige trucs om e-mail te verminderen Stress 6 eenvoudige trucs om e-mail te verminderen Stress Omgaan met e-mail is het beste deel van mijn dag. Heeft niemand ooit gezegt. Hebt u alle tips nodig om uw e-mailinbox te beheren? We kunnen je helpen! Lees verder .

Ontdek meer over: e-mailtips, Gmail, tijdbeheer.