Delen:
5 kritieke hulpmiddelen die u nodig hebt voor een meer productief virtueel kantoor
Een virtueel kantoor is een mobiel kantoor dat zich op uw computer of in de cloud bevindt. Als uw taak u niet vastbindt aan een specifieke locatie, kunt u uw hulpprogramma's instellen om overal ter wereld te werken. Voor steeds meer mensen wordt werken op afstand een realistisch en uitdagend alternatief voor woon-werkverkeer in een traditioneel kantoor.
Hoewel het ongelofelijk veel vrijheid biedt, vereist virtueel en mogelijk ook onderweg werken een grote discipline en uitstekende organisatorische vaardigheden. Ik heb meer dan een jaar gewerkt en gereisd en kan u daarom een aantal dingen vertellen over werken vanuit een 'virtueel kantoor'.
E-mail communicatie
Effectieve communicatie is de sleutel tot productiviteit. E-mail blijft een essentieel virtueel kantoorhulpmiddel voor professionele communicatie en het ziet er niet naar uit dat het binnenkort zal worden vervangen. Uw e-mailclient moet zo zijn ingesteld dat uw e-mail automatisch wordt gefilterd, het moet het voor u gemakkelijk maken om e-mails te taggen en sorteren en u zou online toegang moeten hebben tot uw e-mail voor het geval er iets met uw computer gebeurt.
Voor mij voldoet Google Mail met een aantal aangepaste instellingen en verschillende Google Labs-functies aan alle vereisten. We hebben talloze artikelen geschreven over GMail op MakeUseOf.
Ik raad ook aan de volgende artikelen te lezen:
-
- Hoe u van Gmail een multitaskingmachine maakt (deel 1) Hoe u van Gmail een multitaskingmachine maakt (deel 1) Hoe u van Gmail een multitaskingmachine maakt (deel 1) Meer lezen
- 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld 3 Things Pro Gmail-gebruikers hebben hun account ingesteld Lees meer
Organiseren en plannen
Geen enkel virtueel kantoor is compleet zonder een agenda om u te herinneren aan deadlines, evenementen en afspraken. Vanwege de naadloze integratie met GMail gebruik ik Google Agenda.
De volgende artikelen laten zien hoe u het beste uit Google Agenda kunt halen:
- 10 geweldige Google Calendar-functies die u moet uitproberen 10 Awesome Google Calendar-functies die u moet uitproberen 10 Awesome Google Calendar-functies die u moet uitproberen Lees meer
- 5 nuttige Greasemonkey-scripts om Google Agenda te verbeteren 5 Handige Greasemonkey-scripts om Google Agenda te verbeteren 5 Handige Greasemonkey-scripts om Google Agenda te verbeteren Lees meer
Als u meer hulp nodig heeft dan een eenvoudige agenda kan bieden, kunt u overwegen uw eigen virtuele assistent-systeem in te stellen. Een uitstekende oplossing voor het beheren van uw facturen, reisgegevens en meer is Pageonce. Een andere geweldige tool om georganiseerd te blijven, is Remember the Milk, een tool om lijsten, taken en herinneringen online of waar u maar wilt te beheren, bijvoorbeeld in Gmail.
- 8 eenvoudige manieren om taken te beheren met Remember The Milk 8 eenvoudige manieren om taken te beheren met Remember The Milk 8 eenvoudige manieren om taken te beheren met Remember The Milk Lees meer
- 5 Slimme manieren om te gebruiken Onthoud de melklijsten en tags 5 Slimme manieren om te gebruiken Onthoud de melklijsten en tags 5 Slimme manieren om te gebruiken Onthoud de melklijsten en tags Lees meer
Directe communicatie
Het is belangrijk om contact te maken met mensen. Directe communicatie via IM, spraak, telefoon of video-oproepen helpt ook om informatie efficiënter door te geven dan via een e-mail. Hoe dan ook, u moet rechtstreeks communiceren met collega's of klanten.
Skype omvat de volledige bandbreedte voor directe communicatie. U kunt het gebruiken voor chatberichten, spraak- of videochats en een telefoonnummer bellen.
Bekijk de volgende artikelen voor tips en trucs voor Skype:
- 5 eenvoudige manieren om een lage geluidskwaliteit op Skype (of andere VoIP-services) te verhelpen 5 Eenvoudige manieren om een lage geluidskwaliteit op Skype 5 te verhelpen Eenvoudige manieren om een lage geluidskwaliteit op Skype te herstellen Lees meer
- Problemen oplossen als Skype geen video heeft [Windows] Skype-video werkt niet? Hoe u uw camera kunt testen en problemen kunt oplossen Skype-video werkt niet Uw camera testen en problemen oplossen Het is frustrerend wanneer Skype-video niet werkt. Gebruik deze checklist om de veelvoorkomende problemen met de videostream van Skype op te lossen. Lees verder
- Skype gebruiken om gesprekken op te nemen of interviews af te nemen met HotRecorder (Windows) Skype gebruiken om gesprekken op te nemen of interviews af te nemen met HotRecorder (Windows) Skype gebruiken om gesprekken op te nemen of interviews af te nemen met HotRecorder (Windows) Meer lezen
Als een alternatief voor Skype kunt u ook Google Talk of ooVoo overwegen.
Online bestandsopslag en delen
Als uw kantoor niet alleen virtueel is, maar ook in The Cloud, hebt u een betrouwbare online tool voor bestandsopslag nodig. Je hebt misschien ook een tool nodig om met je partners documenten uit te wisselen of samen met anderen aan documenten te werken. Dropbox kan dat allemaal en meer doen.
Kijk wat we je aanraden te doen met Dropbox:
- 2 Tools om bestandsdeling op Dropbox sneller en gemakkelijker te maken 2 Tools om bestandsdeling op Dropbox sneller en gemakkelijker te maken 2 Tools om bestandsdeling op Dropbox sneller en gemakkelijker te maken Een van de spelers in de file-sharinggame is Dropbox. Met deze populaire back-up- en synchronisatieservice voor bestanden kunnen gebruikers bestanden delen via een "openbare map". Met deze functie is het delen van bestanden ... Lees meer
- 3 Meer manieren om je Dropbox-bestanden te beheren die je misschien nog niet kent 3 manieren om je Dropbox-bestanden te beheren die je misschien nog niet kent 3 andere manieren om je Dropbox-bestanden te beheren die je misschien nog niet kent Onze Dropbox-service voor het delen van bestanden , biedt royaal tot 2 optredens van bestandsruimte gratis. Voor veel gebruikers is dit misschien voldoende, maar nu Dropbox de centrale cloud-synchronisatie aan het worden is ... Lees meer
- Lost-bestanden herstellen in Dropbox Lost-bestanden herstellen in Dropbox Lost-bestanden herstellen in Dropbox Wat gebeurt er als je per ongeluk een bestand verwijdert in Dropbox? Zal het voor altijd verdwijnen als de wijzigingen worden gesynchroniseerd? Ja, het bestand zal verdwijnen, maar het is nog niet helemaal weg. Dus is ... Lees meer
- Directe links naar Dropbox-inhoud maken en het proces automatiseren Directe links naar Dropbox-inhoud maken en het proces automatiseren Directe links naar Dropbox-inhoud maken en het proces automatiseren Een van de beste toepassingen van Dropbox is het delen van bestanden. Met je Dropbox-account kun je je openbare map gebruiken om bestanden met anderen te delen. In dit artikel laat ik je de snelle en ... Lees meer zien
- Hoe je Dropbox-gegevens te coderen met ENCFS [Linux] Hoe je Dropbox-gegevens te coderen met ENCFS [Linux] Hoe je Dropbox-gegevens kunt coderen met ENCFS [Linux] Dropbox is misschien wel een van de beste online bestandssynchronisatiehulpmiddelen die er zijn. Als je de laatste tijd echter door het technische nieuws hebt gesurfd, zul je zien dat Dropbox wat problemen met de privacy ondervindt. Daarom coderen ... Lees meer
Hardware
Tot slot, laat me in het kort de hardware noemen die van pas zal komen. Je hebt duidelijk een computer en mogelijk een mobiele telefoon nodig. De apparaatselectie hangt grotendeels af van persoonlijke voorkeuren of misschien vertrouwt u volledig op openbare computers. Hoe dan ook, er zijn twee soorten accessoires die je moet overwegen:
- Back-up en bestandsoverdracht
Voor gegevens die u niet online kunt of wilt opslaan, verkrijgt u een SD-kaart of een USB-stick met voldoende opslagcapaciteit. U kunt ook mobiele apps op deze apparaten installeren voor het geval u op openbare computers gaat vertrouwen. - Hoofdtelefoons en / of headset
Wanneer u op een drukke en lawaaierige openbare plek werkt, kan een goede hoofdtelefoon essentieel zijn voor uw aandacht en geestelijke gezondheid. Wanneer u af en toe via uw computer moet bellen, zorg dan voor een multifunctionele hoofdtelefoon die ook als een koptelefoon fungeert.
Conclusie
Een virtueel kantoor is een zeer individuele opstelling van computerhardware, desktopsoftware en online services. Net als in een traditioneel kantoor, zijn de virtuele kantoorhulpmiddelen die u kiest in hoge mate afhankelijk van uw persoonlijke vereisten en voorkeuren. U kunt de organisatie eenvoudig en effectief houden, maar vergeet nooit uw gegevens te beschermen en een religieuze back-up te maken.
Welke apps en hardware gebruikt u in uw virtuele kantoor??
Afbeeldingscredits: EDHAR
Ontdek meer over: Cloud Computing, Cloud Storage, organisatiesoftware, planningstool.