6 manieren om te garanderen dat je beledigd, boos en geïrriteerd bent met elke e-mail die je verzendt

E-mails zijn moeilijk. Het is heel moeilijk om over te komen wat je echt wilt zeggen in een e-mail, en de helft van de tijd dat mensen je bijna altijd verkeerd zullen begrijpen. Veel van het probleem komt neer op het feit dat de mensen naar wie je schrijft je gezicht niet kunnen zien. Ze kunnen de glimlach op je gezicht niet zien en je kunt de uitdrukking op hun gezicht niet zien - het natuurlijke menselijke vermogen om de emotie in woorden te begrijpen door gezichtsuitdrukking is volledig ongeldig in een e-mail.

Wat kan gezichtsuitdrukking en tone-of-voice vervangen? Hoe kunt u uw boodschap effectief overbrengen zonder al uw vrienden of iedereen op kantoor royaal naar u af te zetten?

Schrijver Peter Drucker schreef ooit, “Het belangrijkste in communicatie is te horen wat niet wordt gezegd.” Ik zou een stap verder willen gaan en zeggen dat het belangrijkste bij het verzenden van een e-mail juist genoeg is om de ontvanger duidelijk te maken niet luister wat niet wordt gezegd. Wat de meeste problemen met e-mailcommunicatie veroorzaakt, is namelijk dat de persoon die de e-mail ontvangt allerlei vreselijke dingen interpreteert die je hebt gesuggereerd, zelfs als je maar één regel hebt geschreven.

Dit leidt tot haat en ontevredenheid. Dit is wat wrok bouwt. Dit is de reden waarom de man aan de tafel op de ochtendvergadering je aankijkt, omdat je hem had gecast op een e-mail die je gistermiddag hebt verzonden, en hij nam het als een persoonlijke aanval.

Het maken van uw perfecte e-mail

Hier bij MUO hebben we veel gediscussieerd over het technische aspect van het verzenden van e-mails, zoals het versturen van e-mails anoniem Hoe kan ik volledig anonieme e-mails verzenden: 5 effectieve methoden Hoe kan ik volledig e-mails verzenden: 5 effectieve methoden Tegenwoordig is het eenvoudig om e-mails te verzenden zonder het onthullen van je ware identiteit. Hier zijn enkele van de meest effectieve manieren om anonieme e-mail te verzenden en ontvangen. Meer lezen of mijn e-mail over het verzenden van e-mails vanuit Excel E-mails verzenden vanuit een Excel-spreadsheet VBA-scripts gebruiken E-mails verzenden vanuit een Excel-spreadsheet VBA-scripts gebruiken Met onze codesjabloon kunt u geautomatiseerde e-mails instellen vanuit Excel met Collaboration Data Objects ( CDO) en VBA-scripts. Lees verder . Maar hoe zit het met de emotielaag van e-mail? Hoe zit het met de manier waarop u uw e-mails tegenkomt en hoe u zich beter kunt presenteren in het geschreven woord waardoor niet iedereen zo de hele tijd wordt afgevinkt?

Wel, het is niet zonder een hele hoop pijn en lijden dat ik hier vandaag kan staan ​​en u kan vertellen dat ik nu in een positie ben om te helpen. Ik heb zowat elke fout gemaakt die met e-mail kan worden gemaakt, vanaf de vroegste dagen op de universiteit, toen ik probeerde een multi-level marketingbedrijf op te starten door iedereen massaal op de campus te e-mailen. Binnen een dag had ik mijn account voor 24 uur afgesloten en een grote, vervelende waarschuwing van de IBM mainframe-beheerder over wat definieert “spamming”.

Het was niet zozeer een les in e-mailetiquette, het was een wake-up call dat e-mail je echt in de problemen kan brengen als je het verkeerd aanpakt. Door de jaren heen heb ik mensen beledigd, ben ik beledigd en ben ik in epische klap-en-brandwerende woordgevechten met mensen terechtgekomen. Ik zou willen zeggen dat iemand heeft gewonnen, maar niemand wint ooit. Daarom sta ik hier vandaag, in de hoop dat toekomstige legioenen van het e-mailende publiek deze e-mails beter kunnen voorbereiden voordat ze op de verzendknop klikken.

1. Een roman verzenden

Een van mijn eerste schuldige zonden toen ik voor het eerst ging werken als ingenieur, was dat ik bijna altijd e-mails zou schrijven die zich uitstrekten over drie of vier paragrafen. De reden was niet alleen omdat ik vrij snel kan typen, maar omdat ik altijd het gevoel had dat ik details achterliet, begrepen mensen niet echt waar ik het over had. Dat kan tot op zekere hoogte waar zijn - en we krijgen e-mails die in een minuut te kort zijn - maar er is iets te zeggen om het eenvoudig te houden.

Wanneer u dergelijke gecompliceerde e-mails schrijft, slaagt u er niet in uw boodschap op verschillende manieren over te brengen. Ten eerste, het feit dat je zoveel hebt geschreven, houdt voor de persoon in dat je weinig respect hebt voor hun tijd, en als je het te vaak doet, ben je ongetwijfeld geïrriteerd. Ten tweede, hoewel een e-mail van 500 woorden, georganiseerd in verschillende paragrafen, logisch is u, je verwart waarschijnlijk iedereen - en geeft ze een migraine.

Als je een woordenschrijver bent en de neiging hebt om te schrijven, ga dan altijd terug en ga aan de slag “fijnhakken” die zinnen. Verzin nieuwe en creatieve manieren om ze in te korten, of misschien kunt u ze helemaal verwijderen. Misschien bied je veel te veel informatie aan. Vertel mensen wat zij nodig hebben om te weten, niet wat je wilt dat ze weten u weten. Je weet wel?

2. Een e-mail met twee woorden verzenden

De andere overtreding van de nieuwe e-mail is de e-mail van één of twee woorden die helemaal niets verklaart. Het is verwant aan wanneer ik mijn kinderen vraag aan de eettafel, “Dus hoe was je dag?” Na een moment, een aarzelend antwoord, “fijn.” Ik weet niet zeker waarom ik er zelfs last van heb, ik druk op. “Wat heb je gedaan, iets leuks?” Het onvermijdelijke antwoord, “Nee niet echt.”

Ik begrijp eerlijk gezegd niet waarom sommige mensen zelfs moeite doen met het gebruik van e-mail. Als je geluk hebt, bevat een e-mail van deze persoon een volledige volledige zin. Als je pech hebt, zal de persoon je vragen om iets voor hen te doen, maar niet de moeite nemen om uit te leggen wat ze precies willen dat je doet. Het is net alsof je een noodbericht over een radio uitzendt als je verdwaald bent in het midden van de wildernis, en de hulpverlener niet weet wat je coördinaten zijn.

Het is buitengewoon frustrerend, omdat mensen moeite hebben om te begrijpen waar je het in hemelsnaam over hebt. Erger nog, je kunt ze zelfs dwingen tijd te verspillen aan het beantwoorden van je e-mail, alleen om je uit te vragen iets meer uit te leggen.

Ik vermoed dat de meeste mensen met dit probleem zulke korte e-mails schrijven omdat typen zo'n oefening is. Niet iedereen kan meer dan 60 tot 70 woorden per minuut typen, dus je moet wel wat sympathie hebben voor deze groep.

3. Een massale e-mail versturen bedoeld voor één persoon

Wil je echt mensen uitschakelen? Stuur een massa-e-mail naar iedereen in uw kantoor om een ​​persoon te berispen voor iets dat zij verkeerd hebben gedaan. Ik noem dit het “publieke vernedering” e-mail. Gewoonlijk weet iedereen op kantoor al dat een bepaalde persoon een fout heeft gemaakt, maar de manager kan het niet alleen laten. Dus sturen ze een massale e-mail naar iedereen die in groot en onduidelijk detail uitlegt waarom een ​​bepaalde actie zo fout is om te doen, of waarom die bepaalde fout zo slecht is.

Ik moet toegeven dat ik in sommige van mijn managementrollen in het verleden dit gedrag ben vergeten. Ik heb andere collega's van mij dit ook zien doen. Het is een makkelijke fout om het te maken, omdat je er misschien wel voor wilt zorgen dat iedereen die je beheert niet dezelfde fout maakt. De realiteit is dat als iedereen er al van weet, de persoon die de fout heeft gemaakt, wordt vernederd. Als ze het niet weten, is iedereen in de war en niet zeker of je het over hen hebt.

Maak het eenvoudig - praat over het specifieke probleem met de persoon die de fout heeft gemaakt. Als je dan vindt dat het belangrijk genoeg is voor iedereen, stuur dan een bericht, maar laat het klinken alsof het gewoon een generaal is “ter info” verzonden vanuit hoger management - dit verwijdert de beschuldigende toon en maakt het minder persoonlijk.

4. Dramatische bijwoorden gebruiken

Nog een veel voorkomend gedrag in e-mails - meestal van mensen die erg gepassioneerd zijn over hun werk in het algemeen, of over een specifiek project dat wordt besproken. Dat gedrag is het overmatig gebruik van zeer dramatische bijwoorden. Zinnen zoals, “Dat ontwerp is gewoon vreselijk verkeerd” of “Die benadering is pijnlijk vaag” alleen dienen om emotie in de discussie te introduceren.

Wanneer je naar die zinnen kijkt zonder de bijwoorden, kun je zien hoe veel zakelijker - en veel minder antagonistisch - ze zijn. Anders kom je het gewoon tegen als een overdreven dramatisch, verwend nest.

Probeer het zonder de bijwoorden. Dat ontwerp is verkeerd. Die benadering is vaag.

Het zal de ontvanger misschien niet behagen - maar het valt hen ook niet aan en stelt ze defensief in. Het is professioneler en je kunt jezelf misschien als rijpe volwassene kwijtraken, zelfs als je het niet eens bent met iemand.

5. Overmatig gebruik van passieve stem

Het was pas in de late periode van mijn carrière dat ik de passieve stem echt leerde kennen en begrepen. Het probleem met het leren ervan, is dat je het overal begint te zien. Een van de meest voorkomende toepassingen van passieve spraak is in e-mail, omdat de passieve stem iemand in staat stelt zich van een actie te scheiden.

Inplaats van zeggen, “Ik heb de klant naar het vliegveld gereden”, die de verantwoordelijkheid direct op je schouders legt, kun je in plaats daarvan schrijven, “De klant werd naar het vliegveld gebracht.”

Dit is een gedrag dat veel voorkomt onder mensen die nerveus zijn over het nemen van verantwoordelijkheid voor zo ongeveer alles, want als er iets misgaat, willen ze de schuld niet krijgen. Dit zijn dezelfde mensen die klagen als de risiconemers - degenen die de verantwoordelijkheid op zich nemen om dingen voor elkaar te krijgen - erkenning of promoties krijgen. De waarheid is dat mensen de passieve stem in e-mails doorzien. Als je een taak hebt volbracht of een doel hebt bereikt, wees dan niet bang om de eer op te nemen!

6. Klop jezelf op de rug

Vreemd genoeg is het tegenovergestelde uiterste van de mensen die de hele tijd passieve stem in e-mail gebruiken, de mensen die bijna altijd over alles schrijven in de eerste persoon. Als je hun e-mails leest, zou je denken dat een project geen groepsinspanning was, maar een persoonlijke prestatie. Je zou denken dat de persoon die de e-mail stuurde absoluut al het werk deed!

Hoe herkent u deze e-mails? Tel de occurrences van het woord “ik”.

Als je een e-mail leest van dit type persoon, is het duidelijk dat ze het gevoel hebben dat de hele wereld om hen heen draait en dat iedereen hen constant waardering moet geven voor al het werk dat ze in hun eentje hebben volbracht. Deze e-mails laten steevast teammates neerslachtig en volledig niet gewaardeerd. Deze aanpak is het snelle pad naar woede en isolatie van je leeftijdsgenoten.

Ik weet zeker dat er veel andere soorten e-mails zijn die mensen irriteren en beledigen. Ik wed dat je ook je eigen lijst hebt! Met wat voor soort e-mails ben je echt op de goede weg? Welke soorten zijn jouw huisdieren? Deel uw mening in de commentarensectie hieronder.

Image Credit: geconcentreerde zakenman via Shutterstock, wiskundevorm via Shutterstock, jonge zakenvrouw via Shutterstock, expressieve senior via Shutterstock, militaire jongen via Shutterstock, Shame via Shutterstock

Ontdek meer over: e-mailtips, online etiquette.