7 Efficiëntie tips voor e-mail om meer e-mail gedaan, sneller te krijgen

Het leven draait om communicatie en letterlijk wordt er niets mee bereikt. E-mail is een communicatiemiddel bedoeld om uw leven gemakkelijker te maken. In plaats van een brief te typen of iemand aan de telefoon of in persoon te vangen, kunt u snel een paar regels typen en eroverheen gaan.

Maar e-mail kan ook een aanzienlijke tijdwinst zijn. Dit gebeurt meestal als het op de verkeerde manier wordt gebruikt. Veel mensen sturen u e-mails die u niet nodig hebt, met onderwerpregels die niet de inhoud weergeven, en met meer woorden dan nodig. Maar het kan ook uw eigen schuld zijn, bijvoorbeeld als u e-mails niet goed verwerkt of misbruik maakt van uw inbox als een takenlijst of een leeslijst. Feit is dat je sneller je e-mails door kunt krijgen door je gewoonten te verbeteren en een paar belangrijke e-mailefficiëntietips te volgen.

E-mailtijd plannen

Als je niet bang bent om naar je e-mails te luisteren of als je regelmatig veel te veel tijd besteedt aan het opschonen van je inbox, probeer dan een planning vast te leggen. Sommige mensen raden aan om e-mails voor een vaste tijd tweemaal per dag te gebruiken. Het inplannen van tijd is slim omdat het het tijdsbestek en de ruimte van de geest creëert om zich te concentreren op het voltooien van de taak. Bovendien zul je erachter komen hoeveel tijd je echt besteedt aan e-mails.

Het controleren van e-mails slechts twee keer per dag werkt niet voor iedereen. Als u op de hoogte wilt blijven en uw e-mails meerdere keren per dag wilt bekijken, geeft u uzelf een paar minuten per uur naast het controleren en verwerken van e-mails 's ochtends en' s avonds. Die korte e-mailsprints zijn een gelegenheid om te reageren op dringende e-mails of om te reageren op een e-mail waarvoor u eerst informatie moest ophalen.

Het idee is om ...

• maak een tijdslimiet door de e-mailtijd in te plannen,
• de ambitie hebben om binnen die limiet te blijven,
• sneller worden, en
• maak geleidelijk tijd vrij op uw schema.

Deze mindset helpt je je te concentreren en efficiënter te worden. Combineer dat met alle andere e-mailefficiëntietips in dit artikel en je zult snel door je e-mails bladeren als nooit tevoren.

Verwerk elke e-mail die je opent

Elke e-mail die u opent, vereist dat u op de een of andere manier handelt. Als u dit meteen doet, bespaart u tijd omdat u deze e-mail niet opnieuw hoeft af te handelen. Je zult ook minstens één keer per dag je inbox leegmaken, wat een bevrijdend gevoel is.

Voor elke e-mail die u opent, handelt u indien mogelijk onmiddellijk of plant u een taak indien nodig en archiveert of verwijdert u de e-mail. Direct handelen kan betekenen dat u snel reageert, een kort telefoongesprek voert, datums naar uw agenda verplaatst, taken aan uw takenlijst, e-mails van bestanden of andere inhoud toevoegt om later te lezen. Wanneer u niet in staat bent om onmiddellijk te reageren of te handelen, maak dan een reactie en plan een taak om alles aan te pakken wat u moet doen. Haal in elk geval alle e-mails uit uw inbox.

Let op: in Gmail heeft elke e-mail een unieke URL. Wist u dat u specifieke Gmail-berichten kunt markeren? Hier is hoe & waarom wist u dat u specifieke Gmail-berichten kunt markeren? Hier is hoe & waarom Er zijn veel gevallen bedacht waarom Gmail een ingenieuze webmailclient is. Hoewel het bijna triviaal is om e-mails in Gmail te vinden, betekent het feit dat je weet dat je ze kunt vinden, niet dat je ... Lees meer. Gebruik dit nu niet om uw e-mails te markeren! Voeg in plaats daarvan de koppeling toe aan de respectieve taak in uw takenlijst of kalenderitem. Het is veel beter dan die e-mails in je inbox bij te houden.

Om het meeste uit uw tijd te halen ...

• reageren op elke e-mail die u opent,
• taken en datums overbrengen naar uw takenlijst of agenda en
• voeg e-mail URL's toe ter referentie,
• reageer onmiddellijk indien mogelijk,
• stel zo nodig een reactie op,
• archiveer of verwijder elke e-mail die u hebt geopend en,
• verwerk de map Concepten en de takenlijst één keer per dag.

E-mails filteren en labelen

Veel mensen bewaren e-mails in hun inbox omdat ze geen betere manier weten om ze bij te houden. Het draagt ​​bij aan rommel en maakt het met de tijd eigenlijk moeilijker om dingen te vinden. In Gmail kun je gemakkelijk elke e-mail vinden met de krachtige zoekfunctie. 5 Geavanceerde Gmail-zoekoperators die u moet weten 5 Geavanceerde Gmail-zoekoperators U moet weten Gmail is een ingenieuze webmailclient met veel geweldige functies. Als een Google-service is een van de sterke punten natuurlijk Search. En dit is precies hoe Google e-mail radicaal heeft veranderd. In Gmail heb je niet echt ... Lees meer. Je kunt ook e-mails labelen om ze snel te vinden als je ze in je inbox moet bewaren of ze in mappen wilt sorteren om ze later op te halen.

In plaats van het handmatig sorteren van e-mails, kunt u filters instellen voor het automatisch verwerken van e-mails die u regelmatig ontvangt. 5 Gmail-filters voor hulp Prioritize & organiseer uw inbox 5 Gmail-filters om uw inbox prioriteit te geven en te organiseren Welke filters moet elke persoon in zijn arsenaal hebben, zodat dat hun inbox even ordelijk is als de mijne? Ik ben er om u te helpen aan de slag te gaan met het instellen van uw eerste vijf filters of ... Lees meer, inclusief meldingen, abonnementen, samenvattingen, maar ook e-mails van specifieke mensen. In plaats van een nieuw filter voor elke individuele bron in te stellen, maakt u een e-mailalias Divide & Conquer Uw e-mail met de kracht van Gmail-aliassen Verdeel en verover uw e-mail met de kracht van Gmail-aliassen Als het gaat om e-mailorganisatie, is de onmiddellijke reactie vaak alles over mappen, labels, filters, prioriteitsmarkeringen en dergelijke. Niet dat een van die fouten slecht zijn - sterker nog, de meeste ... Lees meer voor soorten e-mails (bijvoorbeeld forummeldingen of nieuwsbriefabonnementen) en filter e-mails op basis van het e-mailadres waarnaar ze worden verzonden. Door deze e-mails naar hun eigen speciale map te sturen, zullen ze je inbox nooit verstoppen, je zult geen tijd verspillen aan het verwerken ervan en je kunt ze nog steeds lezen wanneer je tijd hebt.

De beste manier om uw e-mails te beheren, is om ...

• leer hoe u uw e-mail kunt doorzoeken,
• label en
• e-mails sorteren,
• idealiter met geautomatiseerde filters waar mogelijk, en
• zorg ervoor dat ze uw inbox omzeilen als u ze nooit meteen hoeft af te handelen.

Inkomende e-mail verminderen

Terwijl je dagelijks je inbox opruimt, zul je merken welke e-mails je niet nodig hebt. In plaats van het instellen van filters voor e-mails die je niet echt wilt ontvangen of nooit de tijd zult hebben om te lezen, handel dan. Dit kan betekenen dat je je afmeldt voor een nieuwsbrief die je nooit hebt gelezen, een vriend laat weten om niet langer cartoons door te sturen, of een collega vraagt ​​om je alleen te CC op belangrijke e-mails.

Kortom, adres onnodige e-mails, meld je af en filter indien nodig naar de prullenbak.

Stel een voorbeeld in: houd uw eigen e-mails overzichtelijk & overzichtelijk

Het kost tijd om een ​​uitgebreide e-mail samen te stellen. En het kost tijd om het te lezen en te verwerken. Bespaar uzelf en anderen op tijd en leer uw e-mails helder en kort houden.

Dit begint met een goede onderwerpregel. Zorg ervoor dat het de inhoud van uw e-mail duidelijk weergeeft. Dit wordt gemakkelijker als u zich per e-mail aan één onderwerp houdt. Tot slot, blijf op de hoogte van uw e-mail. Ik zou een beleid van één zin niet aanbevelen, maar dagelijkse e-mails voor het werk moeten kort zijn. Doe het denken en haal de essentie eruit van wat je wilt communiceren voordat je het verzendt.

Uw ontvangers zullen dol zijn op uw e-mails als ze ...

• een duidelijke onderwerpregel,
• één onderwerp per e-mail,
• sleutelideeën duidelijk uitgedrukt in
• niet meer dan 1-5 zinnen.

Gebruik standaardantwoorden

Als u veel e-mails ontvangt die min of meer hetzelfde antwoord vereisen, maakt u een sjabloon en stelt u een standaardantwoord in. Dit kan veel tijd besparen en is heel gemakkelijk te doen met Gmail. We hebben een volledig artikel gewijd aan het e-mailen van sneller en beter e-mail met standaardantwoorden E-mail sneller en beter met standaardantwoorden E-mail sneller en beter met standaardantwoorden Heeft u geen tijd om een ​​lunch te bereiden? Geen probleem, pak een blikje. Heeft u campingchow nodig die niet slecht zal gaan? Gemakkelijk, haal wat blikvoer. Moe van het typen van dezelfde e-mailantwoorden? Probeer ingeblikte e-mails! Denk na ... Lees meer .

Gebruik sneltoetsen op het toetsenbord

De meeste e-mailprogramma's bieden toetsenbordsnelkoppelingen. Gmail heeft bijvoorbeeld snelkoppelingen voor antwoorden (a), verwijderen (SHIFT + 3) of archiveren van een e-mail (a). We hebben hier een PDF-samenvatting van nuttige Gmail-snelkoppelingen samengesteld. Merk op dat u mogelijk sneltoetsen moet inschakelen. Besteed een paar minuten om sneltoetsen te leren voor uw e-mailclient naar keuze, en u zult uw e-mails elke dag veel sneller verwerken.

Hier zijn nog enkele tips voor e-mailefficiëntie om u te helpen efficiënter met e-mail om te gaan 10 tips om u efficiënter te helpen e-mailen 10 tips om u e-mail efficiënter te laten e-mailen Het beste advies dat ik heb gehoord over e-mail- en e-mailproductiviteit is: beantwoord geen e-mails in de ochtend. Het is een beetje paradoxaal maar waar dat e-mail en productiviteit op gespannen voet staan ​​... Lees meer .

Conclusie

E-mail is een communicatiemiddel dat u dient, geen controle heeft over uw leven. Wees duidelijk wat u wilt bereiken met deze communicatietool, hoe u uw tijd wilt besteden en alles wat zich tussen u en uw e-mail verwerkt snel wilt automatiseren of elimineren. Als het goed is gedaan, hoeft u uw inbox niet veel tijd te besteden. En als u eenmaal een goede routine hebt, hoeft u zich geen zorgen te maken dat u uw e-mails een paar uur of een dag niet controleert terwijl u belangrijker werk doet. Je zult weten dat je routine je in een mum van tijd door een overstroomde inbox laat ploegen.

Heeft u e-mailverwerkingstips die ik heb gemist??

Afbeeldingscredits: e-maillogo via Shutterstock, klok en e-mail via Shutterstock, inbox via Shutterstock, inkomende e-mail via Shutterstock, spraakbellen via Shutterstock

Ontdek meer over: E-mailtips.