7 IFTTT-recepten die u moet instellen voor eenvoudige samenwerking met anderen

Als reinheid naast Godzaligheid is, zal automatisering je naar de hemel brengen. Waarom? Want als je leven geautomatiseerd is, is het eenvoudiger, is het schoner en is het gelukkiger.

Er zijn maar weinig services die even krachtig zijn als het gaat om het automatiseren van productiviteit als IFTTT. IFTTT helpt u geld te besparen Gebruik IFTTT om te besparen en geld te verdienen IFTTT Bespaar en verdien geld Misschien is de beste manier om op de hoogte te blijven van speciale aanbiedingen online IFTTT, de populaire combinatie van gegevenscombinaties waarmee u gegevens van websites en RSS kunt verwerken. wordt gebruikt in iets dat nuttig is voor ... Lees meer, transformeer uw e-mail en sms in een sportscorebord Verander uw e-mail, sms-inbox of iets in een scorebord met IFTTT en ESPN Verander uw e-mail, sms-inbox of iets in een scorebord met IFTTT en ESPN Blijf op de hoogte van je favoriete sportteam, hoe je het ook bevalt. Het nieuwe ESPN-kanaal voor If This Then That (ifttt) betekent dat je eenvoudig SMS-, e-mail- en zelfs telefoonmeldingen kunt instellen voor je favoriete ... Lees meer of optimaliseer de automatisering van Google Agenda 9 IFTTT-hacks om je leven met Google Agenda te verbeteren 9 IFTTT-hacks Je leven met Google-agenda op superkracht Je kalender is een groot deel van je productiviteit, en het juiste beheer ervan kan echt een verschil maken. Met de juiste IFTTT-recepten kunt u de leiding nemen over uw Google-agenda en deze uitvoeren ... Lees meer .

Dit is slechts het topje van de ijsberg met IFTTT. Net als je denkt dat je alles hebt bedacht, komen er nieuwe receptideeën bij. Wanneer u met een groep mensen samenwerkt, biedt IFTTT nog meer mogelijkheden om het proces van samenwerken met anderen te automatiseren en te vereenvoudigen. De volgende zijn 7 nuttige recepten voor elke taak of elk project dat u beheert waarbij een groep mensen betrokken is.

E-mail naar agenda

Wanneer u werkt met een groep mensen die u niet altijd kunt gebruiken om tegelijkertijd overdag op hun computer te zijn, is e-mail de meest effectieve communicatietool.

Naast communicatie is het ook een van de beste automatiseringstriggers, omdat u vrijwel overal een e-mail kunt verzenden. Mensen hebben bijna altijd e-mail geconfigureerd voor hun telefoons. Het eerste recept dat u kunt gebruiken, is dus het starten van Google Agenda-evenementen met uw e-mail.

Dit is hoe het werkt. Plaats in je e-mail (het voorbeeld hier is Gmail) een label met de naam zoiets als “Groepskalender”.

Maak een filter zodat elke e-mail die wordt ontvangen met het onderwerp “Groepskalender” wordt gemarkeerd met dit label. Maak vervolgens in IFTTT een e-mailtrigger die naar dat label zoekt.

Gebruik IFTTT, neem de hoofdtekst van die e-mail en plaats deze in uw gedeelde agenda. Kies gewoon de trigger voor Agenda en stel deze in “Snel evenement toevoegen”, en laat de tekst het e-mailadres en de hoofdtekst weergeven.

Hier is wat cool is aan deze trigger - Als iemand schrijft “Zakelijk Diner morgen om 20.00 uur” in het lichaam plaatst IFTTT die gebeurtenis morgen om 20.00 uur slim in je agenda!

Daar heb je het. Elke gebeurtenis kan automatisch aan de groepsagenda worden toegevoegd met het juiste onderwerp in de e-mail.

De enige vangst hier is dat het Google-e-mailadres dat u IFTTT gebruikt, het e-mailadres is dat wordt gebruikt voor de gedeelde groepsagenda. Zolang u het met hetzelfde Google-account heeft ingesteld, werkt dit recept uitstekend.

Maak een evenement in Google Agenda via sms naar IFTTT-nummer

Het volgende recept is een andere manier om een ​​evenement in te voegen in de gedeelde Google-agenda, behalve deze keer via een sms-bericht. Stel eenvoudig een IFTTT-SMS-trigger in met getagt bericht en maak de hashtag zoiets als #GroupEvent.

De trigger wordt opnieuw een Google Agenda-afspraak en u hoeft alleen het daadwerkelijke SMS-bericht op te nemen.

Dezelfde regel is van toepassing. Als de tekst een bepaalde dag en tijd vermeldt, is IFTTT slim genoeg om die gebeurtenis in te voegen in het juiste tijdslot in uw agenda. Het is een handigere manier om die groepsevents in de agenda via sms in plaats van e-mail te maken, waarvoor u uw e-mailapp op uw telefoon moet openen wanneer u onderweg bent.

E-mail naar spreadsheet

Een ander van mijn favoriete samenwerkingsrecepten voor groepen is het recept E-mail naar spreadsheet. Dit is perfect voor projecten waarbij een groep mensen op pad gaat om gegevens te verzamelen.

Al uw groepsleden hebben hun mobiele telefoon met e-mailverbinding nodig. Omdat ze informatie verzamelen, hoeven ze alleen maar een e-mail te sturen met het onderwerp “addss: ” gevolgd door de naam van de verzamelde gegevens.

Net als bij de tool voor e-mail naar kalender, wil je een filter in je e-mailaccount instellen om te zoeken naar die tekst in het onderwerp.

Gebruik de “Heeft de woorden” veld in plaats van Onderwerp, omdat het onderwerp ook andere informatie zal bevatten. Zorg dat dit filter het label toepast “ADD-SPREADSHEET” naar die e-mail.

Maak nu in IFTTT een e-mailtrigger die zoekt naar e-mails met dat label in uw inbox.

Maak vervolgens een Google Drive-trigger om toe te voegen aan een spreadsheet. Typ een spreadsheetnaam voor een groep die u in Google Drive heeft gemaakt en maak de gegevens die ingevoegd worden, gebruik de drie velden: de ontvangen datum, het onderwerp (inclusief het item voor gegevensverzameling) en de bodemtest (dit is de data zelf).

Dit zal een inkomende e-mail van uw groepsleden in beslag nemen en automatisch hun gegevens in het groepswerkblad invoegen zonder enige inspanning van uw kant.

Dit is een handige manier om gegevens op één plaats te verzamelen terwijl iedereen onderweg is. Denk aan werknemers van een elektriciteitscentrale die naar de veldunits gaan om informatie van machines te verzamelen; kantoormedewerkers die rondrennen en pc-informatie verzamelen; of politieke werkers die stembureaus van lokale burgers verzamelen. Deze situaties zouden baat kunnen hebben bij een geautomatiseerd hulpmiddel als dit.

Dropbox-meldingen

Natuurlijk snijdt het soms niet uit simpele tekstregels. Uw groepsleden moeten mogelijk hele formulieren of PDF-documenten indienen bij de teamopslaglocatie. Dit is een situatie die absoluut vraagt ​​om een ​​geautomatiseerde Dropbox-oplossing. Met Dropbox hoeft u alleen maar een gedeelde map te maken, al uw teamleden hun mobiele apparaten aan die gedeelde map te laten linken met een Dropbox-app en bent u klaar.

Maar hoe krijg je een melding wanneer je teamleden nieuwe documenten hebben ingediend in de gedeelde map? Ah, nu is er een baan voor IFTTT! Maak eerst een Dropbox-trigger voor de map die u hebt gemaakt waar uw teamleden documenten kunnen neerzetten.

De actie is een sms naar je telefoon, die je de bestandsnaam en een URL-link rechtstreeks naar de bestandslocatie op DropBox zal geven.

Op het moment dat teamleden een document in de gedeelde map gooien, weet u als manager meteen dat het document voor u klaar staat. Dit is een goede tool voor een leraar die opdrachten voor een grote klas beheert; een redacteur die op artikelen wacht; en vele andere scenario's.

Dropbox kan u ook op de hoogte stellen van wijzigingen in uw cloudmappen. Met dit eenvoudige recept kunt u uw opties uitbreiden met andere kennisgevingshulpmiddelen.

Datum van kennisgeving en sms

Een andere gemeenschappelijke behoefte aan groepen mensen die samenwerken, zijn voortdurende vergaderingen. Het is een ongelukkige behoefte, maar er is geen betere manier om een ​​groep op het goede spoor te houden dan gewone vergaderingen waarbij iedereen incheckt om voortgang te melden. Het probleem is dat er altijd mensen zijn die vergaderingen vergeten.

Als je dit wilt verhelpen, kun je het beste de datum / tijd-trigger gebruiken in IFTTT. Je kunt het gebruiken om alles van e-mail naar iPhone-meldingen te activeren, maar in het onderstaande voorbeeld gebruik ik een scenario waarin de groep actief communiceert via een Facebook-pagina. U kunt een melding naar een Facebook-pagina met IFTTT activeren, maar eerst moet u de trigger voor dag / tijd maken.

Maak vervolgens het aangepaste bericht dat u op de Facebook-pagina wilt gooien, wanneer de tijd voor de vergadering nadert.

Als de groep actief die pagina gebruikt, mag u tijdens de vergadering niet één afwezige persoon hebben.

Facebook-pagina # Help Hashtag om e-mail te groeperen

Hier is een ander scenario. Laten we zeggen dat u een bedrijf runt voor het hosten van websites en dat u een groeiend aantal klanten heeft die uw technische ondersteuning nodig hebben. Uw technische ondersteuningsteam is geweldig, maar uw klanten klagen dat het niet altijd gemakkelijk is om in contact te komen met technische ondersteuning.

Dit is een manier om uw klanten enthousiast te maken voor uw technische ondersteuning. Bied aan om een ​​helpdeskvraag op je Facebook-pagina te plaatsen met de hashtag #helpen, en laat die boodschap meteen uitgaan naar de hele technische ondersteuningsgroep.

De trigger op IFTTT is een Facebook-paginatrigger waarbij u de hashtag instelt.

Die trigger gaat naar de uitvoer van e-mailmeldingen. Maak het onderwerp een vlag zoals “GROUP-HELP” en voeg het bericht van de post in het lichaam in.

Dit gaat naar uw eigen e-mailadres, dus maak gewoon een filter in uw e-mailaccount en laat het automatisch doorsturen naar uw hele team van technische ondersteuningsmedewerkers. Gemakkelijk!

De volgende keer dat een van uw klanten merkt dat uw servers leeg zijn, kunt u erop vertrouwen dat uw hele technische ondersteuningsgroep er precies op hetzelfde moment over zal horen - op het moment dat een klant het meldt!

Toodledo naar e-mail wanneer taken zijn voltooid

Een van de beste toevoegingen aan IFTTT was naar mijn mening Toodledo. Je hebt een soort takenlijst nodig om een ​​groep volledig te beheren, en met Toodledo geïntegreerd in IFTTT, kun je allerlei coole automatisering ermee doen.

Zou het bijvoorbeeld niet leuk zijn om een ​​melding te krijgen telkens wanneer iemand in uw team zijn taak voltooit??

Geen probleem. Maak een trigger in IFTTT voor wanneer een taak is voltooid.

Kies e-mail aan de uitvoerkant. Wat geweldig is, is dat deze e-mail naar meerdere mensen kan worden verzonden, niet alleen naar uw e-mailaccount geregistreerd bij IFTTT. U kunt maximaal vijf adressen typen van mensen die moeten weten wanneer taken door het team zijn voltooid.

Er zijn andere dingen die u met Toodledo kunt doen, zoals u kunt zien in de bovenstaande triggerlijst. U kunt ook activeren wanneer nieuwe taken worden gemaakt of alleen nieuwe taken met bepaalde tags.

Deel je eigen trucs en recepten

Met een beetje creativiteit is het opmerkelijk hoeveel u de samenwerking van individuele leden in een groep kunt automatiseren. Samenwerken met andere mensen kan een complexe reeks taken, uitdagingen en successen zijn - dus waarom zou u niet de hele zaak vereenvoudigen door alle communicatie, planning en beheer zo veel mogelijk te automatiseren? Op deze manier kunt u zich concentreren op het project dat voorhanden is, wat op zijn beurt een veel beter eindresultaat oplevert.

Heeft u IFTTT ooit gebruikt om groepstaken te automatiseren? Deel een aantal van je eigen trucs en recepten in de comments hieronder!

Image Credits: Creative Sustainability via Flickr

Ontdek meer over: samenwerkingshulpmiddelen, computerautomatisering, IFTTT.