Sta uw team toe om samen te werken en hun inbox mager te houden

Hoewel e-mailservices universeel zijn met crossplatformtoegang, kunnen e-mails omslachtig worden wanneer een groep mensen samenwerkt aan projecten, bestanden deelt, discussies voert en taken beheert. Zelfs de mappen en het labelsysteem in Gmail is misschien geen goede oplossing. Als alternatief voor e-mail bieden Oogwave en Twoodo een eenvoudige netwerk- en discussiethread-oplossing voor teamsamenwerking en projectmanagement. Dit soort hulpmiddelen is ook erg handig voor online vergaderingen.

Hoe Oogwave werkt

Oogwave biedt drie online abonnementen: gratis basis voor maximaal 20 leden, bedrijf voor $ 49 per maand en onderneming met meer dan 100 leden, voor $ 3 / gebruiker. Een Oogwave-account bestaat uit een enkel dashboard waar medewerkers of groepsleden kunnen communiceren en samenwerken via zogenaamde interne netwerkworkspaces. Externe netwerken kunnen ook worden opgezet voor samenwerking met niet-personeelsleden.

Deze online netwerkworkspaces zijn handig voor teams en afdelingen waarin medewerkers op of buiten een fysieke locatie werken. Werkruimten kunnen beschikbaar worden gemaakt voor het gehele personeel of worden beperkt tot geselecteerde leden.

Werkstations bestaan ​​uit vier gebieden: activiteiten, geüploade bestanden en documenten, discussiethreads en taakplannen. Dit type opstelling maakt het gebruik van Oogwave beter dan het gebruik van e-mails, omdat het de noodzaak van het constant creëren en uitwisselen van e-mails bij langetermijnprojecten en discussies vermindert. Individuele netwerken kunnen worden opgezet voor personeelsaankondigingen, het delen van bestanden, projectplannen, groepsfeedback en evaluaties, en verschillende actuele discussies.

De groepseigenaar van een werkstation kan de inhoud van de ruimte beperken tot het delen van teambestanden, discussie of taakplanning. Medewerkers kunnen snel berichten samenstellen en delen met het volledige personeel, privé met geselecteerde collega's of met een geselecteerde groep / werkstation.

Hoewel Oogwave geen speciale mobiele app heeft, is de service via hun webbrowser toegankelijk op iOS-, Android- en BlackBerry-apparaten..

Oogwave is mogelijk niet altijd toegankelijk als e-mail, maar dat kan een goede zaak zijn, omdat het personeel in staat stelt om belangrijke informatie te krijgen buiten een drukke inbox en gestroomlijnd in beheersbare werkruimten.

Twoodo Beta werkt op dezelfde manier als Oogwave, omdat het gebruikers in staat stelt een individueel netwerk op te zetten en er andere personeelsleden of medewerkers aan toe te voegen. Twoodo doet me denken aan Google+ en Facebook, maar zonder alle afleiding van geplaatste links en andere inhoud.

Twoodo is meer een eenvoudig prikbord dat interne e-mails vervangt. Vergelijkbaar met Wunderlist, een iPhone To-Do lijst-app Wunderlist - De beste takenlijst-applicatie op de iPhone [iOS] Wunderlist - De beste takenlijst-applicatie op de iPhone [iOS] Wunderlist is een van de eenvoudigste manieren om te houden bijhouden wat u moet doen. Het heeft een elegante gebruikersinterface die gewoon logisch is. Iedereen kan het ophalen en uitzoeken hoe ... Lees meer, Twoodo kan handig zijn om notities, takenlijsten, gedeelde taken of lopende chats over verschillende onderwerpen te delen. Het wordt meestal gedaan in wat de “commando box”, waarin gebruikers Twitter-achtige tags kunnen gebruiken om taken, berichten, agenda-evenementen en notities vanaf één plek te maken en te beheren. U kunt in principe in één enkele zin een bericht verzenden, een takenlijst bijwerken, een belangrijkheidsniveau instellen en uw bericht taggen. Het vermindert de noodzaak om vensters te openen of formulieren in te vullen.

Naast basisgesprekken kunnen gebruikers gekoppelde bestanden uploaden en berichten aanduiden als een actiepost, een vraag of een onderwerp waarover gestemd moet worden. Deze “actiegericht” berichten worden voor elke gebruiker gefilterd en onder de inbox gegroepeerd.

Een Twoodo-netwerk kan ook uit een team van gebruikers bestaan. Teams worden gemaakt door een teamnaam in te voeren en de gebruikers-ID's toe te voegen van de mensen die u wilt uitnodigen voor het team (bijv. + Websiteteam @bakari @tim, @tim). Je kunt ook berichten naar andere mensen sturen, maar ze moeten lid worden van Twoodo en een gebruikers-ID maken, zoals het gedaan is op Twitter, Facebook of Google+.

Twoodo gebruikt het labelsysteem om draaduitwisselingen te sorteren. Deze benadering houdt in dat wanneer gebruikers op een tag klikken, alle berichten met dezelfde tag worden weergegeven, alsof ze in een echte bestandsmap zijn geplaatst.

Berichten en andere activiteiten die bij Twoodo zijn geplaatst, kunnen worden ondersteund door recent bijgewerkte, prioriteits- of aanmaakdatums. Twoodo biedt ook mobiele toegang via de gratis iPhone-app [niet langer beschikbaar], die de functies van de online webapplicatie weerspiegelt.

Als je heel enthousiast bent over het gebruik van het hashtag-systeem, is Twoodo misschien een nette alternatieve benadering van e-mails. Twoodo is echter mogelijk niet zo nuttig voor het type projectbeheer en de behoeften aan teamsamenwerking die Oogwave biedt.

Alternatieven voor e-mails?

De meeste mensen gebruiken het e-mailsysteem nog steeds om samen te werken aan projecten en om in communicatie te blijven, maar online-tools zoals Twoodo en Oogwave stellen je de vraag of e-mails te tijdrovend zijn of echt de meest productieve methode voor online netwerken zijn.

Laat ons weten wat u van deze samenwerkingshulpmiddelen vindt. Zijn er functies die u graag zou willen zien toegevoegd? Zijn er beperkingen die voorkomen dat jij en je team ze gebruiken? Welke alternatieve diensten raden jullie aan??

Ontdek meer over: samenwerkingshulpmiddelen, e-mailtips, projectbeheer, taakbeheer.