Verdeel en verlaag je e-mail met de kracht van Gmail-aliassen

Als het gaat om e-mailorganisatie, gaat de onmiddellijke reactie vaak over mappen, tags, filters, prioriteitsmarkeringen en dergelijke dingen. Niet dat een daarvan slecht is - sterker nog, de meeste van die functies zijn gewoon geweldig. Maar er is nog een functie in Gmail die u kan helpen bij het automatisch organiseren van uw inkomende e-mail - de alias.

Op elk gebied dat organisatie vereist, kunnen methoden worden opgesplitst in twee typen - reactionair en proactief. Een reactionaire methode zou iets zijn dat de gebruiker doet nadat hij de mail heeft ontvangen, of het nu gaat tussen mappen, verwijderen, hernoemen, taggen of wat dan ook. Een proactieve methode organiseert e-mail voor u wanneer deze binnenkomt, zoals een filter dat spam automatisch verwijdert.

De Gmail alias-functie is een proactieve maatregel die samen met filters werkt om je inbox zo georganiseerd mogelijk te houden. Blijf lezen om erachter te komen hoe u het kunt instellen en hoe het u ten goede komt.

Wat is een Gmail-alias?

Ten eerste, wat is een alias? Het is een aangepaste versie van je echte e-mailadres dat Gmail gebruikt als parameter in filters. Als dat nogal verwarrend klinkt, maak je geen zorgen. Hier is een voorbeeld.

Stel dat je e-mailadres is [email protected]. Wanneer u zich aanmeldt voor een website, forum, nieuwsbrief of iets anders, zou u dat waarschijnlijk als e-mail typen en klaar zijn. Maar hier komt de alias binnen.

In Gmail kun je een plusteken ('+') toevoegen na je e-mail-ID en een reeks tekens - en Gmail herkent het nog steeds als het uwe. Bijvoorbeeld als iemand een e-mail heeft gestuurd naar [email protected], het zou nog steeds in je inbox aankomen. [email protected] zou ook werken als uw e-mail.

Alles na het plusteken is het alias. Maar wat heeft dit in zich? Wat is uw voordeel bij het gebruik van aliassen? Laat het me uitleggen.

Een Gmail-alias gebruiken

Een paar jaar geleden was ik een extreem actief lid in een bepaalde online community. In die tijd stuurden mensen me dagelijks privéberichten en e-mails en stuurde de forum-software me e-mailmeldingen. Deze meldingen waren nuttig, dus ik kon ze niet gewoon uitschakelen, maar tegelijkertijd verstopten ze mijn inbox.

Dit is hoe ik een Gmail-alias heb gebruikt om mezelf te bevrijden van die rommel.

Ik heb mijn e-mailadres op dat forum gewijzigd in [email protected]. Door dit te doen, zijn deze meldingen dus verzonden naar mijn aliasadres. In Gmail stel ik vervolgens een filter in om alle e-mails die naar dit alias zijn verzonden automatisch naar een bepaalde map te verplaatsen. Het werkte als een charme.

Je kunt aliassen gebruiken in vrijwel elke omstandigheid. Laat uw collega's e-mails sturen +werk terwijl je vrienden en familie naar toe sturen +persoonlijk. Als u zich aanmeldt voor een service die mogelijk spam kan verzenden, kunt u deze gebruiken +spam.

Een bonus voor dit alles is dat als een bepaald alias wordt aangetast door spambots, je het gewoon allemaal weg kunt filteren en een nieuw alias kunt gebruiken in plaats van dat je een geheel nieuw e-mailaccount moet maken. Heel handig.

Een Gmail-alias instellen

Ga eerst naar de instellingen van je Gmail-account (door op het vervolgkeuzemenu versnelling te klikken en te selecteren instellingen). Als u alle verschillende opties te zien krijgt, gaat u naar filters tab.

Klik onderaan op Maak een nieuw filter. Er verschijnt een pop-upvenster met de relevante filterontwerpen. Omdat mensen hun e-mails zullen verzenden naar je nieuwe Gmail-alias, je wilt de filterparameters instellen op je alias (bijv., [email protected]) in de Naar: veld. Klik Maak een filter aan met deze zoekopdracht bevestigen.

De volgende pagina is een lijst met mogelijke acties die door Gmail worden uitgevoerd wanneer een inkomende e-mail wordt gedetecteerd die is toegewezen aan uw nieuwe alias. Om het onder een specifieke map te taggen, schakelt u het selectievakje in voor Het label toepassen: en selecteer het label dat je ervoor wilt gebruiken. Klik Maak een filter aan af te maken.

Helemaal klaar! Nu uw filter is ingesteld, worden alle e-mails die naar uw alias worden verzonden, automatisch toegewezen aan het label dat u hebt opgegeven. Doe dit met meerdere aliassen en je bent binnen no-time georganiseerd - onthoud gewoon dat je aliassen moet gebruiken bij het invullen van e-mailformulieren! Als je op zoek bent naar nog geavanceerdere functies in Gmail, vergeet dan niet onze handige Gmail-handleiding voor ervaren gebruikers te bekijken.

Image Credit: Email Picker via Shutterstock, gefrustreerde man via Shutterstock

Ontdek meer over: e-mailtips, Gmail.