Hoe u superproductief kunt worden door uw dagelijkse taken uit te besteden

We weten allemaal dat één persoon die door het leven lijkt te glijden meer gedaan krijgt op een dag dan de meesten van ons mogelijk in een week kunnen redden. Maar door te leren wat u kunt uitbesteden, plus een paar 'best practice'-tips voor het delegeren van uw dagelijkse taken, u kunt ook superproductief worden.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u taken kiest om online uit te besteden, een paar voorbeelden laat zien en tips geeft voor een efficiënte en bekwame online uitbesteder..

Wat is outsourcing?

Kortom, delegatie. Sinds de lancering (en het daaropvolgende succes) van boeken en blogs zoals de 4-Hour Workweek, hebben grote aantallen technisch onderlegde mensen zich gewend aan websites als Elance, Odesk, TaskRabbit en vele andere manieren om taken te delegeren. De 5 beste websites om te vinden Een virtuele assistent De 5 beste websites om een ​​virtuele assistent te vinden Een virtuele assistent is een echte persoon die u of uw bedrijf op afstand ondersteunt vanuit hun thuiskantoor. Ze kunnen vrijwel overal zijn en de services die ze bieden variëren van professionele administratieve, technische, persoonlijke of ... Lees meer, klusjes en zelfs hele banen aan freelancers over de hele wereld.

Door iemand anders taken te laten overnemen die je zelf niet (of gewoon niet wilt) kunt doen, heb je plotseling toegang tot meer (mogelijk veel meer) dan 24 uur op een dag.

Hoe weet ik wat ik moet uitbesteden?

Veel mensen hebben outsourcing overwogen, maar op het laatste moment teruggetrokken omdat ze simpelweg niet geloofden dat het haalbaar was om iemand anders de controle over bepaalde aspecten van hun leven te geven, ongeacht hoe klein of groot dat gedeelte ook is..

Dit is een horde die ik mezelf vier jaar geleden moest overwinnen, toen ik voor de eerste keer uitbesteedde, en ontdekte dat er vijf vragen zijn om van elke taak te vragen of ze al dan niet moeten worden uitbesteed.

1. Dread: Moet de gedachte om deze taak te beginnen me met angst vervullen?
2. Gebrek aan kennis: Is er iemand anders die deze taak beter zou kunnen doen dan ik kon??
3. Herhaling: Doe ik deze taak steeds opnieuw, zonder dat het echte waarde toevoegt aan datgene waar ik op mik?
4. Uitstelgedrag: Tracht ik uit, in plaats van deze taak te starten?
5. Tijd: Kan mijn tijd beter besteed worden aan iets anders?

Als ik antwoord Ja op een van de bovenstaande vragen, zal ik meestal kiezen om de taak uit te besteden. De enige keer dat ik zal niet De taak uitbesteden in deze situaties is of outsourcing moeilijker of tijdrovender zal zijn dan het daadwerkelijk zelf uitvoeren van de taak.

Welke soorten dagelijkse taken kan ik realistisch uitbesteden?

Toen ik met outsourcing begon, begon ik met kleine freelancers voor data-entry-taken en fundamenteel onderzoek, maar toen ik steeds meer leerde over hoe ik effectief kon outsourcen, ontdekte ik al snel dat de soorten taken die ik kon delegeren alleen door mijn verbeelding werden beperkt..

E-mail

Je hebt waarschijnlijk alleen maar gekscherend bij de gedachte om de verantwoordelijkheid van je inbox over te dragen aan iemand die je net hebt gehuurd van het internet en die halverwege de wereld werkt. Vertrouw me, ik begrijp het. Je inbox is je heiligdom, toch? Dus begin klein, stuur simpelweg de vreemde e-mail door naar je freelancer, zodat ze kunnen omgaan met dat ene verzoek (bijvoorbeeld een afspraak in je dagboek invoeren), dan kun je geleidelijk aan dat broodnodige vertrouwen opbouwen.

Naarmate het vertrouwen in je freelancer toeneemt, kun je andere e-mailverantwoordelijkheden overdragen, waardoor je uiteindelijk door je hele inbox kunt filteren, zodat je alleen de meest urgente en productieve berichten hoeft te beantwoorden.

Afspraken en reserveringen

Het hebben van een freelance-assistent die uw afspraken en reserveringen voor u kan maken en beheren, bespaart u niet alleen tijd en moeite. Het maakt ook je ervaringen beter.

Vorig jaar boekte mijn freelance-assistent een hotel voor mijn vriendin en mij om in te verblijven. De avond voor het verblijf belde hij de receptie en zorgde hij ervoor dat alles in orde was voor de boeking (hij zei ook dat het de verjaardag van mijn vriendin was). Toen we de volgende dag aankwamen, neem ik aan dat het personeel van het hotel moet hebben gedacht dat ik een hot-shot was (met mijn eigen assistent, en alles), en we kwamen aan in een opgewaardeerde kamer, met een fles wijn en een handgeschreven kaart achtergelaten door het bed.

Als mijn assistent niet van tevoren had gebeld, was dit waarschijnlijk nooit gebeurd. Je kunt je assistent schema-oproepen laten maken, doktersafspraken maken, vluchten boeken, kaartjes kopen voor optredens - wat je ook maar nodig hebt!

Online winkelen

Ik heb Ramit Sethi eens horen praten over hoe hij zijn online winkelen heeft vereenvoudigd. In het verleden zou hij merken dat hij sprak met een vriend die een boek, film of album aanraadde. Hij zou, zoals de meesten van ons, de naam van de aanbeveling noteren, het gesprek voortzetten en nooit echt rondgaan om de aankoop te doen. Dus als hij nu een aanbeveling ontvangt, stuurt hij een super snel e-mailbericht naar zijn assistent:

Koop boek: The Great Gatsby

Uit eerdere instructies weet zijn assistent precies wat hij moet doen, dat wil zeggen hoe hij moet kiezen welke editie hij moet kopen, hoeveel hij mag uitgeven, waar het boek moet worden afgeleverd. Dit is een uitbestedingsmethode die ik onlangs heb toegepast, en ik wou dat ik het eerder had gedaan. En het kan worden uitgebreid naar andere vormen van winkelen, zoals eten of kleding (zolang je je assistent hebt geleerd wat je wilt).

Surfen op het internet

Hoe vaak ben je niet doelloos op internet geweest in de hoop dat iets je interesse wekt? Hoeveel uur per week verspilt u het tabblad openen na het tabblad terwijl u in de trein zit of tijdens het tv-kijken, alleen om ze weer te sluiten zonder een enkel woord op de pagina te lezen?

Door je assistent te onderwijzen over je interesses, het soort dingen waarover je zou willen lezen of om op de hoogte te blijven, kun je het nutteloze surfstadium omzeilen en in plaats daarvan weten dat je altijd een gestage stroom van inhoud hebt dat zal echt interessant voor je zijn.

Voor mij vindt mijn assistent inhoud die ik leuk vind (of over onderwerpen die ik moet leren) en slaat ze op naar mijn Instapaper-account Beheer uw bladwijzers en leeslijst met Instapaper Beheer uw bladwijzers en leeslijst met Instapaper Lees meer, dus Ik kan ze openen op mijn telefoon, iPad of laptop, waardoor ik talloze uren aan zinloze online omzwervingen kan besparen.

transcriberen

Ik vermoed dat je de tel kwijt bent van het aantal vergaderingen waar je bent geweest en volledig bent uitgezoneerd, waarbij je een behoorlijk deel van een belangrijk gesprek mist. Je bent waarschijnlijk ook uit een vergadering gekomen met de intentie om een ​​paar aantekeningen en actiepunten te schrijven, alleen om op een zijspoor te raken, volledig te vergeten wat je eigenlijk moest schrijven..

Om dit probleem te omzeilen, probeert u uw vergaderingen op te nemen en stuurt u het audiobestand naar een freelancer die het gesprek kan transcriberen, of ze kunnen eenvoudig belangrijke punten noteren, zodat u ze in de toekomst kunt scannen.

Er zijn honderden andere taken die u kunt uitbesteden, of deze nu persoonlijk zijn of zakelijk gerelateerd. Van webdesign, consulting en schrijven, tot mode-advies, reisplanning en zelfs solliciteren. Wat u wilt uitbesteden, moet gebaseerd zijn op de vijf vragen boven aan dit artikel om ervoor te zorgen dat u uw tijd investeert in taken met de hoogste hefboomwerking.

Een aantal tips

Het valt niet te ontkennen dat outsourcing ontmoedigend kan zijn. Immers, door iemand aan te nemen om de leiding te nemen over enkele van uw dagelijkse activiteiten, wordt u automatisch een manager. Hier zijn enkele tips om u op het goede spoor te houden:

Huur zorgvuldig in

Wanneer u een baan plaatst bij Elance of Odesk, ontvangt u waarschijnlijk ten minste 30-40 voorstellen en is het uw taak om de persoon te vinden die geschikt voor u is. maak voordat u een definitieve beslissing neemt een shortlist van ongeveer 3-7 aanvragers en stel hen een eenvoudige taak op. Zorg voor zeer duidelijke instructies en een deadline. Laat hen weten hoe u de gevraagde informatie wilt ontvangen. Als u wilt dat ze in de toekomst telefoongesprekken met u voeren, vraagt ​​u hen om u een audiobestand te sturen met een aantal vragen zodat u hun 'telefoonstem' kunt horen.

Stel een document 'Over mij' in

Het laatste dat u wilt doen, is uw wensen steeds opnieuw aan uw assistent herhalen. Telkens wanneer u hen nieuwe informatie geeft (winkels die u leuk vindt, het type hotels waarin u wilt verblijven, uw vereisten bij het boeken van een vlucht, de tijden waarop u beschikbaar bent voor oproepen enz.), Geven zij deze informatie op in een gedeeld document. Dit document is hun eerste referentiepunt als ze vragen hebben over een taak die u hen hebt ingesteld (waardoor de hoeveelheid herhalend werk die u hoeft te doen vermindert), en als u ooit met een andere assistent gaat werken, kunt u deze gewoon aan hen overhandigen document en zij zullen veel sneller over u en uw voorkeuren kunnen leren.

Wees specifiek

Bij elke taak die u delegeert, moet u zo specifiek mogelijk zijn. In plaats van stap voor stap instructies te schrijven, kan het effectiever zijn om een ​​video op het scherm vast te leggen. Ashampoo Snap 7 Review: Easy Screenshot en Video Capture Ashampoo Snap 7 Review: Eenvoudig Screenshot en Video Capture Bent u op zoek naar een eenvoudige en uitgebreide desktop capture-oplossing? Snap 7 biedt geavanceerde screenshot-opties, waaronder multi-shots en video-opname. Maar is het 20 dollar waard? Lees onze recensie en test deze zelf met de ... Lees meer om naar uw assistent te sturen, zodat ze kunnen bekijken hoe u zou bepaalde taken uitvoeren. Laat uw assistent altijd weten hoe lang hij of zij kan besteden aan een taak (en / of uw budget), de deadline en beantwoord eventuele vragen die ze hebben voordat ze opduiken om het heen en weer verzenden van e-mails te verminderen kan volgen als u niet duidelijk genoeg bent.

Wees eerlijk: Veel mensen huren freelancers in en denken dat ze iemand kunnen inhuren om taak na taak voor $ 3 per uur uit te voeren. Wees alstublieft eerlijk met wat u eist, en het uurtarief dat u biedt. Hoe eerlijker u bent, hoe beter de resultaten zullen zijn.

Zoals ik hoop dat je ziet, is de ruimte voor hoe outsourcing kan helpen bij het vrijmaken van je tijd en energie enorm, maar om het meeste uit outsourcing te halen, moet je dit beschouwen als een langetermijninvestering die steeds meer zal terugbetalen. terwijl je assistent (en) meer over je te weten komen en hoe ze je kunnen helpen.

Als je er nog steeds niet van overtuigd bent, moet je dit interview met Dan Andrews van Tropical MBA bekijken over hoe hij het grootste deel van een miljoen dollar bedrijf heeft kunnen outsourcen. Als dat je niet raakt, zal niets dat doen!

Dit artikel concentreerde zich op online outsourcing, maar er zijn tal van taken die u ook offline kunt outsourcen. Tools zoals TaskRabbit zijn gebouwd om te helpen met dagelijkse klusjes zoals schoonmaken en wassen, zelfs vers voedsel winkelen.

Hebt u al uw dagelijkse taken uitbesteed? Zo ja, hoe is het gegaan?

Afbeeldingscredits: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)

Ontdek meer over: Time Management.