Hoe hak je een 20.000 e-mailinbox in 30 minuten naar nul

Tussen promoties, nieuwsbrieven, meldingen en al het andere dat dagelijks in uw Postvak IN komt, is het heel gemakkelijk om te veel e-mails te verzamelen. Als je geen tijd hebt om ermee om te gaan, kun je in een inbox zitten met meer dan 20 tot 30 duizend berichten.

Ergens daarbinnen heb je belangrijke berichten die je niet kwijt wilt. Maar hoe leeg je de rommel op zonder de baby met het badwater weg te gooien?

Als u het proces volgt dat in dit artikel wordt beschreven, kunt u ervoor zorgen dat u zich in de inbox nul bevindt minstens 30 minuten. Hooguit een uur. Wil je het proberen? Open je opgeblazen inbox en volg het.

The Bloated Gmail Inbox

Introductie, de inbox van een heel druk persoon.

Dat is juist. Bijna 20.000 ongelezen e-mailberichten. Dat zijn alleen de ongelezen. De totale grootte van mijn e-mailaccount voordat ik dit proces startte, was om 35.000 berichten te pushen.

Dus, het eerste wat je moet doen, is het laaghangende fruit afhakken.

Gooi de prullenbak weg

Het moet vanzelfsprekend zijn dat je de prullenbak vaak moet verwijderen, niet alleen thuis, maar ook in je Gmail-inbox.

Klik op uw uitschot Klik in de linkernavigatiebalk op “selecteer alles” in de bovenste lijst van de berichtenlijst en klik vervolgens op de “Alle gesprekken” link vermeld voor de eerste e-mail.

Klik vervolgens op Voor altijd verwijderen.

Vervolgens gaat u achter Gmail-spam aan Hoe u spam-e-mails in Gmail kunt stoppen Spam-e-mails stoppen in Gmail Krijgt u te veel e-mails? Deze slimme Google Mail-tips helpen u ongewenste spam-e-mails te stoppen voordat ze uw Gmail-inbox verstoppen. Lees verder . Klik in het navigatieveld op de Spam link en klik vervolgens op “Verwijder nu alle spam-berichten”.

Voelt goed, toch? We hebben nog niet echt deuk in de inbox gezet, maar het is een geweldig gevoel om je inbox te gaan opruimen nadat je de prullenbak hebt verwijderd.

Nu voor het volgende niveau van laaghangend fruit.

Sociaal en promoties

Als u de standaard Gmail-inbox van Google gebruikt, ziet u het sociaal en Bevordering tabbladen bovenaan uw inbox.

Klik op elk van deze en scrol omlaag door de lijst op zoek naar grote volumes duplicaten.

Dit zijn de boosdoeners die elke dag je inbox vullen.

Als je ze hebt gevonden, open je de e-mail en vind je de Afmelden link in de buurt van de bovenkant of onderkant van de e-mail.

Ga alleen door de eerste paar pagina's met sociale en promotieberichten op zoek naar grote groepen duplicaten. Uw recente nieuwsbrieven gewoon wegvagen De probleemloze manier om zich af te melden voor elke e-mailnieuwsbrief De probleemloze manier om u af te melden voor elke e-mailnieuwsbrief Ziek van het ontvangen van automatische e-mails die u nooit leest? Hier is een gratis service die het afmelden voor hen een eitje maakt. Meer lezen zal de hoeveelheid e-mail die uw inbox dagelijks vult drastisch verminderen.

Besteed niet te veel tijd aan dit, want er zijn nu grotere vissen om te frituren. Nadat je klaar bent met dit artikel, wil je het artikel van Sandy doornemen over het beheersen van de inbox in Gmail. Hoe kan ik Gmail Postvak IN beheersen Angst Hoe Gmail Inbox in de hand te houden Angst Zoveel e-mails, zo weinig tijd. Voel je je op deze manier als het gaat om het beheren van je Gmail-inbox? We tonen u eenvoudige instellingen en handige hulpmiddelen om uw Gmail-inbox te organiseren en stressbestendig te maken. Lees meer om te voorkomen dat je helemaal opnieuw in deze rotzooi terechtkomt.

Zodra je je hebt afgemeld voor de meest voorkomende e-mails, klik je op de Selecteer alles pictogram aan de bovenkant opnieuw en klik op de “Selecteer alle gesprekken” link bovenaan.

Klik op het prullenbakpictogram om ze allemaal te verwijderen.

Herhaal hetzelfde proces op het tabblad Promoties. Tegen de tijd dat je klaar bent met het verwijderen van al deze, heb je je inbox waarschijnlijk al een paar duizend geknipt.

En je wordt alleen maar opgewarmd.

Maak een back-up en verwijder gelabelde e-mails

Jaren geleden maakte ik vroeger deel uit van een team dat online onderzoeken uitvoerde. In de tijd dat ik er was, verzamelde ik een paar duizend e-mails - allemaal met een speciaal Gmail-label toegepast. Hoe je je Gmail-postvak op Sorteer op afzender, onderwerp en label Hoe kan je je Gmail-postvak op sorteren op afzender, onderwerp en label? t dingen vinden in je rommelige Gmail-inbox? We laten u de vijf beste manieren zien om uw e-mails te sorteren. Leer deze tweaks en je zult alles kunnen vinden! Lees meer over het inkomende, gekoppelde e-mailadres.

Het adres is in 2015 gesloten, maar ik heb nooit de moeite genomen om al deze e-mails te verwijderen.

Je hebt waarschijnlijk al jaren geleden allerlei labels gemaakt. Misschien heb je het proces zelfs geautomatiseerd met filters voor inkomende e-mails. Al die e-mails zitten gewoon daar en verspillen ruimte.

Je kunt gelabelde e-mails niet zomaar in bulk verwijderen, omdat je ze met een reden hebt gelabeld. Misschien bevatten ze jarenlang onderzoek, of zijn ze een historisch archief van wat je hebt gedaan dat je gewoon niet wilt verliezen.

Back-up van belangrijke gelabelde e-mails

Gelukkig is het heel eenvoudig om al die e-mails bulksgewijs te back-uppen met de account-exportfunctie van Google.

Google biedt een downloadpagina voor elke service in uw Google-account.

Klik op Archieven beheren link en klik vervolgens op Maak een nieuw archief.

Blader omlaag naar uw lijst met accounts en klik op Selecteer Geen om alle accounts te deselecteren.

Blader vervolgens naar uw Gmail-account en klik op de schakelaar om alleen die service in te schakelen.

Klik op de vervolgkeuzepijl en klik op Selecteer labels.

Ga naar de lijst met labels die u in uw Gmail-account hebt gemaakt en selecteer alle labels waarvan u een volledige back-up wilt maken.

Onder de lijst kunt u de gecomprimeerde bestandsindeling en de maximale archiefgrootte selecteren.

Klik ten slotte op Archief maken knop.

Google stuurt je een e-mail dat het is begonnen met het nemen van je archief. Het kan een paar uur of zelfs een dag duren, maar uiteindelijk ontvang je een e-mail wanneer het archief klaar is om te downloaden. De downloadlink staat in het e-mailbericht.

Nadat u uw e-mailarchief eenmaal ergens heeft gedownload en opgeslagen, bent u klaar om gelabelde e-mails te wissen.

Verwijder gelabelde e-mails en labels

Terug in je Gmail-inbox, klik je op elk label zodat de e-mails worden weergegeven en selecteer je Allemaal uit de selectielijst.

Onthoud om selecteer alle gesprekken zoals je eerder deed.

Klik op het prullenbakpictogram om al deze e-mails te verwijderen.

Als je geluk hebt, kom je labels tegen met duizenden e-mails die je uit je inbox kunt verwijderen nu je een back-up hebt.

Als je alle e-mails hebt opgeruimd, vergeet dan niet al die oude labels te verwijderen. Klik op de vervolgkeuzelijst aan de rechterkant van de labelnaam en kies Label verwijderen van de lijst.

Op dit moment zou je de grootte van je inbox al flink moeten verkleinen. Maar laten we niet tegenhouden. We hebben nog een paar trucjes voor de boeg.

Oude e-mails verwijderen

Als je tienduizenden e-mails hebt, is de kans behoorlijk groot dat zelfs de e-mails die vier of vijf jaar geleden belangrijk waren niet erg belangrijk meer zijn.

Dit is het moment om echt diep en schoon huis te graven. Laten we die zeer oude e-mails verwijderen.

Om dit te doen, typt u gewoon “older_than: 2y” in het zoekveld van Gmail. Je kunt elke gewenste tijdslimiet instellen door 2 te veranderen in het aantal jaren dat je e-mail wilt bewaren.

Onthoud gewoon dat welk volume e-mails je ook hebt “houden”, je zult op het einde moeten doorgaan om de echt belangrijke eruit te halen. Dus maak dit tijdschema zo klein als je maar prettig vindt.

kiezen Allemaal e-mails en selecteer alle gesprekken, klik vervolgens op het pictogram Prullenbak, net zoals je altijd al hebt gedaan.

Daarna zou uw e-mail inbox van tienduizenden de single duizenden op dit punt binnen moeten gaan.

Op dit moment is het tijd om een ​​iets selectievere benadering te kiezen om de resterende puinhoop op te ruimen.

Schoonmaken, sorteren en organiseren

Ten eerste, bedenk dat elke e-mail die je na een paar weken geleden nog niet echt hebt geopend, je waarschijnlijk nooit meer zult openen.

Je kunt deze snel opruimen door te zoeken naar alle ongelezen e-mails ouder dan tien dagen.

Typ in het zoekveld “is: ongelezen oud_dan: 10d”.

Selecteer en verwijder alle vermelde e-mails.

Een andere manier om de resterende lijst met e-mails nog verder in te korten, is door te zoeken naar typische spam- of promotionele onderwerpregels. U kunt dit doen door zoekopdrachten zoals te typen “onderwerp: deal”, “onderwerp: weggeefactie” of “onderwerp: laatste kans”.

Elke zoekopdracht zou meer dan 100 e-mails tegelijk moeten opleveren. Blijf ze gewoon wegvegen.

Sluit je inbox af

Op dit punt moet uw berg van tienduizenden e-mails worden verkleind tot een veel hanteerbaarder formaat. U hebt uw postvak IN nu geconcentreerd om voornamelijk e-mails te e-mailen die belangrijk voor u zijn en die u mogelijk wilt behouden.

Blader vervolgens door de resterende e-mails. Wanneer u belangrijke e-mails opmerkt die u wilt behouden, sleept u ze naar de labels die u voor hen hebt gemaakt (of maakt u nieuwe labels als ze nog niet bestaan).

Dit klinkt als een klus, maar het visueel scannen van een pagina met e-mails tegelijk zou maar een paar moeten zijn die je eigenlijk wilt behouden. Vervolgens kunt u alle e-mails op die pagina selecteren en ze allemaal verwijderen. Hiermee worden een vijftigtal e-mails op hetzelfde moment gewist.

Onthoud dat wanneer u een herhaalde afzender ziet verschijnen, u de e-mail opent en op de vervolgkeuzepijl naast de antwoordknop klikt. Klik in deze lijst “Filter berichten zoals deze”.

Selecteer vervolgens alles en verwijder de lijst met overeenkomende e-mails die worden weergegeven.

Door grote blokken e-mails te labelen, te filteren en te verwijderen, beschik je in no-time over die lijst met iets meer dan 1.000 e-mails tot die wonderbaarlijke inbox-nul..

Het is een enorm gevoel om dat te zien “leeg” notitie in de inbox, vooral als je jaren bent geweest zonder het te zien!

Laat het beest niet groeien

Nu je de tijd hebt genomen om eindelijk dat gigantische beest van een inbox weer onder controle te krijgen, is het belangrijk om te voorkomen dat het weer te groot wordt. De beste manier om dat te doen, is door alle functies te bestuderen die Gmail beschikbaar heeft om dingen georganiseerd en gestroomlijnd te houden.

U kunt meer over die functies leren in onze Power User Guide to Gmail De Power User Guide to Gmail De Power User Guide to Gmail Deze gratis Gmail-gids is voor diegenen onder u die Gmail al als een e-mailclient gebruiken en maximaal willen profiteren van haar veel productiviteitseigenschappen. Lees Meer en ondervind nooit opnieuw dit proces te doorlopen.

Afbeelding tegoed: Nomadsoul1 / Depositphotos

Meer informatie over: e-mailtips, Gmail, Google Inbox, Inbox nul.