Hoe u ervoor kunt zorgen dat uw e-mailhandtekening geen verkeerde indruk geeft

Zeggen vaarwel is zo moeilijk om te doen, is het niet? Het is ongemakkelijk en soms is het ongemakkelijk. Nou, er zijn misschien geen instructies voor die situaties, maar we kunnen in elk geval een aantal instructies geven voor hoe je gedag kunt zeggen in een e-mail zonder je ongemakkelijk te voelen.

Een e-mailhandtekening die u ook kunt gebruiken voor de kracht van e-mailhandtekeningen die u ook kunt gebruiken voor de kracht van e-mailhandtekeningen Een handtekening vertelt u iets over een persoonlijkheid. Net zoals twee mensen nauwelijks hetzelfde schrijven, ondertekenen ze ook anders. Zo ontstond de 'wetenschap' van Graphology. Maar het digitale tijdperk en de e-mail ... Lees meer is voor alle doeleinden, uw “Vaarwel”. Het is niet of je iemand knuffelt of een handdruk geeft. Het is niet of u hen alleen uw naam geeft, of ze uw visitekaartje verstrekt met al uw contactgegevens inbegrepen. Het is hoe je indruk maakt. Of niet.

In dit artikel deel ik de vijf belangrijkste lessen die ik heb geleerd in de paar decennia dat ik met mensen op internet heb gecommuniceerd. Interessant genoeg zijn de dilemma's rond e-mailhandtekeningen al aanwezig sinds die vroege e-mailberichten in de zestiger jaren via BitNet en FidoNet of zelfs het CTSS-mailsysteem van MIT werden verzonden, maar ik dwaal af.

E-mail is al heel lang bij ons. Dus hoe krijg je het goed? Hoe meld je je af zonder eruit te zien als een snob, maar ook om voldoende informatie te bieden, zodat mensen weten wie en wat je bent? Laten we beginnen. Tegen de tijd dat we klaar zijn, heb je een redelijk goed idee wat je wilt doen met je eigen e-mailhandtekening.

Wat een e-mailhandtekening verondersteld wordt te doen

Tegenwoordig, tijdens het e-mailen van mensen, heb ik er 3 verschillende “levels” van e-mailhandtekening. Waarom? Welnu, er zijn drie niveaus van relaties: van een korte notitie tot een vriend, helemaal tot een formeel zakelijk e-mailbericht aan een bedrijf. Drie variaties zijn eigenlijk alles wat u nodig heeft, en het doel hiervan zou de volgende moeten zijn:

1. Een snelle glimlach - Deze signature-versie gaat op snelle e-mails naar vrienden of collega's die u voortdurend, meerdere keren per dag e-mailt.

2. Glimlach en een handdruk - Deze signature-versie genereert langere e-mails naar collega's, waar uw e-mail net iets formeler moet zijn.

3. Een vaste handdruk en een visitekaartje - Dit is voor die momenten waarop u een formele bedrijfsgerelateerde e-mail moet schrijven en uw titel en al uw contactgegevens moet opgeven.

Er zijn ongeschreven regels voor elk van deze typen e-mailhandtekeningen. Breek ze en het zal niet het einde van de wereld zijn. Als u echter een bijzonder goede indruk wilt maken, wilt u misschien een paar van deze tips opvolgen voor elk type e-mail dat u verzendt.

De Quick Smile-handtekening

U hebt niet altijd een e-mailhandtekening nodig. Je hebt tenminste niet altijd een formele nodig. Dit is net als wanneer je door een collega in de gang loopt. Je ziet ze meerdere keren per dag. U bezoekt dezelfde vergaderingen. Moet je ze echt met een handdruk in de gang begroeten? Nee; meestal is het snel “Hé Fred” en een glimlach, of helemaal niets. Wanneer u snel een collega een e-mail stuurt om advies of fooi te vragen, heeft u misschien helemaal geen handtekening nodig. Als u de behoefte voelt om uit te tekenen, kunt u mijn aanpak kiezen, alleen uw naam voorafgegaan door een streepje. Geen behoefte aan bloemrijke citaten of uitgebreide titels. De persoon weet wie je bent, wat je bent, en alles buiten je naam zou ongemakkelijk zijn. Beschouw het als een basisgesprek door de waterkoeler, die je meestal gewoon eindigt met zoiets “goed, vang je later op!” en een snelle golf. Er is niets meer nodig.

Glimlach en een handdruk

Het andere type handtekening is een soort van hybride tussen formeel en informeel. Dit is moeilijk om goed te krijgen. Dit kunnen collega's zijn die u wilt e-mailen met semi-formele zakelijke verzoeken, maar u wilt niet dat ze denken dat u het tegenkomt als een stijve. Ze moeten het belang van de e-mail waarderen, maar je wilt niet dat ze zich afvragen of je nog steeds vrienden bent. Dit is waar de zeer subtiele handtekening in het spel komt. Deze zijn meestal kleiner en bijna onmerkbaar in de voettekst van de e-mail zelf. Een van de beste benaderingen hiervoor is een handtekening die ik de “oneliner”.

In deze versie is alle informatie onderverdeeld met een “|” karakter. Dit kan zo simpel zijn als een adres of e-mail, telefoonnummers, mobiele nummers of wat dan ook. Het moet kort zijn, slechts een klein beetje noodzakelijke informatie bevatten, en dat is alles. Ik heb zelfs gezien dat sommige mensen deze handtekening maken in een lettertype dat vager is dan de rest van de e-mail - misschien in het grijs. Een andere benadering die ik heb opgemerkt, is een heel korte tweelaags. Kortom, een naam en een contactvorm die een enkel telefoonnummer of een e-mailadres kan zijn.
Vanzelfsprekend is dit voor ontvangers die al weten wie je bent, met welk bedrijf je werkt en je stuurt ze gewoon een van de vele e-mails over correspondentie. Het biedt de “voelen” van een vriendelijke e-mail, maar als de persoon contact met u moet opnemen en mogelijk uw nummer niet bijhoudt in hun Rolodex (gebruiken mensen die nog steeds ...?), dan zijn er uw contactgegevens aan de voet van de e-mail, direct binnen handbereik.

Een formele handdruk

Natuurlijk zijn er momenten waarop u iemand buiten het bedrijf e-mailt, of misschien stuurt u iemand binnen het bedrijf een e-mail over iets dat officieel vereist dat het gesprek formeel is. Het is net alsof je een formele outfit draagt ​​tijdens het bijwonen van een prijsuitreiking voor je collega's. Voordat ik bedenk wat je in deze gevallen zou moeten doen, is het educatiever om te bedekken wat je niet eerst moet doen. Ja, u moet contactgegevens opgeven, zoals uw bedrijfsnaam, website en e-mailadres, maar u hoeft dit niet te overdrijven. Is er echt behoefte aan vier verschillende telefoonnummers, waaronder een faxapparaat??

Nee, geef voldoende contactgegevens zodat er verschillende manieren zijn om contact met u op te nemen - e-mail, telefoon of misschien zelfs via een website - maar laat u niet meeslepen. Als u een lijst met telefoonnummers opgeeft, ziet het eruit alsof u zo mobiel bent dat u nooit op kantoor bent en te moeilijk om contact op te nemen.

Een andere veelgemaakte fout komt over als een zelfpromotor. Mensen zoals deze zullen hun e-mailhandtekeningen met hun sociale netwerkaccounts overbelasten tot het punt dat de handtekening meer dan 10 regels lang is en gevuld met meestal zelfmarketing.

Een andere manier om een ​​vreselijke indruk te maken, is door allerlei funky kleuren en lettertypen in uw e-mailadres te gebruiken. Het is moeilijk om zoiets uit te trekken, omdat de kleuren moeten overeenkomen en de lettertypen er goed uit moeten zien. Helaas hebben veel mensen geen idee hoe ze kleuren moeten matchen, en hun e-mailhandtekening ziet eruit als iets uit een Willy Wonka-fabriek..

Dit soort clownesignatuur is onprofessioneel en iedereen naar wie je het stuurt, denkt dat je geen idee hebt wat je doet, ongeacht in welk veld je zit. Vermijd dus extravagante kleuren. Hou het simpel.

Wat je goed kunt doen

Dus hoe ziet een goede formele handtekening voor e-mail eruit als u een goede indruk wilt maken? Ga met de vereiste basisinformatie, houd de opmaak en stijl eenvoudig, en overdrijf het niet met informatie.

Hier is een voorbeeld. Deze bevat 4 regels: naam, bedrijf, telefoonnummer en e-mailadres. Dat is het.

Deze persoon heeft alleen platte tekst gebruikt en door deze tot slechts vier regels te houden, komt hij elegant en professioneel over.

Met mijn eigen adres ga ik een beetje verder in het behouden van de handtekening bescheiden door cursief te gebruiken en het donker grijs te maken. Door het een schaduw lichter te houden dan de e-mailtekst zelf, weet de ontvanger dat u uw eigen informatie als secundair aan het bericht zelf beschouwt. Het is een subtiele hint van nederigheid.

Ook mogen titels alleen worden gebruikt als ze relevant zijn voor het gesprek in kwestie. In de meeste correspondentie met betrekking tot mijn eigen website, moeten mensen weten dat ik de eigenaar van de site ben, dus de titel is belangrijk. Alleen voldoende informatie is opgenomen voor snel contact - e-mail en telefoonnummer, dat is alles.

Een ander voorbeeld is de handtekening die ik gebruik voor zowel interne als externe correspondentie van MakeUseOf.

Hier heb ik eigenlijk tussen het gebruik van de titel gezweet of niet. Het is meestal alleen van belang in externe e-mailcommunicatie en is in sommige interne communicaties marginaal belangrijk. Ik ben begonnen met het gebruiken van twee versies - een voor extern en een voor intern - maar ik was het moe om handmatig tussen de twee te schakelen, dat ik besloot om me aan de bovenstaande te houden. Op het risico over te komen als zelf belangrijk, blijft het vaal en secundair. Het maakt ook gebruik van de “|” karakter hierboven vermeld, een klein beetje kleur om de naam van de website te laten opvallen, en ik besloot om vet te zijn en een vijfde regel toe te voegen voor een citaat.

De perfecte e-mailhandtekening bedenken 6 Tips om meer uit handtekeningen te halen in Gmail 6 Tips om meer uit handtekeningen te halen in Gmail Lees meer dat representeert wie u bent, wat u doet en hoe u contact kunt opnemen met een gerust hart, maar als je het goed hebt, voelt het goed wetende dat je je beste beentje voorzet in elke e-mailcorrespondentie die je verstuurt.

Wat zijn uw tips voor een betere e-mailhandtekening 5 Manieren om aangepaste meervoudige handtekeningen te maken op GMail 5 manieren om aangepaste meervoudige handtekeningen in GMail te maken Meer lezen? Welke dingen vind je leuk of niet leuk aan andere handtekeningen die je hebt gezien? Deel uw mening in de commentarensectie hieronder!

Image Credit: Business Couple via Shutterstock

Ontdek meer over: E-mailtips.