Delen:
Beheer uw bedrijf voor betere resultaten met Intellinote
Intellinote is een alles-in-één hulpmiddel voor projectbeheer, samenwerking en organisatie Intellinote: zet uw taken, bestanden, berichten en online vergaderingen op één plek Intellinote: zet uw taken, bestanden, berichten en online vergaderingen op één plek Intellinote maakt het eenvoudiger om beheren, samenwerken en beter communiceren met uw team, collega's en klanten met een uitgebreide mix van bestandsdeling, organisatie en realtime video- en tekstchats. Lees meer voor bedrijven, eigenaren, managers en professionals. Het kan worden gebruikt om de productiviteit te verhogen, de betrokkenheid van medewerkers of klanten te vergroten en tegelijkertijd de operationele kosten te verlagen.
Het platform draait om een systeem van individuele werkplekken die een verticaal niveau van toegankelijkheid bieden aan werknemers, teamleden en zelfs klanten die toegang nodig hebben, zonder een afleiding te zijn voor diegenen die dat niet doen.
Hoewel Intellinote vrij eenvoudig is om operationeel te worden, vertrouwt een effectief gebruik van een platform erop dat het precies weet hoe het het beste kan worden gebruikt. We hebben enkele real-world gebruiksscenario's bedacht waarbij zakelijke teams en werknemers die regelmatig samenwerken, kunnen profiteren van de aangeboden services..
Beheer uw bedrijf voor betere resultaten met Intellinote
Alles vastleggen (zo ongeveer)
Als samenwerkingsplatform probeert Intellinote meerdere platforms en gefragmenteerde hulpmiddelen te vervangen door één oplossing. Het doet dit met aanpasbare werkruimtes - kant-en-klaar-uit hubs voor Notes-, Discussie- en Taakbeheer. Elke werkruimte kan worden gebruikt om deze items te maken, en er is geen limiet op het aantal werkruimten dat u kunt maken.
Notities, taken en discussies zijn de verzamelmedia voor alles wat relevant is voor uw organisatie. Of u nu wilt delen en samenwerken aan onderzoek, brainstormsessies tussen verschillende afdelingen wilt houden of verschillende taken en rollen wilt toewijzen aan verschillende leden van uw team, Intellinote kan het doen.
Praktische voorbeelden zijn niet moeilijk voor te stellen: in plaats van een e-mail te sturen telkens wanneer u een beleid wijzigt, houdt u gewoon een relevante notitie bij en wijst u leden van uw team hieraan toe. Maak een werkruimte alleen voor uw groepsideeënsessies en plaats de resultaten elke keer op een nieuwe notitie. Gebruik je een whiteboard om ideeën rond een kamer te laten botsen? Maak een foto en plak deze bij de betreffende discussie om ze veilig te bewaren. De lijst is vrijwel eindeloos.
Wanneer u een werkruimte bezoekt, bent u altijd klaar om inhoud toe te voegen met behulp van de “Voeg een snelle notitie toe” gebied, begin gewoon te typen en druk op Enter om uw gedachten vast te leggen. Voor taken of Google Drive-documenten drukt u op de uitnodigende knop Toevoegen.
Veel organisaties gebruiken e-mail voor discussie en vertrouwen nog steeds op extern projectbeheer en organisatietools, wat vaak resulteert in een overmatige afhankelijkheid van e-mail voor het nemen van beslissingen. Hoewel er binnen de meeste organisaties altijd een plaats voor e-mail zal zijn, gedijen veel discussies wanneer ze worden verplaatst naast andere relevante opmerkingen en bijlagen.
Een plek voor alles werk gerelateerd
En dus is het belangrijkste doel van Intellinote om een georganiseerde opslagplaats te zijn van wat het belangrijkst is voor uw organisatie, project of bedrijf. Om echt van het platform te profiteren, zou u het moeten gebruiken om op te slaan absoluut alles - en werkplekken zijn de sleutel om alles netjes en georganiseerd te houden.
De Persoonlijke werkruimte biedt zelfs leden van je team een plaats om hun eigen notities en taken te maken die de werkruimten van andere leden niet over het hoofd zien en die privé zijn voor die gebruiker. Dergelijk materiaal heeft de neiging om in persoonlijke Evernote-accounts of notitie-apps voor iPad te eindigen, in plaats van op een plek die relevant is voor het project of het bedrijf zelf. Met Intellinote kan elke notitie snel van werkruimte naar werkruimte worden verplaatst of door andere leden worden bewerkt.
Als u de werkruimte-aansluiting van een item wilt wijzigen of het item al dan niet door andere leden kan worden bewerkt, selecteert u het item en klikt u vervolgens op de informatieknop, die als een klein item wordt weergegeven “ik“. U kunt vervolgens wijzigen wie wijzigingen kan aanbrengen door de Sta Workspace-leden toe om te bewerken in het vak of klik op de Workspace veld om het artikel elders toe te wijzen.
Bijlagen spelen ook een grote rol in het Intellinote-systeem, waarbij elke notitie gebruikers de mogelijkheid biedt om bestanden van hun computers of Google Drive-accounts te uploaden. Met behulp van de mobiele apps (beschikbaar voor zowel iOS als Android) is het zelfs mogelijk om foto's toe te voegen - of een bestand op uw mobiele apparaat - rechtstreeks van een smartphone of tablet naar een notitie.
Met alles onder één dak, is het verrassend hoe gemakkelijk het is om de hoeveelheid e-mail die je verstuurt te verminderen als je eenvoudig een notitie of opmerking over een taak in de rij kunt wijzigen - elke notitie, taak of discussie heeft zijn eigen commentaar sectie.
Aangehecht zijn is goed
Intellinote hoopt al uw losse bestanden te kunnen absorberen door een zeer attachment-vriendelijke omgeving te bieden voor werkgerelateerde bestanden. Notities, discussies en taken kunnen allemaal meerdere bestanden hebben die aan hen zijn vastgemaakt, evenals opmerkingen over deze items. Wat ooit een heen en weer e-mailuitwisseling over een taak was, wordt een werkgerichte discussie in een productieve omgeving.
Hiermee kunt u interessante dingen doen, zoals herziene versies van producten met klanten rechtstreeks in Intellinote zelf, in een werkruimte die u specifiek voor die klant hebt gemaakt. Daarnaast zijn er nog veel andere mockups die u mogelijk al hebt verdisconteerd, verslagen van discussies, notulen van vergaderingen en opnamen van conference calls die specifiek zijn voor die klant.
Intellinote wordt gefactureerd als repository voor alles wat met het werk te maken heeft, omdat het zo werkt.
Organiseer en deel alles met context
Gmail was de revolutie in e-mail die internet in 2004 nodig had, maar door effectief zoeken en organiseren te combineren met een schijnbaar onbeperkte ruimte voor e-mailberichten, creëerde Google iets waarvan velen van ons nu afhankelijk zijn voor werkgerelateerde taken. Hoe essentieel het ook is, e-mail is niet het ideale platform voor samenwerking, organisatie of projectbeheer. Ondanks de noodzaak van e-mail voor de komende jaren, kunt u de meeste van uw discussies waarschijnlijk verplaatsen naar een meer geschikt en productief platform.
Als u gewend bent aan Gmail of een e-mailaccount van Google Apps, is uw vermogen om uzelf te organiseren beperkt tot het aantal filters dat u heeft en de zoektermen die u gebruikt. Zelfs als je vooral georganiseerd bent en bekwaam in het vinden van wat je zoekt, wordt de e-mailinbox algemeen beschouwd als een zeer ongeorganiseerde ruimte.
Een e-mail die vaak afleidt, kost bedrijven over de hele wereld honderden miljoenen dollars per jaar - of, op een meer persoonlijke noot, uren van uw anders productieve dag - dus er is iets te zeggen over het zoveel mogelijk vermijden van uw inbox. E-mail gebruiken als een go-to voor het delen van ideeën, brainstormen en zelfs communiceren met klanten of leveranciers moet stoppen als u uw tijd wilt besteden aan een beter gebruik.
Uw notities, taken en discussies organiseren
De twee dingen die Intellinote perfect maken voor het organiseren van uw ideeën, taken en ideeën voor samenwerking werkruimten en labels.
Workspaces zijn contextspecifieke hubs en kunnen worden aangepast aan de behoeften die u op dit moment heeft. Dat is een behoorlijk krachtige organisatietool, vooral als elke Note, Task of Discussie in het bijzonder aan één werkruimte is gebonden. Door hun aard vergemakkelijken werkruimten de organisatie door uw inhoud te koppelen aan de relevante context.
Deze items kunnen verticaal worden gedeeld met iedereen in uw organisatie of door gebruikers aan een werkruimte toe te voegen, kunt u ervoor zorgen dat ze al het relevante materiaal bekijken dat daar wordt gedeeld. Dit resulteert ook in een minder rommelige werkruimte voor leden die niet echt alles nodig hebben. En omdat u zoveel werkruimten kunt maken als u nodig heeft, kunnen de contexten enorm variëren.
Creëer workspaces voor hele afdelingen, individuele projecten, klanten of leveranciers en elke willekeurige groepering die je toevallig nodig hebt. Gebruik tijdelijke werkruimten voor jaarlijkse audits die kunnen worden gearchiveerd totdat u ze opnieuw nodig hebt, maar altijd vanaf dezelfde locatie toegankelijk bent.
Op elke werkruimte instellingen pagina, vindt u een optie voor Workspace Group. Dit biedt een hoger niveau van organisatie waarmee u slaperige projecten, voltooide contracten of gearchiveerde werkruimten die u mogelijk niet langer nodig hebt, kunt groeperen. U kunt zoveel groepen maken als u nodig hebt, typ eenvoudig een nieuwe naam in het vak.
Workspaces zijn al behoorlijk georganiseerd, maar met behulp van tags is het mogelijk om content nog beter te filteren. Tags bestaan in workspaces, inclusief de Persoonlijke werkruimte en kunt u verschillende taken, discussies of notities samen groeperen. Tags zijn ontworpen om te ordenen op een persoonlijk niveau, terwijl werkruimten helpen om alles op een veel grotere schaal te organiseren.
Alleen volgen wat u nodig hebt
Intellinote biedt een compleet overzicht van de werkruimten waarvoor u lid bent, met samenvattingen via e-mail en activiteitenoverzichten om recente wijzigingen bij te houden. Er kunnen echter items zijn die u als prioriteit wilt bijhouden en in deze situatie moet u een notitie volgen.
Om een item te volgen, klik (of tik) op de RSS-like Volgen icoon. Notities die je hebt gevolgd verschijnen onder Volgend op in de Unified Workspace.
Gevolgde items worden standaard gefilterd door Notitie, Taak en Discussie. Dit kunnen de belangrijkste items zijn waar u momenteel aan werkt voor werkruimten die u vaak bezoekt, of ze kunnen een andere manier zijn om een notitie, taak of discussie te volgen zonder zich volledig te moeten abonneren op de werkruimte..
Maak Meetings opnieuw nuttig
Dankzij technologie hebben we meer dan ooit vergaderd, dus waarom vinden we dat onze tijd niet goed besteed wordt? Vergaderingen vormen de basis van effectief groepswerk, maar al te vaak worden het frustrerende time-saps die grote delen van je werkdagen in beslag nemen. Dit is nog erger als je bedenkt dat deze evenementen vaak rondes inefficiënte e-mail pingpong bevatten voor en na afloop - het zou je vergeven worden als je nooit meer een nieuwe vergadering zou willen bijwonen.
De sleutel tot het hebben van vlotte vergaderingen is plannen, en dat houdt in dat je nadenkt over wat je eerder kunt doen, tijdens en nadat de vergadering is voltooid. Veel van de ellende die gepaard gaat met vergaderingen is te wijten aan het slechte gebruik van agenda's, minuten - en meestal liggen deze materialen begraven in inboxen in plaats van dat ze gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer je ze nodig hebt.
Het is zelfs mogelijk dat uw vergaderingen inefficiënt zijn en een vertraging in uw werk introduceren - lijsten maken van dingen die gedaan moeten worden in plaats van ze alleen te doen, bijvoorbeeld.
Vergaderingen minder ellendig maken
De directheid van het Intellinote-platform maakt het uitermate geschikt om de manier waarop vergaderingen worden uitgevoerd te veranderen. Als organisator van een vergadering kunt u een discussie maken in de relevante werkruimte die de agenda van de vergadering schetst, die automatisch zichtbaar zal zijn voor leden van de betreffende afdeling.
Een dergelijke agenda moet doelen definiëren zoals items die moeten worden besproken, terwijl je suggesties van je team moet nemen met behulp van het vermogen van Intellinote om op alles te reageren. Als je voorstellen, documenten, afbeeldingen, mockups of andere bestanden hebt om te verspreiden, kun je dit eenvoudig doen door ze aan je notitie te hangen..
Klik op de kleine ik “informatie” knop op een notitie om de zichtbaarheid ervan te wijzigen en andere leden van uw team toe te staan deze ook te bewerken.
Intellinote kan tijdens uw vergadering worden gebruikt om taken rechtstreeks aan uw teamleden te maken en toe te wijzen. In plaats van een lijst met dingen te maken die moeten worden gedaan zodra uw vergadering voorbij is, kunt u uw team onmiddellijk gaan organiseren - maak onmiddelijk nieuwe werkruimten voor uw nieuwe project, begin discussiethreads voor off-topic items die opduiken door nieuwe gesprekken te plaatsen aan relevante afdelingen of gebruik de organisatorische vaardigheden van het platform om snel te verwijzen naar eerdere vergaderagenda's, doelen en notulen.
Minuten zijn een noodzakelijk kwaad dat zelfs audio- of video-opnames niet kunnen vervangen. Terwijl het typen van uw minuten rechtstreeks in Intellinote het proces niet aangenamer zal maken, is het vermogen om de vruchten van uw collaboratieve werk direct te delen met de relevante groep mensen onbetaalbaar. Zelfs als u de vergadering niet leidt, maar bij Intellinote Persoonlijke werkruimte biedt u een gerichte, werkgerichte locatie voor uw eigen aantekeningen.
En als u eenmaal uw vergadering heeft gehouden, maakt Intellinote het gemakkelijk om uw taken die u hebt toegewezen (of toegewezen), vragen die zijn gesteld, niet-topic discussies die elders zijn verplaatst en een datum en tijd voor uw volgende teamvergadering op te stellen, op te volgen..
Remote Teams? Houd ze in de gaten
Met Intellinote is het mogelijk om verbonden te blijven, of het nu voor zakelijke reizen is of om contact te houden met werknemers die zich regelmatig voor een bepaalde periode niet op kantoor bevinden. Het kan ook overweg met teams die volledig uit permanente telewerkers bestaan verspreid over de hele wereld, die je nog nooit van aangezicht tot aangezicht hebt ontmoet.
Telewerken kan eenzaam werk zijn, maar als je deel uitmaakt van een team kan het nog erger zijn; er is een reëel gevaar om je vervreemd en ongebruikelijk te voelen terwijl de voortgang voortgaat tijdens je afwezigheid. Terwijl e-mail een manier is om contact te houden met collega's, zal het u waarschijnlijk niet het gevoel geven dat u een vinger aan de pols hebt. Het is ook een ongelooflijk inefficiënt en afleidend medium.
Managers en andere kantoorpersoneel moeten ook contact houden met telewerkers. Het internet heeft veel beperkingen en inderdaad grenzen verwijderd, maar tegelijkertijd obstakels geïntroduceerd die overwonnen moeten worden - zoals het organiseren van een team, samenwerken aan projecten, het bespreken van ideeën, het toewijzen van taken en de ontelbare andere dingen die Intellinote u kan bieden met.
Het belang van verbonden voelen
Naast een werkgericht platform dat is ontworpen met het oog op samenwerking, is Intellinote toegankelijk vanuit elke webbrowser en op de meeste mobiele apparaten. Contact houden kan betekenen dat u elke beschikbare webbrowser gebruikt of een app start op uw iPhone, iPad of Android-apparaat.
De Unified Workspace brengt relevante items uit andere werkruimten onder de aandacht van werknemers, waardoor het gemakkelijk wordt “inhalen” of blijf op de hoogte van de ontwikkelingen tijdens het reizen. Taken worden weggeschreven onder de taken die je moet voltooien en de taken die je hebt ingesteld, en elke werkruimte heeft er een Huis scherm dat een nuttig overzicht biedt van recente wijzigingen, toevoegingen, opmerkingen en andere activiteiten.
Terwijl u normaal gesproken overspoeld wordt met e-mail voor elk klein verzoek, elke taak of vraag terwijl u niet op kantoor bent, biedt Intellinote context-aware knooppunten voor werkgerelateerde taken. Dit is niet alleen de stroom van e-mail, het richt medewerkers en bevat discussies. De Unified Workspace consolideert deze discussies in één gebied, zodat u tijd kunt besteden aan communicatie met uw team zonder e-mail te gebruiken.
Werknemers op afstand zullen ook de mogelijkheid vinden om individuele Notes, Taken of Discussies een speciale gunst te geven terwijl ze niet op kantoor zijn. De functie stelt gebruikers in staat om specifieke materialen bij de hand te houden zonder te verdrinken in al het andere, waarbij de aandacht wordt gericht waar het moet zijn door afleiding te verwijderen.
Zelfs als een veeleisende reis u in een andere tijdzone brengt dan uw collega's, slaapt Intellinote nooit - een asynchrone manier van werken die tot stand komt door onze eisen van de 21ste eeuw die een 21e-eeuwse oplossing zoals Intellinote vereist om zijn volledige potentieel te bereiken.
Inloggen
Er is een universele iOS-app voor iPhone en iPad, evenals een recent uitgebrachte Android-app die ook gebruik maakt van grotere schermformaten. Beide apps lijken veel op de web-app zelf en u kunt vrijwel alles doen, van een mobiele app die u vanuit een browser kunt gebruiken, met uitzondering van het maken van nieuwe Google Drive-documenten.
Een laatste voordeel voor Intellinote-gebruikers is een volledig browsergebaseerde benadering. Als het erop aan komt, kun je elke laptop, pc of Mac pakken en inloggen via de startpagina van Intellinote, geen software nodig.
Vendor Management vereenvoudigd
Zoals we hebben besproken ad nauseum, e-mail wordt vaak gezien als de ruggengraat van veel organisaties, bedrijven en vergaderingen van productieve geesten. Leveranciers - ook wel bekend als leveranciers, onderaannemers, vrienden of gewoon mensen die je moet achterna over dingen die al hadden moeten gebeuren - hebben de neiging om via deze methode te communiceren.
Het bijhouden van deze discussies, overeenkomsten, deadlines en ondersteunend materiaal met alleen e-mail is moeilijk. Zelfs als u al collaboratieve hulpmiddelen zoals Google Drive gebruikt voor spreadsheets of doeleinden voor het delen van documenten, vinden uw discussies waarschijnlijk elders plaats en gebruikt u waarschijnlijk nog een andere tool om deadlines en taken op te volgen..
Problemen met leveranciers oplossen
Er is een gemakkelijkere manier. Door een werkruimte in te stellen voor degenen die je regelmatig moet achterna zitten, kun je al dit materiaal bevatten en één tool gebruiken om alles te beheren. Het zou niet lang moeten duren voordat derde partijen zich aanpassen aan een nieuwe methode om dingen te doen, en de voordelen vanuit organisatorisch oogpunt zijn enorm.
Als u regelmatig een product bestelt of een service aanvraagt, is het voor beide partijen eenvoudig om openstaande afspraken bij te houden door een taak aan die leverancier toe te wijzen met uw exacte vereisten. In plaats van een beroep te doen op e-mail, bespreek de bestellingen daar op Intellinote met behulp van opmerkingen en er is een permanent overzicht van alle overeenkomsten waar het er het meest toe doet. U kunt uw leveranciers zelfs toestaan taken aan u te maken en toe te wijzen - zodat zij geen toevlucht hoeven te nemen tot versnipperde communicatie en follow-ups.
Als het gaat om het opsporen van deze eerdere afspraken of taken, een bezoek aan de relevante werkruimte of een doorkijkje Taken die ik heb toegewezen in de Unified Workspace maakt het gemakkelijk voor beide partijen.
Bedrijven hebben vaak bestaande afspraken over verantwoordelijkheden, veronderstellingen, lonen of algemene voorwaarden. Notities kunnen worden gebruikt om deze documenten op te slaan in een relevante omgeving voordat ze worden getagd. Discussies met betrekking tot taken of bestanden die aan Notes zijn gekoppeld, worden eindelijk op een logische manier georganiseerd, onder één platform - niet drie of vier.
Gebruik ook sjablonen
Sjablonen vormen een ander onderdeel van Intellinote en maken het gemakkelijk om op de hoogte te blijven van nieuwe werkruimten. In plaats van elke keer een nieuwe werkruimte voor elke nieuwe leverancier in te stellen, neemt u de tijd om een one-size-fits-all werkruimte aan te passen die u vervolgens kunt omzetten in een sjabloon. Opmerkingen die uw verwachtingen, contactgegevens en discussies beschrijven die zijn ontworpen om de bal aan het rollen te krijgen, kunnen allemaal keer op keer worden uitgerold met behulp van deze methode.
U kunt van elke werkruimte een sjabloon maken door deze te bezoeken en op te klikken instellingen en vink vervolgens het vakje gemarkeerd aan Sta het gebruik van deze werkruimte toe als een sjabloon. U kunt vervolgens klikken op de Werkruimte klonen knop die hieronder verschijnt om snel kopieën te maken, en de werkruimte verschijnt ook in de lijst met sjablonen.
Nadat u een werkruimte hebt gemaakt voor een bijzonder bedrijfsproces (zoals het plannen van een evenement), kunt u er een sjabloon van maken, zodat uw medewerkers en teamleden dit eenvoudig elke keer kunnen volgen, zonder het wiel opnieuw uit te vinden.
Houd uw klanten dichtbij
Intellinote is geen complete tool voor klantrelaties, maar het kan enkele van de rollen overnemen die gewoonlijk met de praktijk worden geassocieerd. Afhankelijk van uw behoeften en de behoeften van uw klanten, kan het u geld besparen bij het betalen voor een afzonderlijke CRM-oplossing en de alles-in-één-aanpak zorgt ervoor dat de dingen zijn waar u verwacht dat ze zijn en toegankelijk zijn vanaf dezelfde plek.
Net zoals leveranciersmanagement belangrijk is voor een bedrijf dat producten of diensten consumeert, is het onderhouden van een goede relatie met uw klanten belangrijk en de sleutel hiervoor is vaak duidelijke communicatie. Het is belangrijk om op tijd te zijn met uw antwoorden, dus het is van vitaal belang om uzelf te kunnen organiseren.
Discussies zijn een geweldige manier om te communiceren. Ze ondersteunen niet alleen bijlagen en opmaak, net als goede oude e-mail, maar ze zijn gekoppeld aan relevante werkruimten en niet verspreid over inboxen. Er is zelfs een gebied met de naam Mijn discussies op de Unified Workspace waarmee je eenvoudig door kunt gaan met lopende gesprekken.
Als u op deze manier Intellinote gebruikt, heeft uw klant een “thuisbasis” voor wat het ook is dat u hen levert, waardoor ze hopelijk de tools krijgen die ze nodig hebben om het project nog steeds dichtbij te houden. Tegelijkertijd krijgt u volledige controle over de omgeving en interacties van uw klant, zodat u snel dingen onder hun aandacht kunt brengen door Notes te maken, bestanden te delen, toe te wijzen u taken of gewoon een nieuwe discussiethread starten.
Machtigen van uw klanten
Het maken van werkruimten voor elk van uw klanten is niet moeilijk als u de tijd neemt om een nieuw sjabloon te configureren, waarna het slechts een paar klikken kost. Voor uw klanten is het proces net zo eenvoudig; het duurt niet lang om u aan te melden voor een Intellinote-account.
Als u echt wilt profiteren van alles wat Intellinote te bieden heeft, moedig uw klanten aan om taken toe te wijzen. Laat ze de vervaldatums bepalen, schrijf volledige beschrijvingen, voeg ondersteunende bestanden toe als bijlage en gebruik de opmerkingen om het item te bespreken. Nadat de taak is toegewezen, kunnen beide partijen de voortgang bijhouden.
De Taken die aan mij zijn toegewezen en Taken die ik heb toegewezen secties van de Unified Workspace het voor individuen gemakkelijk maken om gelijke tred te houden met taken, ongeacht de werkruimte, handig voor het omgaan met meerdere klanten, drukke tijden van het jaar of een inhaalslag onderweg.
Uiteraard werkt dit systeem in beide richtingen, en als u aanvullende informatie, betaling of iets anders van een klant of klant nodig heeft, maakt u eenvoudigweg een nieuwe taak en wijst u deze toe aan de betreffende persoon. Alles is waar het moet zijn - in de client (of project) werkruimte.
Houd uw concurrenten dichterbij
Het is voor elk bedrijf onmogelijk om te weten wat de concurrentie te allen tijde doet, maar het is zeker mogelijk om een beeld op te bouwen van wat ze hebben. nu al bereikt. Door uw bedrijfsstrategie te ontwikkelen als antwoord op wat uw concurrenten doen, blijft u fris en innovatief, wat u ook doet. Intellinote is klaar voor de taak.
Het volgen van de aanwezigheid van de concurrentie is een manier om bij te blijven. Elke vermelding die u op blogs, in reclamemateriaal of op sociale media ziet, kan worden vastgelegd op een notitie die u bij dat specifieke bedrijf, groep of individu bewaart. Het delen van deze notitie of het toevoegen van leden van uw team aan de werkruimte maakt dit een groepsinspanning. U kunt zelfs Google Alerts instellen en e-mail met betrekking tot concurrenten rechtstreeks doorsturen naar Intellinote.
Een e-mail doorsturen naar uw Intellinote-account. stuur gewoon een e-mail naar [email protected] vanaf uw geregistreerde Intellinote-adres en uw notitie wordt opgeslagen in de Mijn notities gedeelte van uw Persoonlijke werkruimte. #Tag of @ opnemen”Workspace” in de onderwerpregel voor organisatorische doeleinden. En, als u toevoegt “+taak” naar de onderwerpregel, wordt uw notitie een taak binnen Intellinote.
Met deze informatie die naar Intellinote wordt geleid, kunt u beginnen met het taggen van notities om ze per bedrijf te ordenen, naar Taken om te zetten en ze aan uw teamleden toe te wijzen om discussies te volgen en te starten om antwoorden te formuleren. De mogelijkheid om items tussen Notes en Taken te converteren, toe te wijzen aan verschillende teamleden en op een zodanige manier samen te werken aan marktonderzoek, helpt u een compleet beeld van de concurrentie op te bouwen..
Competitie is goed
Elk bedrijf moet reageren op concurrentie. Niet alleen stimuleert dit innovatie, het zorgt er ook voor dat een directe klantgerichtheid een belangrijk aandachtspunt blijft in uw bedrijfsstrategie. Als u een concurrent verliest, kunt u uw reactie volgen en beheren in een notitie en moeiteloos opvolgen met behulp van taken toegewezen aan teamleden.
Discussies die worden gebruikt om antwoorden op concurrerende campagnes te formuleren, kunnen handig zijn als verwijzingen wanneer u zich de volgende keer moet aanpassen. Nieuwe teamleden kunnen direct toegang krijgen tot een schat aan kennis over de mensen waarmee ze zullen concurreren, en als bedrijf bekijk je actief de concurrentie en bouw je een steeds gedetailleerder beeld op.
Stel je voor dat je dit in een loop van jaren hebt gedaan. U zou niet alleen een lijst met de strategieën van uw concurrenten gedurende een bepaalde periode hebben, maar ook een levend beeld van hoe u als bedrijf reageert op dergelijke bedreigingen. Toegang hebben tot dit materiaal maakt het gemakkelijk om kritiek te leveren op uw bredere strategie, een beroep te doen op succesvolle beslissingen uit het verleden of beter nog, vermijd tweemaal dezelfde fouten te maken.
Effectief delegeren
Het is hoogst onwaarschijnlijk dat elk lid van uw organisatie alle concurrentiepijlen zal kunnen bijhouden, maar u zult waarschijnlijk de betrokkenheid hoog houden. Door iedereen uit te nodigen om een bijdrage te leveren aan de werkruimte, is het gemakkelijk voor iedereen om campagnes, vermeldingen of promoties op te schrijven.
Dit kan enorm voordelig zijn voor uw organisatie, maar u kunt verder gaan. Door bepaalde bedrijven of interessegebieden aan individuen te delegeren, kunnen ze de Follow-tool gebruiken om op de hoogte te blijven van deze prioriteitsitems en toch bijdragen aan het grotere geheel. Items verschijnen in hun Unified Workspace onder Volgend op, terwijl het ook wordt opgenomen in e-mailsamenvattingen.
Gevoel voor Google Drive
Google Drive (voorheen Docs) biedt een hele reeks realtime samenwerkingshulpmiddelen voor tekstverwerking, archivering, gegevensverwerking, presentaties en nog veel meer. De aantrekkingskracht van een betaalbare en bewezen productiviteitsoplossing is begrijpelijk vanuit het perspectief van een groep of bedrijf, maar dat betekent ook dat Google Drive een extra platform is waarmee u te maken krijgt.
De voordelen van een van de meest trotse prestaties van Google wegen vaak zwaarder dan de negatieven, maar de frustraties zijn er nog steeds: een systeem van organisatie dat vertrouwt op mappen, opmerkingen die in de rij verschijnen en moeilijk te volgen zijn en het overweldigende gevoel van fragmentatie als u voeg een ander product toe aan uw suite met bedrijfstools.
Het koppelen van deze documenten aan relevante teamleden en afdeling omvat vaak het delen van URL's, “U heeft toestemming nodig om dit item te openen” fouten en gesprekken die plaatsvinden binnen een document dat moeilijk te volgen is en nog moeilijker om op te volgen. Intellinote is de contextuele lijm die wordt gebruikt om uw Google Drive-documenten aan hun relevante context te houden.
Het probleem met de Google Drive oplossen
Intellinote biedt eenvoudig een contextgebaseerde gebruikersinterface voor uw Google Drive-inhoud, waarbij uw samenwerkingsdocumenten naast bestaande notities, taken en discussies worden georganiseerd. U hoeft Google Drive niet meer te bezoeken, omdat uw documenten in de relevante werkruimten worden weergegeven, wat betekent dat u niet hoeft te doen met het rommelige mappenstelsel van Google..
Google Drive veroorzaakt ook problemen voor gebruikers met betrekking tot meerdere accounts: tenzij u een browser met meerdere profielen gebruikt, moet u telkens van account wisselen wanneer u een document wilt openen. Als u Intellinote echter aansluit op uw “werk” account kunt u er toegang toe krijgen tot uw bedrijfsdocumenten zonder voortdurend uitloggen bij uw persoonlijke Google Drive.
Verplaats discussies buiten de documenten en naar de werkruimte, waardoor ze direct doorzoekbaar zijn en altijd beschikbaar zijn vanaf één locatie. Maak nieuwe versies van ideeën door bestanden te downloaden en bij te voegen, problemen met toestemmingen of dubbele bestandsproblemen te overwinnen.
De inhoud van uw Google Drive-documenten biedt een goede context, met taken en aantekeningen bij het ondersteunen van documenten of relevante informatie die naast uw Google-spreadsheets en presentaties staat. Discussies nemen de in-line opmerkingen over, waardoor het voor organisatieleden gemakkelijk is om gedachten vanuit de relevante werkruimte te delen.
Ten slotte, als u te maken hebt met clients die andere typen bestanden gebruiken, zoals .DOCX en .PDF, maakt Intellinote het mogelijk om deze bronnen bij te houden in de vorm van bijlagen bij Notes of opmerkingen, naast uw eigen Google-documenten. Intellinote is ontworpen om alles bij elkaar te houden, op één plek.
Ga aan het werk!
Hoewel het voor geen enkel product onmogelijk is om overal goed in te zijn, is Intellinote ontworpen om eenvoudig te zijn. Dat betekent dat het flexibel is en kan worden aangepast voor gebruik in allerlei situaties. Door een eenvoudig systeem van Notes, Taken en Discussies vast te leggen aan multifunctionele werkruimtes, is het mogelijk alles te organiseren; van hele afdelingen tot afzonderlijke evenementen.
Het trucje van Intellinote is organisatie, wat in deze context meer betekent dan alleen maar een paar documenten naar de juiste plek verplaatsen. Probeer uw hele werkgerelateerde discussies uit uw inbox en rechtstreeks naar relevante afdelingen te verplaatsen. Deel bestanden met uw meerderen door ze rechtstreeks te koppelen aan de taak waaraan u bent toegewezen. In plaats van een e-mail te sturen over dat mockup of voorstel, realiseer je je dat het direct reageren op het item zelf een productievere manier van werken is.
Als je dit eenmaal hebt gerealiseerd, lijken de alternatieven niet zo wenselijk. Tijd, focus en geld verliezen door te vertrouwen op het zoekveld van Gmail is niet bepaald een businessplan.
Vrij om te proberen
Of u nu net begint in een kleine startup en uw bedrijf wilt opbouwen min de valkuilen van het vertrouwen op e-mail voor alles, of u bent gewoon aan het uitvinden hoe uw gevestigde organisatie van een dergelijk systeem kan profiteren; je kunt Intellinote gratis (voor altijd) proberen om te zien of het aan jouw vereisten voldoet.
Teams van maximaal vijf kunnen maximaal tien werkruimten met 2 gigabytes aan opslag per gebruiker maken voor het uploaden van bestanden. Deze startersaccounts zijn voor altijd gratis en worden geleverd met volledige ondersteuning voor Google Drive, mobiele toegang en e-mailintegratie. Voor bijzonder kleine startups is Intellinote vrijwel gratis. Professionele prijzen stellen Intellinote voor $ 10 per gebruiker per maand, met 5 GB opslagruimte voor de cloud beschikbaar voor elk lid en de mogelijkheid om een onbeperkt aantal werkruimten te maken.
Wat uw behoeften ook mogen zijn - of het nu om een bedrijf of anderszins gaat - Intellinote stelt zakelijke, technische en creatieve mensen in staat die een krachtige, gezamenlijke oplossing nodig hebben om de klus te klaren.
Meld u vandaag nog aan op Intellinote.net
Afbeeldingscredits: PlaceIt
Ontdek meer over: GTD, organisatiesoftware, takenlijst.