Krijg controle over uw Postvak IN met deze 5 tips voor het beheren van Gmail

Iedereen weet dat het tegenwoordig vrij moeilijk is om te overleven of om je zaken te beheren zonder e-mail. In feite hebben de meeste mensen twee of drie e-mails te beheren, dus zonder een goed handvat van e-mailbeheer kan die drukke inbox vrij snel uit de hand lopen.

Ik weet het, je vraagt ​​jezelf af wat we echt nodig hebben een ander artikel over e-mailbeheer? Ik bedoel, alleen al in 2012 hebben we er veel van gehad, zoals Tina's artikel over het beheren van e-mailintensieve projecten in Gmail beheren en samenwerken aan e-mailintensieve projecten in Gmail With Streak [Chrome] beheren en samenwerken aan e-mailintensieve projecten in Gmail met Streak [Chrome] Streak is een krachtige add-on voor Gmail-projectbeheer voor Chrome. Het wordt geleverd met sjablonen voor veel verschillende soorten projecten, bijvoorbeeld klantenondersteuning of evenementenplanning. In Streak worden projecten pipelines genoemd. U kunt ... Meer lezen en haar e-mail over het importeren en beheren van meerdere accounts Meerdere e-mailaccounts importeren en beheren in Gmail Meerdere e-mailaccounts importeren en beheren in Gmail Het is niet ongebruikelijk om meerdere e-mailaccounts te hebben, maar meerdere accounts te controleren in Gmail. verschillende plaatsen is vervelend. Vandaar dat veel mensen terugkeren naar een desktop e-mailclient zoals Thunderbird of Outlook om al hun ... Lees meer te beheren. Yaara behandelde de nieuwe Compose-functie van Gmail Too Many Clicks? Volg deze tips om tijd te besparen met de nieuwe compositie van Gmail te veel klikken? Volg deze tips om tijd te besparen met de nieuwe compositie van Gmail In een recente peiling die we hier bij MakeUseOf hielden, ontdekten we dat meer dan 75% van u al de nieuwe compositie van Gmail gebruikt. Door de commentaren van die peiling te lezen, heb ik ook begrepen dat terwijl velen van jullie ... Lees meer, Aaron besprak hoe je je e-mail kunt laten opvallen Hoe maak je je e-mailbericht opvalt in een rommelige inbox Hoe maak je je e-mailbericht standaard? Uit in een rommelige inbox Heb je ooit een e-mail verzonden waarvan je vond dat die belangrijk was om pas een paar dagen later te worden beantwoord, of erger vergeten? Toegegeven, soms heb je er geen controle over, maar er zijn dingen die je kunt doen ... Lees meer in iemand anders is rommelige e-mail box, en onlangs Yaara bedekt ingeblikte reacties E-mail sneller en beter met standaardantwoorden E-mail sneller en beter met standaardantwoorden Heb je geen tijd om lunch te koken? Geen probleem, pak een blikje. Heeft u campingchow nodig die niet slecht zal gaan? Gemakkelijk, haal wat blikvoer. Moe van het typen van dezelfde e-mailantwoorden? Probeer ingeblikte e-mails! Denk na ... Lees meer. Zijn we nog niet klaar??

Nou, de waarheid is dat een van de meest voorkomende problemen die mensen hebben is dat ondanks al hun beste inspanningen, ondanks alle coolste plug-ins en creatieve mappen die ze maken om e-mails te houden, de inbox onherroepelijk weer vol raakt.

De reden hiervoor is dat, ongeacht hoe vaak je je inbox probeert te organiseren, je het systeem handmatig kunt instellen. Als je afhankelijk bent van jezelf om te onthouden dat je de tijd moet nemen om je inbox af en toe te beheren, zal het nooit gebeurt.

In plaats daarvan is het het beste om de organisatie van uw inbox volledig te automatiseren met behulp van de beste tools binnen en buiten Gmail. In dit artikel laat ik je vijf dingen zien die je nu kunt doen om je Gmail-inbox te automatiseren, zodat je je nooit zorgen hoeft te maken dat je door de rommel probeert te graven om die belangrijke e-mails te vinden.

5 Tips voor het beheren van Gmail Inbox

U hoeft de controle op deze manier niet te verliezen. Al die moeite om uw inbox te ordenen in mooie en opgeruimde mappen hoeft geen verspilde moeite te worden in een maand waarin al deze dingen veranderen en uw nieuwe mapsysteem gewoon niet logisch is.

Het mooie van Gmail is dat er een aantal briljante automatiseringshulpmiddelen beschikbaar zijn waarmee je Gmail kunt gebruiken om al het harde werk voor je te doen.

Gebruik filters en labels om organisatie te automatiseren

Dit is iets dat een aantal schrijvers hier op MUO vaak heeft gepredikt. In feite behandelde Craig Gmail-filters 5 Gmail-filters om je postvak IN te prioritiseren en te ordenen 5 Gmail-filters om je Postvak Prioriteiten te rangschikken en te ordenen Welke filters moet elk persoon in zijn arsenaal hebben zodat zijn postvak zo netjes is als de mijne? Ik ben er om u te helpen aan de slag te gaan met het instellen van uw eerste vijf filters of ... Lees meer vrij goed in 2011, maar verder dan eenmaal filteren en sorteren, is het van cruciaal belang filters toe te passen elke keer dat u een nieuwe e-mail ontvangt in uw inbox die niet automatisch werd geleverd bij een van uw bestaande labels.

Laten we een beetje een back-up maken. Laten we zeggen dat uw e-mailbox lijkt een beetje op de mijne. Een verwarde puinhoop van ongewenste e-mail, een paar oude labels die ik jaren geleden heb gemaakt en een verspreide verzameling van belangrijke e-mails. Merk op dat mijn inbox is uitgegroeid tot meer dan 10.000 e-mails? Gek, is het niet?

Dus, laten we beginnen met het werk aan Gmail vertellen wat te doen met die e-mails die elke dag in de Inbox binnenkomen. Door deze stappen te volgen die ik ga behandelen, merk je dat je inbox-aantal e-mails begint te dalen met een paar honderd e-mails tegelijkertijd.

Ten eerste, wanneer u een e-mail ziet in uw Postvak IN die geen label heeft, zoek uit wat u ermee wilt doen. Zijn dit e-mails van een klant die jij bent? hebben om tijdig te reageren? Is het een Google-melding met interessante verhalen die je wilt lezen als je later tijd hebt? Maak voor elk bericht een labelnaam die van toepassing is.

Zodra je je nieuwe label hebt aangemaakt, open je die e-mail en gebruik je de vervolgkeuzelijst rechts om te selecteren “Filter berichten zoals deze“. Hierdoor wordt automatisch de vereiste regel gemaakt die de inkomende e-mail identificeert wanneer de volgende keer wordt binnengekomen - meestal met behulp van de e-mail van de afzender.

U kunt aanvullende regels instellen die in uw geval zinvol zijn. Naast de e-mail van de afzender, kunt u ervoor zorgen dat alleen bepaalde e-mails van die afzender - zoals die met bepaalde onderwerpregels of met e-mails die bepaalde woorden bevatten - worden toegepast met dat label.

Voor elk filter moet u uw Gmail-account vertellen hoe u die inkomende e-mail automatisch organiseert of beheert. In dit geval weet ik dat dit e-mailadres afkomstig is van een bepaalde klant en dat deze e-mails erg belangrijk zijn, dus ik ga ervoor zorgen dat Gmail automatisch een label toepast waarop ik dagelijks die e-mails kan beantwoorden, ongeacht hoeveel rommel is werkelijk in mijn inbox.

Dat komt omdat u gewoon op het label aan de linkerkant van uw Gmail-account kunt klikken en u alleen die e-mails ziet. Geen belangrijke e-mails meer verloren in de stapel ongewenste e-mail en waarschuwingen met een lage prioriteit.

Laat, nog beter dan alleen het toepassen van een label, Gmail vertellen om deze altijd als belangrijk te markeren (zodat de gele vlag ernaast wordt weergegeven) en vergeet niet om af te vinken “Pas ook filter toe” zodat de honderden e-mails die je Inbox vullen, meteen met één klik worden georganiseerd.

Als je al heel lang ongewenste e-mail hebt ontvangen en bent vergeten je af te melden bij deze, dan is het mogelijk dat je honderden of zelfs duizenden e-mails hebt die je inbox vullen en die totaal nutteloos zijn. Wanneer u die tegenkomt, pas dan een filter toe en tik in plaats van een nieuw filter te maken op de zoekknop.

Hiermee worden alle e-mails in uw inbox van die afzender weergegeven. Nu kunt u ze allemaal selecteren en allemaal in bulk verwijderen. Kijk hoe je uitpuilende Inbox snel sneller en sneller verkleint naar nul.

Houd informatie e-mails buiten je inbox

Een ding dat heel gewoon is in mijn Inbox is constant inkomende waarschuwingen of statusupdates van een aantal systemen waarvoor ik me heb aangemeld, zoals Google Alerts voor bepaalde zoektermen of wekelijkse gegevensrapporten van Google Analytics of Google Adsense. Je hoeft ze echt niet te openen en ze altijd te lezen, maar je wilt die informatie wel opslaan.

Om te voorkomen dat die uw inbox verstoren, maakt u een filter en selecteert u voor “Sla de inbox over”, en zorg ervoor dat u een label toepast, zodat u die e-mails snel kunt vinden op een later tijdstip waarop u de tijd heeft om ze te besteden.

Inmiddels zou je je inbox al moeten hebben voor een prachtig beheersbaar aantal e-mails - misschien zelfs nul!

We zijn echter nog niet klaar met het automatiseren van die inbox. De realiteit is dat er nog meer dingen zijn die u kunt doen om belangrijke informatie automatisch te sorteren en te archiveren zonder dat u het ooit zelf hoeft te doen.

Bestandsbijlagen automatisch

Aaron legde beslag op Attachments.me Liberate Your Gmail Inbox Attachments with Attachments.me Liberate Your Gmail Inbox Attachments with Attachments.me Heb je ooit een e-mail ontvangen van je baas, familielid, vriend of een andere connectie met een bijlage erin, en vervolgens opgeslagen die e-mail omdat je later toegang wilde krijgen tot de bijlage? U waarschijnlijk ... Lees meer terug vorig jaar, en naar mijn mening is het absoluut de slimste methode om uw Gmail-box-grootte goed onder controle te houden.

Als u regelmatig rapporten of gegevens ontvangt van mensen die voor u werken, is de kans groot dat ze altijd hetzelfde onderwerp gebruiken wanneer zij u die rapporten sturen (waarschijnlijk omdat ze hun systeem ook hebben geautomatiseerd). U kunt de Attachments.me-service koppelen aan uw Gmail-account zodat deze die bijlagen automatisch kan downloaden naar uw favoriete cloudopslagaccount - zoals Dropbox, Box, Google Drive of SkyDrive.

Zodra je je hebt aangemeld voor de service, wordt deze weergegeven aan de rechterkant van je Gmail-account wanneer je een e-mail opent met een bijlage. U kunt gewoon klikken “Stuur naar uw cloud” om die bijlage naar uw favoriete online opslagdoos te sturen, zonder dat u tijd hoeft te besteden aan het downloaden naar uw pc.

Dit bespaart tijd, maar als u nog meer tijd wilt besparen, automatiseer u het proces! Er wordt een paperclip-pictogram boven aan uw Gmail-scherm weergegeven. Klik erop en kies “Regels voor automatisch archiveren“.

Je kunt nu iets maken dat lijkt op het Gmail-filter dat je tot nu toe hebt toegepast. Ik ontvang bijvoorbeeld wekelijkse Adsense-rapporten van een klant, dus ik heb een map gemaakt voor de Adsense_Files in mijn DropBox-account, en hier stel ik een regel in om e-mails te zoeken van Adsense, met de onderwerpregel van die klant.

Als Attachement.me nu een e-mail ziet die overeenkomt met die regels, wordt het bestand automatisch geüpload naar uw cloudopslagaccount. Dat betekent dat u niet één ding hoeft te doen - u kunt er gerust op zijn dat wanneer u naar die map in uw online opslagaccount gaat, u altijd de nieuwste bestanden daar zult hebben.

Dit zet in feite je Gmail-account om in een geautomatiseerde assistent die informatie ontvangt en alle informatie voor jou sorteert. Het is alsof je een persoonlijke secretaresse hebt, behalve dat je geen voordelen hoeft te betalen.

Inkomende e-mails als taken opslaan

Een van de coolste dingen die Google zou kunnen doen, zou zijn om de mogelijkheid toe te voegen om een ​​filter toe te voegen in Gmail dat automatisch een Google-taak maakt. Helaas is die functie nog niet beschikbaar, maar je kunt in elk geval je Gmail-account inkomende e-mails laten sorteren als taken die je handmatig aan je lijst moet toevoegen.

Ik ontvang bijvoorbeeld voicemails en contactformulier-e-mails van lezers van TopSecretWriters die ik af en toe moet beantwoorden. Ik heb niet altijd de tijd om te antwoorden wanneer ik ze ontvang, maar ik wil later antwoorden.

Om dit te doen, maak ik een filter voor die e-mails zoals getoond aan het begin van dit artikel, en dan maak ik er een nieuw label voor, en nest ik dat label onder een hoofdlabel dat ik heb gemaakt genaamd “TASKS_TO_ADD“.

Als u deze methode gebruikt, wordt uw Gmail-account automatisch dat soort inkomende e-mails opgeslagen waarvan u weet dat er taken aan gekoppeld zijn, onder dat label in uw navigatiebalk.

Dagelijks of wanneer u maar wilt, kunt u naar die mappen gaan, de e-mails bekijken en als u denkt dat de e-mail een verdere actie van uw kant rechtvaardigt, klikt u gewoon op “Meer” vervolgkeuzemenu boven aan uw Gmail-account en klik op “Toevoegen aan taken“.

Dit verzendt automatisch die e-mail als een “taak” in uw Google Tasks-account.

Nogmaals, als je de e-mail automatisch archiveert en verwijdert uit je Inbox, hoeven die soorten e-mails je inbox niet te overladen, maar je weet dat je ze niet zult missen vanwege je dagelijkse ritueel om te beheren “Te doen” items in uw e-mailaccount.

Gebruik standaardantwoorden om het grunt-werk te doen

De laatste tip over hoe u Gmail-automatisering kunt gebruiken om uw werklast te verminderen, is met automatische standaardantwoorden.

In mijn geval wil ik dat Gmail een standaardantwoord verzendt telkens wanneer ik een e-mail ontvang van mijn contactformulier voor Top Secret Writers. Maak gewoon een filter voor die e-mails en selecteer “Stuur ingebed antwoord“.

Natuurlijk moet je al een ingeblikt antwoord hebben gemaakt om te gebruiken, maar je kunt leren om dat te doen in het artikel dat Yaara recent schreef over het onderwerp E-mail sneller en beter met standaardantwoorden E-mail sneller en beter met standaardantwoorden Don ' Heb je tijd om een ​​lunch te koken? Geen probleem, pak een blikje. Heeft u campingchow nodig die niet slecht zal gaan? Gemakkelijk, haal wat blikvoer. Moe van het typen van dezelfde e-mailantwoorden? Probeer ingeblikte e-mails! Denk na ... Lees meer .

Zodra u al deze automatisering in uw Gmail-account hebt ingesteld, hoeft u zich niet zoveel zorgen te maken over het actief beheren van uw Postvak IN. Er is geen betere manier om de controle over je Postvak IN te krijgen dan om al die taken te automatiseren die elke dag zo veel van je tijd kunnen consumeren.

Kent u nog andere coole Gmail-automatiseringstrucs om uw Gmail-inbox onder controle te krijgen? Deel uw eigen tips en trucs in de opmerkingen hieronder.

Image Credit: Robotarbeider via Shutterstock

Ontdek meer over: e-mailtips, Gmail.