De 5 geboden voor het kiezen van de juiste taken-app voor productiviteit

Als ik je een verzameling van 100 koffiebekers heb gegeven en heb gevraagd om ze te organiseren, hoe zou je dat dan doen? Zou het door kleur zijn? Door het beeld op de mok? Door zijn grootte? Verschillende mensen organiseren op verschillende manieren, dus zoiets als het kiezen van een taak, hangt echt af van het soort persoon dat je bent.

Ik moet een bekentenis doen. Ik ben een obsessieve to-do lijst-tester. In de afgelopen vijf jaar denk ik dat ik ongeveer 20 hulpmiddelen voor productiviteitsbeheer heb getest en dat ik er nog steeds één moet volgen. Vaak zal ik er een ontdekken waar ik absoluut dol op ben, en ik zal er zelfs een gedetailleerd verslag van doen, terwijl ik er erg enthousiast over ben. Dan laat ik het vallen en ga ik een paar maanden later verder met iets anders. Een paar voorbeelden waren onder andere een Coolendar recensie Coolendar - Een coole agenda en takenlijst in één Coolendar - Een coole agenda en takenlijst In één houd ik gewoon vast aan het gebruik van Google Agenda voor mijn planningsbehoeften en Workflowy als mijn online naar -do lijst. Het kost me veel om indruk te maken op elk kalender- / planningssysteem. Dus ik was een beetje ... Lees meer, een verbeterde Google-kalender, een WeDoctor review Samenwerken aan projecten met kleine teams Wedoist gebruiken Project volgen Samenwerken aan projecten met kleine teams Wedoist gebruiken Project volgen WeDoSt kan kleine teams maximaal drie projecten gratis laten beheren. Het helpt je samen te werken met je groep bij het bedenken van taken in verband met een project en het toewijzen van die taken aan leden van ... Lees meer, wat een soort groepsversie is van de ToDoist to-do lijstmanager ToDoist: Simple ToDo List and Task Manager ToDoist: Simple ToDo List en Task Manager Lees meer. Dan is er natuurlijk nog de GQueues review Take Google Task Management en Plannen naar een heel nieuw niveau met GQueues Neem Google Task Management en Plannen naar een heel nieuw niveau met GQues Google Tasks werkt niet als je verder wilt gaan dan het tijdmanagement van vandaag naar de visionaire planning van morgen. Dit is waar GQueues naar de plaat stappen. Lees meer - een van mijn nieuwste favorieten.

Ik heb ToDoist geprobeerd, ik heb Wunderlist-taken-manager Wunderlist geprobeerd: gebruiksvriendelijke, veelzijdige en kruis-platform takenlijst-manager Wunderlist: gebruiksvriendelijke, veelzijdige & kruis-platform takenlijst Manager Read More en talloze andere takenlijstbeheerders. Ik heb het uiteindelijk allemaal tot een definitief besluit verwerkt, wat ik je in een paar ogenblikken zal laten zien. Dit betekent niet dat ik er maar één gebruik. In mijn verschillende productiviteitstrajecten ben ik hier opnieuw teruggekeerd om de wijsheid te delen die ik heb opgedaan door jarenlange productiviteitswegen. De bottom line is dit - er zijn vijf geboden je moet volgen om de juiste to-do-app (s) te kiezen en je leven productief en zinvol te houden.

Gebod # 1: Keep it Simple

Dus wat is het beste? Welke to-do-app helpt je om je chaotische leven te transformeren in een zee van organisatie en rust? Welke taak-productiviteitsmanager de waanzin van je leven zal vereenvoudigen tot een gestructureerde en geordende reeks lijsten?

Hier is het geheim: U hebt meerdere hulpmiddelen nodig voor meerdere doeleinden. Als je eenmaal zover bent, kun je deze actiepunten vanuit een ander perspectief bekijken.

Het gaat er niet om alles wat u in uw leven doet te vereenvoudigen tot één enkele app. Ik ben hier om je te vertellen dat hoe mooi dat ook zou zijn, het gaat gewoon niet gebeuren.

Dus laat me mijn definitieve beslissing over een takenlijst / kalender met u delen. Introductie, de beste to-do-lijst op aarde.

JEP. Na het spelen met een paar dozijn-apps en productiviteitsprogramma's, ben ik volledig op de hoogte van het goede papieren systeem. Maar hier is de vangst - het op papier gebaseerde systeem is alleen voor mijn zeer eenvoudige dagelijkse taken. Het is eigenlijk iets dat ik bij me heb, zodat ik het op elk moment kan openen en gewoon in nieuwe items kan krabbelen of oude kan wegstrepen, maar de realiteit is dat het niet de kern is van mijn algehele systeem. Het is maar een hulpmiddel. Het hart van het systeem is heel erg elektronisch en bevat verschillende hulpmiddelen die allemaal samenwerken.

Gebod # 2: start met levensdoelen

De eerste stap in een productiviteitsplan moet een focus van je tijd zijn op de dingen die er echt toe doen, in plaats van je wielen te laten draaien met kleine taken die uiteindelijk niet je grotere doelen in het leven dienen. Daartoe is er een fantastische web-app voor het plannen van doelen Stop water betreden en vooruitgang boeken in het leven met de grote foto Stop met water betreden en vooruitgang boeken in het leven met de grote afbeelding Ik ben er zeker van dat velen van u erover hebben nagedacht of u elke dag de juiste dingen doen, of je nu ergens komt en of je de goede kant opgaat. Takenlijsten en organisatorische apps zullen helpen ... Lees meer dat bij me bleef sinds ik het in 2013 heb bekeken, en dat is The Big Picture.

Het werkt geweldig voor mij, maar het is misschien niet de perfecte app voor doelplanning voor jou. Mijn enige advies is, ongeacht de app die je kiest, het is het beste om er een te kiezen die verschilt van je andere takenplanning en takenlijst-apps. De reden hiervoor is dat het al je grotere levensdoelen gescheiden houdt van de waanzin van je dagelijkse leven.

Voor mij is The Big Picture de plaats waar ik naartoe ga als ik die echt hoge doelen wil herzien. Het kan een reis zijn. Het kan zijn om een ​​bedrijf op te bouwen. Elke cirkel is een doel dat je rangschikt volgens de prioriteit die je eraan geeft, zodat je visueel kunt zien wat het belangrijkste is. Dan kun je binnen deze grote doelen ze opsplitsen in kleinere doelen. Het zijn geen taken die op een takenlijst staan. Het zijn hoogstaande doelen die, zodra ze allemaal zijn voltooid, succes met het grotere levensdoel betekenen.

Dus je ziet dat je van boven naar beneden werkt, en helemaal bovenin heb je een schone werkplek nodig om te dromen. Om krachtige doelen te bedenken die visionair en trouw aan je leven zijn. Als je daarvoor een aparte app gebruikt, heb je schone, chaotische vrije ruimte om dat te doen.

Gebod # 3: Gebruik een afzonderlijke tool voor planning

Zoals ik al zei, heb ik allerlei to-do list-apps geprobeerd, en van al die dingen waar ik uiteindelijk voor heb gekozen voor deze centrale fase van het leven / productiviteitsplanning, is ToDoist. Wat ik zo leuk vind aan ToDoist is dat het aan de linkerkant is georganiseerd met je “projecten”. Kies een project uit elk van je levensdoelen dat je hebt gedefinieerd in je doelplanner-app en maak een project in ToDoist. Vervolgens splitst u dat project eenvoudig op in kleinere doelen met een duidelijke tijdlijn wanneer u van plan bent om elk project te voltooien.

Dit helpt je om na te denken over de echte wereld “spul” die je moet doen om die stappen naar je levensdoelen te volbrengen. Maak de deadlines hier realistisch. En overlapping geen deadlines. Als u veel werk te doen heeft aan één taak in één project, denk niet dat u in dezelfde tijd een enorme taak kunt uitvoeren in een ander project. Alternatieve deadlines.

Zodra je al je subdoelen hebt opgesplitst in meer realiseerbare, bruikbare taken (die zelfs allemaal subprojecten kunnen zijn), ben je klaar om alle nitty-zanderige taken op te sommen die nodig zijn om die sub te krijgen -projecten gedaan.

Bijvoorbeeld. Een van mijn doelen is om een ​​mediabedrijf te bezitten. Om dat te doen, wil ik een verzameling eBoeken schrijven, dus een van mijn deeltaken is het schrijven van een eBook. Nou, het schrijven van een eBoek heeft zijn eigen taakuitval, maar dit is hier niet de plaats voor. U maakt deze werkruimte gewoon onoverzichtelijk.

Gebod # 4: automatiseren en plannen

De laatste fase van uw to-do-workflow is het organiseren van uw lijsten met kleine taken die de grotere projecten in ToDoist zullen uitvoeren. Om dit uitsplitsing te maken, begon ik Google Agenda een paar jaar geleden te gebruiken, maar meer recentelijk gebruikte ik de oude papieren planner. Voor veel mensen doen de agenda en de takenlijst echter net zo goed wat dan ook.

Het mooie van zoiets als Google Agenda is dat voordat je begint met het toevoegen van die kleine taken waaraan je wilt werken om je doelen te bereiken, je eerst moet invoegen in de “automated” dingen waarvan je weet dat je ze elke week moet volbrengen. Ik weet bijvoorbeeld dat mijn taken als Managing Editor bij MUO een ontmoeting zijn met mede-Managing Editor Justin voor een wekelijkse maandagchat. Ik moet ook aan de slag met het beheren van het publicatieschema. Dan zijn er MUO-artikelen om te schrijven en andere dingen die voorspelbaar zijn en die ik herhaaldelijk in het schema kan invoegen.

Zodra je die dingen hebt ingevuld, zie je de dagen en uren die je nog hebt om alles te voltooien “extra” dingen die geen deel uitmaken van je normale schema. Hopelijk heb je nog tijd over om aan je levensdoelen te werken, of heb je een probleem en moet je misschien overwegen of die wekelijkse taken aansluiten bij je visie voor succes in je leven.

Gebod # 5: Houd je ogen op je dromen

Door de jaren heen met heel veel tools en apps het water te testen, heb ik geleerd dat het niet echt uitmaakt welke tools je gebruikt. Je moet kiezen waar je je prettig bij voelt en hoe je denkt. Maar het is van cruciaal belang dat je aan de top begint, die grote, belangrijke levensdromen en -doelen creëert en vervolgens door elke toolset bladert tot je bij je dagelijkse agenda bent met de kleine dagelijkse taken die de chaos van dit ding vormen we noemen het leven.

Als je op deze manier plant, ongeacht de complexiteit van je dag, kun je er op zijn minst zeker van zijn dat je aan het werk bent met de dingen die er uiteindelijk toe doen, en door het pad te volgen dat je gepland hebt, zul je verwezenlijk die grote het levensdromen die u voor zich hebt voorzien.

Wat zijn je favoriete productiviteitstools? Welke heb je afgehandeld voor je takenlijst en je dagelijkse agenda? Deel enkele van de productiviteitslessen die je hebt geleerd met mede-lezers in de sectie Reacties hieronder.

Ontdek meer over: GTD, planningstool, takenlijst.