Eenvoudig vergaderingsagenda's maken met behulp van vergaderverwachtingen [iPad]

Hoewel niemand van ons uitkijkt naar het bijwonen van vergaderingen, zijn er gelukkig een aantal nuttige online en mobiele applicaties, zoals AgreeDo Agreedo: schrijf & manage uw zakelijke vergadering Minuten voor gratis online Agreedo: schrijf & beheer uw zakelijke vergadering Minuten gratis online voor ik ben nu al een aantal weken op zoek naar een eenvoudig te gebruiken website of applicatie waarmee ik de notulen van vergaderingen kan bewaren en opslaan. De traditionele aanpak van tekstdocumenten is niet langer een productieve ... Lees meer, die het plannen van vergaderingen eenvoudiger maken. Alle succesvolle vergaderingen starten met een goed doordachte agenda met een duidelijk omschreven doel en doel voor elk agendapunt. Een goed ontwikkelde agenda kan u en uw teamleden helpen om gefocust te blijven en wellicht de hoeveelheid tijd die u ontmoet te verminderen.

Ik gebruik regelmatig MyCommittee MyCommittee is de beste online tool voor het maken van online agenda's en notulen MyCommittee is de beste online tool voor het maken van online agenda's en notulen Online tools en middelen voor het organiseren van effectieve vergaderingen zijn breed en gevarieerd en uiterst nuttig. Met sites zoals MyCommittee.com kunt u de behoefte aan e-mails heen en weer verminderen en documenten doorsturen om samen te stellen ... Lees meer om agenda's te ontwikkelen en notuleren voor de meeste vergaderingen die ik organiseer en faciliteer. Maar ik heb ook een goed doordachte iPad-app ontdekt, Meetings Expectations (gratis), ontworpen om vergaderagenda's te maken en te delen. Hoewel de app niet is ontworpen om minuten te duren, bevat deze wel een functie die voor dat doel in een snuifje kan worden gebruikt.

Basisinstellingen

Aan de verwachtingen voldoen heeft een schone gebruikersinterface die u bij het toevoegen van gegevens een paar tikken bespaart. Als u een agenda wilt instellen, tikt u eenvoudig op de knop + linksboven in de menubalk. Er zijn invoervelden voor de verplichte titel, locatie, datum en tijdsduur van de vergadering.

Er is ook een “doel” veld dat niet over het hoofd mag worden gezien. Een goed doordachte ontmoeting moet een duidelijk omschreven doel hebben dat begint met een soort actiewerkwoord - bijv. “de huidige marketingstrategie evalueren”.

Meeting Expectations bevat ook een Deelnemers-functie die verbinding maakt met de lijst met contactpersonen op uw iPad. Ongetwijfeld zullen de mensen die je ontmoet waarschijnlijk in je lijst met contactpersonen staan ​​of zouden moeten staan. Als een deelnemer niet op uw lijst staat, kunt u vanuit de app nieuwe contacten toevoegen. Deze functie is niet alleen een timesaver omdat het de noodzaak van het typen van namen en e-mailadressen vermindert, het is ook handig om snel de agenda met deelnemers te delen via e-mail.

Agenda-items instellen

Meeting Expectations is echt een timesaver als het gaat om het ontwikkelen van een agenda. Je voegt natuurlijk agendapunten toe met behulp van het invoerveld, maar de app bespaart je een paar tikjes op basis van hoe het is ingesteld. Nadat u uw invoer hebt ingevoerd en op de Gedaan knop, de applicatie voegt het item toe aan de lijst, maar gelukkig sluit het het toetsenbord niet.

Opmerking: meestal moeten agendapunten beginnen met een actiewerkwoord, bijvoorbeeld Evalueren, evalueren, bespreken, brainstormen, rapporteren, nabespreken.

Je kunt agenda-items toevoegen, die standaard 15 minuten worden toegewezen. Maak je op dit moment geen zorgen over het instellen van de tijdsduur voor elk agenda-item.

Meeting Expectations bevat ook een handige kleine functie voor het toevoegen van lunch- en koffiepauzes aan je agenda. De standaardtijd voor deze items is respectievelijk 45 en 15 minuten, maar de tijden kunnen worden aangepast.

Nieuwe en belangrijke agendapunten moeten ook de naam bevatten van de deelnemer die verantwoordelijk is voor dat item, evenals een korte beschrijving van waarom het item wordt toegevoegd aan de agenda. De ontwikkelaars van Meeting Expectations begrepen duidelijk het belang van het definiëren van agendapunten.

U kunt op een agendapunt tikken en de naam toevoegen van het teamlid dat verantwoordelijk is voor dat item, en een korte beschrijving en aantekeningen die betrekking hebben op wat er tijdens dat deel van de agenda wordt behandeld. In een mum van tijd kan deze functie ook worden gebruikt voor het maken van minuten. Je agendaomschrijvingen zijn verborgen terwijl je de agenda-editor van de app bent, maar ze worden weergegeven op de opgeslagen startpagina en in het document dat je e-mailt.

Zoals u zult zien, berekent Meeting Expectations automatisch de duur van de vergadering op basis van de toegewezen tijd voor elk agendapunt. Dit is een lieve kleine timesaver en natuurlijk kunnen agendapunten en -tijden worden bewerkt. Items kunnen ook eenvoudig worden verplaatst of verwijderd. De mogelijkheid om de tijden aan te passen kan ook tijdens de vergadering worden gedaan. Dus als je de tijd neemt voor een bepaald item, kun je andere agenda-items aanpassen zodat de vergadering volgens schema afloopt.

Uw agenda delen

Wanneer je klaar bent met het instellen van je agenda, is al je invoer netjes opgemaakt in de startpagina van de applicatie. Zorg er echter voor dat u op de Opslaan knop voordat u de toepassing afsluit, anders worden al uw niet-opgeslagen gegevens verwijderd.

Meeting Expectations maakt het super eenvoudig om je agenda via e-mail te delen. De daadwerkelijke e-mail bevat alle agenda-invoer, inclusief datum en tijd, en agendapunten en opmerkingen voor de vergadering. Helaas moet u echter handmatig de e-mailadressen van de deelnemers invoeren in de “Naar” gebied van de e-mail Vergaderingen Verwachtingen creëren. Het zou wat stappen besparen als de app dat voor je deed.

Niettemin is het verzenden van uw agenda naar de deelnemers een paar dagen of een week voor de vergadering een geweldige manier om samen te werken en extra input voor de agenda te krijgen.

U kunt de datum- en agenda-items ook opslaan in de Agenda-app op uw iPad.

Andere mogelijkheden

Een andere enorme tijdwinst in Meeting Expectations is het vermogen om opgeslagen vergaderingen te klonen. Dit betekent dat u agenda-items van vorige vergaderingen niet opnieuw hoeft in te voeren, maar deze items eenvoudig voor de volgende vergadering kunt bewerken. Dit is met name een handige functie voor terugkerende, regelmatig geplande vergaderingen met zowel oude als nieuwe agenda-items.

Je kunt agenda's ook opslaan als ongeplande concepten en al je agenda's worden uiteraard gearchiveerd.

Over het algemeen is Meeting Expectations een goed ontworpen, tijdbesparende mobiele app. Het zou nog beter zijn als een desktop-applicatie. Meeting Expectations vervangt de noodzaak om Microsoft Word-sjablonen of andere puur op tekst gebaseerde applicaties te gebruiken. Deze app zorgt ervoor dat uw agenda er professioneel uitziet.

Meeting Expectations is in de eerste versie, dus ik hoop dat dit betekent dat er extra functies beschikbaar zijn, waaronder de mogelijkheid om agenda's op te slaan naar Dropbox en als PDF's. Een paar andere wensen zijn de mogelijkheid om namen toe te voegen aan notities uit de deelnemerslijst in plaats van ze handmatig te moeten typen. Dit zijn kleine verzoeken, vooral omdat er slechts een paar andere vergelijkbare mobiele apps in de iTunes App Store zijn.

Laat ons weten wat u van Meeting Expectations vindt. Probeer je het eens, of gebruik je al een andere vergelijkbare oplossing??

Meer informatie over: planningstool.