Scan en beheer uw ontvangsten, bespaar ruimte, papier en tijd

Papieren bonnen gaan gemakkelijk verloren en zijn moeilijk te vinden wanneer u ze het meest nodig hebt. Gelukkig lost het digitaal oplossen beide problemen op. Gewapend met een smartphone, cloudopslag en uw eigen organisatorische vaardigheden kunt u ook het probleem van misplaatste ontvangsten oplossen.

Of u nu uw belastingaangifte indient of een garantie aanvraagt, kwitanties zijn van vitaal belang. Sommige bedrijven bieden optionele e-mailontvangsten, de meeste niet. Terwijl u altijd dat stukje papier zo veilig mogelijk moet bewaren, kan een digitale back-up levensreddend zijn - zelfs als u alleen maar belasting betaalt.

Smartphone-scanners

Bijna iedereen heeft tegenwoordig een smartphone en elke smartphone heeft een camera. Er zijn enkele uitstekende apps voor het scannen van papier naar bestanden, ongeacht het besturingssysteem dat u gebruikt. Eigenlijk zijn app-winkels absoluut volgepropt met scan-apps en felle concurrentie is altijd goed voor de consument.

De volgende apps worden eerst en vooral gebouwd met scannen in het achterhoofd en documenten worden opgeslagen in het geheugen van uw smartphone. Ze bieden waarschijnlijk de beste kwaliteit gezien hun enige doel, en sommige bieden zelfs handige functies voor exporteren, delen en samenwerken.

iOS, iPhone & iPad

Ik heb altijd een beetje een zwak gehad voor TurboScan ($ 1,99), een budgetscanner-app die uitstekende resultaten levert TurboScan - Of waarom je volgende scanner $ 1,99 [iPhone] TurboScan kost - of waarom je volgende scanner $ 1,99 kost [iPhone ] Ik had een keer een scanner. Het nam een ​​enorm deel van mijn jeugdwerkruimte in beslag, rond 1998, verbonden via een parallelle poort en de kwaliteit / snelheidsverhouding was op zijn zachtst gezegd slecht. Het was de ... Lees meer. Hiermee kunt u PDF's met meerdere pagina's maken, evenals JPEG's. Hoewel de interface niet veel om over naar huis te schrijven is, zijn randdetectie en algehele scankwaliteit (met instelbare contrastinstellingen) beide uitstekend, en er is een “SureScan 3x” functie die drie opnamen combineert, vooral handig bij weinig licht.

Ik heb ook CamScanner + ($ 4,99) kunnen bemachtigen toen deze in de uitverkoop was, en nadat ik hem een ​​aantal keer had gebruikt, was ik tevreden met de resultaten. Met de app kun je je scans direct (tegen betaling), tag-items, samenwerken, tekst identificeren en zelfs een toegangscode instellen om je privédocumenten te beveiligen. Er is een gratis versie beschikbaar die advertenties en watermerken gebruikt voor uw scans, naast andere beperkingen.

Een van de meest veelzijdige apps wordt geleverd in de vorm van Scanner Pro ($ 6,99) met een passend premium-prijskaartje. De app heeft functies zoals real-time grensdetectie voor betere framing, iCloud-synchronisatie om uw scans geback-upt en gesynchroniseerd met uw apparaten te houden en direct te uploaden naar Dropbox, Google Drive en Evernote. Als je een app nodig hebt die alles doet, is Scanner Pro dat waarschijnlijk.

Android

Google-gebruikers kunnen ook gebruik maken van CamScanner + ($ 4,99) of de meer populaire gratis versie, die een soortgelijke robuuste functieset heeft. Zoals te verwachten is, markeert de gratis proef je binnenkomende scans en beperkt enkele van de apps meer handige functies, maar de kwaliteit die door CamScanner wordt geboden is uitstekend Scan documenten op je telefoon met CamScanner voor Android Scan documenten op je telefoon met CamScanner voor Android U kunt deze handige app gebruiken om elk document rechtstreeks vanaf uw telefoon te scannen. Lees verder .

Een ander goed alternatief voor CamScanner + is Mobile Document Scanner ($ 4,99), ook bekend als MDScanner. Met ondersteuning van meerdere pagina's, randdetectie en een reeks verwerkingsopties om tekst, afbeeldingen of whiteboard-tekeningen te laten opvallen, is de app een zeer capabele aanvulling op uw mobiele kantoor. Zoals altijd kunt u de gratis versie bekijken die is gebaseerd op advertenties, watermerken en scannen in beperkte hoeveelheden.

Windows telefoon

In hun haast om het mobiele scanappellandschap te domineren, hebben de ontwikkelaars van CamScanner de Windows Phone Store getroffen met de gratis CamScanner voor Windows Phone. Van wat ik kan zeggen, de app heeft geen beperkingen en het kost ook geen cent - de prijs die je betaalt zit in functies, omdat niet alles beschikbaar in de iOS- en Android-versies hier nog behoorlijk werkt. Het is nog steeds gratis en het levert een smakelijk ogende PDF op.

Vanwege de (gebrek aan) populariteit van het platform, hebben Windows Phone-gebruikers niet veel keus als het gaat om andere apps. Er is de gratis Handyscan, maar hij ziet er niet beter uit dan CamScanner, dus je bent beter af met de eerste.

Cloud opslag

Een van de voordelen van het scannen van uw bonnen naar PDF of beeldformaat is dat u ze in de cloud kunt opslaan, zodat ze altijd toegankelijk zijn wanneer u ze nodig hebt. Gelukkig bestaan ​​er een paar apps die zowel opslag als organisatie en zelfs het vastleggen van documenten trouwen - en ze zijn allemaal gratis te booten.

Google Drive (gratis; iOS & Android)

Het eigen cloudopslagplatform van Google is een geweldige plek om uw bonnen te bewaren, op voorwaarde dat u niet al te veel moeite doet om uw aankoopgeschiedenis in Google's handen te leggen. Zowel de iOS- als Android-apps beschikken over een documentscanfunctie waarmee u uw bonnen en andere documenten snel kunt vastleggen, uploaden en ordenen. Het beste deel hiervan is dat je meerdere apparaten met verschillende besturingssystemen kunt gebruiken om alles vast te leggen en op te slaan (of te openen) op dezelfde plek.

Sorry gebruikers van Windows Phone, Google heeft nog geen moeite gedaan om een ​​app voor je platform te maken - en het ziet er niet naar uit dat ze binnenkort zullen verschijnen.

Evernote (gratis; iOS, Android, Windows Phone & Blackberry)

Evernote is een geweldig alternatief voor Google Drive als je al gebruikmaakt van de notitiedienst. Naast het feit dat ze gratis zijn voor een standaardaccount (10 MB maximale nootgrootte, uploadlimiet van 60 MB per maand), bevatten de iOS- en Android-versies een uitstekende documentscanner, ideaal voor het opslaan van tekstvriendelijke snaps van bonnen. U kunt deze toevoegen aan een notitie of notitieblok van uw keuze, deze taggen en zelfs openen in Skitch voor annotatie.

Helaas bevatten de Windows Phone- en Blackberry-versies geen documentscans, maar ze maken het u mogelijk om een ​​makkie te nemen en deze vanaf uw apparaat te uploaden - dus daar is.

Office-lens voor OneNote (gratis; Windows Phone)

Als het op scannen aankomt, hebben gebruikers van Windows Phone één handige truc bij de hand: een speciale app genaamd Office Lens scant bonnen, documenten en whiteboards rechtstreeks naar OneNote. De app vereist dat je inlogt met een Microsoft-account en je kunt afbeeldingen in beide opslaan “documentmodus” en “whiteboard-modus” rechtstreeks naar de cloud. U kunt ze vervolgens openen via de ingebouwde OneNote-app van Windows Phone of een vergelijkbare desktopversie.

Scan slimmer met behulp van een documentscanner

Als u consequent teleurgesteld bent door de resultaten van scannen in de hand, kunt u overwegen een documentscanner te gebruiken. We hebben je laten zien hoe je er in het verleden een kunt maken. Hoe je je eigen smartphone te bouwen Documentenscanner Hoe je je eigen smartphone te bouwen Document Scanner Heb je ooit geprobeerd om een ​​foto van een document te maken met je smartphone camera, in de hoop het te converteren met OCR software later in een PDF- of Word-document? Misschien heb je geprobeerd om ... Lees meer te nemen, en als je veel bonnetjes scant, is het misschien de moeite waard om de tijd te nemen om je eigen bonnetjes te maken..

Door uw apparaat stil te houden en veel licht binnen te laten, kan een scanbox de kwaliteit van uw scans enorm verbeteren en kromtrekken door randcorrectie verminderen.

Gebruik IFTTT voor slimmere organisatie

IFTTT is een oneindig handige automatiseringstool die een combinatie van triggers en acties gebruikt. IFTTT kan u op verschillende manieren helpen bij het organiseren van ontvangsten, maar het belangrijkste voordeel dat ik kan zien, is door het te gebruiken om uw digitale ontvangstbewijzen te ordenen zodat ze naast uw gescande documenten verschijnen.

Als u een Gmail-gebruiker bent, kunt u verschillende triggers instellen, zoals het toevoegen van een bepaald label aan een bericht, onderwerpregels of e-mail van aangewezen afzenders. Als u uw filters al hebt ingesteld, zodat e-mails voor winkelen automatisch worden geëtiketteerd terwijl ze in uw inbox aankomen, kan het hele proces verbluffend eenvoudig zijn.

Het is dan een eenvoudig geval om uw actie te kiezen - om op te slaan in een aangewezen Google Drive-map, op te slaan in Dropbox, om een ​​nieuwe notitie op te slaan in uw Evernote “Receipts” notebook, om een ​​nieuwe notitie toe te voegen aan uw OneNote-account - de keuze is aan u, en op dat moment vrij grenzeloos.

Serieus over scannen?

Eindelijk, als u dat bent werkelijk serieus over scannen, zou je een mobiele scanner kunnen overwegen van bijvoorbeeld Doxie of Flip-Pal. In tegenstelling tot de stevige flatbed-modellen van weleer, zijn deze modellen (met name die van Doxie) ontworpen om lichtgewicht en mobiel te zijn. Het basismodel van elk bedrijf begint bij $ 149, maar als je veel scant, moet het inschrijfgeld geen probleem zijn.

Wat zijn jouw tips om op je stapel papieren bonnen te blijven? Voeg uw eigen coping-mechanismen toe in de opmerkingen hieronder.

Image Credits: supermarktbonnen via Shutterstock

Ontdek meer over: Cloud Storage, Scanner, Windows Phone.