Beheer afdrukkosten en snij papierafval door een afdrukserver met PaperCut in te stellen

In mijn familie drukken mijn kinderen zowat alles af wat ze op internet vinden. Of het nu gaat om het kleuren van pagina's, puzzels of artikelen, u vindt het op ons bureau in de woonkamer. Dit maakt me altijd gek, omdat inkt zo duur is.

Hier bij MUO hebben we altijd gezocht naar manieren om printerbronnen te besparen. Karl bedekt PrintWhatYouLike PrintWhatYou Like- Bespaar papier en inkt bij het afdrukken van webpagina's PrintWhatYou Like- Bespaar papier en inkt bij het afdrukken van webpagina's Lees meer, wat helpt om papier en inkt te besparen. Tina bood ook een uitstekend artikel aan Hoe inkt te besparen Printer & maak het langer mee Hoe sparen inkt van de printer en maken het langer mee Lees meer gevuld met tips om de levensduur van uw inktpatroon te verlengen.

Een van de meest effectieve manieren waarop zowel bedrijven als gezinnen verspilling van hulpbronnen beperken, is door te proberen alternatieven te vinden voor het gebruik van afgedrukte exemplaren. Een van de strategieën om dat te bereiken, is door een waarde toe te kennen aan elke afgedrukte pagina en elke gebruiker te beperken tot een bepaald aantal afdrukken gedurende een bepaalde periode.

Elke toepassing die dit doet, is in wezen printserversoftware. Hoewel het misschien mogelijk is om gratis printerserversoftware te vinden, is het niet altijd eenvoudig om een ​​app te vinden die het afdrukvolume effectief beheert voor specifieke gebruikers of groepen. Een toepassing die ik zo goed vind, is PaperCut, beschikbaar voor Windows, Mac en Linux.

PaperCut installeren

PaperCut is eigenlijk een hoogwaardige, professionele printservertoepassing, maar het biedt een volledig functionerende gratis versie als er niet meer dan vijf gebruikers in het systeem zijn geconfigureerd. Als u het voor uw gezin instelt of een klein bedrijf heeft, kunt u deze app helemaal gratis gebruiken.

De set-uproutine configureert uw afdrukserver voor u en u stelt deze in door toegang te krijgen tot http: // localhost: 9191 in uw browser. Uw eerste optie is of u de app op uw pc wilt installeren als de primaire afdrukserver, een secundaire afdrukserver, een webprintserver of als een internet-proxyserver.

Stel uw beheerdersaccount in en kies een goed wachtwoord. Als iemand toegang heeft tot dit account, kunnen ze de accountsaldo's vrijwel aanpassen aan wat ze willen, waardoor het hele doel van het hebben van de server wordt vernietigd.

In de volgende stap, wanneer u standaardkosten per pagina instelt, moet u onthouden dat dit niet noodzakelijkerwijs echt geld hoeft te zijn. Als u dit op een openbare plek instelt waar gebruikers wel betalen, zou dit een echte kosten per pagina weergeven. Maar als u het thuis instelt, bepaalt dit eenvoudig hoeveel pagina's per “dollar” die uw gebruiker kan afdrukken.

Dus, als u uw kinderen (of personeel) wilt beperken tot ongeveer 50 pagina's per maand, stelt u de standaardkosten per pagina in op $ 0,10 en stelt u het gebruikerskrediet in de volgende stap in op $ 5,00. Als u het echter alleen strikt gebruikt als afdrukserver die u kunt gebruiken om de printeractiviteit te controleren en te loggen, stelt u deze in met alle nullen..

De laatste stap is om gebruikers uit uw netwerk te importeren. Als de software actief is in een bedrijfsomgeving, kan deze worden geïmporteerd vanuit een systeem met Windows Active Directory of LDAP. De meeste thuisgebruikers zullen alleen Windows Standard gebruiken.

De software gebruiken

Nadat u bent ingesteld, bent u klaar om het systeem te verkennen. Gebruikersbeheer is vrij eenvoudig en duidelijk. De Gebruikerslijst toont een snelle geschiedenis van alle saldi en een aantal afdruktaken voor elke gebruiker. In één oogopslag kun je je zware hitters spotten.

Als u geïnteresseerd bent in het identificeren van de maximale afdruktijden van de dag, week of maand, klikt u op een van de gebruikersnamen en scrolt u omlaag naar “Statistieken en geschiedenis” waar u een historische trend kunt bekijken voor de laatste 30 dagen van afdruktaken.

Als u wilt, kunt u ook meerdere gebruikers groeperen in één account met een gedeeld saldo. Dit is waarschijnlijk het meest gebruikelijk voor bedrijven waar de afdrukkosten uit het afdelingsbudget zouden komen.

U kunt zoveel gedeelde accounts toevoegen als u wilt en een gedeeld saldo per account toewijzen. Houd er rekening mee dat u met de gratis versie 5 gebruikers mag gebruiken, dus het gedeelde account is vaak niet zo nuttig in de gratis versie. Als u echter creatief wilt zijn, kunt u één gebruiker per afdeling gebruiken en moeten werknemers zich aanmelden onder de afdeling “gebruiker” account.

Ten slotte wilt u een overzicht van alle printeractiviteiten. De beste plaats om dit te doen is in de “rapporten” tab. Op deze pagina vindt u een lijst met allerlei samenvattingsrapporten zoals activiteiten per gebruiker, een lijst met de meest frequente gebruikers en veel andere samenvattingen gesorteerd op account of groep.

U kunt al deze rapporten exporteren als CSV-, HTML- of PDF-indeling. Over het algemeen is de applicatie waarschijnlijk de snelste en gemakkelijkste manier om een ​​printserver in te stellen die niet alleen alle printeractiviteit bewaakt, maar u ook een eenvoudige manier biedt om gebruikers te beperken. “over-printing.” Hopelijk zal dit ertoe leiden dat uw gebruikers op meer innovatieve en creatieve manieren komen om gegevens te gebruiken in plaats van deze op papier te printen.

Geef PaperCut een kans en laat ons weten wat je ervan vindt. Kent u andere soortgelijke of betere gratis printserver-apps die beschikbaar zijn voor meerdere platforms? Deel uw ideeën in de opmerkingen hieronder.

Afbeelding tegoed: Lotus Head

Meer informatie over: groene technologie, afdrukken, webserver.