18 Geavanceerde tips voor pagina's, cijfers en Keynote

iWork staat misschien niet in dezelfde klasse als Microsoft Office, maar het is nog steeds een krachtige kantoorsuite op je Mac.

Zodra u bekend raakt met de basisprincipes van iWork Hoe iWork werkt: de basisbeginselen van Pages, Numbers en Keynote Hoe iWork Works: de grondbeginselen van Pages, Numbers en Keynote Heeft u altijd de productiviteitsapps van Apple afgedaan als ongeschikt voor uw kantoorbehoeften? Het is tijd om te heroverwegen! Lees Meer, je bent klaar om door te gaan naar de volgende stap, wat is ontdekken wat je nog meer kunt doen binnen de iWork-apps en hoe. Daar komen de volgende tips bij. Ze lichten enkele handige functies toe die beschikbaar zijn in alle drie iWork-apps (Pages, Numbers en Keynote).

Voordat we deze iWork-tips bekijken, willen we graag wijzen op een aanzienlijk verschil tussen de namen van Pages / Numbers en Keynote.

Kijk uit voor deze Keynote Naming-conventie

In Keynote verwijst Apple naar sjablonen als thema's. Maar we zullen ze in dit artikel als sjablonen aanduiden om verwarring te voorkomen.

Houd er echter rekening mee dat u het woord zult zien thema in plaats van sjabloon binnen menu-opties en dergelijke in Keynote. De opties zelf worden op dezelfde locaties weergegeven als in Pages en Numbers; het is alleen de naamgeving die verschilt.

Laten we nu enkele handige functies van de iWork-apps verkennen.

1. Wijzig taal- en regio-voorkeuren

Met iWork-apps kunt u de taal- en regio-instellingen voor elk document wijzigen. Deze hebben invloed op hoe het document numerieke waarden, valuta's, datums en meer weergeeft.

U kunt de taalinstellingen openen door op te klikken Bestand> Geavanceerd> Taal en regio. Standaard zijn ze ingesteld om overeen te komen met de systeeminstellingen zoals je ze hieronder ziet Systeemvoorkeuren> Taal en regio.

Wanneer u naar een andere taal en / of regio overschakelt, ziet u direct onder de instellingen een voorbeeld van de bijgewerkte gegevensindelingen. Druk op de OK om de instellingen op te slaan.

Zal de inhoud van het document automatisch worden bijgewerkt om te voldoen aan de nieuwe indeling? Niet alles. Je hebt misschien een beetje vallen en opstaan ​​nodig om erachter te komen wat er precies verandert.

Maar alle nieuwe gegevens die u invoert, nemen de indeling aan die is opgegeven in de bijgewerkte taal- en regiovoorkeuren. Om deze reden is het het beste om die instellingen aan te passen zodra u het document instelt.

2. Pas Autocorrect-instellingen aan

De autocorrectie-instellingen die u hebt ingesteld onder Systeemvoorkeuren> Toetsenbord> Tekst toepassen op macOS. Wist u dat u die voor elke iWork-app kunt overschrijven? Voorkeuren> Automatische correctie?

Ja, Pages, Numbers en Keynote's Voorkeuren hebben elk een speciaal tabblad met verschillende autocorrectie-instellingen die u naar eigen inzicht kunt aanpassen. Naast aangepaste instellingen voor opmaak en spelling, krijgt u ook aangepaste lijsten voor tekstvervanging.

3. Geef objecten een make-over met stijlen

iWork heeft vooraf ingestelde combinaties van kleuren, lettertypen, vormen en meer om u te helpen het uiterlijk van objecten te wijzigen. Je zult deze stijlen vinden in de Formaat inspecteur.

Natuurlijk zijn de opties die u in het infovenster ziet afhankelijk van het object dat u hebt geselecteerd en de naam van het overeenkomstige tabblad varieert ook. Maak je geen zorgen, want de tabbladen zijn super gemakkelijk te vinden.

Je zult een zien Stijl tabblad voor tekstvakken, vormen en media. Tabelstijlen verschijnen onder de Tafel tab- en diagramstijlen onder de tabel tab. U ziet alineastijlen en tekenstijlen onder de Tekst tab.

Om een ​​stijl toe te passen, selecteert u het object waarop u nieuwe verf wilt aanbrengen en kiest u uit een van de vooraf ingestelde stijlen.

4. Maak aangepaste stijlen

Met iWork-apps kun je eigen stijlen maken. Om er een toe te voegen, selecteert u elk object waarvan u de stijl wilt opslaan en klikt u op Indeling> Geavanceerd> Stijl maken.

Wilt u liever een snelkoppeling met één klik in plaats van de menuoptie? Klik op de + knop die de bestaande stijlen in de Formaat inspecteur. En daar is je stijl nu opgeslagen als een preset!

Voor alinea-, teken- en lijststijlen vindt u de toevoegen knop op een iets andere locatie. Het staat rechtsboven in de lijst met stijlen.

Het is jammer dat Apple de importfunctie heeft laten vervallen waarmee je aangepaste stijlen van het ene document naar het andere kon brengen. Je kunt dat nog steeds doen, maar het kost wat extra moeite en je kunt maar één aangepaste stijl tegelijk verplaatsen.

Eerst moet u het object selecteren waarvan u de stijl wilt kopiëren en op klikken Indeling> Stijl kopiëren. Dan moet je de gebruiken Opmaak> Stijl plakken optie in het document waar u de stijl wilt reproduceren.

5. Hyperlinks toevoegen

Selecteer de tekst waarvoor u een hyperlink wilt maken en ga naar Indeling> Koppeling toevoegen menu of het rechtsklikmenu om aan de slag te gaan. U ziet dat u koppelingen naar zowel webpagina's als e-mailadressen kunt maken.

In Keynote kunt u ook linken naar specifieke dia's. Evenzo kunt u een koppeling maken naar specifieke elementen (bladwijzers) van een document in Pages. Natuurlijk moet u een bladwijzer op zijn plaats hebben voordat u ernaar kunt linken.

Als u een bladwijzer wilt maken, selecteert u eerst het element waar u snel toegang toe wilt hebben. Vervolgens in de bladwijzers deel van de Document inspecteur, klik op de Voeg bladwijzer toe knop. De bladwijzer verschijnt in de lijst direct onder de knop.

6. Bestanden comprimeren

Het invoegen van media-objecten zoals foto's en films in een iWork-document kan de bestandsgrootte aanzienlijk vergroten. Dat komt omdat het bestand die objecten in hun oorspronkelijke grootte en resolutie opslaat, zelfs als u ze hebt geschaald.

Dat is natuurlijk handig wanneer u de originele versies van de media-objecten wilt herstellen. Maar als compromis heb je te maken met een groter bestand.

Hoe zit het met het comprimeren van bestanden door iWork audio / video te laten trimmen en de beeldresolutie te verkleinen? Klik op Bestand> Geavanceerd> Bestandsgrootte verkleinen doet het. Zorg ervoor dat u de optie gebruikt nadat alles in het document op zijn plaats is en alle media-objecten de gewenste grootte hebben.

Vervolgens krijg je een berichtvenster waarin staat hoeveel de app de bestandsgrootte verkleint. Klik op de Verminderen om door te gaan met de compressie.

7. Vergrendel objecten

Verzet u vaak bewegende of bewerkbare elementen die u niet wilde? Voorkom dat door objecten op hun plaats te houden met de Schikken> Vergrendelen keuze. Je hoeft dit niet een voor een te doen; vergrendeling werkt zelfs als u meerdere objecten hebt geselecteerd.

Met uitzondering van vakjes voor opmerkingen, kunt u elk type object vergrendelen dat wordt weergegeven in de primaire werkbalk van een iWork-app. Dat omvat tekstvakken, tabellen, vormen, afbeeldingen en video's.

U kunt objecten in Pages niet vergrendelen? Soms zie je het Slot optie grijs weergegeven in de Regelen menu van de toepassing Pages. Probeer deze volgende fix om deze in te schakelen.

Open eerst de Formaat inspecteur voor het geselecteerde object en ga naar het bijbehorende object Regelen tab. Onder de Objectplaatsing sectie, schakel van de Verplaats met tekst tab naar de Blijf op pagina tab. Dat zou het Slot optie voor het geselecteerde object.

Als je een object dat je hebt vergrendeld wilt verplaatsen of bewerken, moet je het eerst ontgrendelen door op te klikken Schikken> Ontgrendelen.

8. Groepsobjecten

Laten we zeggen dat je een paar objecten wilt verplaatsen zonder hun relatieve positie ten opzichte van elkaar te verstoren. Of misschien wilt u dezelfde stijl op alle stijlen toepassen. In gevallen als deze, helpt het als u die objecten als een enkel item kunt behandelen. Je kunt het echt, als je ze eenmaal hebt gegroepeerd door op te klikken Schikken> Groep.

Om de gegroepeerde objecten te scheiden en terug te gaan naar het afzonderlijk bewerken, hoeft u alleen de groep te selecteren en op te klikken Schikken> Groep opheffen.

U kunt ook objecten groeperen / degroeperen (plus ze vergrendelen / ontgrendelen) met de rechtermuisknop of Controle-klik op menu.

9. Houd Arrange Tools Handig

De Formaat inspecteur omvat een Regelen tab om u opties te geven voor het nauwkeurig positioneren van objecten. Maar het is vervelend om er elke keer naar over te schakelen vanaf een van de andere tabbladen.

Waarom niet de Regelen hulpmiddelen gemakkelijker te openen? Geef ze een speciaal draagbaar paneel door op te klikken Beeld> Toon gereedschappen. Je kunt ook zetten kleuren en Pas afbeelding aan hulpmiddelen in vergelijkbare pop-upvensters door op de juiste knop te klikken Laten zien optie in de Uitzicht menu.

10. Krijg snel toegang tot weergaveopties

Zie dat klein Uitzicht werkbalkknop helemaal links? Het verbergt een handig menu om de zichtbaarheid van belangrijke elementen op het scherm, zoals linialen, opmerkingen en de Zoeken & vervangen doos.

Op basis van de iWork-app waarin u zich bevindt, kunt u die werkbalk gebruiken Uitzicht menu om ook een paar speciale functies te gebruiken. In Pages kunt u bijvoorbeeld miniaturen verbergen en het aantal woorden uit dat menu weergeven. In Keynote kunt u schakelen tussen verschillende lay-outs en ook beginnen met het bewerken van basisdia's.

11. Verberg de sjabloonkiezer

Wanneer u een iWork-app opent, toont deze u een reeks nette, tijdbesparende sjablonen waaruit u kunt kiezen.

Hoewel de sjablonen handig zijn, wilt u misschien elke keer beginnen met een leeg document. In dat geval wordt de sjabloonkiezer een irritante pop-up. Het verbergen ervan is eenvoudig.

Ga eerst naar de app's voorkeuren sectie met de snelkoppeling Cmd + Comma. Onder de Voor nieuwe documenten deel van de Algemeen tab, selecteer het keuzerondje voor Gebruik sjabloon.

In Pages en Numbers is de standaardsjabloon Blanco, terwijl het in Keynote is helling. Je hoeft hier echter niet bij te blijven. Selecteer de Wijzig sjabloon knop onder de Gebruik sjabloon optie om een ​​nieuwe standaard te selecteren. U kunt ook een nieuwe sjabloon helemaal maken om als standaard te gebruiken. We zullen zien hoe dat te doen in de volgende sectie.

Wil je de sjabloonkiezer gebruiken nadat je deze hebt verborgen? Breng het omhoog door de Keuze toets wanneer u een nieuw document aan het maken bent. Optie + Cmd + N is de overeenkomstige snelkoppeling.

12. Maak nieuwe sjablonen

Laten we zeggen dat u een iWork-document zo hebt opgezet en dat u dit nu wilt gebruiken als startpunt voor toekomstige documenten. U kunt dit modeldocument opslaan als sjabloon. Om dit te doen, klik op Bestand> Opslaan als sjabloon. (In Keynote zul je het zien Thema opslaan in plaats van Opslaan als sjabloon.)

Klik in het dialoogvenster dat wordt weergegeven op Toevoegen aan sjabloonkiezer om de sjabloon op de standaardlocatie op te slaan. Het verschijnt dan in de Mijn sjablonen gedeelte van de sjabloonkiezer. Als u de sjabloon op een andere locatie wilt opslaan, klikt u op de Opslaan knop in plaats daarvan.

13. Plaatshouders voor tekst en media maken

Als u met een aangepaste sjabloon werkt, moet u de bestaande tekstbits selecteren telkens wanneer u deze wilt vervangen. U krijgt dit probleem niet als de tekstfragmenten in de sjabloon tijdelijke aanduidingen zijn. Wanneer dat het geval is, kunt u meteen beginnen met het typen van tekst zonder eerst de bestaande tekst te moeten selecteren.

Evenzo, als u tijdelijke aanduidingen voor media definieert, kunt u deze in een handomdraai vervangen door nieuwe media. Het enige wat u hoeft te doen is klikken op de Voeg afbeelding toe knop rechtsonder op de placeholder zelf (zie onderstaande screenshot).

Dit opent de pop-up mediakexpert van waaruit je de afbeelding of video kunt selecteren die je nodig hebt. U hoeft zich niet bezig te houden met het wijzigen of opnieuw instellen van de nieuwe media; ze nemen dezelfde stijl aan als de tijdelijke aanduiding.

Zoals u kunt zien, bespaart het plaatsen van tijdelijke aanduidingen voor tekst en media veel tijd en u wilt ze gebruiken tijdens het maken van sjablonen. Dit is vrij eenvoudig.

Selecteer een willekeurig stukje tekst dat u als tijdelijke aanduiding wilt definiëren en klik op Indeling> Geavanceerd> Definiëren als tijdelijke aanduiding voor tekst. Als u een afbeelding of video als tijdelijke aanduiding wilt instellen, kiest u de Definiëren als medias Placeholder optie in plaats daarvan uit hetzelfde menu.

14. Importeer kant-en-klare sjablonen

U hoeft geen aangepaste sjablonen te maken. Waarom importeer je niet een aantal geweldige modellen van iWorkCommunity? Ze zijn gratis te gebruiken! (Je kan ook “lenen” sjablonen van vrienden en familie via e-mail.)

iWorkCommunity heeft sjablonen voor timesheets, fondsenwervers, tijdschriften en vele andere soorten documenten. Download elke gewenste sjabloon en open deze met de relevante iWork-toepassing.

De sjabloon wordt geopend als een normaal bestand. Om het te installeren, moet u het opslaan als een aangepaste sjabloon zoals we in het bovenstaande gedeelte hebben gezien. Als je dit eenmaal hebt gedaan, wordt dit weergegeven in de Mijn sjablonen sectie van de sjabloonkiezer zoals gewoonlijk.

15. Eerdere bestandsversies herstellen

Met iWork-apps wordt uw werk automatisch op gezette tijden opgeslagen, nadat u een bestand eenmaal hebt opgeslagen door het een naam te geven. U kunt elk van de vorige bestandsversies bekijken en herstellen met de Bestand> Terugkeren naar> Door alle versies bladeren keuze. Dat brengt het bestandversiesysteem op macOS in actie.

Als er een bepaalde versie van het bestand is dat u wilt opslaan als een herstelpunt, klikt u op Bestand> Opslaan of klik Command + S om die versie handmatig te bewaren. Het wordt vervolgens weergegeven samen met de automatisch opgeslagen versies en u kunt het op elk gewenst moment herstellen.

16. Back-up van bestanden naar Microsoft Office-formaten

Als u de maximale compatibiliteit van uw kantoorbestanden op de meeste platforms en softwareversies wilt waarborgen, houdt u een kopie bij van:

• Pagina's documenten als DOC (Word) -bestanden,
• Numbers-spreadsheets als XLS (Excel) -bestanden, en
• Keynote-presentaties als PPT (PowerPoint) -bestanden.

Je zou een paar bestanden kunnen verliezen met deze methode, maar je gegevens zijn min of meer intact en compatibel met eerdere versies. Laten we nu kijken hoe deze bestanden daadwerkelijk kunnen worden geëxporteerd.

Kijk onder de Bestand> Exporteren naar menu om de bijbehorende Microsoft Office-toepassing te vinden voor het exporteren van uw bestand. Wanneer de Exporteer uw document dialoogvenster verschijnt, selecteer het relevante formaat uit de Geavanceerde opties sectie.

Houd er rekening mee dat DOC, XLS en PPT oude bestandsindelingen zijn die Microsoft al lang geleden heeft vervangen door de indelingen DOCX, XLSX en PPTX. Ontdek de laatste met ons artikel over zeldzame bestandsindelingen voor kantoren.

17. Bescherm bestanden met wachtwoorden of tik op ID

Met de iWork-apps kunt u uw bestanden achter een wachtwoord verbergen. Klik op Bestand> Wachtwoord instellen om te beginnen met het opzetten ervan. Zorg ervoor dat u een wachtwoordhint toevoegt voor eenvoudig terughalen. Als u Keychain wilt ontvangen om het wachtwoord voor u te onthouden, vinkt u het volgende selectievakje aan: Onthoud dit wachtwoord in mijn sleutelhanger. Druk op de Stel een wachtwoord in om het vergrendelen van uw bestand te voltooien.

Als uw Mac Touch ID voor het ontgrendelen van vingerafdrukken ondersteunt, kunt u die functie gebruiken om iWork-bestanden te ontgrendelen. Maar eerst moet u Pagina's, Cijfers en Keynote instellen om Touch ID te gebruiken. Om dit te doen, in de voorkeuren sectie van elk van deze apps, schakel het selectievakje voor Gebruik Touch ID.

Touch ID werkt alleen in combinatie met een tekstwachtwoord, dus u kunt niet alleen Touch ID gebruiken om een ​​bestand te vergrendelen / ontgrendelen. U moet eerst een tekstwachtwoord instellen en terwijl u dat doet, kunt u het Openen met Touch ID keuze.

18. Ontdek wat er nieuw is

Wilt u weten wat de nieuwste iWork-update voor u in petto heeft? Klik op Help> Wat is er nieuw in in een iWork-app om de hoogtepunten in een pop-upvak te zien. Druk op de Doorgaan met om het vak te verlaten. Als u meer wilt weten over de beste nieuwe functies, klikt u op de Volledige lijst met functies om naar de relevante ondersteuningspagina van Apple te gaan.

Deel een iWork Secret of Two Yourself

Of u nu Microsoft Office voor iWork 5 de rug toekeert Redenen die u moet gebruiken iWork in plaats van Microsoft Office 5 Redenen die u moet gebruiken iWork in plaats van Microsoft Office Veel oude Office-gebruikers zijn niet geneigd over te stappen van de apps waarmee ze zo gewend zijn te werken , maar het is tijd om iWork nog een kans te geven. Meer lezen of beide kantines naast elkaar gebruiken is aan u. In beide gevallen, zal het leren van de beste tips en trucs voor iWork u zeker veel tijd besparen.

Ontdek meer over: iWork, Longform Guide.