6 Apple Mail-regels om e-mail voor jou te behandelen

Het is voor velen van ons niet haalbaar om e-mail volledig te verwijderen. Maar we kunnen in ieder geval onze inboxen ontvangen om het grootste deel van onze e-mails voor ons af te handelen.

Als u een Mac-gebruiker bent die Apple Mail gebruikt Hoe u Apple Mail een betere desktop-e-mailclient kunt maken Hoe Apple Mail een betere desktop-e-mailclient kan maken Neem de tijd om de saaie e-mailclient van Apple precies goed in te stellen en maak e-mailverwerking pijnloos als mogelijk. Meer lezen, je moet de juiste regels instellen (ook wel filters genoemd) om je ervaring te stroomlijnen.

We hebben zes handige regels om u te helpen aan de slag te gaan, maar eerst zullen we u de basisprincipes van het maken van regels in de native e-mailclient van uw Mac voorlezen..

Hoe een regel in Apple Mail te maken

Klik op de snelkoppeling Cmd + Comma om het gedeelte Mailvoorkeuren te openen of om er naartoe te gaan via Mail> Voorkeuren. Schakel nu over naar Reglement tab en klik op de Regel toevoegen om te beginnen met het maken van regels. Er is niet veel aan. Eerst selecteer je een voorwaarde die onder de. Staat Als drop-down menu.

Vervolgens vertel je Mail om een ​​bepaalde actie uit te voeren wanneer het e-mails vindt die overeenkomen met het criterium dat je hebt toegevoegd. U ziet de beschikbare acties die worden vermeld in de Voer de volgende acties uit drop-down menu.

Om af te ronden, voert u een geschikte naam in voor de regel en drukt u op de OK knop. Op dit punt vraagt ​​Mail u of u de nieuwe regel wilt toepassen op bestaande berichten die overeenkomen met de voorwaarde die u hebt opgegeven. (Het doet dat automatisch voor nieuwe berichten.) Als uw antwoord ja is, klikt u op de Van toepassing zijn knop. Houd er rekening mee dat dit niet zal werken op gearchiveerde e-mails.

Wilt u meerdere voorwaarden creëren om e-mails te filteren?

Klik op de + knop naast de standaardvoorwaarde om aan de slag te gaan. Als u deze route kiest, kunt u ook opgeven of de regel alleen moet werken wanneer berichten overeenkomen ieder van de voorwaarden of allemaal van hen. Dat is wat de ieder vervolgkeuzemenu naast Als is voor.

U kunt Mail ook laten uitvoeren om meerdere acties uit te voeren voor de e-mails die zijn gefilterd. Stel dat u deze e-mails naar een mailbox wilt verplaatsen en naar een andere wilt kopiëren. Klik vervolgens op de + knop naast de standaardactie om te beginnen met het instellen van meerdere acties om de voorwaarden te volgen.

Het is gemakkelijk om overboord te gaan met regels. Houd hun aantal laag door meerdere voorwaarden en acties te gebruiken in plaats van afzonderlijke regels.

1. Identificeer e-mails van mensen die u niet kent

Met deze regel vind je het gemakkelijker om de bronnen van e-mails te achterhalen waar je weinig of geen interesse in hebt. Het haalt het grootste deel van die e-mails op die je tijd en aandacht afleiden..

kiezen Afzender staat niet in mijn contacten als uw conditie. Het is aan u of u de gefilterde e-mails naar een afzonderlijke map wilt omleiden, markeren, markeren in een specifieke kleur, enzovoort. Selecteer het juiste antwoord van de Voer de volgende acties uit drop-down menu.

Blader elke week of zo door de e-mails die u met deze regel identificeert. Je wilt je afmelden voor sommige van hen, markeren als spam, of zelfs nieuwe regels instellen om ze de volgende keer automatisch te verwijderen.

Het is een goed idee om de bovenstaande regel te dupliceren en te bewerken om aan deze voorwaarde te voldoen: Afzender zit niet in mijn vorige ontvangers. Gebruik de Duplicaat knop in de Reglement tabblad om aan de slag te gaan.

Terzijde, om de hoeveelheid spam die u krijgt te verminderen, overweeg dan om een ​​e-mailaccount te maken met een wegwerp-e-mailservice. Een e-mailadres voor eenmalig gebruik nodig? Probeer deze geweldige diensten nodig een e-mailadres voor eenmalig gebruik nodig? Probeer deze geweldige diensten Moet u een e-mail verzenden of ontvangen zonder uw echte adres te gebruiken? Hier zijn enkele geweldige services waarmee u precies dat kunt doen. Lees verder . Geef dat e-mailadres op als je je echte e-mailadres privé wilt houden.

2. Persistente spam en doorgestuurde e-mails verwijderen

Met deze regel zul je geen zin meer hebben om je haar uit te scheuren. Het is voor mailers van websites die zich niet houden aan afmeldverzoeken en blijven druppelen in uw inbox.

set Van bevat als uw criterium, gevolgd door de naam van de afzender die verantwoordelijk is voor de e-mails die u wilt blokkeren. Kiezen Verwijder bericht als de actie die u met Mail wilt uitvoeren.

Houd er rekening mee dat de Verwijder bericht actie verwijdert het bericht voorgoed. Als u het in plaats daarvan naar de prullenbak wilt verzenden om het later toegankelijk te houden, selecteert u Bericht verplaatsen naar mailbox Prullenbak als uw gewenste actie.

Notitie: Als je Gmail's wilt repliceren “Blokkeer de afzender” functie, gebruik de Bericht verplaatsen actie om de e-mails naar de map Ongewenste berichten te leiden.

Deze regel is ook handig om doorgestuurde berichten te verwijderen die bijvoorbeeld zijn verzonden naar familieleden in bulk. Als u dergelijke berichten liever niet ontvangt, kunt u deze het beste aan de afzender laten weten. Als dat niet mogelijk is of niet werkt, laat Mail die berichten dan filteren en voor u verwijderen.

Terwijl jij kan stel een aparte regel in voor elk afzender wiens e-mails u wilt blokkeren, dit is niet de schoonste manier. Het is beter om een ​​bestaande regel te bewerken om een ​​nieuwe voorwaarde in te voegen voor elke nieuwe afzender. Dit werkt omdat het Als vervolgkeuzemenu is ingesteld op ieder, wat betekent dat de regel werkt wanneer ieder van de voorwaarden worden vervuld.

Als u een algemeen verbod op forwards wilt toepassen, vervangt u de Van bevat conditie met Onderwerp begint met Fw:.

3. Markeer niet-werkende e-mails als gelezen

Het grootste deel van uw persoonlijke e-mail is hoogstwaarschijnlijk niet tijdsgevoelig. Totdat u klaar bent om deze e-mails aan te pakken, moet u voorkomen dat ze uw aandacht trekken door ze als gelezen te markeren met deze volgende regel.

set Account als uw criterium en selecteer vervolgens het account dat is gekoppeld aan uw persoonlijke e-mail. Stel vervolgens in Markeer als gelezen als de actie die moet worden ondernomen.

Je zou liever merken allemaal berichten van allemaal accounts als gelezen zodra ze je inbox bereiken? Selecteer in dat geval Elke boodschap in plaats van Account van de Als drop-down menu.

4. Gebruik Domeinnamen om belangrijke e-mails te vangen

U wilt waarschijnlijk meer weten over elk e-mail die binnenkomt via uw bank, zelfs als het een promotionele mailer is. Hetzelfde geldt voor werkgerelateerde e-mails. U kunt een regel gebruiken om ervoor te zorgen dat u ze nooit mist.

Bijvoorbeeld, terwijl ik veel e-mails krijg op [email protected], degene die relevant zijn voor mijn werk komen altijd uit makeuseof.com. Om de laatste te lokaliseren, kan ik deze voorwaarde instellen: Van bevat @ makeuseof.com.

Vervolgens kan ik de gefilterde e-mails markeren door bijvoorbeeld de achtergrondkleur te wijzigen, een geluid af te spelen of ze elders door te sturen.

Vervang de @ makeuseof.com bit hierboven met de domeinnaam van uw bedrijf of uw bank, en u kunt hetzelfde filter gebruiken met vergelijkbare resultaten.

5. Stuur de belangrijkste zakelijke e-mails naar Slack

Niet alle e-mails hebben uw onmiddellijke aandacht nodig. Ja, zelfs op het werk. Als je team communiceert via een app zoals Slack, kun je vrijwel altijd je inbox negeren. Om ervoor te zorgen dat de superbelangrijke e-mails, indien aanwezig, niet aan uw melding ontsnappen, stuurt u ze door naar Slack met deze volgende regel.

Stel de voorwaarde in om e-mails te identificeren van uw manager of een andere hogere gebruiker, of met een specifiek woord / zinsdeel in het onderwerp. Selecteer nu Bericht doorsturen als uw gewenste actie en typ uw “stuur naar Slack” adres in het verstrekte veld.

Waar kunt u uw Slack-doorstuuradres vinden?

Het is verborgen onder [Your_Team_Name]> Voorkeuren> Berichten en media. Blader omlaag naar de Breng emails naar Slack sectie, en daar is het. Je kunt nu de doorgestuurde e-mails in Slackbot lezen!

6. Verzamel e-mails met pdf's

Van facturen en bonnen tot gratis abonnementen, u ontvangt nuttige documenten als pdf's in uw inbox. Vang die corresponderende e-mails allemaal op één plek met deze volgende regel.

Stel de conditie in die overeenkomt Hechtingstype is PDF en gebruik de Bericht verplaatsen actie om e-mails met pdf's te isoleren. Als u e-mails op hun plaats wilt markeren in plaats van ze naar een aparte map te verplaatsen, gebruikt u de Stel de kleur van het bericht in actie.

U kunt ook e-mails filteren met andere soorten bijlagen, zoals archieven, presentaties en films met een vergelijkbare regel.

Wat doet “Stop met het evalueren van regels” Do?

Aan het einde van de Voer de volgende acties uit menu, hebt u dit item misschien opgemerkt: Stop met het evalueren van regels. Vraagt ​​u zich af wat het doet? Welnu, het helpt Mail bij het identificeren van de juiste gedragslijn die moet worden gevolgd als regels met elkaar in strijd zijn.

Neem de standaardregel Nieuws van Apple, bijvoorbeeld. Als u een nieuwe regel maakt met een of meer vergelijkbare voorwaarden als deze, worden acties die u toevoegt aan de nieuwe regel niet uitgevoerd. Dat komt omdat het Nieuws van Apple regel heeft de Stop met het evalueren van regels erop getikt, waardoor de vervolgacties ondoeltreffend worden.

Laten we illustreren met een tweede voorbeeld.

Stel dat u alle inkomende berichten in een postvak als gelezen wilt markeren, behalve die van een bepaald e-mailadres dat is gebeld hello@my_inbox.com. U wilt ook berichten markeren vanaf dit adres. In dit scenario ziet u hoe de regels eruitzien:

1. Als Van bevat hello@my_inbox.com, Markeren als gemarkeerd rood en Stop met het evalueren van regels
2. Als Elk bericht, Markeer als gelezen.

Wat gebeurt er als je de Stop met het evalueren van regels actie van de eerste regel? Berichten van hello@my_inbox.com wordt gemarkeerd en ook gemarkeerd als gelezen.

Als u nu de volgorde van de regels wijzigt terwijl u ze aanmaakt, worden alle berichten gemarkeerd als gelezen. Die uit hello@my_inbox.com wordt gemarkeerd als zowel gelezen als gemarkeerd. Als u de Stop met het evalueren van regels actie om de eerste regel hier, de e-mails van hello@my_inbox.com wordt gemarkeerd als gelezen, maar wordt niet gemarkeerd.

Laat Apple Mail het zware werk voor u doen

Het is niet het probleem van de rommelige inbox zelf. Het is dat je er elke dag doorheen moet worstelen om te voorkomen dat je de belangrijke berichten verliest en de trivia die zijn weg naar je vinden te meppen..

Als je regels hebt opgesteld, markeert Mail wat je aandacht nodig heeft en verbergt of verwijdert de rest. Leid de e-mails die van belang zijn naar een of twee veilige locaties om en je kunt de rest negeren, misschien zelfs voor altijd!

Natuurlijk zijn regels dat wel een manier om e-mails te sorteren in Apple Mail, maar je zou een alternatieve client kunnen proberen 5 Alternatieven voor Apple Mail voor Mac OS X 5 Alternatieven voor Apple Mail voor Mac OS X Elke Mac wordt geleverd met een gratis e-mailtoepassing, maar het is niet het beste en het laatste deel alle e-mailoplossingen van OS X. Hier zijn vijf van de beste alternatieven. Meer informatie voor meer opties.

Ontdek meer over: Apple Mail, tips per e-mail.