Vergaderingen versus vergaderingen Twee Mac-applicaties voor het beheren van agenda's en notulen

Als u uitgebreide, gedetailleerde vergaderagenda's en minuten nodig hebt, bieden twee Mac Store-applicaties - beide Meetings genoemd - nuttige oplossingen die niet beschikbaar zijn in andere OS X-software.

Meetings ($ 12,99) van Exquisitus Inc en Meetings ($ 19,99) door Command Guru bieden elk een reeks vergelijkbare functies, met een paar belangrijke onderscheidende functies om ze van elkaar te onderscheiden. Ondanks de recente ontdekking van de kracht van Evernote voor het organiseren van vergaderingen. Hoe Evernote gebruiken om uw vergaderingen te beheren Hoe u Evernote kunt gebruiken voor het beheren van uw vergaderingen Wist u dat de nieuwste tools en functies in Evernote het een zeer nuttige toepassing maken voor het beheren van vergaderingen? Meer lezen, elk van deze applicaties bevat functies die nog niet zijn aangeboden door de note-taking-kolos.

Beide toepassingen kunnen worden gesynchroniseerd tussen OS X en hun iOS-apps in tegenhangers, maar ik zal me vandaag concentreren op de OS X-versies.

Meeting by Exquisitus Inc ($ 12.99) [niet meer beschikbaar]

Exquisitus 'Meetings is een app opgesplitst in drie delen: één sectie voor agenda's en minuten (beheerd onder de Actieve onderwerpen sectie), een speciale kalender (met label Dashboard), en een Invoer sectie voor een lijst met herinneringen, actie-items en vergaderonderwerpen.

De applicatie kan een beetje moeilijk zijn om erachter te komen wanneer je voor het eerst aan de slag gaat. Als u een nieuwe vergadering wilt instellen, selecteert u Bestand> Onderwerp nieuwe vergadering, of klik op het plusteken “+” knop in de zijbalk. In tegenstelling tot Command Guru's Meetings, kunt u met dit programma de namen en respectieve e-mailadressen van uw Contactpersonen toevoegen, die zoals u zult zien het gemakkelijk maakt om agenda's en minuten te verzenden.

Klik op de kleine “+ Agendapunt” om het eerste agendapunt voor een vergadering toe te voegen. Hoewel je ook de sneltoets Shift + Command + G kunt gebruiken om een ​​nieuw item toe te voegen, zou het nog beter zijn als gebruikers op de Shift + Return-combinatie kunnen drukken om snel agendapunten toe te voegen terwijl ze typen.

Merk op dat agenda-items voor deze applicatie de mogelijkheid bevatten om een ​​notitie en een bijlage aan elk item toe te voegen, en een knop voor het selectief inspringen van agendapunten, twee uniek voor deze specifieke toepassing. Individuele agendapunten kunnen ook direct vanuit de applicatie worden gemaild naar alle of geselecteerde deelnemers aan de vergadering.

Een van de voordelen van het gebruik van deze applicatie ten opzichte van de Evernote-aanpak is dat agenda-items eenvoudig kunnen worden verplaatst. Dit is zowel handig bij het maken van agenda's als het wijzigen van de agenda aan het begin of halverwege de vergadering.

Minuten maken

Nadat je al je agenda-items hebt toegevoegd, klik je op de Nieuwe ontmoeting om de minuten in te stellen. Nadat de vergaderminuten zijn gemaakt, moeten eventuele wijzigingen in de agenda handmatig worden bewerkt in de vergaderminuten, dus het kan een goed idee zijn om alleen minuten te maken na deelnemers keuren de agenda goed.

Een ander voordeel van deze aanpak is dat als uw vergaderingen regelmatig dezelfde agendapunten voor elke vergadering gebruiken, u eenvoudig op de knoppen Nieuwe vergadering kunt klikken om een ​​nieuwe reeks notulen voor toekomstige vergaderingen te maken. Natuurlijk kan de agenda ook voor elke nieuwe vergadering worden gewijzigd.

Net als bij agenda-items kunnen notulen per e-mail worden verzonden, geëxporteerd naar PDF of RTF, naar het klembord worden gekopieerd of worden ingesteld voor Markdown Markdown Here: Markdown-tekst in Gmail gebruiken en laten weergeven [Chrome] Markdown Here: Markdown-tekst in Gmail gebruiken & Have It Reneded [Chrome] Lees meer HTML-opmaak. Wanneer agenda's of notulen per e-mail worden verzonden, voegt Meetings automatisch de e-mailadressen in, evenals de inhoud van de vergadering. Dit is een functie die ontbreekt in de onderstaande toepassing.

Acties en taken toevoegen

Een van de belangrijkste doelen van vergaderingen is om vast te stellen wat er moet gebeuren en de vervaldatums toe te wijzen. Exquisitus 'Meetings bevat drie handige manieren om herinneringen toe te voegen. U kunt de Bestand> Nieuwe actie menu-item, klik op de Acties Items in de rechterbovenhoek van het gedeelte Vergaderingen of voeg herinneringen toe in het Dashboard.

Met de Dashboard-functie kunt u vervaldatums toewijzen aan items, evenals andere agenda-afspraken en herinneringen presenteren.

Wat ook nuttig is aan vergaderingen, is dat al uw onderwerpen, agenda's en notulen in één applicatie worden bewaard en worden geëxporteerd naar de overeenkomstige Meetings iOS-app ($ 4,99) [niet langer beschikbaar].

Vergaderingen door Command Guru ($ 19,99)

Command Guru's Meetings voor Mac heeft een schone maar kleurrijke lay-out, met een interface die ik intuïtief vond. Ondanks dat dit $ 7 meer kost dan de applicatie van Exquisitus, is het niet zo volledig uitgerust voor het opstellen en delen van agenda's en minuten. Gelukkig kan een proefversie van 30 dagen van deze applicatie worden gedownload van de website van de ontwikkelaar.

Selecteer om een ​​nieuwe vergadering te maken Bestand> Nieuw, en voeg de titel, datum en vergaderlocatie toe. Er zijn secties van de gebruikersinterface voor het toevoegen van namen van deelnemers aan de vergadering, voorbereidings- en agendapunten, discussienota's, beslissingen en taken. U kunt ook selecteren om secties te verbergen die u niet nodig hebt. Deze zijn erg handig en een paar ervan zijn niet beschikbaar in de Exquisitus-applicatie.

Helaas maakt deze applicatie geen verbinding met de Mac-app Contacten, dus je moet de namen en adressen van de deelnemers handmatig invoeren. Er zijn ook geen sneltoetsen voor het toevoegen van agenda-items, hoewel er een functie is genaamd “Slimme taak” dat wanneer ingeschakeld, u items kunt invoeren en toevoegen met behulp van een toegewezen sneltoets.

Een ander nadeel van deze toepassing is dat er geen functie is voor het gebruik van de agendapunten voor het instellen van minuten. Dus in wezen moet je de agendapunten voor de discussies opnieuw maken, als je die aanpak kiest.

De enige exportfunctie voor deze toepassing is e-mailen, en de voltooide export ziet er beter uit dan de lay-out die wordt geproduceerd door de applicatie van Exquisitus. Zoals vermeld, voegt dit programma geen e-mailadressen toe en worden ook de namen van deelnemers verticaal weergegeven, wat onnodig veel ruimte in beslag neemt.

Net als de applicatie van Exquisitus, wordt Meetings ook via iCloud gesynchroniseerd met de gelijkwaardige Meetings iOS-app ($ 4,99).

Conclusie

Beide vergaderingen van applicaties bieden een broodnodige oplossing die niet eerder beschikbaar was op het Mac-platform. En hoewel er verschillende krachtige iOS-vergaderings-apps zijn MinuteTaker en vergaderingen Hulp bij het produceren van professionele iPad Minute-rapporten MinuteTaker en vergaderingen Helpt u bij het produceren van professionele iPad-minutenrapporten In mijn gratis online MakeUseOf Online Meeting Guide, waar ik tips gaf voor het plannen en houden van vergaderingen via het web , Ik heb ook een paar minuten gelet op het nemen van apps. Hoewel weinigen van ons ... Lees meer, het is geweldig dat deze desktopapplicaties worden vergezeld door mobiele versies die gegevens synchroniseren, zoals het typen van een iPad, niet ieders idee van een goede tijd. Aan de andere kant zijn de iPad-versies geweldig om te hebben voor het beoordelen van inhoud.

Download: Exquisitus 'Meetings ($ 12,99) / Command Guru's Meetings ($ 19,99)

Voor andere suggesties over het plannen en houden van vergaderingen, bekijk onze gratis downloadbare online vergadergids. We willen ook graag weten welke functies u graag zou willen zien toegevoegd aan deze vergaderapplicaties.

Ontdek meer over: Organisatie Software.