Tips voor een verhoogde organisatie en productiviteit

Kijk bij het beoordelen van de behoeften van de organisatie naar vijf functionele gebieden voordat u specifieke aanbevelingen doet:

Papierstroom: Identificeer de soorten papierwerk (facturen, correspondentie, contactgegevens, enz.) Die naar uw kantoor stromen. Verdeel ze in categorieën om te dienen als actie-items, en bedenk een systeem om ze georganiseerd te houden volgens de categorieën.

Je vermogen om dingen te vinden: Overweeg hoe snel u momenteel afzonderlijke documenten in uw kantoor kunt vinden. Als u veel tijd besteedt aan het zoeken naar zwerfpapieren of bestanden, moet u mogelijk een bestandssysteem bouwen (of een bestaande vernieuwen) om u te helpen georganiseerd te blijven.

Uw werkcategorieën: Identificeer en vermeld de acht tot tien brede categorieën die het grootste deel van uw product of dienst uitmaken. Dit is de eerste stap in het opzetten van een efficiënt archiveringssysteem en een systeem voor uw computer (inclusief databases, digitaal opgeslagen bestanden, contactbeheer, enz.).

Tijd management systeem: Bepaal een tijdmanagementsysteem dat voor u werkt. Sommige mensen geven de voorkeur aan traditionele dagplanners; anderen geven de voorkeur aan computer-gebaseerde systemen, mogelijk gekoppeld aan een PDA.

Volgen van "taken": Bepaal een systeem voor het volgen van actiepunten voor bedrijven. Net als bij time-managementsystemen geven sommige mensen de voorkeur aan traditionele methoden (zoals het bijhouden van handgeschreven lijsten of memo's), maar softwareprogramma's die deze functie helpen vergemakkelijken, krijgen steeds meer de voorkeur. Vaak zijn deze functies ingebouwd in kantoorsoftwarepakketten die ook e-mail, contactmanagers, kalenders, enz. Omvatten.
Mensen kunnen soms verlamd raken door hun rommelige werkomgeving en de papierstroom die niet meer onder controle is. Over het algemeen komt het probleem vaak voort uit te veel papier dat op de desk van de professional stroomt, zonder methodisch systeem om het van het bureau te krijgen. Om te beginnen met het ontsnappen van deze verlamde staat, neemt u de volgende stappen:

Soort: Laat je niet intimideren door het idee om te sorteren. Het is gewoon een kwestie van dingen samenvoegen. Als uw bureau en computermonitor bijvoorbeeld worden bedekt door herinneringen met een klevende noot, verzamelt u ze allemaal samen of consolideert u de informatie die ze bevatten op één vel papier (of in een digitaal tekstdocument). Sorteer andere artikelen in functionele categorieën, zoals facturen, bankieren, boekhouding, belastinginformatie, enz. Breng een bestand of kantoorplatform tot stand voor documenten die "dringende" of "onmiddellijke" actie-items vertegenwoordigen. Gooi alle papieren weg die duidelijk overbodig zijn, zoals lege enveloppen. De gesorteerde stapels waarmee je eindigt, worden later gecategoriseerd

Purge: Bekijk de gesorteerde materialen eens goed. Bepaal welke papieren of bestanden niet langer een nuttig doel dienen en verwijder ze. Een veel voorkomende en begrijpelijke frustratie is de moeilijkheid om te beslissen welke papieren te houden en wat weg te gooien. Hier zijn enkele factoren om te overwegen:

Financiële of fiscale informatie: Financiële overzichten en items die mogelijk vereist zijn door de I.R.S. moet gedurende vijf tot zeven jaar bewaard worden. Documenten die ouder zijn dan dat, kunnen over het algemeen worden weggegooid.

Informatie die online beschikbaar is: Nieuwere informatie die is gedupliceerd of beschikbaar is op internet hoeft misschien niet te worden opgeslagen. Veel mensen printen pagina's van websites voor referentie of gemak. (Mogelijk bent u op dit moment een van die afdrukken aan het lezen.) Als de informatie waarschijnlijk beschikbaar zal zijn op een permanente website (of waarschijnlijk beschikbaar zal zijn voor minstens zo lang als u deze nodig hebt), is er geen behoefte aan om kopieën op papier vast te houden voor altijd. Ook kunt u mogelijk informatie van websites opslaan als bestanden op uw harde schijf - hetzij als tekstbestanden of bron (html) bestanden. Een paar kilobytes opgeslagen op een harde schijf, floppy of CD-R kost veel minder ruimte dan een map gevuld met papieren afdrukken.

Informatie die overdraagbaar is naar een andere locatie: Als de informatie op een vel papier zoiets is als een kalenderherinnering of telefoonnummer, zet u deze over naar de juiste plaats, zoals uw agenda of rolodex (papier of elektronisch) en gooit u vervolgens het schroot weg..

categoriseren: Nadat u een verzameling documenten hebt gesorteerd en hebt gezuiverd wat u onnodig achtte, wordt het tijd uw gesorteerde stapels in een archiefsysteem te categoriseren. Als je geen ervaring hebt met de kunst en wetenschap van archiveren, denk dan gewoon aan een archiveringssysteem zoals je geleerd hebt om een ​​schets in Engelse les te bedenken: informatie gegroepeerd in categorieën en subcategorieën. Neem de acht tot tien brede categorieën waarmee u in uw bedrijf te maken hebt en verbreek elk van deze categorieën in subcategorieën. U wilt bijvoorbeeld een bestand van de grote categorie met de naam 'Financieel' instellen. Binnen dat bestand kunt u de financiële categorie onderverdelen in de subset 'Belastingen', 'Voorraden' en 'Rekeningafschriften'. De items die u in uw "financiële" stapel hebt geplaatst, worden eenvoudig in die categorieën eenvoudig opgeslagen. Zorg ervoor dat alle bestanden duidelijk en bondig zijn geëtiketteerd. U kunt een hangend bestandssysteem gebruiken, gebruikmakend van de grotere hangende bestandsmappen voor brede categorieën en gewone manilla-bestanden voor de subcategorieën. Zoek in de kantoorwinkel naar manilla-mappen die worden aangeduid als 'interieurbestanden'. Deze zijn iets kleiner dan gewone bestandsmappen en passen netjes in hangende bestanden.

Onderhouden: Elk bestandssysteem is slechts zo goed als uw bereidheid om het te onderhouden. Wees ijverig en plaats een herinnering in uw agenda om u te vragen dagelijks te sorteren, te zuiveren en te categoriseren.

Om uw computer te ordenen, volgt u dezelfde stappen als bij papier: sorteren, opschonen en categoriseren. Met het bestandsbeheersysteem van uw computer kunt u eenvoudig mappen en submappen maken om documenten bij te houden. (U kunt zelfs sub-sub-submappen maken, als u dat wilt.In computertaal wordt het maken van mappen in mappen soms "nesten" genoemd.) Het aanmaken van een nieuwe map is gewoon een kwestie van "Bestand" op uw menubalk selecteren ; selecteer in het menu Bestand "Nieuw"; selecteer vervolgens 'Map'. Een nieuwe map (zonder titel) zou op uw bureaublad moeten verschijnen. Geef het een toepasselijke naam en bepaal waar u het op uw harde schijf wilt opslaan. Net zoals in uw papieren archiveringssysteem, zullen brede categorieën worden weergegeven met digitale bestandsmappen en die zullen submappen bevatten die analoog zijn aan de subcategoriebestanden.

Een effectief concept om georganiseerd te blijven in uw thuiskantoor is de "On-In-en-Around" -techniek. Wat papierwerk betreft, moeten dingen waar je dagelijks aan werkt op je bureau staan. Dingen waar u wekelijks mee werkt, moeten IN uw bureau zijn. Dingen waar je maandelijks aan werkt zouden rond je bureau moeten zijn.