10 Snelle tips om beter te worden in Outlook

Outlook is een van de meest populaire e-mailclients, maar u gebruikt het mogelijk niet optimaal. Het zit boordevol handige trucs die je productiviteit kunnen helpen. Verander Outlook in een Project Management Tool Met OneNote Integration Verander Outlook in een Project Management Tool Met OneNote Integratie OneNote kan meer dan je denkt. We laten u zien hoe u uw Outlook-takenlijst kunt omzetten in een krachtige projectbeheertool met behulp van de OneNote-plug-in voor Outlook. Lees meer en maak het gebruik ervan een fluitje van een cent.

We hebben enkele van de meer onbekende tips en trucs afgerond die u zullen helpen een Outlook-meester te worden. Of het nu gaat om het terughalen van e-mails, het automatisch invullen van vaak getypte zinnen of om eraan herinnerd te worden bestanden bij te voegen, wij zorgen ervoor.

Er is zeker meer te delen, dus als u uw eigen Outlook-tip heeft, laat ons dat dan weten in het gedeelte Opmerkingen hieronder.

1. Voeg een andere kalendertijdzone toe

Het kan handig zijn om meerdere tijdzones in uw agenda weer te geven als u vaak op reis bent of vergaderingen met iemand in het buitenland wilt organiseren. Hiertoe klikt u op het dossier tab en selecteer vervolgens opties van de navigatie aan de linkerkant. Klik in het nieuwe venster Kalender en ga dan naar de Tijdzones sectie.

Je ziet je standaardtijdzone worden weergegeven, maar je kunt dit wijzigen met behulp van de vervolgkeuzelijst. Geef het een Label zodat je het kunt onderscheiden. Kruis dan aan Toon een tweede tijdzone en doe hetzelfde daar. Klik OK om uw wijzigingen op te slaan.

Ga nu naar uw Kalender. In het lint, binnen de Regelen categorie, selecteer een van beide Dag, (Werkweek of Schedule View. Dit zijn de weergaven die ofwel de twee tijdzones links of bovenaan weergeven.

2. Bekijk alle e-mail in platte tekst

Als u zich zorgen maakt over het ontvangen van e-mails in HTML-indeling, kunt u Outlook dwingen om alle e-mail standaard in platte tekst te openen. Hiermee wordt voorkomen dat kwaadwillende HTML wordt uitgevoerd, maar let op dat het je niet beschermt tegen alle e-mailbedreigingen 8 Tips voor e-mailbeveiliging die je kunt delen met vrienden en collega's 8 Tips voor e-mailbeveiliging die je kunt delen met vrienden en collega's Lees meer .

Klik eerst op het dossier en selecteer vervolgens opties. Selecteer in het nieuwe venster Vertrouwenscentrum van de navigatie aan de linkerkant. Dan klikken Vertrouwenscentrum-instellingen ... . Nu, selecteer opnieuw vanaf de linkerkant E-mailbeveiliging.

Onder de Lees als gewone tekst kop, tik Lees alle standaardmail in platte tekst. U kunt er ook voor kiezen om aan te vinken Lees alle digitaal ondertekende e-mail in platte tekst. Een e-mail die digitaal ondertekend is, betekent dat de afzender de inhoud heeft goedgekeurd en er niet mee is geknoeid.

Klik op om uw wijzigingen op te slaan OK. Als u ooit een specifieke e-mail in de oorspronkelijke indeling wilt lezen, opent u deze e-mail, klikt u op de informatiebalk, en selecteer een van beide Weergeven als HTML of Weergeven als RTF-tekst.

3. Forceer dat gedeelde mailbox-berichten automatisch worden verzonden

Voordat een e-mail daadwerkelijk wordt verzonden, moet deze via uw Outlook-map worden verwerkt. Dit controleert of de server het zonder fout kan verwijderen. Als u een gedeelde mailbox gebruikt, kan het zijn dat alle e-mails in uw map Outbox zitten totdat u handmatig op Verzenden / ontvangen klikt.

Om dit te verhelpen, moet het register worden bewerkt. Volg deze instructies zorgvuldig en u komt wel goed, maar een onjuiste aanpassing van het register kan ernstige problemen veroorzaken. Hoe het Windows-register per ongeluk opsplitsen Hoe niet per ongeluk het Windows-register verspillen Werken met het Windows-register? Houd rekening met deze tips en u zult veel minder snel blijvende schade aanrichten aan uw pc. Lees meer waarvoor wij niet verantwoordelijk zijn.

Sluit eerst Outlook. Zoek vervolgens naar een systeem regedit en selecteer het resultaat. Gebruik de navigatie aan de linkerkant om naar de volgende map te filteren:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ x.0 \ Outlook \ Preferences

Vervangen X.0 voor uw huidige versie van Outlook. 16.0 voor Outlook 2016, 15.0 voor Outlook 2013, 14.0 voor Outlook 2010, enzovoort.

Dubbelklik de DelegateSentItemsStyle waarde en verander de Waarde data naar 0. Dan klikken OK. Open Outlook opnieuw en u moet zien dat alle uitgaande e-mail van gedeelde postvakken automatisch wordt verzonden.

4. Vertraging Het verzenden van een e-mail

Als u niet meteen een e-mail wilt verzenden, kunt u aangeven wanneer u wilt dat deze wordt verzonden. Selecteer in het venster voor het samenstellen van e-mails opties van het lint en klik vervolgens op Vertraging levering.

Hierdoor wordt een nieuw venster geopend waarin u de kunt gebruiken Lever niet eerder af velden om de datum en het tijdstip te kiezen waarop uw e-mail wordt verzonden. Merk op dat als u geen Exchange-server gebruikt, Outlook open moet staan ​​om dit verzoek te laten werken.

U kunt ook een regel maken die het verzenden van al uw berichten of berichten die u opgeeft uitstelt. Navigeer hiervoor naar het dossier en selecteer vervolgens Regels en waarschuwingen beheren. Binnen E-mailregels, Klik Nieuwe regel en volg de wizard door. U kunt voorwaarden instellen, zoals het alleen uitstellen van e-mails die naar een bepaalde contactpersoon zijn verzonden. Stel gewoon de actie naar uitstel van levering met een aantal minuten en je bent klaar.

5. Roep een e-mail op

Als u zich op een Exchange-server bevindt, kunt u mogelijk een e-mail terughalen die u al hebt verzonden. Het slagingspercentage is echter afhankelijk van een aantal factoren, die we in onze handleiding voor het oproepen van een e-mail hebben behandeld. Een e-mail terugbellen in Outlook nadat u het hebt verzonden Hoe u een e-mail in Outlook kunt oproepen nadat u het hebt verzonden Hebt u ooit geslagen? stuur en heb je er later spijt van? We zijn er allemaal geweest en wilden dat we het verzenden ongedaan konden maken. We laten u zien hoe u een e-mail in Outlook kunt terughalen of het verzenden in Gmail kunt vertragen. Lees verder .

Ga eerst naar uw Verzonden items en selecteer de e-mail die u wilt oproepen. In de verhuizing groep van het lint, klik acties en selecteer vervolgens Roep dit bericht op ... .

Selecteer in het nieuwe venster Verwijder ongelezen exemplaren van dit bericht om de e-mail uit de inbox van de ontvanger te verwijderen. U kunt ook selecteren Wis ongelezen exemplaren en vervang deze door een nieuw bericht om een ​​alternatieve e-mail te verzenden in plaats van het origineel.

Kruis aan Vertel me of recall voor elke ontvanger slaagt of mislukt als u het resultaat van elke terugroeppoging wilt ontvangen. Als u klaar bent, klikt u op OK om uw recall-aanvraag in te dienen.

6. Stel dingen voor die vaak zijn getypt

Als u vaak hetzelfde typt, kunt u Outlook dit automatisch laten voorstellen wanneer u begint met schrijven. Typ bij het opstellen van een e-mail uw zin en markeer deze vervolgens. Selecteer nu invoegen van het lint. Van de Tekst categorie, klik Snelle onderdelen en dan Selectie opslaan in galerie met snelle onderdelen ... .

De zin wordt automatisch voorgesteld wanneer u begint met typen en u kunt op drukken invoeren om het te vullen. Als alternatief kunt u de Snelle onderdelen dropdown om het te selecteren. Je kan ook klik met de rechtermuisknop een onderdeel van dit menu en selecteer Organiseren en verwijderen ... als je het ooit moet aanpassen of verwijderen.

7. Word een sneltoetswizard

Outlook kan een complex beest zijn, maar dat komt omdat het zo krachtig is. Maar in plaats van te rommelen in menu's, kunt u snelkoppelingen gebruiken om processen te versnellen en productiever te worden.

U kunt bijvoorbeeld op drukken CTRL + N om een ​​nieuw bericht te maken en CTRL + Enter om het te verzenden. evenzo, CTRL + R zal een antwoord starten, terwijl CTRL + F zal het doorsturen.

U kunt op drukken invoegen om een ​​bericht te markeren, F7 om te spellen controleer wat je schrijft, en F9 om het verzend- / ontvangstproces uit te voeren.

In feite zijn er zoveel sleutelcombinaties dat we een handleiding voor Outlook-sneltoetsen voor het toetsenbord hebben gemaakt. 25+ Outlook-sneltoetsen om u productiever te maken 25+ Outlook-sneltoetsen om u productiever te maken Outlook is een van de meest populaire desktop e-mailclients in gebruik vandaag. Als u een van die veel Outlook-gebruikers bent, kunt u met de volgende sneltoetsen veel tijd besparen. Meer informatie over hoe u gemakkelijk kunt navigeren en maken.

8. Plakken om te maken

Het minimaliseren van de stappen die nodig zijn om iets te bereiken, is altijd gunstig. Je kunt een nieuw item maken dat automatisch bevat wat er op je klembord staat 5 Tips om je Windows-klembord te beheren als een professional 5 Tips om je Windows-klembord te beheren als een professional Beter bekend als kopiëren en plakken, een hulpmiddel voor studenten om passages uit Wikipedia op te heffen , kan het Klembord u veel tijd besparen. We zullen je laten zien hoe je het als een professional kunt gebruiken. Lees verder . Ga hiervoor naar de sectie waarvoor u een nieuw item wilt maken, dus mail voor een e-mail, agenda voor een evenement, enzovoort.

Daarna hoeft u alleen maar op te drukken Ctrl + V. Het item wordt gemaakt en bevat al wat er op je klembord stond. Het is een eenvoudige truc, maar een die je voor altijd zult gebruiken.

9. Pas Mark aan als leesopties

Als je merkt dat je e-mails als gelezen worden gemarkeerd als je ze niet echt hebt bekeken, is het gemakkelijk om deze frustratie te overwinnen. Als een e-mail als ongelezen wordt gemarkeerd, kunt u snel zien wat u moet doen.

Klik eerst op het dossier en dan opties. Selecteer vanuit de navigatie aan de linkerkant Mail. Onder de Outlook-vensters rubriek, selecteer Leesvenster ... en een nieuw venster zal openen.

Hier kunt u instellen hoeveel seconden er moeten worden gewacht voordat een item als gelezen wordt gemarkeerd en of het als gelezen wordt geteld wanneer de selectie wordt gewijzigd. Vink aan en pas uw opties aan en klik vervolgens op OK om uw wijzigingen op te slaan.

10. Houd er rekening mee dat u bestanden moet bijvoegen

Als u vaak merkt dat u e-mails verzendt en vergeet een bestand bij te voegen, is dit de tip voor u. Outlook scant uw berichten op bepaalde woorden en uitdrukkingen, zoals “zie bijlage” of “ingesloten”, controleer dan of je iets hebt bevestigd. Als u dat niet hebt gedaan, waarschuwt het u voordat het bericht wordt verzonden.

Om dit in te schakelen, navigeert u eerst naar het dossier en dan opties. kiezen Mail Ga vanuit de navigatie aan de linkerkant naar de Berichten sturen sectie. Tik nu aan Waarschuw me wanneer ik een bericht verzend dat mogelijk een bijlage mist. Klik OK om uw wijzigingen op te slaan.

Deel uw tips

Het kan gemakkelijk zijn om een ​​programma jaren te gebruiken en niet volledig te waarderen alle van de fijne kneepjes, dus hopelijk heb je een paar tips die je in je dagelijks leven kunt gebruiken om de productiviteit te verhogen.

Deze tips zijn gericht op de desktopversie van Outlook, dus als u de webversie gebruikt en niet zeker weet wat het beste voor u is, raadpleegt u onze vergelijking van internet en desktop op internet Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: welke is het beste voor u? Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: welke is het beste voor u? Outlook.com is een krachtige online e-mailclient die gratis wordt geleverd met Office Online. Maar kan Outlook op het web concurreren met zijn desktop-tegenhanger? Onze Outlook-vergelijking helpt u zelf te beslissen. Lees verder .

Maak je gebruik van deze tips? Heb je je eigen Outlook-trucs om te delen??

Ontdek meer over: e-mailtips, sneltoetsen op het toetsenbord, Microsoft Outlook, productiviteit.