10 tips voor het beheren van gedeelde bestanden op Google Drive

Dit is een van die momenten waarop ik wil dat je helemaal naar de onderkant van de pagina springt. Google Drive was aan het werk met drie auteurs uit drie hoeken van de VS. De drie auteurs hadden een uur om over een kort verhaal te schrijven en samen te werken. Ze zijn erin geslaagd. Dat is real-time partnerschap op zijn best.

Delen met collaboratieve cloudplatformen zoals Google Drive is niet meer nieuw. Reuzen van de technische wereld vechten de oorlogen uit over bedrijven en consumenten. Het stof zal niet snel bezinken. Het is goed nieuws voor onze consumenten, omdat we onze werkdag verbeteren met gedeelde bestanden, mappen en teams.

Dus, ik moet je vragen - is het nog steeds super eenvoudig om bestanden te delen met Google Drive? Of snap je het nog steeds? Hoe dan ook, deze tien tips zouden je moeten helpen om gedeelde bestanden vanaf vandaag een beetje beter te beheren.

Notitie: Als u gevoelige bestanden deelt, moet u de Google Drive-codering aan de clientzijde inschakelen 3 Handige hulpmiddelen om de beveiliging en privacy van Google Drive te verbeteren 3 Handige hulpmiddelen om de beveiliging en privacy van Google Drive te verbeteren Is de geïntegreerde codering van Google Drive voldoende om uw privébestanden veilig te houden van diefstal en inbraak? Laten wij het uitzoeken. Lees verder !

De basisprincipes van delen

Het draait allemaal om het creëren van de juiste soort sharemachtigingen en het niveau van delen. U kunt elk bestand of elke map op Google Drive delen. De video van twee minuten vat het proces samen.

Als eigenaar kunt u anderen het volledige eigendom van een bestand geven of een bepaald niveau van weergave- en bewerkingsrechten.

• Kan bewerken: Het samenwerkende werkblad waaraan u werkt met uw team.
• Kan reageren: De boekversie die je aan het schrijven bent. Anderen kunnen opmerkingen bekijken en toevoegen aan het bestand, maar kunnen het niet bewerken. Mappen hebben geen opmerkingen.
• Kan zien: De weekendfeestuitnodiging die u zojuist hebt gemaakt met Presentatie.

Hier is een diagram dat de toegang voor een kijker, commentator, redacteur of eigenaar vergelijkt:

Bron: Google-ondersteuning

1. Gedeelde bestanden kopiëren, downloaden en afdrukken?

U kunt het downloaden, afdrukken en kopiëren van gedeelde bestanden niet toestaan. De geavanceerde functie voor beheer van informatierechten verwijdert deze opties uit het menu van de kijker. Dit is een extra laag controle over uw documenten.

Open Google Drive. Selecteer het gedeelde bestand en klik op de Delen pictogram in de rechterbovenhoek.

Op de Deel met anderen dialoogvenster, voeg de naam van de bijdrager toe en klik op de gevorderd optie rechtsonder.

Selecteer de Schakel opties voor downloaden, afdrukken en kopiëren uit voor commentatoren en kijkers doos. Klik Opslaan veranderingen.

Kijkers zien a “Exportopties uitgeschakeld” melding bovenaan de menu's Bestand en Bewerken voor de specifieke documenten, spreadsheets en presentaties.

Houd er rekening mee dat degenen met “Bewerk” machtigingen kunnen nog steeds uw bestand downloaden, afdrukken en kopiëren, zelfs als deze instelling is ingeschakeld.

2. Deel een map met niet-Google-gebruikers

Je vrienden en collega's hebben geen Google-account nodig om een ​​Google Drive-map of -document te bekijken. Dit is een van de weinige bekende mogelijkheden van Google Drive. U kunt een uitnodiging verzenden naar hun e-mailadres. Of gebruik een deelbare link.

Kies tussen Kan zien of Kan bewerken of Kan reageren. Klik op de knop Opslaan.

Je kunt naar de gevorderd instellingen delen en andere opties voor delen kiezen. De persoon die de uitnodiging ontvangt, hoeft zich niet te registreren en in te loggen met een Google-account om het bestand te bekijken. Maar ze hebben een Google-account nodig om een ​​bestand te bewerken of commentaar te geven.

Delen via een link is een beveiligingsrisico. Hoe veilig zijn uw documenten in Google Drive? Hoe veilig zijn uw documenten in Google Drive? Lees meer voor gevoelige documenten omdat iedereen met de link toegang heeft tot het bestand.

3. Download een volledige gedeelde map

Met Google Drive kun je de volledige inhoud van een gedeelde map downloaden als een ZIP-archief. Dit is handig voor het opslaan van lokale kopieën van gedeelde documenten. De mappenstructuur met eventuele submappen wordt bewaard in het archief.

Ga naar Gedeeld met mij Op uw Google Drive. Klik met de rechtermuisknop op de map en kies Download.

U kunt ook de triple dots pictogram in de werkbalk om de map te downloaden.

Als u een Google-document, spreadsheet of dia downloadt, wordt deze gedownload als een Office-document. Alle andere bestanden worden gedownload in hun oorspronkelijke indeling.

4. Eigendom van bestanden overdragen aan iemand anders

Er zijn veel redenen om het eigendom van documenten over te dragen aan iemand anders. Misschien neemt iemand anders een project over. Misschien heeft iemand je ontslagen. Op een betere nota, ga je op vakantie en wil je gewoon de verantwoordelijkheid van de gedeelde documenten overhandigen. Het proces om digitaal “overhandigen” Documenten en mappen van Google Drive zijn eenvoudig.

Open Google Drive. Selecteer de gedeelde map of het gedeelde bestand in Documenten, Spreadsheets of Presentaties en klik op de Delen pictogram in de rechterbovenhoek. Wanneer de vermoedelijke eigenaar geen toegang tot delen heeft ... nodig uit door het e-mailadres in te typen “Mensen uitnodigen” veld. Dan Opslaan.

Klik gevorderd in de rechterbenedenhoek van het deelvak. Klik op het vervolgkeuzemenu naast de naam van de persoon waarvan u het bestand of de map wilt hebben. kiezen Is eigenaar. Klik Gedaan.

Je rol wordt geruild van een eigenaar naar een editor nadat je het eigendom hebt overgedragen.

Let op: U kunt het eigendom van een gesynchroniseerd of geüpload bestand (zoals een PDF of een afbeeldingsbestand) niet overdragen.

5. Toegang tot gedeelde bestanden aanvragen?

Wanneer u via een gedeelde link toegang probeert te krijgen tot een bestand, ziet u mogelijk een bericht met de tekst “je hebt toestemming nodig.”

Soms delen eigenaren een link voordat ze de rechten hebben ingesteld. U wilt misschien ook het bestand openen met een alternatieve Google-ID. Het is gemakkelijk om toegang te vragen met een enkele klik.

Op de desktop:

• Open een link naar het bestand.
• Klik op Toegang aanvragen.

Op Android:

Met de Drive voor Android-app kunt u toegang aanvragen met een enkele tik wanneer de “Geen toegang tot document” bericht verschijnt. Het aanvragen van toestemming stuurt een e-mail naar de eigenaar vanuit de app. Bezitters van bestanden krijgen onmiddellijk een melding op Android en iOS. De mobiele app is onlangs met deze functie bijgewerkt.

6. Zoek naar een bijdrager

Een document delen met tien leden is eenvoudig. Het delen met 50 oproepen voor meer planning. Het beheren van gedeelde bestanden betekent ook bijhouden welke medewerker aan welk document werkt.

Ga naar Bekijk details (Klik op de “ik” pictogram op de werkbalk). Blader door de Activiteit tab om recent snel te zien welke bestanden u hebt gedeeld.

Klik op Gedeeld met mij in het linkermenu van Google Drive. U krijgt een lijst met alle documenten waartoe u toegang hebt.

Gebruik de Kracht van Google-zoekfilters. De productiviteitsvoordelen zullen geen verrassing zijn voor degenen die bekend zijn met Gmail-filters.

Gebruik het zoekvak boven aan Google Drive. De zoekopdracht van Google Drive doorzoekt ook de hoofdtekst van het document. U kunt de eerste 100 pagina's doorzoeken van alle tekstdocumenten of tekstgebaseerde PDF's die u hebt geüpload. U kunt ook zoeken naar tekst op de eerste 10 pagina's van alle afbeeldings-pdf's. In plaats van door mappen te bladeren, gebruik deze krachtige functie om snel naar een bestand te gaan.

Druk in Google Drive op slash-toets naar voren om je cursor recht in het zoekvak te plaatsen. Klik op de kleine vervolgkeuzepijl in het zoekvak om de basiszoekfilters te zien. Het leren van een paar handmatige parameters kan u tijd besparen.

Bijvoorbeeld: om documenten te vinden die u met iemand hebt gedeeld naar: [email protected].

Google Help heeft de volledige lijst.

7. Vereenvoudig het delen door Contactgroepen te maken

Met e-mailcontactgroepen hoeft u geen individuele documentrechten voor uw teamleden in te stellen.

Log in op Google Contactpersonen. Klik op de linkerzijbalk Nieuwe groep.

Geef het een beschrijvende naam volgens het teamproject. Of iets anders waardoor ze gemakkelijk te onthouden zijn. Jij kan naamgroepen op rechten om ze gemakkelijk te onthouden.

Bijvoorbeeld: [email protected] of [email protected].

Vul de nieuwe groep in met de e-mailadressen van de teamleden.

Gebruik deze specifieke contactgroepen in de instellingen voor het delen van bestanden of mappen.

8. Zie Aantal weergeven van een gedeeld document

Google onderhoudt een versiegeschiedenis, maar er is geen manier om te zien hoe vaak een gedeeld document is bekeken. Ik kreeg het antwoord op deze vraag van een Stack Exchange-discussie.

Dien uw documentkoppeling in bij de http://goo.gl URL-verkortingsservice en deel die URL alleen. Deze service biedt informatie over hoe vaak op die koppeling is geklikt, die ongeveer zo dicht is als u nu kunt weten hoeveel keer uw document is geopend.

Dit is handig in gevallen waarin u een document openbaar wilt delen en het antwoord wilt controleren. Houd er rekening mee dat openbare documenten en bestanden worden weergegeven in zoekresultaten.

Enkele ideeën om openbaar te delen:

• Upload en deel een eBook.
• Test de eerste reactie op een creatief product.
• Een dia-presentatie vrijgeven voor openbare weergave (zoals SlideShare).
• Vind open educatieve inhoud.

Tip: U kunt een eenvoudige Google Site Search gebruiken om naar openbare documenten te zoeken. Bijv. zoekwoordsite: drive.google.com

9. Deel met Slack

Slack is de nieuwe werkplek of de digitale waterkoeler van het kantoor. Als je nog niet met Slack werkt, is het tijd om het aan je team te introduceren. Er zijn veel manieren om uw favoriete services met Slack te laten werken. Integratie met Google Drive is een van de populairste.

Met Slack kunt u Google Drive-bestanden importeren en deze delen via Slack. Alle geïmporteerde Google Drive-bestanden worden ook geïndexeerd door Slack voor eenvoudig zoeken en naslag. De bestanden worden niet opgeslagen op Slack - ze blijven in uw Google Drive-mappen. Slack fungeert als een kanaal.

Een klein voorbeeld: plak een link naar een Google-document in de Slack-chatroom. Slack geeft een fragment van de inhoud weer uit het bestand onder de link nadat het is geïntegreerd. Dit is nuttiger dan alleen blinde koppelingen delen.

Slack-helpcentrum laat zien hoe u uw Google Drive aan Slack op twee eenvoudige manieren kunt koppelen.

10. Deel Google Documenten van Microsoft Office

Google Drive versus Microsoft Word Google Docs versus Microsoft Word: de Death Match voor onderzoek Schrijven van Google Docs versus Microsoft Word: de Death Match voor online schrijven Online oplossingen worden de norm. We besloten om te zien hoe Microsoft Word het opneemt tegen Google Docs. Welke doet het betere onderzoekspapier? Read More kan een dagelijkse bezigheid zijn van twee kantoorsuites, maar de twee krachtpatsers spelen eindelijk aardig. U kunt nu Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden openen die op de schijf zijn opgeslagen, eraan werken in Microsoft Office en ze delen via Google Drive. Het is allemaal te danken aan een handige plug-in die fantasierijk wordt genoemd als - Google Drive plug-in voor Microsoft Office.

De plug-in werkt met Microsoft Office 2007, 2010, 2013 en 2016.

Installeer de invoegtoepassing en geef deze toestemming om toegang te krijgen tot uw Google Drive-mappen. De invoegtoepassing wordt weergegeven als een extra tabblad op het lint en als een nieuwe locatie in het scherm Opslaan.

Office-documenten die zijn opgeslagen op de drive zijn ook versiebeheerst. U kunt vorige versies van een Office-bestand volgen of teruggaan naar een oudere versie. Wanneer u aan een Google-document wilt werken, wordt het in het juiste Google Drive-programma geopend in een afzonderlijk browservenster.

Is niet prachtig delen!

Je kunt het niet alleen doen in de 21^st Eeuw. Er zijn een aantal voordelen wanneer u in realtime samenwerkt: 10 tips voor effectief realtime samenwerken in online samenwerking: 10 tips voor effectieve realtime online samenwerking Lees meer. Er zijn ook uitdagingen. Maar verminder het aantal hoepels om gewoon een stukje informatie te delen en er zullen goede dingen gebeuren.

De video over het schrijven van het project laat zien hoe meer kan worden bereikt met minder wanneer synergievoordelen optreden.

Besteed wat tijd aan de samenwerkingsfuncties van Google Drive. De harmonie van teamwork hangt ervan af. Neem Google Drive verder dan een bestandsopslagsysteem met de vele tips en trucs die het biedt op alle platforms. Vertel ons over de rol van Google Drive in uw verbonden wereld.

Gebruik je het actief om elkaar samen rond een gemeenschappelijk project te trekken? Wat is de enige tip die u wilt delen, waardoor het beheer van Google Drive een beetje beter voor ons is? Of zelfs een klacht die u tegenhoudt?

Image Credit: legpuzzel van Rido via Shutterstock

Ontdek meer over: Cloudopslag, samenwerkingshulpmiddelen, bestandsbeheer, bestandsdeling, Google Documenten, Google Drive, .