20 manieren waarop een menselijke virtuele assistent u tijd kan besparen

Er zijn twee soorten virtuele assistenten (VA) om het leven gemakkelijker te maken. Ik gebruikte drie virtuele assistent-firmas en deze heb ik gebruikt Drie virtuele assistent-bedrijven en deze heeft gewonnen Het huren van een virtuele assistent is slim tijdbeheer. We hebben drie virtuele assistentservices getest en de voor- en nadelen voor elk gevonden. Elke test onthult de tips en trucs voor het kiezen van de ideale persoonlijke assistent. Lees meer: ​​digitaal en menselijk.

Digitale assistenten zijn die van Siri, Cortana, Alexa en Google Assistant. Het zijn softwareprogramma's die basisverzoeken kunnen interpreteren en uitvoeren. We hebben het over dingen als het vinden van aanbevelingen voor restaurants en vakanties, een Uber boeken, herinneringen instellen en je slimme huis beheren. Vrij eenvoudig, maar nog steeds erg handig.

Maar hoe zit het met die taken waar je een hekel aan hebt, niet kunt doen of gewoon niet de tijd hebt om te doen, die gewoon te complex zijn voor een digitale VA? Antwoord: huur een menselijk virtuele assistent.

Dit zijn mensen (dus zorg ervoor dat je ze als zodanig behandelt) die je kunt huren bij sites zoals UpWork of People Per Hour. Door de juiste taken uit te besteden aan deze menselijke VA's, kunt u superproductief worden, waardoor u meer tijd kunt besteden aan belangrijk werk. Waarom zelfdiscipline de beste productiviteitshack is die u nodig hebt Waarom zelfdiscipline de beste productiviteitshack is die u nodig hebt Wat is het geheim om diep werk gedaan te krijgen? Is het motivatie of is het discipline? Als je je niet kunt concentreren en je werk niet kunt voltooien, zijn hier enkele tips over de gewoonte die je zullen helpen meer te bereiken. Lees meer of gewoon om te ontspannen.

Weet je niet zeker wat je zou kunnen uitbesteden aan deze menselijke VA's? Hier zijn enkele ideeën.

1. Maak reserveringen en afspraken

Als er een restaurant is dat je wilde uitproberen, vraag het dan aan je VA “boek een tafel voor 4 personen bij [restaurant] voor rond 20:00 uur op vrijdag.” Vervolgens vinden ze het telefoonnummer, bellen ze, laten ze je de precieze details weten en voegen ze de reservering toe aan een gedeelde agenda. Deel je Google-agenda met iedereen Deel je Google-agenda met iedereen We laten je drie opties zien voor uw Google Agenda delen. Met behulp van iCal kunnen zelfs Apple Calendar- en Outlook-gebruikers uw planning bekijken. We leggen ook uit hoe u de toegang tot uw Google Agenda intrekt. Lees verder .

Als ze toegang hebben tot je contacten, kunnen ze zelfs de anderen laten weten wanneer ze ook moeten verschijnen. Hetzelfde geldt voor andere reserveringen en afspraken die u wilt maken.

2. Online aankopen

Wanneer u een VA vindt waarop u kunt vertrouwen, hen een kleine vergoeding toewijst of hen toegang geeft tot a “bedrijf” creditcard (met een kleine limiet) betekent dat ze namens u online aankopen kunnen doen. Ziet u iets dat u zoekt? Stuur ze een link of een foto en ze kunnen omgaan met het instellen van accounts en het invoeren van betalingsgegevens, zodat u dat niet hoeft te doen.

3. Zoek (en koop) het perfecte geschenk

Als je een lijst hebt met mensen waar je graag cadeautjes voor koopt (je partner, ouders, beste vriend), maak dan een kort profiel van elke persoon inclusief hun interesses en laat je VA het net doorzoeken op geschenken waar ze dol op zijn. Ze kunnen vervolgens routinematig aan deze ideeën toevoegen in een gedeeld document op Google Drive of Evernote, zodat u altijd een lijst met geweldige cadeau-ideeën tot uw beschikking hebt.

4. Plan een vakantie

Als je wat vakantie-tijd nadert, vraag je VA om een ​​beknopt document met geweldige vakantie-ideeën te maken op basis van je budget en voorkeuren. Als dit goed is gedaan, kunt u dit inzien notulen in plaats van uren te besteden aan het zelf doen van het onderzoek.

Ze moeten mogelijke vluchten onderzoeken 5 Reizigersgeheimen om de beste en goedkoopste vluchten te vinden 5 Reizigersgeheimen om de beste en goedkoopste vluchten te vinden Het enige dat beter is dan reizen, is reizen met een fantastische deal. Bespaar geld en beleef een geweldige reis met behulp van deze reisplanning-apps. Lees meer, accommodatie, activiteiten, bezienswaardigheden, weersvoorspellingen enz. Zodat u de beste beslissing kunt nemen.

5. Boekhouding

Het verzenden van uw VA-foto's van bonnen die moeten worden ingevoerd in een spreadsheet, of het regelmatig e-mailen van een lijst met uw uitgaven, is een ongelooflijk eenvoudige manier van boekhouden. Hiermee kun je de details van de boekhouding delegeren, in plaats van al die uitgaven achter te laten en je te belasten. 10 manieren om jezelf te verdiepen Taakachterstanden 10 manieren om jezelf te ontdoen van taakachterstanden Het gevoel van verdrinken in een lijst van nooit het beëindigen van taken is een gemeenschappelijke angst voor ons allemaal. De remedie is beschikbaar. Hier zijn tien manieren om je weg terug te klauwen. Lees verder .

6. Zoek interessante gebeurtenissen

Het is maar al te gemakkelijk om meer te weten te komen over interessante evenementen na het feit. Om dit te voorkomen, kun je je VA een lijst laten maken met alle toplocaties in je buurt, Facebook in de gaten houden Never Miss An Event: Facebook laat je abonneren op lokale evenementen Never Miss An Event: Facebook laat je abonneren op lokaal Evenementen Wil je dat Facebook je op de hoogte stelt wanneer er geweldige evenementen in jouw regio plaatsvinden? Ze zullen. Meer lezen en u regelmatig een lijst met evenementen sturen waarin u mogelijk geïnteresseerd bent.

7. Omgaan met klantenondersteuning

Wanneer u om wat voor reden dan ook contact moet opnemen met klantenondersteuning of technische ondersteuning, kunt u uiteindelijk een hoop tijd verspillen aan het wachten. Om ervoor te zorgen dat u deze tijd niet verspilt, moet uw VA namens u contact opnemen met de klantenservice.

8. Beheer uw gegevens en bestanden

Ieder van ons heeft zoveel bestanden, mappen, gegevens, contactpersonen en foto's dat het bijna een fulltime baan is om alles netjes georganiseerd te houden. Zoek dus een systeem dat werkt, leg het uit aan je VA en geef ze de benodigde rechten om dit voor je te doen. Om de paar weken kunnen ze uw nieuwe bestanden verplaatsen naar de juiste mappen in Dropbox en Google Drive. Hernoem en organiseer je nieuwe foto's. Tag je Evernote-notities De beste manier om Evernote te organiseren: Gebruik tags De beste manier om Evernote te organiseren: Gebruik tags Is jouw Evernote een enorme puinhoop? We laten u een eenvoudige aanpassing zien die u helpt uw ​​notities te organiseren zoals nooit tevoren. Lees verder . Ruim uw lijst met contactpersonen op. Op deze manier zul je altijd in staat zijn om te vinden wat je nodig hebt.

9. Online onderzoek

Als je de beste app voor een bepaalde taak moet vinden, de leverancier met de laagste kosten of het best beoordeelde product voor een bepaald gebruik, laat je VA dan het zware werk voor je doen. Hetzelfde geldt als je wat basisonderzoek moet doen om een ​​probleem op het werk op te lossen. Een goede VA heeft uitstekende online onderzoeksvaardigheden, dus je kunt erop vertrouwen dat ze de juiste informatie voor je verzamelen.

10. Filter uw e-mails

In het verleden hebben we tal van manieren behandeld om je inbox-angst te verhelpen Hoe beheers je Gmail Inbox Angst Hoe Gmail-inbox in de hand te houden Angst Zoveel e-mails, zo weinig tijd. Voel je je op deze manier als het gaat om het beheren van je Gmail-inbox? We tonen u eenvoudige instellingen en handige hulpmiddelen om uw Gmail-inbox te organiseren en stressbestendig te maken. Lees meer en besteed minder tijd aan e-mail. Maar als je het nog steeds moeilijk hebt, kun je overwegen om je e-mail uit te besteden aan een VA. Hoe u uw VA traint om e-mails te filteren, is persoonlijk voor u. Ze kunnen berichten archiveren die u niet nodig hebt. Verplaats degenen die een antwoord nodig hebben op a “Antwoord” map. Afmelden voor ongewenste e-maillijsten. Ze kunnen zelfs namens u enkele berichten beantwoorden.

11. Maak presentaties

Een presentatie voorbereiden voor werk? Wat dacht u ervan om gewoon met uw VA alle informatie te delen die moet worden opgenomen, en hen alles te laten samenvoegen en u het voltooide document te sturen?

12. Gegevensinvoer

Gegevensinvoer kan een van de meest tijdrovende, maar minst productieve manieren zijn om uw tijd door te brengen. Als een van uw week wordt besteed aan het invoeren van gegevens, wijs dan zo snel mogelijk een VA af, zodat u die tijd kunt besteden aan een beter gebruik.

13. Bevestig uw reserveringen

Een dag of zo voor een afspraak of reservering, laat je VA controleren of alles correct is geboekt. Dit is handig voor medische afspraken, en in het bijzonder voor hotel- en restaurantreserveringen, waar het hebben van een assistentgesprek namens u u gemakkelijk een upgrade kan bezorgen.

14. Proeflezer

Of u nu e-mails, blogposts, rapporten, artikelen of iets anders schrijft, fouten zullen zeker door de vingers glippen. Voor alles wat belangrijk is, stuur je woorden naar je VA om te controleren (als hun taalvaardigheid op peil is). Ze controleren de grammatica en structuur van uw schrijven en kunnen zelfs opmaak toevoegen aan uw documenten zodat ze er in de vorm van een schip uitzien.

15. Uw eigen persoonlijke herinnering

Met een gedeelde agenda kan een VA u natuurlijk helpen bij het beheren van uw planning zodat u altijd weet waar u op elk punt van de dag moet zijn. Maar u kunt ze ook uw eigen persoonlijke herinnering laten zijn, u berichten sturen of zelfs u bellen om uw geheugen op te frissen over afspraken, verjaardagen, vergaderingen, conferenties, trainingen. Waar je ook van houdt.

16. Notities typen

Als je een stapel handgeschreven notities hebt, of pagina's vol hoogtepunten, maak je foto's hiervan en e-mail ze naar je VA om het voor je te typen. Het hebben van een digitale kopie van deze notities maakt ze niet alleen veiliger maar ook volledig doorzoekbaar.

17. Maak een maaltijdplan

Als u een nieuw soort dieet wilt uitproberen (bijv. Laag eiwit, vegetarisch, weinig koolhydraten, veel voedingsstoffen, geschikt voor het Atkins-dieet, enz.), Laat uw VA dan de vereisten weten en laat ze een maaltijdplan samenstellen Hoe maak je perfecte maaltijden samen met de IIFYM Calculator en Excel Hoe maak je perfecte maaltijden samen met de IIFYM Calculator en Excel Je kunt eenvoudig maaltijden ontwerpen die voldoen aan je streefdoelen voor voedingsinname. Bereik uw fitnessdoelen met behulp van de gratis IIFYM Calculator en een Excel-spreadsheet voor gezonde maaltijden elke dag. Lees meer en boodschappenlijstje om het volgen van het dieet een koud kunstje te maken.

18. Monitor, Vat samen en knip het nieuws

Op voorwaarde dat je VA een goed idee heeft van wat je interesseert, houd ze het branchieuws in de gaten Deze nieuwe feed-vriendelijke functies maken het gemakkelijker om je RSS-feeds te analyseren Deze nieuwe feedly-functies maken het makkelijker om RSS-feeds te digesteren Feedly's nieuwste update kwam met drie nieuwe functies: Boards, Notes en Highlights. Hier leest u hoe zij u kunnen helpen productiever te zijn en georganiseerd met uw RSS-feeds. Meer lezen en u op de hoogte houden van alles wat belangrijk voor u is nodig hebben om op de hoogte te blijven om het spel voor te blijven.

Ze kunnen u een link sturen naar een origineel artikel of, om nog meer tijd te besparen, het nieuws en de bijbehorende gegevens samenvatten, zodat u het verhaal in een fractie van de tijd kunt begrijpen.

19. Vind veelbelovende vacatures

Elke maand zou je VA je een kleine lijst met vacatures kunnen sturen die je mogelijk interessant vindt. Als je al in loondienst bent maar op een verandering hoopt, is dit een taak die je gemakkelijk kunt laten schieten. Delegeer het naar een VA om ervoor te zorgen dat het gebeurt!

20. Tweak uw CV

Als je solliciteert voor een heleboel banen, laat je VA je cv tweaken 10 Dingen die je NIET op je CV moet zetten 10 Dingen die je NIET op je cv moet zetten Je cv is de eerste glimp van jou die een potentiële werkgever ziet. Maak je eerste indruk perfect. Dit is wat je niet op je cv moet zetten en waarom. Lees meer (en sollicitatiebrief), zodat ze zijn aangepast aan elke rol waarvoor u solliciteert.

Dit vereist onderzoek naar het bedrijf waarvoor je hoopt te werken en inclusief specifieke buzz-woorden die in de functiebeschrijving worden genoemd.

Knijp meer uren buiten elke dag

Er zijn een heleboel manieren waarop je elke dag meer uit elke dag kunt persen. Een extra uur uit elke dag persen met deze 10 snelle tips Een extra uur uit elke dag persen met deze 10 snelle tips Een paar eenvoudige gewoonten kunnen ons helpen om wat te verliezen inefficiënte manieren en vergroot ons reservoir van tijd door dingen te doen die er toe doen. Deze ideeën kunnen elke dag een extra productief uur opleveren. Meer lezen, maar het huren van een VA is verreweg de beste optie.

Natuurlijk kost het geld, en als het gaat om assistenten, heb je de neiging om te krijgen waar je voor betaalt. In essentie komt dit dus echt neer op, hoeveel is jouw tijd waard?

Verleid om je eigen virtuele assistent in te huren? Bekijk ons ​​artikel over hoe (en waarom) je dagelijkse taken uitbesteden. Hoe superproductief te worden door je dagelijkse taken uit te besteden Hoe superproductief te worden door je dagelijkse taken uit te besteden meer gedaan per dag. Door te leren wat u kunt uitbesteden, plus enkele 'best practice'-tips voor het delegeren van uw dagelijkse taken, kunt u ook superproductief worden. Lees Meer voor een meer diepgaande blik op wat er nodig is.

Gegeven deze lijst, zou u in de verleiding komen om een ​​menselijke virtuele assistent in te huren om u te helpen meer gedaan te krijgen elke dag?

Beeldcredits: alphaspirit / Depositphotos

Meer informatie over: Task Management, Time Management, Virtual Assistant.