3 gratis sjablonen om vergaderingen op gang te houden en nuttig te maken

Vergaderingen zijn een normaal onderdeel van het leven in de zakenwereld. Helaas zijn niet alle vergaderingen succesvol Fed Up Of Inefficient Meetings? Stuur deze 8 regels naar je baas Gevoed door inefficiënte vergaderingen? Stuur deze 8 regels naar je baas Als een vergadering goed georganiseerd is, is er geen reden waarom het de productiviteit, het doel en het moreel niet kan verbeteren. Hier zijn enkele regels die moeten worden gevolgd voor effectieve vergaderingen. Lees meer in hun doel. Vaak is dit te wijten aan een gebrek aan vergaderingsorganisatie.

Met de volgende gratis vergaderingsjablonen kunt u eenvoudig uw vergaderingen voorbereiden, opnemen en samenvatten voor een effectief totaalresultaat.

1. Vóór de vergadering

Een van de belangrijkste onderdelen van het opzetten van een vergadering is de agenda. Dit stelt de ontmoetingsfacilitator in staat om de deelnemers objectieve discussiepunten te bieden, evenals wie er aanwezig zijn. Daarnaast kan een agenda met een voorbereidingssectie nuttig zijn. Hiermee kunt u documenten en ander materiaal opnemen die essentieel zijn voor de discussie.

Uw deelnemers zo goed mogelijk voorbereiden op de vergadering maakt deel uit van uw taak als coördinator. Bovendien houdt het de vergadering georganiseerd en beweegt het mee. De 15 beste sjablonen voor vergaderingagenda's voor Microsoft Word De 15 beste sjablonen voor vergaderagenda's voor Microsoft Word Met deze sjablonen voor vergaderagenda's voor Microsoft Word kunt u uitstekend beginnen aan elk type vergadering. Lees verder .

De sjabloon

Deze Microsoft Word-sjabloon van TidyForms is een aantrekkelijke, professionele en goed ingerichte optie. Het biedt een schone, op tafel gebaseerde uitstraling voor zowel eenvoudig lezen als eenvoudig scannen. De sjabloon begint met de elementaire vergaderdetails, zoals titel, facilitator, datum, tijd en locatie.

In het volgende gedeelte beschrijft u het doel van de vergadering. Dit is een belangrijk onderdeel van de agenda om alle deelnemers een duidelijk beeld te geven van de bedoeling van de vergadering. Een tot twee zinnen is meestal voldoende, zolang het maar beknopt is.

In het derde gedeelte kunt u de aanwezigen van de vergadering samen met hun afdeling, e-mailadres en telefoonnummer vermelden. Natuurlijk zijn de velden optioneel, afhankelijk van het bedrijf en uw bedrijf.

Vervolgens geeft u de agendapunten voor de vergadering weer met het onderwerp, de eigenaar en de tijd. Hierdoor kunnen de deelnemers zich opnieuw voorbereiden op hun deel van de vergadering. U kunt uw vergadering ook op het goede spoor houden door de tijden voor elk onderwerp op te geven.

Ten slotte voltooit u de voorbereidingssectie. U dient als voorbeeld voorbeelden, documenten, diagrammen of e-mails toe te voegen en bij te voegen, en wie verantwoordelijk is voor het verstrekken van elk exemplaar.

Elk onderdeel van deze agendasjabloon heeft een eigen doel en stelt u in staat om de mensen en materialen te verzamelen en verwachtingen te stellen voor uw vergadering.

2. Tijdens de vergadering

Het vastleggen van notities tijdens een vergadering is de volgende hoofdverantwoordelijkheid van de facilitator, hoewel u ernaar moet streven een specifieke notulist aan te stellen. Hoe dan ook, het nemen van nauwkeurige vergadernotities is essentieel voor het behalen van het doel van de vergadering.

Deze notities dienen als herinnering voor follow-ups, acties, problemen en conclusies voor alle deelnemers. Dus, als u een sjabloon voor notulen gebruikt De 12 beste notulen voor vergaderingen van professionals De 12 beste notulen voor vergaderingen voor professionals Hier vindt u de beste notulen-sjablonen voor vergaderingen voor Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote en Google Docs. Meer lezen, het maken van die aantekeningen zal veel eenvoudiger zijn.

De sjabloon

De agendasjabloon van TidyForms hierboven wordt geleverd met een tweede pagina voor vergaderminuten. Het formaat van deze pagina is hetzelfde als de agenda en drie van de vier secties zijn exact hetzelfde.

Het enige verschil is dat actiepunten de voorbereidingssectie vervangen en er is een vervolggedeelte voor de volgende vergadering. Als u geïnteresseerd bent in een consistent uiterlijk voor zowel uw agenda als uw notulen, dan is dit een geweldige manier om te gaan.

Er is echter een andere sjabloon voor Word van de Microsoft Office-website die een beetje meer organisatie van uw notities biedt. U zult zien dat deze sjabloon de basisvergaderingsinformatie bovenaan heeft, zoals de meeste.

Maar wat het biedt, is een gedeelte voor elk onderwerp dat tijdens de vergadering wordt besproken en alle details die van toepassing zijn op dat specifieke onderwerp eronder. Deze lay-out is meer gestructureerd doordat je het onderwerp, de toegewezen tijd, presentator, wat er besproken is, de conclusies en de resulterende actie-items per elk agendapunt kunnen opnemen op één plek. De sjablonen van TidyForms-minuten hebben onderaan een afzonderlijk gedeelte voor alle actie-items zonder veel details.

Een andere handige functie van deze sjabloon is het gedeelte helemaal aan het einde waarmee u speciale opmerkingen kunt toevoegen. Dit kan heel handig zijn als er extra items verschijnen die mogelijk niet gerelateerd zijn aan een specifiek besproken onderwerp.

U kunt ook de namen opnemen van mensen die onverwachts in uw vergadering verschijnen waarnemers sectie.

3. Na de vergadering

Nu uw vergadering is onderbroken, is het tijd om uw deelnemers een follow-up te geven. Deze samenvatting van de vergadering moet een samenvatting zijn van de verwachte vergaderingnota's en actiepunten.

Houd in gedachten dat het verzenden van een samenvatting de waarheid over ontmoetingen - en het is lelijk De waarheid over vergaderingen - en het is lelijke vergadering zijn bedoeld om productief te zijn, toch? Meer lezen is altijd een goed idee, zelfs als er geen actie-items uit de vergadering voortkomen. De samenvatting van de vergadering kan dienen als referentie voor soortgelijke vergaderingen en onderwerpen of problemen die opnieuw naar boven komen.

De sjabloon

Deze sjabloon van Template Lab is een goede optie. Vul de vergadertitel, de datum, de deelnemers, de locatie en de notulist-secties bovenaan in. Gebruik vervolgens de tabel om uw follow-ups op te nemen.

Onder problemen, u kunt het verwante onderwerp van de agenda opnemen voor Door voeg de presentator toe en onder Discussie overdracht van dezelfde details uit de vergadernotities. Voeg de toe Verantwoordelijk persoon, Deadline, en je bent klaar.

U kunt dit ook gebruiken om continu op te volgen wanneer actie-items zijn voltooid. U kunt bijvoorbeeld een kolom toevoegen aan de tabel en een markering markeren X of datum naast voltooide acties.

U kunt ook een hele rij doorhalen om aan te geven dat deze is voltooid. Sla vervolgens op met een nieuwe naam of datum en verzend deze opnieuw naar deelnemers totdat alle items zijn voltooid.

Als er geen actie-items uit uw vergadering zijn voortgekomen, kunt u deze sjabloon nog steeds gebruiken om een ​​samenvatting van de vergadering te geven. Vul de tabel in met de juiste details en vervolgens onder Deadline, voer een indicator in dat deze is voltooid of niet van toepassing.

Als u deze sjabloon leuk vindt, kunt u deze downloaden van de pagina met de vergaderingsnotulen van het Template Lab. Blader vervolgens naar beneden Meeting Notes Template 17 om deze sjabloon te downloaden.

Maak uw vergadering een succes

Zakelijke sjablonen kunnen handig zijn De beste bedrijfsplan-sjablonen De beste bedrijfsplan-sjablonen Elk bedrijf heeft een plan nodig. Met deze sjablonen wordt het schrijven van uw bedrijfsplan eenvoudig. Een slimme structuur, leidende vragen en een slim ontwerp geven je een voorsprong in je nieuwe carrière. Meer lezen en voor vergaderingen kunnen ze tijdbesparend zijn. Je gedachten moeten gericht zijn op het doel en de inhoud van de bijeenkomst en niet op het creëren van documenten. Dus voor uw volgende vergadering bekijk deze handige sjablonen voor een goed uitgevoerde uitkomst.

Als u verdere suggesties heeft voor het organiseren van vergaderingen die u wilt delen, kunt u hieronder reageren!

Afbeeldingscredits: Rawpixel.com/Shutterstock

Ontdek meer over: Vergaderingen, Microsoft Word, Office-sjablonen.