6 eenvoudige trucs om e-mailstress te verminderen

Omgaan met e-mail is het beste deel van mijn dag. Heeft niemand ooit gezegt.

E-mail is stressvol, zelfs als je niet op zoek bent naar inbox zero. Je hebt alle tips nodig die je kunt krijgen om er bovenop te blijven, tenzij je natuurlijk helemaal weg bent met e-mail 4 invloedrijke mensen die geen e-mail gebruiken (en waarom) 4 invloedrijke mensen die geen e-mail gebruiken ( En waarom) Het is moeilijk om een ​​leven zonder e-mail voor te stellen, maar sommige mensen kiezen ervoor om het helemaal niet meer te gebruiken. Dat omvat Amerikaanse senatoren en beroemde filmmakers. Lees verder . Vandaag brengen we u zes tips om u te helpen e-mailgerelateerde stress te verminderen.

1. Plan e-mails in bulk

Deze tip heeft een andere reden dan je misschien denkt. Met apps zoals Boomerang en SndLatr kun je e-mails plannen voor later. Hier is het overduidelijke voordeel van. Je kunt vooraf een aantal e-mails opstellen op het moment dat jij het wilt, en ze automatisch laten verzenden op een tijdstip dat je zelf kiest.

De verborgen voordeel is hier dat door een planner te gebruiken, u krijgt controle over het tijdstempel dat de e-mailontvanger ziet. Laten we eens kijken hoe dat nuttig kan zijn, maar stel jezelf eerst de volgende vragen:

• Kijken mensen naar de tijdstempels in uw e-mails en gaan ervan uit dat u online bent?
• Op basis daarvan gaan ze ervan uit dat je beschikbaar bent voor oproepen / chats (als je dat niet bent)?
• Hebben mensen opmerkingen over of vragen over uw werkgewoonten, omdat de tijdstempel een middernachtuur aangeeft?

Als je hebt geantwoord Ja voor een of al deze vragen, wordt u waarschijnlijk geplaagd door e-mail en IM-onderbrekingen op ongelegen momenten. U zou zich zelfs gedwongen voelen om onnodige discussies over uw workflow aan te gaan.

De spreekuren van mijn adviseurs duren niet tot tien MAAR IK KENT UR OM E-MAILS VOOR 05:00 TE KIJKEN

- ames (@PocketAmes) 6 november 2015

Hier is een slimme manier om dit probleem aan te pakken. Plan e-mails voor de tijden die u gewoonlijk besteedt aan weinig aandachtige taken, zoals pc-onderhoud. Op die manier zijn uw werkelijke werktijden Tijdblokkering - Het geheime wapen voor betere focus Tijdblokkering - Het geheime wapen voor betere focus Bent u op zoek naar een efficiëntere manier om uw werkdagen te organiseren? Probeer Time Blocking. Deze tijdmanagementtactiek kan je op het goede spoor houden terwijl je afleidingen, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand houdt. Lees meer blijf een geheim en je kunt het stuur mensen naar het leren wanneer je beschikbaar bent voor een gesprek.

2. Laat het lege veld voor het e-mailadres achter

We zijn er allemaal geweest - per ongeluk geraakt Sturen op een onvoltooide e-mail of een e-mail sturen en later spijt hebben.

Niet alle e-mailapps hebben een functie voor het ongedaan maken van verzending. Wat is er nieuw in Good Old Gmail? 5 Functies die u moet controleren Wat is nieuw in Good Old Gmail? 5 Functies die u moet uitchecken Misschien heeft u enkele nieuwe functies gemist die Gmail het afgelopen jaar geleidelijk heeft toegevoegd. Dus laten we eens kijken naar wat onze aandacht verdient. Meer lezen zoals Gmail doet, en zelfs die functie wordt geleverd met een bovenlimiet van 30 seconden. Trouwens, je kunt je e-mailontvangers niet krijgen “Ongelezen” e-mails omdat u een fout hebt gemaakt door ze te verzenden.

Ik heb de functie voor het ongedaan maken van e-mail voor gmailgebruik al vijf keer gebruikt, zoals vandaag.
Vandaag op het werk komen was een vergissing.

- Largo (@LargoSensei) 18 november 2015

Hier is een eenvoudige truc om dergelijke e-mails en de nagelbijten die volgt te voorkomen. Voeg geen e-mailadres toe wanneer u begint met het schrijven van een e-mail. Bewaar dat als laatste. Het zal dienen als een herinnering om alles wat je hebt geschreven nogmaals te controleren. Zelfs als je toevallig slaat Sturen, u hoeft zich daar geen zorgen over te maken, want die e-mail gaat nergens totdat u het adres van de ontvanger intypt.

3. Ongewenste e-mails blokkeren of filteren

Het kost niet veel om de oneven irritante of nutteloze e-mail te verwijderen. Maar wanneer u dag in dag uit een gestage stroom van dergelijke e-mails ontvangt, nemen ze een groot deel van uw tijd en aandacht in beslag.

Laten we dat gewoon zeggen als het in je inbox staat, heb je er geen last van. En je wilt niet dat je geestruimte wordt opgenomen door dingen die je niet wilt of nodig hebt, en in de minste alle e-mails.

Een systeem hebben om ongewenste e-mails te filteren E-mailfilters instellen in Gmail, Yahoo Mail en Outlook E-mailfilters instellen in Gmail, Yahoo Mail en Outlook E-mailfiltering is uw beste hulpmiddel om uw Postvak IN netjes en georganiseerd te houden . Hier leest u hoe u e-mailfilters in Gmail, Yahoo Mail en Outlook instelt en gebruikt. Meer lezen en e-mailadressen blokkeren die dergelijke e-mails verzenden. U moet opzoeken hoe dit moet worden gedaan op basis van de e-mailservice of desktop-e-mailclient. Hoe stelt u berichtfilters in Thunderbird in? Hoe stelt u berichtfilters in Thunderbird? Lees meer dat u gebruikt.

In Gmail vindt u de functies voor filter- en blokkeerzenders verborgen in de Meer dropdown in een e-mailbericht:

Inkomende e-mails van geblokkeerde adressen gaan meteen naar de spammap. Je kunt ook Gmail-filters maken (en de verzenders vrijgeven) via Instellingen> Filters en geblokkeerde adressen. Terwijl u bezig bent, kunt u zien wat u anders kunt doen om te voorkomen dat e-mails uw inbox verstoppen 3 Eenvoudige manieren om e-mailoverbelasting te stoppen in uw inbox 3 Eenvoudige manieren om e-mailoverbelasting te stoppen bij het raken van uw Postvak IN E-mail heeft een reputatie als productiviteit moordenaar. Goed e-mailbeheer kan je helpen je inbox schoon te houden, maar zou het niet geweldig zijn als je er in het begin minder van hebt? Lees meer in de eerste plaats.

Door rond te neuzen in mijn Gmail-instellingen en merkte dat je * nu * kunt voorkomen dat mensen je e-mailen. Berichten gaan direct naar spam. Game-wisselaar.

- Nneka M. Okona ?? (@afrosypaella) 13 november 2015

4. Maak e-mails vast aan het startscherm in Windows

Ik merk dat ik zo nu en dan verwijs naar een aantal e-mails met betrekking tot schrijfrichtlijnen. Als je ook een paar favoriete e-mails hebt die je vaak moet gebruiken, kun je ze met een ster laten weergeven. Maar een betere manier om ze beschikbaar te maken voor snelle toegang, is door ze op het startscherm te klikken. Een gids voor Windows 10 Startmenu Een gids voor Windows 10 Startmenu Windows 10 lost het dilemma van het Startmenu op! Door grip te krijgen op het nieuwe Start-menu wordt je Windows 10-ervaring nog leuker. Met deze handige gids bent u snel een expert. Meer informatie als u op Windows 10 werkt.

Open de Mail-app en klik met de rechtermuisknop op een e-mail die u aan het startscherm wilt toevoegen. Klik in het contextmenu op Pin om te starten. U kunt zelfs een individueel e-mailaccount vastzetten op het startscherm:

Om e-mails te koppelen aan het Startmenu in Windows 7 of 8, eerst om het op te slaan op uw computer. Navigeer nu naar de opgeslagen locatie en sleep de e-mail naar de Start Menu-knop. Gedaan? Open het startmenu en u zult die e-mail daar vinden als een vastgezet item.

U kunt een e-mail ook vastmaken aan het contextmenu van het Outlook-pictogram in de taakbalk door de opgeslagen e-mail naar het taakbalkpictogram te slepen.

5. Master Email Search

Als je een goed georganiseerde inbox hebt, vind je waarschijnlijk de juiste e-mails sneller dan de meeste mensen. Maar wat u echt veel tijd en hoofdpijn bespaart, wordt slim bij het zoeken naar e-mails Hoe e-mails in Gmail efficiënt kunnen zoeken Hoe e-mails in Gmail efficiënt kunnen worden opgezocht Lees meer . Profiteer van e-mailfuncties zoals labels en zoekoperators om uw zoekopdrachten te verfijnen.

Gmail heeft enkele geavanceerde zoekopties die je kunt oproepen door op het kleine pijltje te klikken dat naast de zoekknop staat:

Hier is een voorbeeld om u het voordeel te tonen van het gebruik van zoekoperators om de juiste berichten te vinden. Laten we zeggen dat u op zoek bent naar een heleboel PNG-foto's die als e-mailbijlagen in Gmail zijn verzonden door een vriend met de naam Greg.

U kunt zoeken naar greg om e-mails te laten zien die door hem zijn verzonden en scan vervolgens de resultaten om de gewenste e-mail te vinden. Maar een snellere en effectievere manier om die foto's te vinden zou zijn om een ​​zoekopdracht als te gebruiken greg heeft: attachment filename: .png.

Ik kende al deze Advance Search-operators niet in Gmail, dus vooral nuttig bij het zoeken naar grote bijlagen http://t.co/DK7DwjfSGz

- Onur C. Coban (@onurcancoban) 19 december 2014

6. Neem de telefoon op

Soms kan een snel gesprek u veel e-mail besparen. De sleutel is om te identificeren welke onderwerpen beter afgehandeld kunnen worden dan via e-mail. Jij zal hebben blijf vasthouden aan het houden van het gesprek, though. Anders zou de vijf minuten durende chat die je in gedachten had, een gabfest kunnen worden.

Houd een superkorte lijst met punten die u wilt bespreken, klaar voordat u belt. Als blijkt dat u meer te bespreken hebt dan kunt u in een kort gesprek passen, sla het dan op voor een e-mail of een geplande vergadering.

Zeg vaarwel tegen Inbox nul, als ...

Ik heb inbox nul bereikt en ik ben blij dat ik dit gedaan heb omdat het mijn workflow heeft verbeterd. Maar het is geen doelwit dat u zich verplicht voelt te bereiken, ongeacht wie het als zodanig aanbeveelt.

Als een lege inbox niet iets is wat voor jou werkt, voel je dan vrij om te stoppen of de achtervolging te negeren. Je zou het gevoel kunnen hebben dat een groot gewicht van je schouders is getild.

Zelfs als je besluit de waanzinnige dagelijkse versobering op te geven, doe dat dan moeite doen om uw e-mails te organiseren. Anders voeg je gewoon meer stress toe aan je dag door je inbox onhandelbaar te maken.

We begonnen te streven naar een lege inbox en de meest efficiënte mogelijke strategieën om deze zondvloed snel te verwerken. De reactietijd van twintig minuten werd een ambitieuze standaard.

Maar ik wil een alternatief voorstellen: niet iedereen moet per e-mail gemakkelijk bereikbaar zijn.

Sommige mensen, zoals mensen die de hele dag met klanten zaken doen of grote teams beheren die hunkeren naar frequente begeleiding, zouden voor deze vaardigheid profvoetballer moeten zijn. Maar andere mensen, zoals computerprogrammeurs, schrijvers, reclamegoeroes en professoren, moeten net zo goed zuigen aan e-mail als dat ze andere vaardigheden gebruiken die niet relevant zijn voor hun kernwaardepropositie.

~ Cal Newport, het is goed om slecht te zijn in e-mail

Het is tijd voor een aantal nieuwe e-mail gewoonten

Populaire e-mailtips die u laten weten dat u zich moet afmelden voor promotionele e-mails, standaardantwoorden gebruiken 4 Manieren om creatief te gebruiken Standaardantwoorden voor e-mailproductiviteit Als u effectief bent, doet u iets goed. Daarom moet u e-mailfilters gebruiken en de eindtijd plannen. Een truc is om ingeblikte antwoorden voor te bereiden op e-mails die je vaak schrijft. Meer lezen en pauzeren vanuit e-mail zijn zowel praktisch als nuttig. Maar het zijn de kleine veranderingen zoals de hierboven genoemde die je e-mail zen brengen.

Ik ben zo #zen mijn e-mailadres eindigt in dot kalm

- Maggie Owsley (@andthen_shesaid) 8 november 2015

Welke eenvoudige truc heeft e-mailstress voor u verminderd door de manier te wijzigen waarop u met uw inbox omgaat? Vertel het ons in de comments!

Ontdek meer over: E-mailtips, productiviteit.