7 mentale modellen om je werk gedaan te krijgen

Steve Jobs was beroemd “werkelijkheidsvervormingsveld”.

De waarheid achter de superkracht is minder magisch maar niet minder krachtig. Het was zijn eigen unieke mentale model dat hem hielp de wereld te herdefiniëren en anderen lastig te vallen met zijn wereldveranderende ideeën.

Steve Jobs zag de dingen net anders.

Mentale modellen zijn de onzichtbare bril waardoor we de wereld zien. Simpel gezegd, ze vegen “wetten” we bouwen intern op en helpen ons de wereld te begrijpen. Mentale modellen worden voortgebracht door ervaring, gevoed door observatie en verbeterd door de rede.

Maar net als bij elke lens kunnen mentale modellen bijziend of wazig worden. Daarom is het zo belangrijk om continu te werken aan de mentale modellen die we zelf adopteren.

Waarom zijn mentale modellen belangrijk??

Een diepgeworteld maar gebrekkig mentaal model kan golven van juiste gedachten afwenden. Bevestigingsbias maakt ons bijvoorbeeld blind voor alternatieve manieren om informatie te interpreteren. Het juiste mentale model, een hulpmiddel dat ons helpt de filters rondom onze gedachten te verwijderen, kan ons slimmere besluitvormers maken.

De werkelijkheid bestaat uit cirkels, maar we zien rechte lijnen.

- Peter M. Senge, The Fifth Discipline: The Art & Practice van The Learning Organization

Kortom, we kunnen de manier waarop we denken hacken door het juiste mentale model of een clusterbom van mentale modellen in ons dierenbrein te lanceren.

Mentale modellen en implementatietools

Zie de gereedschappen als paletten om je te helpen je te schilderen “gedachten”. Ze kunnen ons helpen nieuwe benaderingen van oude denkmodellen te vinden. In sommige gevallen kunnen ze ons helpen volledig nieuwe mentale modellen te maken.

Laten we dus een paar mentale modellen integreren in onze dagelijkse routines en een momentum krijgen voor beter tijdbeheer, daadkracht en zelfreflectie.

1. Verlaag de activeringsenergie

Stel je voor dat je uit bed komt.

Dit eenvoudige evenement dat op het juiste moment wordt gedaan, geeft je dag een kickstart. De “activeringsenergie” want deze activiteit is laag omdat het een gewoonte is.

Het gebruik van activeringsenergie als een mentaal model brengt ons terug naar de scheikundeles waar we hebben geleerd dat de energetisch uitdagende reacties een hoge hoeveelheid activeringsenergie vereisen.

Elke gewoonte of productieve taak volgt hetzelfde model. Hoe complexer de taak, hoe hoger de activeringsenergie die nodig is om de taak te starten en te ondersteunen. En hoe groter je drang om uit te stellen.

De truc om deze barrière te overwinnen is om de mentale energie die nodig is om een ​​taak te starten te verlagen. U kunt ook de taak opnieuw ontwerpen door de voorwaarden te wijzigen die u vanaf de eerste stap tegenhouden. U kunt bijvoorbeeld een complexe taak opsplitsen in eenvoudige en kleine stappen.

Onthoud dat het allemaal neerkomt op het uitoefenen van slechts één ding - onze wilskrachtspier. Hoe de wilskracht te werken Spier Hoe werkt de wilskracht Spier Sommige mensen hebben niet het wilskrachtprobleem. Wat maakt die productieve mensen anders? Het blijkt dat er veel onderzoek naar het onderwerp is en het antwoord is vrij eenvoudig Lees meer. Werp dus alles. Zelfs de klok.

Gebruik het als een mentaal model

Een van de eenvoudigste hulpmiddelen om de activeringsenergie te verlagen, is de timer op uw telefoon. Als iets je tegenhoudt, zeg dan tegen jezelf om eraan te werken twee minuten en niet meer.

Laten we nog een idee lenen van Shawn Achor en zijn boek The Happiness Advantage (CA). Hij suggereert dat “we zouden de activeringsenergie moeten identificeren - de tijd, de keuzes, de mentale en fysieke inspanning die ze vereisen - en die dan verminderen.”

Het verminderen van deze activeringsenergie met zelfs 20 seconden biedt voordelen die de hele dag naar beneden kunnen komen.

The Happiness Advantage: The Seven Principles of Positive Psychology That Fuel Success and Performance at Work The Happiness Advantage: The Seven Principles of Positive Psychology That Fuel Succes and Performance at Work Nu kopen bij Amazon $ 8,00

2. Buig de tijd met de wet van Parkinson

Dit is de Wet van Parkinson en het zegt gewoon dat de hoeveelheid tijd die je hebt om een ​​taak te voltooien, het bedrag is dat je zult nemen. Om productiever te zijn, stimuleer je je hersenen door de tijd die je nodig hebt te verkorten. Het is een observatie en geen vastgelegde regel. Maar bedankt Cyril Northcote Parkinson de volgende keer dat u onder een strakke deadline werkt. Hoewel hij het in een zeer specifieke context gebruikte: de Britse overheidsdienst.

Werk breidt zich uit om de beschikbare tijd voor voltooiing te vullen.

Het betekent niet dat je uitstelt en op het laatste moment paniek gebruikt om een ​​taak gedaan te krijgen. Als u iets heeft dat moet worden gedaan, experimenteer dan met kortere tijdlijnen.

Gebruik het als een mentaal model

Sta niet toe dat externe deadlines de druk op het laatste moment opbouwen. Plan vooraf en stel uw eigen micro-deadlines in voor uw project. Microdeadlines moeten zo kort mogelijk zijn. Je kunt je focus ook afstemmen op het concept van tijdblokkering.

Gebruik een eenvoudige timer voor deadlines per uur of een melding voor Google Agenda voor langere projecten. Gebruik Zapier met Google Agenda om waarschuwingen in te stellen voor Slack, e-mail of sms naarmate de deadline verstrijkt.

3. Doe één ding tegelijk met één taak

Denk aan een multi-taskerend brein als een gefragmenteerde harde schijf.

Het brein zoals onze harde schijf blijft functioneren, maar is het een optimaal gebruik van zijn bronnen? Multi-tasking opent meerdere deuren naar afleiding. Zoals uit dit Microsoft-onderzoek blijkt, kan de productiviteitsdaling wel een halve dag bedragen!

Het single-tasking versus multi-tasking debat Single- vs. Multitasking: wat is het beste voor productiviteit? Single- versus multitasking: wat is het beste voor productiviteit? Multitasking is een veelgebruikte methode om de productiviteit te verhogen. Blijkt dat het niet noodzakelijk de zilveren kogel voor productiviteit is. De sleutel is om te weten wanneer je moet multitasken. Meer lezen is mogelijk afgelopen, maar velen dragen dit laatste nog steeds als een ereplaat. Gebruik de gewoonte van single-tasking door je te richten op één groot doel. Haal het uit de weg en ga verder met het volgende. Gebruik ten slotte mindfulness om uw computer en telefoon uit te schakelen wanneer uw werk voor de dag is voltooid.

Gebruik het als een mentaal model

Er zijn veel manieren om eenmalige taken uit te voeren. Sommigen pleiten voor aanpassingen aan onze gewoonten, terwijl anderen sterkere mentale lijfwachten nodig hebben. Hier zijn enkele ideeën en hulpmiddelen om u te concentreren op één ding tegelijk.

Sluit uw e-mail.

Stel uw computer in met de juiste hulpmiddelen om geconcentreerd te werken 3 manieren om multitasken te stoppen en gerichter te blijven Efficiënt en productiever [Windows] 3 manieren om multitasken te stoppen en gerichter te blijven Efficiënter en productiever [Windows] Bij MakeUseOf we heb talloze artikelen geschreven over multitasking. Het blijkt echter dat multitasking rotzooit met je hersenen. Onderzoek toont aan dat mensen die veel multitasken "meer vatbaar zijn voor interferentie van ... Lees meer .

Zorg ervoor dat er altijd een browsertabblad is geopend of stel limieten in met Chrome-extensies zoals XTab.

Blokkeer meldingen en leid sociale sites af met apps zoals vrijheid en zelfbeheersing.

Plan je taken met tools zoals Any.do of OneTask (Mac).

4. Investeer in het principe van Pareto

Vilfredo Pareto heeft het principe nooit zo universeel in zijn leven kunnen zien.

De Italiaanse econoom zag net dat 80% van de rijkdom en het land door slechts 20% van de bevolking werd gecontroleerd. De “80-20” vuistregel vindt toepassing in veel gebieden van ons leven, maar het wordt vaak misbruikt. De observatie stelt eenvoudig dat 80% van de resultaten kan worden toegeschreven aan 20% van de oorzaken.

Vandaag, in onze Zen voor productiviteit, zeggen we dat 20% van onze inspanningen 80% van onze resultaten oplevert. De percentages zijn misleidend, omdat de grens tussen inspanningen en resultaten misschien niet altijd zo schoon is. Maar de waarheid is dat de meeste dingen in het leven niet zo gelijk zijn - dus om werk gedaan te krijgen, moeten we leren ons te concentreren op wat het belangrijkst is.

Gebruik het als een mentaal model

Volg de waarnemingen van het Pareto-principe om de stress uit de productiviteit te halen. 4 manieren om de stress van productiviteit te overbruggen 4 manieren om de stress van de productiviteit weg te nemen Met een paar goed gerichte wijzigingen kunt u uw productiviteit met sprongen verhogen. Pas deze eenvoudige methoden toe op je leven en het resultaat is wat je zou verwachten - beter werken met minder inspanning. Lees verder . Zoek naar de “essentiële weinigen” in het lawaai van de “triviaal veel”. Hier zijn een paar Pareto-experimenten:

• Ik gebruik het om meerdere artikelen online door te bladeren, maar lees alleen de beste twee.
• U kunt uw takenlijst prioriteren door elk item te rangschikken op basis van inspanning en resultaten.
• Groepeer uw e-mails in basiscategorieën. Gebruik standaardantwoorden voor de meest voorkomende e-mailreacties die u het minste voordeel opleveren.
• Voer een zelfanalyse uit met een eenvoudige sjabloon en een tijdtracker om uw hoeksteenactiviteiten tegen uw afleidingen te vinden. Jared Dees deelt een 80/20-sjabloon voor persoonlijke productiviteit.

5. Geef prioriteit aan de Eisenhower-matrix

Ik heb twee soorten problemen, de urgente en de belangrijke. Het urgente is niet belangrijk en het belangrijke is nooit urgent.

Dat is in een notendop het beroemde citaat dat leidde tot de Eisenhower-beslissingsmatrix. Elke beslissing op basis van tijd kan in een van de vier kwadranten van de matrix worden geplaatst.

• Dringend en belangrijk (taken die u onmiddellijk moet uitvoeren).
• Belangrijk, maar niet urgent (taken die je later kunt plannen).
• Dringend, maar niet belangrijk (taken die u aan iemand anders moet delegeren).
• Noch urgent noch belangrijk (taken die u kunt elimineren).

Door te kiezen tussen urgentie en belangrijkheid, kunt u niet alleen prioriteiten stellen voor uw dagelijkse taken, maar ook uw levensdoelen.

Gebruik het als een mentaal model

Gebruik de Eisenhower Matrix om niet alleen te beslissen over de doelen die ertoe doen, maar ook om taken te elimineren die dat niet doen.

James Clear vraagt ​​ons om onze doelen te verduidelijken, omdat het moeilijk kan zijn om activiteiten die tijd verspillen te elimineren als je niet zeker weet waar je naartoe werkt. Hij biedt een spreadsheetsjabloon van de Eisenhower Box.

Eisenhower.me bood de bovenstaande video en een handige Eisenhower Notepad om je doelen te bereiken. Er is een online app als je niet van pen en papier houdt.

Deze kleurrijke grafiek van Xerox (PDF) gebruikt kleur om het relatieve belang van taken te benadrukken. Belangrijk maar niet urgent is het meest productieve gebied om je tijd door te brengen.

Priority Matrix van Affluence.com heeft apps voor Windows, Mac, iOS en Android.

6. Los problemen met lateraal denken op

Denk buiten de doos. Bekijk het probleem vanuit verschillende invalshoeken en los het op een indirecte manier op.

Omdat het je belangrijkste overlevingsvaardigheden op de werkplek van morgen zou kunnen zijn, waar innovatie de mantra zal zijn. Edward de Bono zei het het beste:

Intelligentie is iets waarmee we zijn geboren. Denken is een vaardigheid die moet worden geleerd.

Lateraal denken is van enorm belang in groeps brainstormsessies of in een samenwerkingsproject. Onze gedachten neigen er in rechte lijnen te denken juist wanneer we de problemen in een nieuw daglicht moeten zien en elegante oplossingen moeten vinden.

Gebruik het als een mentaal model

Lateraal denken is een van de moeilijkere mentale modellen om te gebruiken, omdat je jezelf daarvoor moet trainen. Maar de uitbetalingen zijn enorm - van betere creativiteit tot meer aandacht voor mindfulness. Het goede nieuws is dat lateraal denken kan worden geleerd.

Begin een creatieve hobby of speel met zijwaartse denkpuzzels. Ontwikkel een gewoonte om de dingen anders te bekijken. Gebruik visuele mindmaps 8 MS Word-sjablonen die u helpen Brainstormen en denken Breng uw ideeën snel in kaart 8 MS Word-sjablonen die u helpen Brainstormen en denken Breng uw ideeën snel in kaart Gratis Word-sjablonen gaan niet alleen over prachtige documenten, perfecte cv's en omslagpagina's. Ze kunnen ook van vitaal belang zijn voor brainstorm- en mindmaps. Hier zijn acht Word-sjablonen voor uw ideevereisten. Lees meer om je hele brein aan te boren en elk zaadje van een gedachte te verbinden. Vind apps zoals Oblique Strategies of Oflow om los te komen.

7. Voorzie een Regret Minimization Framework

Dankzij dit metalen model kun je in je fauteuil zitten en alles bestellen, van een boek en een tractor.

Zoals Jeff Bezos zegt, kan de korte termijn je sukkelen in zelfgenoegzaamheid. Om te werken aan dingen die ertoe doen, hoeft u alleen maar uzelf in de toekomst te projecteren en na te denken over hoe een leven van “geen spijt” zal lijken op.

Het Regret Minimization Framework is voor de grote behaarde doelen van je leven. Het kan je helpen je doelen te verduidelijken, ze in Eisenhower's te stoppen “Belangrijk maar niet dringend” kader en andere kaders voor de planning van de komende weg instellen.

Gebruik het als een mentaal model

De beste tool om je eigen Regret Minimalisatiekader te starten, is jezelf op te voeden. Voor mij begon het met een bucketlist. Voor jou kan het elke andere oefening zijn om je ziel te zoeken.

Hoe zit het met journaling Hoe begin je een journaal-gewoonte met 7 eenvoudige sjablonen Hoe begin je een journaal-gewoonte met 7 eenvoudige sjablonen Als je een journaling-sjabloon hebt, heb je een groot voordeel: je hoeft niet uit te zoeken wat je moet schrijven! Sjablonen zijn tijdbesparend en verminderen ook de wrijving van het starten. Lees verder ? Een oefening in zelfbevestiging gedurende een maand kan onderdrukte verlangens naar boven brengen en je helpen manieren te vinden om toekomstige spijt te minimaliseren.

Bent u een onafhankelijke denker?

Charlie Munger staat bekend om het gebruik van een scherm van mentale modellen om investeringsmogelijkheden te evalueren. Als je kunt, pak een kopie van Arme Charlie's Almanak voor een opleiding van het leven in 500 pagina's.

De manier om te winnen is werk, werk, werk en ik hoop een paar inzichten te hebben.

Wat zijn de kleine systemen in uw wereld die u helpen evenwichtig en productief te blijven? Wat is het enige mentale model dat echt boven jou werkt? En die is degene die je tegenhoudt?

Beeldcredits: Huza via Shutterstock, Alison via Shutterstock

Ontdek meer over: Productiviteit, Time Management.