8 Verrassende manieren waarop u gegevens kunt importeren in Microsoft Word

Microsoft Word is het de facto standaardprogramma voor Microsoft Office-documenten, van onderzoeksdocumenten tot professionele rapporten. Professionele rapporten en documenten maken in Microsoft Word Professionele rapporten en documenten maken in Microsoft Word Deze gids onderzoekt de elementen van een professioneel rapport en beoordelingen het structureren, stylen en finaliseren van uw document in Microsoft Word. Lees verder . Maar soms heb je gegevens in een ander programma waarnaar je moet verwijzen; het kan in Microsoft Excel zijn, het kan een PDF zijn, het zou zelfs een ander Word-document kunnen zijn. Weten hoe u die gegevens moet importeren, kan u veel tijd besparen.

In dit artikel behandelen we acht verschillende manieren waarop u informatie kunt importeren in uw Microsoft Word-documenten; sommige zullen nuttig zijn voor zaken als rapporten, anderen zullen goed zijn voor standaardbrieven en soortgelijke projecten, en anderen zullen gewoon tijd besparen in een paar specifieke situaties als je iets buitengewoons nodig hebt. 10 Eenvoudige Microsoft Word-hacks Iedereen kan doen 10 Eenvoudig Microsoft Word-hacks die iedereen kan doen Onze kennis over Microsoft Word wordt getest telkens wanneer we een document krijgen om aan te werken. Elke kleine tip die je onderweg leert, helpt. Wat dacht je van tien extra trucs voor je dagelijkse productiviteit? Lees verder .

Omdat Microsoft Excel de meest veelzijdige bron is om gegevens van te importeren, zullen we daar beginnen.

Een tabel importeren vanuit Microsoft Excel

Tabellen opmaken in Microsoft Word 8 Tips voor perfecte tabellen in Microsoft Word 8 Opmaak Tips voor perfecte tabellen in Microsoft Word Een tabel is meer dan een raster van cellen. In Word zijn tabellen niet alleen containers voor gegevens, maar essentiële opmaakhulpmiddelen. Ontdek hoe u deze dubbele rol kunt beheren met acht eenvoudige tips. Meer lezen is verschrikkelijk. Dat is waarom Microsoft Excel bestaat, toch? Gelukkig had Microsoft de vooruitziende blik om u tabellen rechtstreeks vanuit Excel in uw Word-document te laten opnemen, zodat u alle opmaak in Excel kunt doen, waar het een stuk eenvoudiger is.

Selecteer om te beginnen de cellen die u wilt kopiëren in Microsoft Excel, druk op Bewerken> Kopiëren, en ga terug naar Microsoft Word.

Ga naar Bewerken> Speciaal plakken ... (of klik met de rechtermuisknop en selecteer Plak speciaal ... ) en selecteer Plak de link in de linkerzijbalk. In de Zoals… menu, selecteer Microsoft Excel-werkblad-object, dan raken OK.

U ziet nu de cellen die u hebt geselecteerd in uw Microsoft Word-document. En omdat je hebt geselecteerd Plak de link in plaats van Pasta, deze cellen worden bijgewerkt wanneer u wijzigingen aanbrengt in uw Microsoft Excel-spreadsheet.

Als u selecteert Pasta in plaats van Plak de link, uw cellen worden niet bijgewerkt wanneer u wijzigingen in de spreadsheet aanbrengt. Het heeft echter het voordeel om te werken of het Excel-blad aanwezig is of niet. Dus als u geen updates nodig zult hebben - als u aan het afdrukken bent, of als u het bestand naar iemand anders e-mailt en het moet bijvoorbeeld de juiste gegevens weergeven - wilt u misschien Pasta.

Importeer een enkele cel vanuit Microsoft Excel

U kunt ook dezelfde methode als hierboven gebruiken voor afzonderlijke cellen:

In dit geval in plaats van selecteren Microsoft Excel-werkblad-object, ik selecteerde Niet-geformatteerde tekst; dit is de reden waarom het nummer wordt geleverd met dezelfde opmaak als de rest van het Microsoft Word-document. Het is nog steeds op dezelfde manier bijgewerkt, maar u hoeft niet te doen om te proberen het tekstvak op de juiste plaats te krijgen.

U kunt dezelfde strategie gebruiken met een hele tabel, als u de opmaak consistent wilt houden met uw Word-document. Als dit niet werkt of als u een ingewikkelder gedrag van uw enkele cel nodig hebt, kunt u Visual Basic gebruiken om Excel-gegevens te integreren Excel-gegevens integreren in een Word-document Excel-gegevens integreren in een Word-document Tijdens uw werk week, er zijn waarschijnlijk heel wat keren dat je merkt dat je informatie uit Excel in Word kopieert en plakt, of andersom. Dit is hoe mensen vaak geschreven rapporten produceren ... Lees meer in uw Word-document.

Een grafiek of grafiek importeren vanuit Microsoft Excel

Zoals het importeren van een tabel, kan het erg handig zijn om een ​​grafiek of grafiek uit Microsoft Excel in Word te importeren, zodat deze automatisch wordt bijgewerkt wanneer u wijzigingen in het Excel-werkblad aanbrengt. Dit kan met name handig zijn als u regelmatig rapporten met grafieken moet maken. Gelukkig heeft Microsoft dit proces zeer eenvoudig gemaakt: kopieer en plak de grafiek vanuit Microsoft Excel gewoon in Word.

U kunt ook op de grafiek klikken en van Microsoft Excel naar Word slepen om deze in het bestand in te sluiten. Hoe dan ook, het diagram wordt nu automatisch bijgewerkt wanneer u wijzigingen in het originele werkblad aanbrengt.

Afdruk samenvoegen vanuit Microsoft Excel

Met een samenvoegfunctie kunt u een groot aantal letters, labels, enveloppen of vrijwel alles in Microsoft Word maken met behulp van gegevens uit Excel. Brad's artikel over hoe mail samen te voegen met Microsoft Excel en Word Labels afdrukken met Afdruk samenvoegen in Microsoft Word en Excel Labels afdrukken met Afdruk samenvoegen in Microsoft Word en Excel Gebruikt u nog steeds copy-and-paste om labels te maken, naam badges of andere gepersonaliseerde massacommunicatie? Met Mail Merge, een eenvoudige Microsoft Office-automatiseringstool, kunt u uw labels binnen enkele seconden afdrukken. Meer informatie behandelt het onderwerp gedetailleerder dan ik ooit zou kunnen, maar de korte versie is die u zult gebruiken Hulpmiddelen> Afdruk samenvoegbeheer om uw gegevensbron te selecteren en de sjabloon in Microsoft Word te maken.

Als u een oudere versie van Microsoft Office gebruikt, is deze samenvoeg-zelfstudie met Office 2007 Automate Office met Afdruk samenvoegen om professionele adreslabels, naambadges en meer automatiseren Office met samenvoegen om professionele adreslabels, naambadges en Meer Gebruikt u nog steeds kopiëren en plakken om labels, naamkaartjes of andere op maat gemaakte documenten te maken? Laat ons u een eenvoudige Microsoft Office-automatiseringstool tonen die u uren zal besparen! Meer lezen kan nuttig zijn en u kunt zelfs samenvoegen gebruiken voor massale e-mailings in Outlook. Massale e-mails verzenden in Outlook met Afdruk samenvoegen Massale e-mails verzenden in Outlook Met Afdruk samenvoegen Meer lezen. Het kan een tijdje duren om onder de knie te krijgen met het samenvoegen van e-mailberichten, maar zodra u het hebt ontvangen, is dit een van de handigste hulpmiddelen in uw arsenaal op kantoor..

PDF-bestanden importeren

Een snel waarschuwingsteken: wanneer u een PDF in Microsoft Word importeert, komt deze in principe als een afbeeldingsbestand en niet als tekst. Als u tekst wilt kunnen selecteren of wijzigen, moet u deze kopiëren en in het PDF-bestand plakken. Als u echter gewoon een PDF wilt insluiten in uw Microsoft Word-document, drukt u op Invoegen> Object, selecteer vervolgens Van bestand… en kies uw PDF.

Je zult eindigen met de PDF die als volgt is ingesloten:

Het is niet geweldig voor op tekst gebaseerde PDF's, maar als er afbeeldingen in het bestand staan, is het gemakkelijker dan kopiëren en plakken of een manier vinden om de PDF in een afbeeldingsbestand te veranderen om het in uw Microsoft Word-document in te voegen.

Tekst automatisch importeren uit andere Word-documenten

Als u regelmatig hetzelfde moet typen, kunt u mogelijk tijd besparen door het in een Microsoft Word-document te plaatsen en er simpelweg naar te verwijzen vanuit een ander document.

Stel dat u een stapel standaardbrieven hebt die u moet verzenden, zodat u uw naam en het bedrijf waarvoor u werkt, moet vermelden, maar uw werkgever verandert regelmatig. U wilt niet elke brief wijzigen wanneer u een nieuw contract ontvangt, dus u kunt uw handtekening gewoon opslaan in één document en alle andere updates laten bijwerken wanneer u een wijziging aanbrengt.

Als u een voorbeeld doorloopt, kunt u dit duidelijker maken. Dit is een “tekst die kan worden bijgewerkt” document dat ik heb opgeslagen:

Ik wil elk van deze - een aftekening, contactinformatie en een citaat - opnemen in elk van de brieven. Hiervoor maak ik een bladwijzer voor elke bladwijzer. Als u een bladwijzer wilt maken, markeert u de tekst die u in andere documenten wilt koppelen en klikt u vervolgens op Voeg in> Bookmark.

Typ de naam van uw bladwijzer in en klik op Toevoegen.

Bewaar nu het bestand en noteer het volledige pad naar waar het is opgeslagen. Om uw opgeslagen tekst in te voegen, gaat u naar een ander Microsoft Word-document en klikt u op Invoegen> Veld. kiezen IncludeText van de Veldnamen menu.

Typ nu in het tekstvak onder het menu “INCLUDETEXT “[pad naar het bestand]” [naam van de bladwijzer]”. Toen ik het typte, zag het er zo uit:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Gebruikers: dralbright: Documents: updateable-text.docx" signoff

(Als u Windows gebruikt, moet u de standaardnotatie gebruiken voor paden, die begint met “C: \\”. Let op: u moet twee backslashes opnemen tussen elke sectie in plaats van één.) Druk nu op OK, en je ziet de tekst in je document worden ingevoegd.

Af en toe typt u iets fout, en u krijgt een foutmelding, zoals deze:

Om het probleem op te lossen, klikt u met de rechtermuisknop ergens op de fout en selecteert u Schakel veldcodes in - hierdoor kunt u de codes in het document bekijken en bewerken. U kunt dit ook gebruiken op velden die correct werken als u een wijziging moet aanbrengen.

Vanaf hier kunt u eventuele reparaties uitvoeren. In dit voorbeeld staat er een extra gelijkteken aan het begin van de code.

Na verwijdering van het gelijkteken, werkt het veld correct.

Als u een wijziging wilt aanbrengen in alle documenten die u aan uw bladwijzer hebt gekoppeld, gaat u terug naar uw gewone tekstbestand en voert u eenvoudig de wijzigingen door. Hier heb ik het citaat van Groucho Marx vervangen door een van Oscar Wilde.

Klik in uw andere documenten met de rechtermuisknop op het veld dat is bijgewerkt en selecteer Veld bijwerken.

En daar heb je het, de veldupdates met de nieuwe informatie.

Dit lijkt misschien een hoop werk, maar als u regelmatig dezelfde dingen moet typen, kan dit u op de lange termijn enorm veel tijd besparen. Het vergt enige insteltijd aan de voorkant, maar je zult meteen het gemak van dit systeem zien. Vergeet niet om andere nuttige Office-automatiseringen te bekijken met IFTTT Microsoft Office-taken automatiseren met IFTTT-recepten Microsoft Office-taken automatiseren met IFTTT-recepten IFTTT, de automatiseringsservice die een actie voltooit zodra aan een andere voorwaarde is voldaan, heeft nu 50 taakrecepten voor Microsoft Office. We laten u zien hoe het werkt en bieden een selectie van recepten. Lees meer om ook tijd te besparen.

Tekst uit een tekstbestand of Microsoft Word-document importeren

Als u tekst uit een tekstbestand of een Word-document wilt ophalen maar deze niet wilt openen, selecteert u alles, kopieert u het, gaat u terug naar uw document en plakt u dit (dit kan lang duren als u honderden pagina's met tekst), kunt u direct importeren. Gewoon raken Voeg in> Bestand en selecteer het tekstbestand of Word-document waarvan u de tekst wilt importeren.

Nadat u het bestand hebt geselecteerd (mogelijk moet u het wijzigen in staat stellen dropdown naar Alle leesbare documenten), ziet u de volledige tekst in uw Microsoft Word-document.

Tekst van een webpagina importeren

Als u een bijgewerkte kopie van een webpagina in een Microsoft Word-document wilt bewaren, kunt u dat ook doen! Laten we zeggen dat ik een online tekstbestand wil met Een verhaal over twee steden in mijn document. Ik gebruik hetzelfde INCLUDETEXT-veld, maar in plaats van een lokaal pad te gebruiken, gebruik ik de URL:

Door het veld bij te werken, wordt het hele boek in mijn document geplaatst.

U krijgt de beste resultaten met een tekstzware website. Je kunt zien wat er gebeurt als ik INCLUDETEXT probeer te gebruiken om de startpagina van MakeUseof te openen:

Als u de bijgewerkte tekst van een website in uw document wilt importeren, is dit zeker de moeite waard om mee te spelen. Misschien moet u een beetje experimenteren, maar het kan mogelijk een zeer nuttig hulpmiddel zijn.

Wat doen U Importeren in Microsoft Word?

We hebben acht verschillende dingen behandeld die u in Microsoft Word kunt importeren. Zo kunt u Microsoft Word gratis krijgen. Zo kunt u Microsoft Word gratis krijgen Wilt u niet betalen voor de volledige Microsoft Word-ervaring? Maak je geen zorgen, hier zijn enkele manieren om Microsoft Word gratis te gebruiken. Lees hier meer - maar er zijn waarschijnlijk meer opties. Wat heb je geïmporteerd in Microsoft Word? Deel de nuttigste dingen die u hebt kunnen importeren, zodat we elkaar allemaal kunnen helpen tijd te besparen door Word-masters te worden 10 Essentiële Microsoft-routines voor Word die u moet kennen 10 Essentiële Microsoft Word-routines die u moet kennen Het woord "routine" is het beeld van saai. Behalve als het gaat om een ​​productiviteitsapp zoals Microsoft Word. Elke bespaarde seconde draagt ​​bij aan het gebruikscomfort voor onze dagelijkse behoeften. Lees verder !