Een productiviteitsgids zonder excuses voor onproductieve mensen

De meeste mensen falen jammerlijk bij het inschatten van de hoeveelheid tijd die nodig is om een ​​taak te voltooien. Soms komt dat omdat ze slecht zelfvertrouwen hebben. Dan geven ze zichzelf waarschijnlijk meer tijd dan ze echt nodig hebben.

Mensen overschatten hun capaciteiten ook. Maar een onderschatting treedt meestal op als het meest voorkomende verschijnsel met betrekking tot het voltooien van taken.

Maak kennis met de Fudge Ratio

Door uw fudge-ratio te berekenen, kunt u nauwkeurige beoordelingen maken van de tijd die nodig is voor taken. Het geeft uw huidige schattingsnauwkeurigheid aan voor de tijd die aan taken is besteed.

Ga aan de slag door een takenlijst te maken. Schrijf een op geschatte doorlooptijd naast elk item. Tijd uzelf terwijl u werkt aan de verantwoordelijkheden en noteer hoe lang elke persoon daadwerkelijk heeft genomen.

Voeg vervolgens de totale tijd besteed werken en verdelen door de totale geschatte tijd. Het resultaat is jouw fudge-ratio. Als u bijvoorbeeld eindigt met 1,25, betekent dit dat u 25 procent langer dan verwacht hebt doorgebracht om alles af te maken.

Je fudge ratio kan variëren afhankelijk van het soort taken. Als u de fudge-ratio echter vaker gebruikt, vindt u een gemiddelde. Dan kunt u optellen uw tijdschattingen en vermenigvuldigen het totaal door jouw typische fudge ratio.

Fudgeratio opzij, u moet ook de dingen aanpakken die voorkomen dat u uw maximale productiviteit bereikt 7 Hacks om uw werkplek efficiënter te maken voor maximale productiviteit 7 Hacks om uw werkplek efficiënter te maken voor maximale productiviteit Voelt u zich pijnlijk of vermoeid? Hebben uw ogen pijn of doet uw nek u? Een geoptimaliseerd bureau kan uw kwalen genezen en uw productiviteit verhogen. Lees verder . Laten we kijken hoe dat te doen - en specifieke manieren om die barrières te verminderen.

Tijd uzelf om een ​​meer accuraat perspectief te krijgen

Een timer is een van de meest effectieve tools die u kunt gebruiken om onderschatting in te dammen. Besteed ten minste een paar dagen - of zelfs een volledige werkweek - aan elke taak die u doet. Probeer van tevoren geen veronderstellingen over uw prestaties te vormen.

Bekijk de totalen na het bijhouden van je tijd voor de vastgestelde hoeveelheid tijd. Of je ze nu opschrijft of de bedragen in een app bekijkt, je zult waarschijnlijk een aantal verrassingen tegenkomen.

Naast de gevallen waarin je sneller hebt gespeeld dan verwacht, zie je ruimte voor verbetering. Laat je echter niet te veel verzanden door deze tekortkomingen. Denk aan je reis naar een hogere productiviteit zoals altijd aan de gang.

Met een timer-app krijgt u meer informatie over de tijd die u besteedt in plaats van dat u wordt gedwongen schattingen te maken.

Download: Timer + voor iOS (gratis bij betaalde versie)
Download: Multi-timer stopwatch voor Android (gratis bij in-app aankopen)

Schrijf doelen en prestaties neer

Je dag lijkt misschien zo snel dat je geen tijd hebt om de prestaties te waarderen. Dat is waarom het belangrijk is om noteer doelen of andere dingen bereikt als ze gebeuren. Bekijk de inhoud later.

Het is gemakkelijk om ontmoedigd te raken door tijdelijke tegenslagen die prestaties minder duidelijk maken. Het documenteren van uw successen stimuleert uw geheugen en bewijst uw waardigheid.

Overweeg een notitieblok te maken in Evernote om alle hoogtepunten van je dag bij te houden. De cloudservice vereenvoudigt het toevoegen van materiaal dat op verschillende apparaten wordt weergegeven.

Download: Evernote voor iOS | Android (gratis met premium-abonnementen)

Zoek naar vertragingen in uw workflow

Soms is de reden dat u niet zo veel gedaan krijgt als verwacht, niet uw schuld. Een tijdregistratie-applicatie inclusief screenshots en activiteitsnelheden zou het ware verhaal kunnen vertellen.

Hubstaff controleert toetsaanslagen en muisbewegingen. Het neemt ook om de tien minuten tot drie willekeurige screenshots. Die afbeeldingen geven context aan uw productiviteit.

U ontdekt misschien dat een individuele applicatie u vertraagt ​​omdat deze niet gebruiksvriendelijk is. Of misschien is de langzame Wi-Fi-snelheid de boosdoener. Hoe het ook zij, u kunt deze bevindingen nemen en gebruiken om te streven naar toekomstige verbeteringen.

Download: Hubstaff voor iOS | Android (gratis met premium-abonnementen)

Noteer je negatieve gedachten

Veel mensen merken dat negatief denken hun leven beïnvloedt en hun potentiële productiviteit vermindert. Ze kunnen die verdoemde gedachten aan vrienden openbaren. De gegeven feedback kan je leren dat de mentale dialoog niet realistisch is.

Maar hoe zit het met de momenten waarop vrienden niet in de buurt zijn om perspectief te geven? Gebruik in dergelijke gevallen een app voor spraakopname terwijl u hardop uw gedachten uitspreekt.

Luister later naar de opname. Je zult waarschijnlijk alarmistische kenmerken horen die je je gebrek aan vertrouwen doen inzien. Als dat gebeurt, dwing jezelf dan om die elementen te herkennen en probeer een meer gebalanceerd perspectief te krijgen.

Dat is een manier om negativiteit na verloop van tijd te verslaan door afhankelijk te zijn van technologie.

Download: Voice Recorder & Audio Editor voor iOS (gratis bij in-app upgrade)
Download: Smart Recorder voor Android (gratis bij in-app aankopen)

Identificeer redenen achter stemmingswisselingen

Als je in een slecht humeur bent, kun je voorkomen dat je je doel bereikt met productiviteitsdoelen. Omgekeerd, zou je kunnen denken dat een waargenomen gebrek aan productiviteit een ontmoedigde emotionele toestand veroorzaakt. Stemmingen zijn erg ingewikkeld en ontelbare dingen kunnen hen activeren.

Je gemoedstoestand volgen terwijl ze gebeuren, vergroot je je emotionele bewustzijn. Op hun beurt kunt u die kennis gebruiken om aan eenvoudige taken te werken totdat u zich meer opgewekt voelt.

Bovendien helpt het gebruik van een mood-tracker je om dingen te realiseren die je tijdelijk in de problemen brengen. Dan zul je zien dat een meningsverschil of het feit dat de stem van je huisdier ziektebeelden ook beïnvloedt.

Het is te gemakkelijk om in de val te trappen van zelfvernietigende gedachten als je denkt aan productiviteit. Dan zou je jezelf kunnen onderschatten, alleen omdat je denkt dat je faalt. Echter, samen met een timer kan een mood-tracker aangeven dat je goed presteert, ondanks de emotionele onrust.

Download: MoodPanda voor iOS of Android (gratis)

Stel realistische doelen

Misschien onderschat je je productiviteit vanwege wat het verleden je vertelt. Met andere woorden, een consistent falen om doelen te bereiken zou je kunnen doen besluiten dat je niet in staat bent. Maar wat als u tijdens een bepaalde dag meer doelen stelt dan een mens zou kunnen ontmoeten?

Meer vertrouwd worden met uw fudge ratio zou dat moeten helpen vermijden. Het is handig om ervoor te zorgen dat u ook realistische doelen bedenkt. Vaak betekent dat dat je dagelijks minder dingen moet doen, maar je je best doet en je daarna niet uitgeput voelt.

Met behulp van een app genaamd CommitTo3 leer je de drie belangrijkste taken elke dag. Als je die hebt voltooid, ga je naar minder belangrijke verantwoordelijkheden.

De gewoonte krijgen om elke dag drie belangrijke dingen aan te pakken verhoogt het zelfrespect. Dan wordt onderschatting als gevolg van een lage eigenwaarde minder vaak.

Download: CommitTo3 voor iOS of Android (gratis met premium-abonnementen)

Uitspraken en luisteren naar positieve bevestigingen

We hebben besproken hoe negativiteit de productiviteit schaadt. Gelukkig kun je ook je potentieel ontsluiten met bewust positief denken.

Maak een lijst van positieve affirmaties gerelateerd aan productiviteit. Ze kunnen omvatten, “Ik doe altijd mijn uiterste best” of “Ik heb de vaardigheden om uit te blinken.”

Zeg ze vervolgens de hele dag hardop of in je hoofd. Het is vooral belangrijk om een ​​beroep te doen op de affirmaties als je van streek bent.

Met de ThinkUp-app kunt u affirmaties uit een bibliotheek met door experts goedgekeurde opties selecteren of uw eigen opties invoeren. Dan, neem de berichten op in je stem en luister naar hen als dat nodig is.

Download: ThinkUp voor iOS of Android (gratis bij in-app aankopen)

Verminder uw cognitieve bias

Cognitieve vertekeningen beïnvloeden de besluitvorming, redenering en evaluatiepraktijken negatief. Ze zijn fouten in het denken dat vaak gebeurt wanneer mensen vasthouden aan overtuigingen ondanks tegengestelde informatie.

Cognitieve vooroordelen kunnen volgens psychologen dodelijke gevolgen hebben. Ze kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat een ouder het drugsprobleem of de depressie van een kind niet opmerkt.

Cognitieve vooroordelen zijn ook van toepassing op de productiviteit. Wat als de tips hierboven laten zien dat u productiever bent dan u dacht, maar negeert u het bewijs? Die uitkomst zou je onderschattingstactiek kunnen bestendigen.

Er is ook iets genaamd aandachtsbias. Het gebeurt wanneer terugkerende gedachten de perceptie beïnvloeden.

Bedenk dat de dingen die je aandacht vangen je gedachten beïnvloeden. Mogelijk ziet u een lange takenlijst en gaat u ervan uit dat u de taken nooit zult voltooien. Als je tegelijkertijd denkt, “Ik krijg taken nooit op tijd af,” je zult dat geloven en blijven onderschatten.

De Mood Mint-app, genaamd Happy Faces op Android, helpt je om je gedachten en resulterende percepties te volgen. Dan kun je zien hoe de twee in productiviteit passen en van invloed zijn op je acties. Het heeft een component voor cognitieve bias-modificatie die uw hersenen traint om zich te concentreren op positieve informatie.

Bovendien, een “Happy Notes” functie wordt geactiveerd tijdens elke sessie voor het aanpassen van de cognitieve bias. Het toont inhoud om je humeur te verbeteren en betere gewoonten te bevorderen.

Download: Mood Mint voor iOS ($ 2,99)
Download: Happy Faces voor Android [niet meer beschikbaar]

Hoe voorkom je productiviteitsvalkuilen?

Ieder van ons onderschat van tijd tot tijd, vooral met betrekking tot de productiviteit. Gelukkig kun je dat obstakel nu overwinnen.

Begin met de tools en suggesties hierboven. Onthoud ook dat vooruitgang tijd kost en toegewijd blijft. Uw inspanningen om onderschatting van tijd te voorkomen 9 Onfeilbare manieren om uw tijdsmanagementdoelen te volgen 9 Soorten manieren om uw tijdbeheersingsdoelen te doorlopen U wilt uw tijdmanagementdoelstellingen halen, maar het lijkt er gewoon niet op te volgen. Met deze tips en hulpmiddelen neemt u ze serieuzer. Meer lezen kan u op weg helpen naar een productiviteit die beter is dan ooit tevoren.

Ontdek meer over: productiviteitstricks, timemanagement.