Ga NIET 100% papierloos, hier is waarom

Het idee om 100% papierloos te worden, lijkt misschien een droom, vooral als je de gouden beloften hebt gelezen van veel blogs met topminimalisme en productiviteit. De 10 meest praktische productiviteitsblogs van 2017 De 10 meest praktische productiviteitsblogs van 2017 Weinig aanbod voor productiviteitsblogs praktisch advies. De meeste hebben de neiging om zich te concentreren op zelfverbetering, feel-good en motivationele stukken. We hebben de beste praktische productiviteitsblogs vandaag online geselecteerd. Lees verder .

Ah, de gelukzaligheid om afscheid te nemen van die plank met lelijke ringbanden. Stel je de tijd voor die je kunt besparen door een oude energierekening met een vingerbeweging op te halen. En laten we de bomen die u gaat redden niet vergeten. De bomen!

Maar zoals altijd het geval is met deze oplossingen, is het niet zo eenvoudig. We kunnen niet zomaar een medium negeren waar we al millennia op vertrouwen. Er is een reden waarom papier zo lang heeft geduurd. En er zijn genoeg redenen waarom we het nog niet helemaal zouden moeten opgeven (of helemaal niet).

Lezen op een scherm is niet zo geweldig

We weten allemaal dat de tactiele ervaring van een papieren boek niet te vergelijken is met het staren naar een stralend scherm. Maar dit is meer dan alleen sentimentaliteit of de geur van een stoffig boek.

In The Shallows: What Het internet doet onze hersenen, Nicholas Carr legt dat uit “de verschuiving van papier naar scherm verandert niet alleen de manier waarop we een stuk schrijven. Het heeft ook invloed op de mate van aandacht die we eraan besteden en de diepte van onze onderdompeling daarin.”

Het lezen van een lang stuk schrijven op een scherm laat ons gedesoriënteerd voelen. Het is moeilijk om je voor te stellen waar we zitten in de tekst. We kunnen een paar pagina's niet snel terugbladeren om iets te controleren. We kunnen ook niet in de marge krabbelen. Dan is er de afleiding van hyperlinks, en de Facebook-meldingen nemen onze gedachten weg van wat we moeten doen: lezen.

Dit alles leidt natuurlijk tot een lagere retentie en herinnering. Hoe te onthouden wat u leest met eenvoudige hulpmiddelen Hoe te onthouden wat u leest Gebruik eenvoudige hulpmiddelen Het lezen van meer zal u niets aan doen als u niets kunt behouden dat u leest. Gebruik deze tips wanneer u het moeilijk vindt om te onthouden wat u leest. Lees verder . Het voorkomt dat we de neurale verbindingen ontwikkelen die nodig zijn voor langdurige leesbeurten. Het laat ons kleine stukjes informatie achterna, en leest amper meer dan een paar paragrafen tegelijk. Dat wil niet zeggen dat alle digitale uitlezingen slecht zijn, maar dat er nog steeds voordelen zijn voor op papier gebaseerd lezen dat we op ons eigen risico negeren.

Backfile Conversion Is een nachtmerrie

Terwijl je 100% papierloos probeert te worden, zul je onvermijdelijk het punt bereiken waarop je al die oude rekeningen van nutsbedrijven en krantenknipsels van 15 jaar geleden moet gaan digitaliseren.

Stop voordat u dit doet!

Zoals met alles, is er een moment waarop papierloos werken een afnemend rendement heeft. Serieus, wat is de kans dat je ooit die loonstrook uit 2001 zult moeten halen??

De laatste 10 tot 20 procent van de dingen die je doet “nodig hebben” om te digitaliseren zijn zelden de moeite en de tijd die nodig is om ze te scannen, te taggen en te organiseren waard. De beste manier om Evernote te organiseren: Gebruik de beste manier om Evernote te organiseren: Gebruik de tags Is jouw Evernote een enorme puinhoop? We laten u een eenvoudige aanpassing zien die u helpt uw ​​notities te organiseren zoals nooit tevoren. Lees verder . Knijp ze gewoon in een doos, bewaar ze op zolder en vergeet ze totdat je ze nodig hebt (wat waarschijnlijk nooit gebeurt). De uren die u bespaart, kunnen veel verstandiger worden besteed.

Papier verzendt een sterker bericht

In een onderzoek van Temple University werden de effecten van op druk gebaseerde marketing vergeleken met digitale marketing. De resultaten toonden aan dat op druk gebaseerd materiaal gemakkelijker door de lezer kan worden opgenomen. Het veroorzaakt een meer emotionele reactie. Het is gemakkelijker om te onthouden. Het is waarschijnlijker dat er actie wordt ondernomen.

Hetzelfde lijkt waar te zijn in een meer persoonlijke setting. Daarom worden huwelijksuitnodigingen bijna altijd per post verzonden. Daarom worden we nog steeds enthousiast om een ​​handgeschreven brief of briefkaart te ontvangen. Daarom vinden we het nog steeds leuk om door fysieke fotoalbums te bladeren. Fysieke dingen hebben nog meer zwaartekracht dan digitale dingen.

Ja, digitale communicatie is de norm geworden, maar dit heeft emotionele verliezen veroorzaakt. Dat biedt ons voldoende kansen om terug te keren naar het papier wanneer we meer impact willen hebben.

In plaats van een Facebook-bericht kan een handgeschreven notitie beter zijn. Iemand een afdruk van een foto sturen in plaats van een JPEG stuurt een sterker bericht.

Hoe zit het met de bomen?

Voor sommigen is papierloos gaan een nieuwe stap in de richting van een gezondere planeet. Maar dit is niet noodzakelijk waar. Papier is een van de weinige echt duurzame producten. Vooral omdat steeds meer fabrikanten toetreden tot certificatieschema's zoals FSC en PEFC om ervoor te zorgen dat de papierproductie zo milieuvriendelijk mogelijk is.

De technologie-industrie en de cloudopslagindustrie in het bijzonder zijn echter in hoge mate afhankelijk van bergtopmijnbouw voor elektriciteit. Deze vorm van mijnen slingert bossen terug naar de bodem, wat onomkeerbare schade aan het milieu veroorzaakt. En dan is er de klimaatverandering, die gedeeltelijk wordt veroorzaakt door elektriciteit die door deze brandstoffen wordt opgewekt.

Dus als je denkt dat digitaal gaan is “groen,” denk opnieuw.

De twijfelachtige beveiliging van digitaal

Veel mensen willen alles digitaliseren omdat ze denken dat het veiliger is in digitale vorm. Maar in werkelijkheid zijn digitale bestanden veel eenvoudiger te kopiëren, delen, hacken en vernietigen dan fysieke bestanden.

Zonder een robuuste methode voor het routinematig back-uppen van uw digitale bestanden De beste back-upsoftware voor Windows De beste back-upsoftware voor Windows Uw gegevens zijn fragiel - het kost slechts één klein ongeluk om alles te verliezen. Hoe meer back-ups u maakt, hoe beter. Hier presenteren we de beste gratis back-upsoftware voor Windows. Meer lezen, ze zullen altijd in gevaar zijn. Een degelijk back-upsysteem omvat het maken van meerdere kopieën van uw bestanden en het opslaan van ten minste één van deze off-site. Zonder dit zou een kapotte externe harde schijf je kunnen zien verliezen allemaal van je foto's. Een gehackt Evernote-account kan je verliezen allemaal van uw digitale notities. Als je een wachtwoord vergeet, verlies je al je bestanden van Dropbox of Google Drive. Dat is niet te vergeten het risico van identiteitsdiefstal.

Met papier is er echter maar één groot risico: vuur. Het kan niet worden gehackt, en het is moeilijk om toegang te krijgen om te kopiëren. In veel opzichten is papier veiliger dan digitaal (hoewel het geleidelijk wordt afgebroken), vooral als je investeert in een brandveilige kluis voor de echt belangrijke dingen.

De kosten van digitaal

Als papierloos wordt gewerkt, zijn er bijna altijd routinekosten mee gemoeid.

Gratis cloudopslag kost u uiteindelijk uiteindelijk, dus u zou er goed aan doen om vanaf het begin een goede, premium cloudopslagprovider te vinden. Voor extra back-ups en voor het opslaan van massa's foto's, moet u ook investeren in sommige externe harde schijven. Om de zoveel tijd moeten deze worden bijgewerkt om er zeker van te zijn dat ze nog steeds compatibel zijn met nieuwe besturingssystemen, enzovoort.

U kunt zelfs uw digitale documenten opslaan in een app zoals Evernote voor eenvoudig taggen en sorteren. Als je iets anders wilt dan de basisfuncties, moet je Evernote Free vs. Paid bespotten: welk plan past bij jou? Evernote gratis versus betaald: welk abonnement past bij u? Moet u upgraden van Evernote's Basic naar Plus of Premium plan betaald? We laten u zien wie van het betaalde plan profiteert en wanneer u zich geen zorgen hoeft te maken. Lees meer voor een maandelijks premium abonnement.

Tijdens een papierloze levensduur zullen deze kosten oplopen.

Soms is papier de beste tool voor de taak

Zoals je kunt zien, zijn er tal van redenen waarom je gaat helemaal papierloos is een ineffectief doel. Het is niet bijzonder milieuvriendelijk. Het kan belangrijke bestanden minder veilig maken. Lezen op een digitaal apparaat is minder lonend en minder effectief als lezen op papier. En er zijn routinekosten mee gemoeid.

Natuurlijk, ga 50 procent papierloos. Misschien zelfs 80 procent. Maar die laatste 20 procent is het zelden waard.

Voor veel taken is papier nog steeds de beste tool voor de klus. Dat is de reden waarom zoveel mensen nog steeds zweren door te schrijven en te loggen. Hoe begin je een logboek met zeven eenvoudige sjablonen Hoe begin je een dagboekjournaal met 7 eenvoudige sjablonen Als je een dagboeksjabloon hebt, heb je een groot voordeel: je hoeft niet zoek uit wat je moet schrijven! Sjablonen zijn tijdbesparend en verminderen ook de wrijving van het starten. Meer lezen in hun Moleskin-notitieboek en waarom Post-It-notities nog steeds zo populair zijn. Dat is waarom boeken zijn niet doodgaan, en waarom de beste manier om notities en lijsten te noteren onderweg is met een pen en papier.

Dus als je merkt dat je je leven van papier wilt ontdoen, houd dit dan allemaal in gedachten. Vraag jezelf af met elk ding dat je digitaliseert, “Is dit echt mijn tijd waard?” en “Zou papier toch echt het beste medium voor dit document kunnen zijn?”

Welke documenten denk je dat we moeten onthouden van digitalisering? En zijn de voordelen van volledig papierloos eigenlijk voordelen of vloeken in vermomming?

Afbeelding: Rocketclips, Inc. via Shutterstock.com

Lees meer over: Gegevensback-up, digitaal document.