Go Paperless Pros, Cons en Digital Workarounds

Het papierloze kantoor De toekomst is hier - uw gids voor een papierloos leven vandaag De toekomst is er - uw gids voor een papierloos leven vandaag Paperless - een term die tegenwoordig vrij vaak wordt gebruikt. Maar wat betekent het? En in welke mate is het van toepassing? Zeker we gebruiken allemaal nog steeds papier tot op zekere hoogte ondanks de vorderingen ... Lees meer lijkt eindelijk te vangen. Voor een deel kan dit te wijten zijn aan het nog populairdere idee van minimalisme. Hoe maak je een effectieve minimalist in je dagelijks leven Hoe kun je een effectieve minimalist zijn in je dagelijkse leven Steeds meer mensen kiezen ervoor om het minimalisme te omarmen. In bepaalde situaties kan dit een frustrerende ravage aanrichten in uw dagelijks leven. Met een minimale planning hoeft dat niet te gebeuren. Lees verder . Maar het is allemaal een boombesparend nirvana of een nachtmerrie van A4-verhoudingen?

We onderzoeken de voor- en nadelen, samen met uitvoerbaar advies, zodat u uw eigen mening kunt bedenken en meteen kunt doorgaan.

De pluspunten van een papierloos kantoor

Laten we eerst eens kijken naar de voordelen van adios op papier zeggen.

Het verouderde faxapparaat kwijtraken

Ondanks dat het faxapparaat is veranderd in een archaïsch apparaat, zijn er nog steeds mensen die erop staan ​​vast te houden aan hun vingernagels. Dit zijn de mensen die hun faxnummer prominent op hun visitekaartje hebben staan. Dit zijn de mensen die dat geroepen iets niet kunnen accepteren “e-mail” werd uitgevonden, en als gevolg daarvan verdrinken ze onder een zee van faxpapier.

Als zo iemand absoluut volhoudt dat er iets MOET aan je gefaxt worden, dan zijn er manieren om ze te huisvesten, zonder om te gaan met papierstoringen en omgevallen bomen op je geweten. Talloze online services kunnen u een “virtueel faxnummer” en de andere persoon kan naar dat nummer faxen. De fax wordt vervolgens geconverteerd naar een e-mailbijlage en via de interwebs naar u verzonden.

Het nadeel is dat de gratis plannen voor deze sites ongelooflijk beperkend zijn. Om een ​​fatsoenlijke service te krijgen, moet je een maandelijks abonnement betalen.

Sommigen om naar te kijken zijn Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax en FreeFaxtoEmail.

Meer ruimte hebben voor Tango

Op dit moment heb ik verschillende dozen vol met documenten die 15 jaar teruggaan. Ze zitten in mijn kantoor te wachten om gescand te worden, zodat ik eindelijk de papieren originelen kan vernietigen. Ondertussen, terwijl mijn beste vriend Procrastinate bij me blijft, struikel ik constant over de dozen, raak mijn heupen tegen hen aan en zweer mijn hoofd meestal tegen hen.

Wanneer ik eindelijk rond ga om het papier te scannen, zal ik elke keer dat een document door de shredder gaat een enorm shredderfeestje en een drankje drinken (tegen het einde zal ik volledig legless zijn). Maar waar ik echt over droom, is dat ik enorm veel ruimte in mijn kantoor heb. Ik kan die ruimte gebruiken om te dansen of de hond te worstelen. En herinner me eraan welke kleur mijn vloer is.

Als u een bedrijf bent dat veel geld uitgeeft aan opslagruimte voor uw documenten, bedenk dan hoeveel u bespaart, deze documenten scant en het hele perceel verbrandt. Het moreel van werknemers zal door het dak gaan.

De omgeving van onszelf redden

Het meest voor de hand liggende voordeel is natuurlijk de omgeving. Er worden te veel bomen gekapt en het Amazone-regenwoud verdwijnt gedeeltelijk om de pulp- en papierindustrie te voeden. Alles wat we kunnen doen om dat te vertragen, is natuurlijk goed nieuws voor de planeet waar we op leven. We drukken te veel en te veel papier wordt verspild. Door naar een papierloze omgeving te gaan, kunt u uw steentje bijdragen voor Moeder Natuur.

Als u iets wilt afdrukken Toptips en -tools om u te helpen bij het afdrukken van webpagina's Toptips en tools voor het helpen met het afdrukken van webpagina's Hoe hard u ook papierloos probeert te raken, soms hoeft u alleen die webpagina af te drukken. Het kan een routebeschrijving zijn, een artikel voor de les, een handreiking voor een vergadering op het werk, enzovoort. Als ... Lees Meer, dan zijn er manieren om de hoeveelheid papier en inkt die u gebruikt te minimaliseren. Services zoals PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvarken en The Printliminator helpen u bij het verwijderen van onnodige elementen van een pagina voordat u deze afdrukt, zoals advertenties. Maar waar mogelijk, scan en e-mail.

Papier gaat niet voor altijd maar digitale bestanden zullen

Het is een feit van het leven dat papier niet eeuwig meegaat. De Magna Carta ziet er waarschijnlijk niet zo fris uit als toen hij voor het eerst werd geschreven. Het dagboek van Anne Frank begint bruin te worden en krullen aan de randen. Papier gaat eenvoudigweg uiteindelijk kapot, als er voldoende tijd verstreken is.

Dus met andere woorden, het is een vreselijke manier om informatie op de lange termijn op te slaan. Je weet nooit wanneer het bruin, scheur, vervaagt, krult of gewoon een kopje koffie eroverheen gooit. Maar een digitaal bestand? Op voorwaarde dat u het in een populair formaat zoals PDF of TXT bewaart en regelmatige back-ups maakt 5 Fundamentele back-upfeiten Elke Windows-gebruiker moet weten 5 Elementaire back-upfeiten Elke Windows-gebruiker zou moeten weten We zullen u nooit moe- ten herinneren aan het maken van back-ups en het veilig houden van uw gegevens. Als u zich afvraagt ​​wat, hoe vaak en waar u een back-up van uw bestanden moet maken, hebben we rechttoe rechtaan antwoorden. Lees Meer, het zal er altijd zijn wanneer je het nodig hebt. Over twintig of dertig jaar ziet het er nog steeds hetzelfde uit als toen je het voor het eerst maakte.

Medewerkers kunnen op afstand werken

Het probleem met papier is dat je in een kantooromgeving, als je wilt dat collega's op andere geografische locaties een kopie hebben, deze per post moet versturen. Dat kost tijd (zeker als het postkantoor het verliest). Tijd betekent in veel gevallen geld verloren, kansen vertraagd en groeiende frustratie.

Als bestanden worden gedigitaliseerd, kunnen ze echter online worden gezet op een bedrijfsintranet Snel uw eigen intranet opzetten met Ocportaal Snel uw eigen intranet opzetten met ocPortal Hebt u er ooit over nagedacht hoe het zou kunnen zijn om een ​​"portalpagina" te hebben "voor uw gezin, net zoals veel bedrijven bieden aan werknemers? Zou het niet handig zijn om een ​​centrale webgebaseerde repository te hebben ... Lees meer of wiki 4 van de beste persoonlijke wiki's om je georganiseerd te houden 4 van de beste persoonlijke wiki's om je georganiseerd te houden Wat als er wiki-software was ontworpen om je te helpen op een persoonlijk niveau? Je zou het voor alles kunnen gebruiken, bijvoorbeeld om je roman te schetsen, om projecten voor verbetering van je huis te volgen, of om ... Lees meer. Of ze kunnen per e-mail worden verzonden of in een map met cloudopslag worden geplaatst. Dit stelt de collega's van het andere kantoor in staat onmiddellijk hun exemplaar te krijgen, niet wachten. Als het document is geüpload naar een samenwerkingssite 10+ samenwerkingsprogramma's zonder aantekeningen die u kunt gebruiken in 10 seconden 10 of meer Geen samenwerkingstools die u in 10 seconden kunt gebruiken Online samenwerken kan u en uw team zowel tijd als geld besparen. Snel samenwerken kan wat meer besparen. Deze gereedschappen zijn klaar voor gebruik wanneer u dat bent. Geen registratie vereist. Meer lezen zoals Google Docs of Dropbox, dan kan iedereen op alle locaties feedback beginnen te geven in realtime.

De nadelen van een papierloos kantoor

Maar zonder papier gaan is niet altijd het paradijs waarvan het is uitgemaakt. Technologie om te redden!

Elk scannen. Single. Stuk. Van. Papier.

Dit is meteen het meest irritante aan de hele onderneming. Het vinden van de energie en de neiging om elk stuk papier te zitten en te scannen. Het is vervelend, tijdrovend en eerlijk gezegd zou je veel liever naar herhalingen kijken Baywatch op tv.

Maar er zijn enkele dingen die u kunt doen om het werk een beetje gemakkelijker te maken. Bekijk eerst elk stuk papier en plaats het in een van de drie stapels - zeker scannen, misschien scannen, en stukje. De stukje dingen ... .goed ... .shred het en raak het kwijt.

U kunt waarschijnlijk van betaalde rekeningen, ontvangsten voor zaken waar de garantie verstreken is, handleidingen kwijtraken (kans dat de fabrikant een PDF-versie heeft ge-upload Kan gebruikershandleiding voor uw uitrusting niet vinden? Zoeken Deze gespecialiseerde websites kunnen niet vinden een gebruikershandleiding voor uw uitrusting Zoek deze gespecialiseerde websites De zorgvuldige man met vooruitziende blik scant een gebruikershandleiding en bewaart een softcopy op zijn computer, of zoekt naar een softcopy die meestal als PDF beschikbaar is op de website van de fabrikant. ... Lees verder Meer op hun website), bankdeposito's (maar NIET de verklaringen), enzovoort. Werp een kritische blik over het en beslis “moet ik ECHT dit houden?“.

Misschien Scan is voor dingen waarvan je nog niet zeker bent en je wilt niet snel een beslissing nemen. Houd die aan de kant.

U zult dan ontdekken dat de Absoluut Scannen stapel is waarschijnlijk beter beheersbaar. Maak nu mappen op uw computer (Belastingen, verzekeringen, loonbrieven, enz.) en wanneer u een document scant, verplaatst u het document onmiddellijk naar de relevante map en voegt u een beschrijvende naam toe.

Er zijn apps die claimen het proces voor je te versnellen (de resultaten zijn naar mijn mening gemengd). Evernote heeft Scannable, dat de randen van het document detecteert wanneer u de camera van uw smartphone erop richt. Er is ook Photomyne als je foto's scant. AlternativeTo heeft enkele goede alternatieven voor Scannable als u op zoek bent naar iets anders. Ik ben vooral gecharmeerd van ScanBot 6 van de beste apps voor het scannen, volgen en beheren van ontvangsten 6 van de beste apps voor het scannen, volgen en beheren van ontvangsten. Deze bonusscanner-apps helpen u bij het scannen, opslaan en organiseren van elke bon voor uw persoonlijke of zakelijke doeleinden. nodig heeft. Lees verder .

Onthouden om alles te herstellen

Hoe meer u scant, des te belangrijker het is dat u alles achter de rug hebt De Windows-gids Back-up maken en herstellen De Windows-gids Back-up maken en herstellen is niet meer nodig. Tenzij u bereid bent om uw gegevens te verliezen, hebt u een goede Windows-back-uproutine nodig. We laten u zien hoe u back-ups maakt en herstelt. Lees verder . Omdat als uw computer besluit zelfmoord te plegen of zichzelf vernietigt, betekent het hebben van geen back-ups dat er absoluut geen bestanden zijn. En in veel gevallen kan dat een regelrechte ramp zijn (vooral als u belastingpapier hebt verloren). Veel bedrijven in mijn ervaring bieden vervangende exemplaren van documenten voor een prijs, en u kunt er goed voor kiezen om dat te doen. Maar u kunt 's nachts gemakkelijker slapen als u een back-upoplossing in de buurt hebt of op afstand (of beide).

Op zijn minst zou u een draagbare harde schijf moeten hebben (neem minimaal 1 terabyte ruimte). Als u een Windows-pc hebt De Ultieme Windows 10-gids Gegevensback-up De Ultieme Windows 10-gids Gegevensback-up We hebben elke back-up-, herstel-, herstel- en hersteloptie samengevat die we konden vinden in Windows 10. Gebruik onze eenvoudige tips en wanhoop nooit over verloren voorwerpen data opnieuw! Lees meer, download en gebruik SyncToy, SyncToy: Microsoft Simple Backup & Synchronization Solution [Windows] SyncToy: Microsoft Simple Backup & Synchronization Solution [Windows] Als u bestanden op uw computer hebt, moet u een back-up maken. Eenvoudigweg. Velen van ons zijn vertrouwd met back-ups maken en er zijn veel methoden en programma's om te gebruiken. Een ander aspect dat ... Lees meer een uiterst eenvoudige back-uptool. Mac-gebruikers De ultieme driedubbele back-upoplossing voor uw Mac [Mac OSX] De ultieme drievoudige back-upoplossing voor uw Mac [Mac OSX] Als de ontwikkelaar hier bij MakeUseOf en als iemand die zijn volledige inkomen verdient door online te werken, is het redelijk om mijn computer te zeggen en data zijn vrij belangrijk. Ze zijn perfect ingesteld voor productiviteit met ... Lees Meer zal waarschijnlijk aangetrokken worden tot Time Machine Partition & Gebruik je Time Machine Harde Schijf om bestanden op te slaan en gebruik je Time Machine Harde Schijf om bestanden ook op te slaan Als de harde schijf van je Mac klein is en uw Time Machine-harde schijf is groot, het kan de moeite waard zijn om de schijf te gebruiken voor zowel back-up- als opslagdoeleinden. Lees verder . Wat u ook besluit te gebruiken, u moet een soort geautomatiseerd systeem instellen om elke dag op hetzelfde moment een back-up van uw bestanden te maken, zonder fouten..

Idealiter zou u ook een externe back-up moeten hebben, voor het geval dat uw plaats overstroomt of in brand raakt. Maar voordat u uw waardevolle bestanden de cloud in stuurt, moet u ze coderen in een speciale map 5 Effectieve tools om uw geheime bestanden te versleutelen 5 Effectieve hulpmiddelen om uw geheime bestanden te versleutelen We moeten meer dan ooit aandacht besteden aan encryptietools en alles ontworpen om onze privacy te beschermen. Met de juiste tools is het veilig houden van onze gegevens eenvoudig. Lees meer eerst. WinRAR en WinZip kunnen bestanden coderen, net als Veracrypt, en zijn verouderde voorganger, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 Alternatieven voor schijfcodering voor Windows TrueCrypt Is Dead: 4 Alternatieven voor schijfversleuteling voor Windows TrueCrypt is niet meer, maar er zijn gelukkig ook andere handige coderingsprogramma's . Hoewel het misschien niet om exacte vervangingen gaat, moeten ze aan uw behoeften voldoen. Lees verder . Cloudmogelijkheden zijn Dropbox, Google Drive, Box en SkyDrive.

Een database zoeken met OCR-type technologie

Nadat u alles hebt gescand, kunt u de route van mappen en submappen in datum- en maandcategorie (en zelfs dagmappen gesorteerd, als u echt precies wilt) gaan. Of deur nummer twee is het vinden van een soort database met OCR-achtige technologie. 4 Gratis online OCR-hulpmiddelen Zetten voor de ultieme test 4 Gratis online OCR-hulpmiddelen Zetten voor de ultieme test Met vooruitgang in OCR-technologie, converteren van tekst en afbeeldingen vanuit uw gescande PDF-document naar de bewerkbare tekstindelingen is eenvoudiger. We hebben een paar gratis online OCR-hulpprogramma's getest, zodat u dat niet hoeft te doen. Lees verder .

OCR staat voor Optical Character Recognition en het is technologie die de afgedrukte tekst op een pagina leest en in staat is om die tekst in voor kopieerbare tekst om te zetten, of die resultaten naar u kan retourneren op basis van trefwoorden die u eraan geeft. Dit is de technologie die Evernote aandrijft. Hoe Evernote gebruiken: De onofficiële handleiding Hoe Evernote gebruiken: de onofficiële handleiding Leren hoe je Evernote alleen kunt gebruiken, duurt lang. Daarom hebben we deze handleiding samengesteld om u te laten zien hoe u optimaal kunt profiteren van de belangrijkste Evernote-functies. Read More, en dit is wat Project Gutenberg gebruikt Project Gutenberg: More Than Just Free Books Project Gutenberg: meer dan alleen gratis boeken Sites zoals Project Gutenberg, dat meer dan 45.000 boeken heeft (op het moment van schrijven), zal ervoor zorgen dat boek zal ooit echt verdwijnen. Het ontdekken van obscure literaire werken is nu gemakkelijker dan ooit. Lees meer om alle teksten in het publieke domein te scannen naar eBooks. Tekst in zowel documenten als afbeeldingen De 5 beste OCR-hulpmiddelen voor het extraheren van tekst uit afbeeldingen De 5 beste OCR-hulpmiddelen voor het extraheren van tekst uit afbeeldingen Als u een stapel papieren hebt, hoe krijgt u al die afgedrukte tekst omgezet in iets dat een digitaal programma zal zijn? in staat om te herkennen en te indexeren? Houd een goede OCR-software in de buurt. Meer informatie kan worden gevonden, herkend en naar u worden gebracht in de zoekresultaten wanneer u dat woord invoert.

Met het oog op het doorzoeken van uw gescande documenten, moet u duidelijk een manier vinden om gemakkelijk in staat te zijn om meteen wat u nodig heeft op te halen. Dus als je de OCR-route kiest, moet je beslissen. Gaat u Evernote een jaarlijkse bijdrage betalen en vertrouwt u ze met uw gevoelige documenten? Of ga je iets in plaats daarvan downloaden en bewaar alles op je computer.

Are You a Paper Connoisseur of een Digital Deviant?

Er zijn altijd voor- en nadelen aan alles, maar sommige mensen tolereren misschien meer dan anderen. Het komt dus allemaal neer op wat u bereid bent te accepteren.

Welnu, is alles zinloos scannen en tijdverspilling? Of is digitalisering de weg van de toekomst? Wat zeg je, lezers?

Image Credits: Sinking Businessman via Shutterstock.com, alle andere afbeeldingen zonder attributie van PixaBay

Ontdek meer over: Gegevensback-up, Digitaal document, Evernote, OCR, Afdrukken.