Hoe productiever te zijn zonder een takenlijst

Takenlijsten zijn fundamentele hulpmiddelen in onze eindeloze zoektocht naar meer productiviteit. Er zijn talloze apps, strategieën, theorieën en methoden voor het onderhouden van de beste, meest productieve takenlijst.

Maar kunnen we ons vergissen? Kan de takenlijst ons tegenhouden? Veel hoogproductieve mensen zeggen ja. En ze hebben een aantal interessante ideeën over hoe ze productiever kunnen zijn zonder een takenlijst te gebruiken.

Waarom takenlijsten contraproductief kunnen zijn

Takenlijsten hebben zeker voordelen - als ze dat niet deden, zouden we ze in de eerste plaats niet gebruiken. Maar ze hebben ook een aantal ernstige nadelen.

Takenlijsten kunnen bijvoorbeeld een belangrijk hulpmiddel voor uitstelgedrag worden. Heb je ooit besloten om te gaan zitten en je lijst te organiseren in plaats van eraan te beginnen? Ik heb zeker - en meer dan een paar keer. We hebben het gevoel dat we productief zijn als we aan onze lijst werken in plaats van echt te werken.

Aan de andere kant geven takenlijsten ons het gevoel dat we nooit genoeg gedaan krijgen. Wanneer heb je voor het laatst alle items in je lijst aangevinkt? Ik denk dat ik het de afgelopen drie of vier jaar een keer heb gedaan. Zelfs als je do ontdek hoe u productiever kunt zijn, u zult nooit het gevoel hebben dat het u gelukt is.

Een reden dat we nooit alle dingen op de lijst controleren, is dat takenlijsten geen rekening houden met de tijd. Tenzij u een uiterst gedetailleerde lijst bijhoudt, ziet een project van 10 uur er precies hetzelfde uit als een 10-minuten durende project. En je voelt je heel productief als je veel kleine, minder belangrijke taken afrondt die maar een paar minuten duren.

Al die keuzes lijken misschien leuk omdat je dat altijd hebt gedaan iets je kunt eraan werken, maar takenlijsten overweldigen ons met keuzes. Als je 47 dingen op je lijst hebt staan, beginnen je hersens terug te vechten. Het wordt overweldigd en negatieve emoties komen naar boven. En dan raak je verlamd en krijg je uiteindelijk niets voor elkaar.

Natuurlijk vinden veel mensen dat takenlijsten hen helpen productiever te zijn. Het perfecte productiviteitssysteem vinden Het laatste perfecte tijdbeheersysteem maken dat u ooit zult gebruiken Het laatste perfecte tijdbeheersysteem maken dat u ooit zult gebruiken Productiviteit is een constante zoektocht naar meer organisatie met minder werk. Een manier om alles waar u van droomt te volbrengen, zonder verlies van slaap. Kan dit geautomatiseerde tijdmanagementsysteem het allemaal? Lees meer voor je eigen leven is de eerste stap in het uitzoeken hoe je meer gedaan krijgt per dag. Of u een to-do lijst gebruikt of niet, is aan u.

Maar ik raad u aan na te denken over hoe u productiever kunt zijn door de volgende wijzigingen in uw dagelijkse productiviteitsregime aan te brengen.

Leven in je agenda

Daniel Markowitz presenteert in een stuk voor Harvard Business Review een alternatief voor takenlijsten die hij noemt “leven in je agenda.” Het idee is simpel: haal uw taken uit uw lijst, schat in hoe lang ze duren en verplaats ze naar uw agenda.

Taken plannen - niet gewoon je agenda gebruiken als je takenlijst - heeft veel voordelen. Veel mensen merken dat het zien van toegewijde tijd voor specifieke activiteiten ervoor zorgt dat ze meer geneigd zijn om die taken te doen en gefocust te blijven. Anderen melden dat het hen ervan weerhoudt om te veel in een dag te plannen.

Een visuele herinnering aan hoeveel dingen u aan het werk bent, zal u helpen prioriteiten te stellen in uw huidige projecten en uitzoeken of u kunt zeggen “Ja” voor nieuwe.

Kevin Kruse geïnterviewd “meer dan 200 miljardairs, Olympians, straight-A studenten en ondernemers” over timemanagement en hoe je productiever kunt zijn. Hoeveel mensen denken dat ze een takenlijst gebruiken? Niet een. Maar velen van hen leefden in hun kalenders.

We hebben tijdblokkades besproken Hoe tijd blokkeren in Google Agenda voor een productieve werkdag Hoe tijd blokkeren in Google Agenda voor een productieve werkdag Heb je moeite met tijdbeheer? We laten u zien hoe u de tijd op uw Google-agenda kunt blokkeren om uw aandacht te vergroten, stress te verminderen en de productiviteit te verhogen. Lees meer in het verleden, en dat is precies waar we het hier over hebben. Stel specifieke tijden in waar u aan specifieke taken werkt en houd u aan uw planning.

Volg de twee minuten regel

Een van de redenen dat to-do-lijsten zo snel vol raken, is dat we vaak heel veel kleine taken uitvoeren. Dat is wanneer dingen overweldigend beginnen te worden en we gestresst raken. Een van de beste methoden om dit probleem aan te pakken, is door de regel van twee minuten te volgen. Als een taak minder dan twee minuten duurt, plaats hem dan niet in een lijst - doe het gewoon.

Hierdoor blijft een schokkend aantal items van uw lijst. Activeer je creditcard, retourneer die e-mail, sta op en rek je uit, je zult versteld staan ​​hoeveel dingen je in twee minuten kunt doen. En dat vertaalt zich direct in het verwijderen van items van uw lijst. Uiteindelijk zult u merken dat u helemaal geen lijst nodig heeft!

Focus op het ontwikkelen van gewoonten

Je weet van de grote dingen die je moet doen. Het zijn de kleintjes die je takenlijst vullen en wennen aan het uitstellen van de belangrijker dingen. Items zoals “het huis schoonmaken,” “boodschappen kopen,” en “e-mail beheren” zitten vaak dagen achter elkaar op je lijstje, en treiteren je herhaaldelijk.

Dit is waar gewoontes van pas komen.

Maak er een gewoonte van om uw inbox elke middag 30 minuten te beheren voordat u uw werk verlaat. Of meteen in de ochtend. Begin met boodschappen doen op specifieke dagen van de week na het werk. Terugbellen op een bepaalde dag van de week.

Je kunt van alles een gewoonte maken 12 Productiviteitspatronen om je leven in het nieuwe jaar eindelijk te hacken 12 productiviteitspatronen om je leven te hacken in het nieuwe jaar Een veel voorkomende oplossing voor de meeste werkende mensen is om productiever te zijn. In dit artikel zullen we twaalf slechte gewoonten onderzoeken die u kunt veranderen - één per maand - om uw productiviteit van de workload drastisch te verbeteren. Lees verder . En als u meer gewoonten hebt gemaakt, kunt u meer dingen uit uw takenlijst verwijderen. Uiteindelijk zul je alleen tot de groten behoren, en dat is wanneer tijdblokkades en agenda's echt een positief effect beginnen te krijgen.

Kleine taken automatiseren en delegeren

Nogmaals, het zijn de kleine dingen die je lijst vullen en je stresseren. Automatisering kan een grote bijdrage leveren aan het oplossen van dit probleem. U kunt uw financiën automatiseren Hoe financieel minimalisme u helpt geld te besparen en stress te elimineren Hoe financieel minimalisme u helpt geld te besparen en stress te elimineren Het is gemakkelijk om uw financiën uit de hand te laten lopen, maar als u de beginselen van het minimalisme gebruikt, kunt u ze onder controle houden en stress verminderen. Meer lezen, zodat u amper iets hoeft te doen - en dat bespaart u veel tijd. U kunt ook follow-up-e-mails automatiseren, die (afhankelijk van het aantal e-mails dat u verzendt) u uren per week kunnen besparen.

Met IFTTT of Zapier kunt u vrijwel elke digitale taak automatiseren. Met Smart Home-technologie kunt u dingen rond uw huis automatiseren. U kunt ook een Arduino gebruiken om uw huis te automatiseren Arduino Projectideeën voor een geautomatiseerd huis Arduino Projectideeën voor een geautomatiseerd huis Zou het niet geweldig zijn om uw kas water te geven zonder uw stoel te verlaten? Een Arduino kan worden ingeschakeld als het belangrijkste onderdeel van sommige domotica-projecten - hier zijn er vijf! Lees verder .

Als u iets niet kunt automatiseren, overweeg dan het aan iemand anders te delegeren. Het is moeilijk om hulp te vragen, maar het kan een groot verschil maken in je leven. Je kunt thuis delegeren: vraag je partner of je kinderen om hulp in het hele huis. Of op het werk: vraag iemand die in een betere positie is om een ​​taak uit te voeren om het voor je over te nemen. U kunt zelfs delegeren onder uw vrienden: laat iemand anders de volgende bijeenkomst plannen om u wat tijd te besparen.

Als u geen mensen om u heen hebt die taken kunnen overnemen, overweeg dan om een ​​assistent in te huren. Virtuele assistenten 20 manieren waarop een menselijke virtuele assistent u tijd kan besparen 20 manieren waarop een menselijke virtuele assistent u tijd kan besparen Ontdek welke soorten taken u betrouwbaar kunt uitbesteden aan een virtuele assistent en u bespaart uren per dag. We laten u zien hoe u aan de slag kunt gaan. Read More (VA's) zijn relatief betaalbaar, vooral als u ze slechts een paar uur per week inhuurt en voor veel repetitieve taken kunt zorgen. Als je op zoek bent naar manieren om productiever te zijn, is een VA moeilijk te verslaan.

Het kost tijd om de automatisering en delegatie aan de gang te krijgen, maar als je dat eenmaal doet, zul je verbaasd staan ​​hoeveel dingen je niet langer op een lijst hoeft te zetten.

Of verander hoe u lijsten maakt

Als je alles plant, de regel van twee minuten toepast, je gewoonten verbetert en manieren vindt om te automatiseren en te delegeren, is de kans groot dat je je takenlijst niet meer nodig hebt. Als je nog niet klaar bent om de sprong te maken, overweeg dan om te veranderen hoe je je takenlijst maakt.

Mijn favoriete methode hiervoor is het gebruik van de takenlijst met drie items. Het is precies hoe het klinkt: je stopt er maar drie dingen in.

Als je weet dat je beperkt bent tot drie items, zet je de belangrijkste taken voor je dag alleen op papier. Dit moedigt je aan om je te concentreren op de grote problemen, en laat de kleinere later op hun plek vallen.

Het zal niet gemakkelijk zijn. Maar ik moedig je sterk aan om het een kans te geven. Het aantal items op uw lijst verminderen kan een zeer bevrijdende ervaring zijn.

Dood je takenlijsten en wees productiever

Als je advies wilt over hoe je een productiever leven kunt leiden, sta je misschien versteld van mijn suggestie dat je op zoek bent naar een alternatief voor je to-do-lijst. Het druist in tegen veel van het advies dat je eerder hebt gelezen. En het gaat echt raar aanvoelen.

Er zijn overtuigende aanwijzingen dat het een goede manier is om te gaan. De zoektocht naar hoe productiever te zijn, eindigt nooit. Maar van je to-do lijst af raken is een goede volgende stap.

Gebruik je nog steeds een takenlijst? Of gebruik je je agenda? Hoe blijf je productief? Deel uw mening in de reacties hieronder!

Meer informatie over: agenda, gewoonten, uitstelgedrag, taakbeheer, takenlijst.