Beter volgen en beheren van uw projecten met Podio

Wanneer mensen denken aan tools voor projectmanagement Intellinote: zet uw taken, bestanden, berichten en online vergaderingen op één plek Intellinote: zet uw taken, bestanden, berichten en online vergaderingen op één plek Intellinote maakt het eenvoudiger om te beheren, samen te werken en beter te communiceren met uw team, collega's en klanten met een uitgebreide mix van bestandsdeling, organisatie en realtime video- en tekstchats. Meer lezen, typisch, software zoals Microsoft Project komt voor de geest. Nu is dat natuurlijk een geweldige tool om te gebruiken voor het beheren van taken, tijdlijnen, deliverables en resources voor een project. Maar waar gebruik je voor bijhouden van meerdere projecten?

Of u nu een staf van één of tien personeelsleden bent, een tool die statussen en vergaderingen kan volgen, herinneringen kan versturen en zelfs alle documenten voor een project kan huisvesten, is ook heel nuttig. Hier komt Podio om u te helpen bij het beheren van meerdere projecten, een team van anderen, of gewoon een manier om ze allebei te volgen. Hier zijn enkele tips en trucs om het meeste uit Podio te halen om uw projecten en uw team bij te houden.

Podio-apps implementeren

Podio is een tool die gebruikt “apps” verschillende aspecten van de werkruimte beheren Podio: een enkel dashboard voor het beheren van de taken van uw organisatie Podio: een enkel dashboard voor het beheren van de taken van uw organisatie Lees meer. Apps zijn beschikbaar per functie en branche en bevatten zaken als vergaderingen, ideeën, klanten, bestellingen, facturen, contacten en nog veel meer. De beste manier om Podio te gebruiken, is door de benodigde apps te downloaden. Begin met het uitchecken van de Podio App Market en bekijk de pakketten die beschikbaar zijn per functie of branche. Hiermee krijgt u een goede start en kunt u afzonderlijke apps later nog steeds ontvangen.

Bijvoorbeeld als u Podio voor gebruikt evenementenbeheer, er is een pakket met apps voor deelnemers, locaties, leveranciers, sprekers, evenementen en een gastenlijst. Een ander voorbeeld gebruikt de verkoopindustrie en bevat een pakket voor leadbeheer, met apps voor verkoop, leads, verkoopvergaderingen, communicatie en producten.

Gebruik de apps in Podio om alle aspecten van uw project, groot of klein, bij te houden. Deze kunnen allemaal worden gerangschikt op het hoofdscherm van uw werkruimte en bevatten de velden die u waarschijnlijk nodig zult hebben. Maar u kunt ook elke app aanpassen om deze precies aan te passen zoals u dat wilt. Deze apps vormen de ruggengraat van Podio en bieden u een grote flexibiliteit bij het volgen van uw projecten en hun bewegende delen.

Profiteer van Connected Services en uitbreidingen

Een handige functie van Podio is de verbinding met andere services. Als u geïnteresseerd bent in het verbinden van uw Microsoft Exchange-agenda voor het exporteren van evenementen, uw GoToMeeting account voor het starten van vergaderingen rechtstreeks vanuit Podio, of uw Evernote account om uw notities bij te voegen, dan laat Podio u zien. Voor het bijhouden van uw taken en het bijhouden van uw projecten is het verbinden van andere services die u gebruikt absoluut de manier om te gaan. Om Podio met succes te gebruiken, stellen deze verbonden services u in staat om items in te voeren die u nodig hebt en die mogelijk elders bestaan, maar die noodzakelijk zijn voor uw project.

Samen met deze services kunt u eenvoudig Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync en Dropbox verbinden. Verbinden is eenvoudig; klik gewoon op Account instellingen uit de hoofdnavigatie en vervolgens Diensten. Elke dienst heeft zijn eigen verbindingsknop en na het inloggen ziet u ze omhoog gaan in de lijst waar ze klaar zijn voor gebruik.

Naast het verbinden van diensten, kunt u profiteren van Podio-extensies die integreren met veel externe ontwikkelaars. Integraties met MailChimp, Google Maps en Xero stellen u in staat om uw ervaring met Podio nog beter te maken. Er is bijvoorbeeld een QuickBooks-extensie waarmee u klanten en accountgegevens kunt importeren in Podio, waar u vervolgens geautomatiseerde facturering tussen de systemen kunt instellen..

Hoe Podio zich verhoudt tot Trello

Als je nog geen andere tools zoals Podio hebt geprobeerd voor projecttracking en -beheer, kan het eenvoudig worden vergeleken met Trello Trello - Een uniek, eenvoudig en krachtig projectbeheersysteem van A Good Home Trello - Een uniek, eenvoudig en krachtig projectbeheersysteem van A Good Home Betekent de naam Joel Spolsky iets voor jou? Als dat zo is, wil je dit bericht lezen, omdat het Spolsky's nieuwste en beste project toont. En zo niet, dan zou je moeten weten dat dit ... Lees meer is, wat een geweldig hulpmiddel is. Als je beide hebt geprobeerd, heb je waarschijnlijk een voorkeur of gebruik je ze beide, maar voor verschillende dingen. Beide bieden de basis voor het volgen van projecten, taken en mensen, samen met handige meldingen, herinneringen en aangepaste opmaakopties voor de tools. Waar verschillen ze dan van?

Workspace

Terwijl Podio en Trello netjes georganiseerde werkplekken hebben, zou Trello moeten vallen in de “eenvoudigere installatie” categorie. Podio neemt iets meer tijd in beslag om op te zetten voor gebruik. Nadat u de benodigde apps hebt gekregen, kunt u deze gebruiken om tegels of widgets voor uw hoofdwerkruimte te configureren en deze opnieuw te rangschikken om er goed uit te zien. Met Trello zie je meteen je planken en na het kiezen van een, zie je je kaarten. Ja, er is ook wat voorbereidingstijd met Trello, maar die tijd wordt besteed het opzetten van uw projecten en taken liever dan het instellen van de tools die je voor hen nodig hebt zoals in Podio. Maar als je het niet erg vindt om een ​​beetje tijd te nemen om een ​​echt aangepaste werkruimte te maken, dan laat Podio dat toe waar Trello niet werkt.

Connected Services

Als het gaat om het aansluiten van agenda's, ontmoetingssoftware De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team Kleine teams hebben geen dure zakelijke apps nodig voor samenwerking. Hier zijn zes fantastische tools die u kunt gebruiken om de gegevens, communicatie en meer van uw team te beheren. Gratis. Meer lezen, bestandsbeheerders en notulisten, Podio heeft gewoon meer opties. Je kunt bestanden en foto's toevoegen aan kaarten in Trello vanuit plaatsen zoals Google Drive, Dropbox, Box en OneDrive (hieronder). Je kunt Trello ook verbinden met iCal om je kaarten of zelfs Sunrise Calendar te bekijken als dat je planning is. Maar over het algemeen heeft Podio meer flexibiliteit met opties voor verbonden services.

Mobiele toegang

Zowel Podio (iOS, Android) als Trello (iOS, Android) hebben gratis mobiele apps beschikbaar die het bijhouden van projecten handig maken. Voor uw telefoon of tablet hebben ze u allebei gedekt. Als je een visueel persoon bent die de kaarten en kaarten die in Trello worden gebruikt, waardeert, dan zul je heel blij zijn met hun app. Het heeft een gestroomlijnde interface en het slepen en neerzetten reageert ook behoorlijk. Podio heeft ook een goede app als je graag je tabellen met gegevens, recente activiteiten voor je team en updates van items wilt zien. Hoe dan ook, met behulp van de mobiele opties kunt u contact houden met uw projecten, meldingen en team wanneer u onderweg bent.

Tips voor het gebruik van Podio

Nogmaals, Podio is een tool voor het beheren van projecten, taken en zelfs je team dat heel anders is dan software zoals Microsoft Project. Het biedt u een manier om bij te houden, statussen te controleren, taken toe te wijzen en uw projecten op dat zorgvuldig ontworpen plan te houden. Hier volgen enkele tips voor het gebruik van Podio als u er nog niet eerder gebruik van hebt gemaakt of als u niet volledig gebruik hebt gemaakt van de functies.

• Gebruik voor het teambeheer de Niet op kantoor app. Elk teamlid kan eenvoudig Vakantie, Extern of Conferentie selecteren om het type te beschrijven. Vervolgens kan een manager na het invoeren van datums snel de tijd buiten kantoor goedkeuren of weigeren. Er kunnen ook meldingen worden verzonden, die goede herinneringen bieden als iemand in uw team weg is.
• Probeer de beschikbare Webformulieren voor uw site. Podio maakt formulieren voor uw website met één klik op de knop. U kunt vervolgens het formulier aanpassen en de deelbare link die u ontvangt plaatsen of de insluitcode direct op uw website plaatsen. Gebruik makend van ons voorbeeld van evenementbeheer van vroeger, zou u gemakkelijk een formulier kunnen hebben voor geïnteresseerde klanten om in te vullen om uw diensten aan te vragen voor hun evenement.
• Profiteer van de simpele exportfunctie. Elke app die u gebruikt, bevat een optie om de gegevens te exporteren. Dit is erg handig voor het updaten van uw team tijdens een statusmeeting of uw baas wanneer hij updates over alle projecten voor uw team wil. De exportfunctie is zichtbaar wanneer u het moersleutelpictogram vanuit de app selecteert.
• Pas apps aan voor volledige effectiviteit. Elke app wordt geleverd met de basis die je nodig hebt. Maar elk kan worden bewerkt en aangepast, zodat u de exacte velden, lijsten, statussen en andere items die u nodig hebt binnen elke kunt gebruiken. Klik gewoon op dat moersleutelpictogram zodra je in de app bent en selecteer Wijzig sjabloon.

Podio-plannen

Als u nog niet bekend bent met Podio, zijn er enkele verschillende plannen waaruit u kunt kiezen, waaronder een gratis optie. Als u een team van maximaal vijf personen heeft, kunt u alle functies van een basisplan krijgen, behalve Gebruikersbeheer, kosteloos. Als u meer dan vijf gebruikers hebt; er zijn plannen vanaf $ 9 per maand. U kunt onbeperkte gebruikers hebben met voordelen zoals trainingssessies, prioriteitsondersteuning en geavanceerde instellingen, afhankelijk van uw betaalde abonnement.

Gebruik je Podio of overweeg je het nog??

Als u een huidige Podio-gebruiker bent, welke nuttige tips moet u dan delen met lezers? Als u nog steeds denkt over het gebruik van Podio voor het volgen van projecten, wat zijn dan uw beslissende factoren en wat zoekt u in een tool? Voel je vrij om je gedachten en ervaringen te delen in de reacties hieronder!

Beeldcredits: zakenman via Shutterstock, Alphaspirit via Shutterstock.com

Meer informatie over: organisatiesoftware, planningstool, projectbeheer, taakbeheer.