Hoe je je Google Drive als een professional kunt organiseren

Google Drive kan een fantastische tool voor productiviteit en samenwerking zijn. Als je het eenmaal veel gebruikt, kan het echter moeilijk worden om alles georganiseerd te houden. Google heeft dit probleem gelukkig voorzien en het gemakkelijk gemaakt om te vinden wat u zoekt en om ervoor te zorgen dat u het niet opnieuw kwijtraakt.

1. Basic Google Drive Setup en Bestanden toevoegen

Net als standaard bestandsverkenners kunt u met Google Drive uw bestanden ordenen in mappen, wat handig is als u aan meerdere afzonderlijke projecten werkt. Wat het een beetje ingewikkelder maakt, is dat uw bestanden afkomstig kunnen zijn van maximaal drie verschillende bronnen, die worden vermeld in de zijbalk onder drive.google.com: Mijn drijfveer, Gedeeld met mij, en Google Foto's.

Als u op zoek bent naar een bestand, kan dit zich mogelijk in een van deze categorieën bevinden, waardoor het moeilijk is om naar een bestand te zoeken. Om het gemakkelijker te maken, kunt u elk bestand of elke map aan uw eigen Drive toevoegen. Als u op een bestand klikt en dit naar uw schijf sleept, wordt het bestand verwijderd van de huidige locatie en verplaatst het naar uw schijf.

Om verwarring met andere mensen te voorkomen door hun bestanden en mappen te laten verdwijnen, gebruikt u de Toevoegen aan Mijn schijf optie uit het rechtermuisklik-menu. Door een bestand aan uw schijf toe te voegen, voegt u in feite een snelkoppeling toe aan het bestand of de map naar het hoogste niveau van uw schijf. Op die manier kun je het sneller vinden, maar je hoeft het niet van zijn oorspronkelijke locatie te verwijderen,

2. Sorteer op verschillende factoren

Dit is een heel eenvoudige, maar het moet uitgelegd worden omdat het niet meteen duidelijk is waar deze optie te vinden is. De Sorteer opties knop bevindt zich aan de rechterkant van de werkbalk en toont de letters A en Z tussen twee pijlen. Klik op dat pictogram en je krijgt de optie om te sorteren op naam, datum van de laatste wijziging, laatst gewijzigd op datum van mij en laatst geopend op de datum van mij.

Het lijkt buitengewoon eenvoudig, maar het kan zeer nuttig zijn!

3. Selecteer bestanden sneller

Nog een hele simpele tip, maar wist je dat dat kan SHIFT + klik of Klik en sleep om meerdere bestanden te selecteren in Google Drive?

Sommige online services ondersteunen deze functionaliteit niet, maar Google Drive wel, en hiermee kunt u veel sneller bestanden selecteren en batchbewerkingen uitvoeren dan wanneer u zou hebben geprobeerd om elke wijziging afzonderlijk aan te brengen.

4. Gebruik geavanceerde zoekhulpmiddelen

Zoeken naar een bestand met behulp van de zoekbalk boven aan het scherm is zonder meer de beste manier om iets te vinden dat je bent kwijtgeraakt, en het gebruik van de geavanceerde tools die slechts een paar klikken verwijderd zijn, maakt het nog effectiever.

Wanneer u op de zoekbalk klikt, ziet u dat u op elk type bestand kunt klikken om uw zoekopdracht tot dat type bestand te beperken. Als je erop klikt, “Type: [bestandstype]” wordt weergegeven in de zoekbalk en u ziet een lijst met al die soorten bestanden die zich in uw Drive bevinden. Scrollen door deze lijst is een goede plek om te beginnen met zoeken.

U kunt ook invoeren “[uw zoekterm] type: [filetype]” om te zoeken naar een document, spreadsheet, PDF, presentatie of ander bestandstype om uw zoekopdracht sneller te laten verlopen.

Naast zoeken op bestandstype, kunt u klikken op Meer zoekhulpmiddelen onderaan het selectiemenu van het bestandstype om toegang te krijgen tot geavanceerdere zoekopties, zoals datum gewijzigd, woorden in het bestand, eigenaar en gedeeld met.

Deze opties zullen heel wat hulp zijn voor mensen die een hoop bestanden opslaan in Google Drive, vooral als je veel verschillende bestandstypen bijhoudt (studenten die Google Drive 7 gebruiken. Nieuwe Google Drive-functies Elke student moet weten 7 Nieuwe Google Drive-functies Elke student Must Know School zit in vergadering en Google is klaar om dingen gemakkelijker te maken voor studenten met Google Drive.Nieuwe functies zijn geïntroduceerd en oude verfijnd.We hebben de details.Lees Meer vindt deze hulpprogramma's nuttig).

5. Gebruik Kleuren en Sterren om Categorieën te maken

U kunt complexe hiërarchieën van mappen maken, maar soms is het eenvoudiger om een ​​meer visueel systeem te hebben. Door met de rechtermuisknop op een map te klikken, kunt u selecteren Verander kleur en selecteer een nieuwe kleur voor de map.

In plaats van het standaard (en nogal weinig inspirerend) grijs, heb je nu een felgekleurde map die je kunt vinden tussen de massa's van andere mappen in je Drive.

U kunt ook items van een ster voorzien door te selecteren Ster toevoegen in het rechtsklikmenu en elk bestand en elke map die je hebt gemarkeerd, wordt weergegeven wanneer je klikt Met ster in het linker menu.

Het lijkt op het gebruik van sterren in Gmail, als u bekend bent met die praktijk.

6. Bekijk documenten om ze snel te scannen

Als u niet zeker weet hoe uw document wordt genoemd, of als u gewoon snel wilt weten wat er in een bestand staat, kunt u goed gebruik maken van de voorbeeldknop - het is in de menubalk bovenaan en ziet eruit als een oog.

Klik op een bestand, klik op de voorbeeldknop en je krijgt snel een blik in het bestand, zodat je herinnert wat erin zit. Het gaat niet razendsnel, maar het kan sneller zijn dan het bestand in een nieuw tabblad openen om te zien of het degene is waarnaar je op zoek bent.

Als u slechts een heel kleine blik op uw document nodig heeft, kunt u de rasterweergave gebruiken om miniaturen van elk document in uw Drive te bekijken (de Rasterweergave knop is naast de Sorteer opties knop in de werkbalk).

Het is waarschijnlijk niet zo handig als het lijstoverzicht, maar als je weet dat het daar is, kan het je wat tijd besparen als je een situatie tegenkomt waarin het kan helpen.

7. Schakel Herzieningen in en bewerk geschiedenissen uit Mijn schijf

Met een snel klikken met de rechtermuisknop ziet u wie revisies heeft gemaakt en wanneer ze deze op een document hebben geplaatst, ook al is dit geen Google-document. (In deze afbeelding gebruik ik dit op een PDF - wist u dat Google Drive ook uitstekend geschikt is om met PDF's te werken? 10 Tips om meer te doen met uw PDF-bestanden op Google Drive 10 Tips om meer te doen met uw PDF-bestanden op Google Drive Van het beheren van uw bestanden tot samenwerken aan Documenten, Drive is een volledig functionerende kantoorsuite. Veel mensen realiseren zich niet dat het veel meer kan dan alleen PDF's bekijken. Meer lezen?)

Als u deze informatie wilt bekijken, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u Beheer revisies ...

Als u de bewerkingsgeschiedenis van een Google-document wilt bekijken, klikt u met de rechtermuisknop en raakt u aan Bekijk details. Dit opent het detailvenster aan de rechterkant van het scherm:

U kunt nu andere bestanden selecteren om hun revisie- en bewerkingsgeschiedenis te bekijken of op klikken Details om dingen te zien zoals gemaakte datums, grootte, locatie, eigenaar en wie toegang heeft tot het bestand.

8. Items aan meerdere mappen toevoegen

Google Drive had een tagfunctie waarmee u gerelateerde bestanden kunt vinden, zelfs als ze niet samen werden opgeslagen. Die functionaliteit is verwijderd. Het kan echter worden vervangen door een Google Drive-app waarmee u een enkel bestand aan meerdere mappen kunt toevoegen.

Om deze app te verbinden, klik je op een willekeurig bestand, met de muis erover Openen met, en selecteer + Meer apps verbinden. Gebruik de zoekbalk om Multifolder te vinden en voeg deze toe aan uw Google Drive. Klik nu met de rechtermuisknop op een bestand of map en klik op Openen met> Multifolder, en je kunt het toevoegen aan meerdere mappen.

9. Gebruik Apps om u te helpen organiseren

Naast Multifolder, een aantal andere geweldige Google Drive add-ons 5 Google Drive Add-ons die u moet gebruiken 5 Google Drive Add-ons die u nodig heeft Google Docs en Google Spreadsheet zijn allebei geweldige gratis diensten, maar wanneer u enkele van de hier genoemde add-ons, het kan deze tools nieuw leven inblazen. Meer lezen en apps kunnen u helpen georganiseerd te blijven - kiezen welke u wilt gebruiken, hangt af van wat u probeert te doen. Bijvoorbeeld, FileThis is een superhandige app waarmee bankafschriften, facturen en rekeningen van nutsbedrijven automatisch worden opgehaald in een map in uw Google Drive.

Met het gratis account van FileThis.com kun je maximaal zes accounts verbinden en deze één keer per week bijwerken.

Een andere potentieel nuttige app wordt genoemd Verborgen map, en hiermee kunt u voorkomen dat andere apps specifieke bestanden in uw Drive zien. Google Drive is behoorlijk veilig Hoe veilig zijn uw documenten in Google Drive? Hoe veilig zijn uw documenten in Google Drive? Meer lezen, maar deze app voegt een extra beveiligingslaag toe voor het geval u uw mobiele apparaat verliest.

Er zijn allerlei handige Google Drive-apps Maak Google Drive absoluut geweldig met deze tools Maak Google Drive absoluut geweldig met deze tools Google Drive zit boordevol slimme functies. En u kunt zijn potentieel enorm uitbreiden met tools van derden. Hier hebben we enkele van de beste tools verzameld die in Google Drive kunnen worden aangesloten. Lees meer daar - u moet ze gewoon vinden. Raken + Meer apps verbinden en doe wat onderzoek om te zien welke u kunnen helpen!

Tips voor je favoriete Google Drive

Met deze tips kunt u uw Google Drive onder controle krijgen. De enige Google Drive Guide die u ooit zult moeten lezen De enige Google Drive Guide die u ooit zult moeten lezen Google Drive is de perfecte combinatie van online hulpmiddelen voor bestandsopslag en documentbeheer. We leggen uit hoe u Google Drive het beste online en offline kunt gebruiken, alleen en in samenwerking met anderen. Lees Meer en maak het veel gemakkelijker om te navigeren.

Van alle geweldige strategieën om Google Drive te organiseren, welke zijn uw favorieten? Hoe zorg je ervoor dat je de bestanden kunt vinden die je nodig hebt in Google Drive? Gebruik je andere apps of alleen een degelijk organisatiesysteem??

Deel uw beste tips in de reacties hieronder!

Ontdek meer over: Bestandsbeheer, Bestanden delen, Google Drive, organisatiesoftware.