Prioriteit toekennen aan taken met het Eisenhower Matrix-productiviteitssysteem

Takenlijst-apps zijn tegenwoordig allemaal razernij. De wetenschap heeft bewezen dat lijsten echt de productiviteit bevorderen en dat je de productiviteit verder kunt verhogen met behulp van trucs, zoals het openbaar maken van je takenlijst. Sommige mensen gebruiken zelfs hun e-mail-inbox als to-do-lijst.

Maar wat als je dat allemaal hebt geprobeerd en niets van het werkt?

Gelukkig voor jou, alternatieve productiviteitsmethoden 5 Nieuwe productiviteitstechnieken die je waarschijnlijk nog niet hebt gehoord 5 nieuwe productiviteitstechnieken die je waarschijnlijk nog niet hebt gehoord Als je nog steeds op zoek bent naar de beste manier om je productiviteit te verhogen, probeer dan een van deze betere alternatieven voor Pomodoro en GTD. Vergeet niet om te stoppen met kijken zodra je een "goed genoeg" oplossing hebt gevonden. Meer lezen bestaat. En als u merkt dat normale takenlijsten te lastig of te overweldigend zijn, raden we u aan een oude, maar effectieve techniek te gebruiken, genaamd Eisenhower Matrix.

Wat is de Eisenhower-matrix?

De Eisenhower-matrix is ​​een raster van 2 × 2 dozen. De bovenste rij is voor taken die dat zijn “Belangrijk” terwijl de onderste rij voor taken is “Niet belangrijk.” Tegelijkertijd is de linkerkolom bedoeld voor taken “Dringend” terwijl de juiste rij voor taken is “Niet dringend.” Dit is hoe dat eruit ziet:

Voor de meeste mensen zijn de termen Belangrijk en Dringend synoniem, dus laten we een moment nemen om het verschil tussen hen te definiëren:

• Belangrijk - Taken die bijdragen aan uw langetermijndoelen en -waarden, of het nu gaat om persoonlijk, professioneel, etc. Het gaat om het belang relevantie. Een manier om te beslissen of een taak belangrijk is, is jezelf afvragen: “Kan ik mijn doelen nog steeds bereiken en trouw blijven aan mijn waarden als ik deze taak oversla?”
• Dringend - Taken die aan het einde van de dag moeten worden afgehandeld. Als uw schema meer speelruimte heeft, kunt u dit aan het einde van de week prefereren. Hoe dan ook, urgentie heeft alles te maken tijd. Een manier om te beslissen of een taak dringend is, is jezelf afvragen: “Wanneer is de deadline voor deze taak?”

Voordat u kunt beslissen of een taak belangrijk is of niet, moet u uw eigen doelen en waarden kennen. Voor velen is loopbaanontwikkeling een langetermijndoel, dus taken die daar direct mee te maken hebben, zijn belangrijk. Of als u het meeste waarde hecht aan het gezin, is het belangrijk dat u op tijd thuiskomt.

Maar hoe kan een taak dringend zijn en toch niet belangrijk? Onthoud dat urgentie is enkel en alleen werd tijd. Denk aan de deadline. Stel dat vandaag Internationale koffiedag is en dat uw plaatselijke koffieshop gratis koffie geeft. Als u daar vandaag geen gebruik van maakt, gaat de kans verloren - maar gratis koffie is niet relevant voor uw langetermijndoelen of -waarden. Het is dringend, maar niet belangrijk.

Met behulp van deze definities wordt het eenvoudiger om de soorten taken te beschrijven die bij elk van de vier vakken horen. We kunnen zelfs op deze manier aan de matrix denken:

Waarom de Eisenhower-matrix gebruiken?

De Eisenhower Matrix is ​​gewoon een manier om dit te doen prioriteit geven aan uw taken.

Takenlijsten zijn geweldig om te volgen wat je moet doen, maar het is niet altijd gemakkelijk om te bepalen welke taken hebben een hogere prioriteit. Ik heb persoonlijk nooit het “Prioriteit” functie in een to-do-lijst app omdat ik altijd alles taggen als “Hoge prioriteit” - en als alles hoge prioriteit heeft, is er niets.

Verder, wanneer u naar een takenlijst kijkt en 30 opgestapelde taken ziet, hoe bepaalt u dan welke taak moet worden aangepakt? “Begin met het gemakkelijkst,” sommigen zeggen. “Nee, begin met het moeilijkste,” anderen zeggen. Maar wat is gemakkelijk en wat is moeilijk? Het is nooit zwart en wit. Vaak heb ik 10, 15 of zelfs 30 minuten verspild met alleen maar proberen mijn taak op te rapen!

Dit is waarom de Eisenhower Matrix schittert. In tegenstelling tot een enkele takenlijst, heeft de matrix zelfprioriteit. Het vertelt je welke taak om de volgende te behandelen. Het vermindert de cognitieve belasting, omdat alleen de vakken Nu en Later er echt toe doen. En als je ooit tijd hebt gemaaid, kun je zien welke taken je kunt overslaan.

Bovendien heeft de matrix nog twee andere secundaire voordelen. Ten eerste, het dwingt je om meer bewust te zijn van elke taak. In plaats van alles in één grote rommelige stapel te gooien, bepaal je actief of taken je tijd van tevoren waard zijn, zodat je huidige takenlijst strak blijft. Ten tweede herinnert het je constant aan je doelen en waarden.

Het enige probleem is dat de Eisenhower Matrix in het begin wat lastig kan zijn. In het bijzonder worden nieuwe gebruikers gestoord door de vakken Delegate en Trivial. Er is een leercurve, dus laten we een praktisch voorbeeld bekijken van hoe een matrix in te stellen, taken te organiseren en op een dag door te komen.

Hoe de Eisenhower Matrix te gebruiken

Hoewel de Eisenhower Matrix conceptueel een vierkant is van vier vakken, kunt u deze praktisch benaderen als vier afzonderlijke takenlijsten: een Now-lijst, een deelnemerslijst, een latere lijst en een Triviale lijst. De twee urgentielijsten komen voor de niet-urgente lijsten.

Ik vind dat Trello hier geweldig voor is. Zet een bord op voor elke sfeer van je leven (bijvoorbeeld persoonlijk, professioneel, kerk, hobby) en zet deze vier lijsten op in elk van de borden. Of als u niet veel te doen hebt, kunt u voor alle taken één bord gebruiken. Het is aan jou. Houd je niet van Trello? Overweeg deze alternatieve Kanban-tools Tot ziens, Trello! 5 Alternative Free Kanban Board Tools Tot ziens, Trello! 5 Alternatieve gratis Kanban-bordtools Trello is een ongelooflijke app voor projectbeheer en het organiseren van uw taken. Maar er zijn andere kanban-apps die ideaal kunnen zijn voor uw taken. Laten we het hebben over de beste Trello-alternatieven. Lees verder .

Zodra uw lijsten klaar zijn, kunt u beginnen met het toevoegen van taken:

Laten we zeggen dat u een traditionele kantoormedewerker bent die de Eisenhower Matrix wil gebruiken om productiever te worden op het werk. Dit is het scenario dat de rest van dit voorbeeld aandrijft, maar het zou gemakkelijk moeten zijn om deze concepten anders toe te passen.

Wat staat er op je bord voor vandaag? Het eerste dat me te binnen schiet: e-mail. Laten we een taak maken om inbox zero te bereiken, wat dringend is (e-mail moet dagelijks worden geleegd) en belangrijk (we hebben het hier over werkgerelateerde e-mails):

Vandaag is het Pretzel-dag op kantoor en je hebt zin in een gratis krakeling met de werken. Dit kan dringend zijn, maar het is niet belangrijk:

Uw baas herinnert u eraan dat het documentatierapport voor het laatste project van uw team uiterlijk om 16.00 uur moet worden ingediend, wat zowel dringend als belangrijk is:

Hij herinnert u er ook aan dat de budgetaanvraag van uw team voor uw volgende project op het einde van de dag op vrijdag moet zijn. Dit is belangrijk, maar niet dringend:

De officemanager komt naar u toe en zegt dat de papier- en inktvoorraden bijna op zijn. U moet zo snel mogelijk een bestelling plaatsen - maar dit heeft niet veel te maken met de doelen of waarden van uw carrière:

Het is in de vroege zomer (in dit scenario) en het kantoor wordt te benauwd in het natte seizoen. De productiviteit van iedereen zou omhoogschieten met een goed ontvochtiger, om nog maar te zwijgen van alle andere voordelen van het verminderen van de vochtigheid. 4 Gezondheidsvoordelen van bewakingstemp en vocht thuis 4 Gezondheidsvoordelen van monitoring van temperatuur en vochtigheid thuis Wist u dat er gezondheidsvoordelen zijn bij het gebruik van slimme thuisproducten? Dat is juist. Een of twee slimme aankopen kunnen uw levenskwaliteit thuis drastisch verbeteren. Lees verder .

U maakt een aantekening om dit naar voren te brengen, maar het is niet urgent noch belangrijk:

Het gaat maar door. Vergaderingen komen op, planning moet worden gedaan, je onthoudt dingen die je wilt doen, enz. Uiteindelijk zal je matrix (d.w.z. lijsten) vol raken, en het beste deel is dat het veel minder intimiderend is dan één hoofdlijst met taken:

Wanneer je vrij bent voor een andere taak, begin je gewoon aan de linkerkant en ga je naar rechts. Je moet alles in de Nu- en Delegaat-lijst aanpakken voordat je jezelf bezighoudt met de niet-urgente lijsten.

als jij kan delegeer, pak eerst de Delegate-lijst aan en ontlaad zoveel mogelijk van die taken. Ga vervolgens door de lijst met nu's. Als je de Now-lijst doorloopt, beschouw je je dag dan als een succes. U kunt nu een voorsprong krijgen op de lijst Later of de dag vroegtijdig beëindigen.

als jij kan niet afgevaardigde, begin met de lijst Nu. Als u de Now-lijst doorloopt en u hebt meer tijd, kunt u kiezen: behandel de Delegate-lijst als een Now-lijst, krijg een voorsprong in de lijst Later of beëindig de dag vroeg. In de praktijk wilt u waarschijnlijk afwisselend taken delegeren en later uitvoeren.

Ga aan het einde van de dag door de deelnemerslijst en dump alle taken waarvan de deadline is verstreken. Houd degenen die je nog kunt doen. Bewaar ze voor morgen.

Ga aan het begin van de volgende dag door de lijst Later en beslis welke taken dringend zijn. Verplaats ze naar de lijst met nu's. Doe hetzelfde voor de Triviale lijst, behalve verschuif die taken naar de lijst Gedelegeerde. Voeg nieuwe taken toe die de hele dag verschijnen. Spoel en herhaal.

Wanneer takenlijsten niet voor u werken

Merk op dat u de Eisenhower Matrix kunt aanpassen zoals u dat wilt. Bijvoorbeeld, in plaats van het te gebruiken om uw hele dag te begeleiden, kunt u uw e-mail sorteren met zijn eigen matrix. Hier is de meest beslissende e-mailsorteeroplossing die u ooit nodig zult hebben. De meest beslissende e-mailsorteeroplossing die u ooit nodig zult hebben Eén eenvoudige sorteeroplossing zorgt voor u staat altijd bovenaan uw e-mailberichten. U hebt slechts vier labels of mappen nodig om uw inbox te beheren en uw e-mailstress te verminderen. Lees verder . Het hele concept van urgentie / belangrijkheid kan nuttig zijn in allerlei gevallen buiten het werk en e-mail.

Veel mensen hebben veel succes geboekt met de Eisenhower Matrix. Maar als je dit punt hebt bereikt en je denkt niet dat het zal helpen, dan is dat goed. Blijf zoeken naar de methode die voor u werkt. Wanneer alles is gezegd en gedaan, is de enige productiviteitstechniek die ertoe doet De beste productiviteitstool is degene die u feitelijk gebruikt De beste productiviteitstool is degene die u daadwerkelijk gebruikt In een wereld die op zoek is naar productiviteit, belooft elke nieuwe en glimmende productiviteitsapp iets nieuws. Maar verliezen we iets als we onze productiviteits-apps te vaak veranderen? Meer lezen is degene die u daadwerkelijk gebruikt.

Vindt u de Eisenhower Matrix nuttig? Zo nee, welke productiviteitstechniek gebruikt u om georganiseerd en vooruit te blijven? Deel met ons in de reacties hieronder!

Image Credit: Amy Bull via Shutterstock.com

.