Verborgen persoonlijke gegevens in Microsoft Office verwijderen

Telkens wanneer u een document naar een collega stuurt, slaat u het op, leest u het opnieuw, corrigeert u eventuele spelling en / of grammaticale fouten en stuurt u het. Het is een geweldige gewoonte om erin te komen en kan zeker tijd en energie besparen, als uw werk altijd accuraat is. Editors zullen van je houden (nietwaar ?!). Maar hoe zit het met de andere informatie die we misschien onbewust geven als we een document verzenden?

Microsoft Office Welke Office-suite is geschikt voor u? Welke Office-suite is het beste voor u? U zult worden ingedrukt om een ​​beroep te vinden dat geen enkele woord- of nummerverwerking vereist. En je vraagt ​​je misschien af: is Microsoft Office echt de beste oplossing? Dit zijn je opties. Met Meer informatie maakt en onderhoudt u een metagegevensbestand dat aan uw document is gehecht. Elke keer dat u het verzendt, worden uw gegevens doorgestuurd naar de ontvanger en naar elk ander document waar naar wordt doorgevoerd. In bepaalde situaties is dit in orde, maar soms kan het handig zijn om uw documenten van persoonlijke gegevens te verwijderen voordat u ze in het wild vrijgeeft.

Laten we even kijken hoe u uw documenten kunt scrubben met behulp van de functie Document Inspector 10 Verborgen functies van Microsoft Word die uw leven aangenamer maken 10 Verborgen functies van Microsoft Word die uw leven aangenamer maken Microsoft Word is bedrieglijk eenvoudig. Het gaat prima zolang je een document opstart en gewoon typt. Maar Microsoft Word zou niet het Zwitserse mes zijn zonder zijn productieve functies. Lees meer van Microsoft Office.

Welke soorten informatie spreken we hier??

Microsoft Office slaat automatisch verschillende soorten persoonlijke gegevens op, samen met enkele andere vormen van verborgen gegevens. De gegevens zijn niet meteen duidelijk. Het wordt niet weergegeven naast uw document; we zullen het moeten uitroeien. Kantoordocumenten kunnen de volgende vormen van informatie bevatten:

• Opmerkingen, revisiemerken van bijgehouden wijzigingen De beste 20 apps voor studenten om door een dag naar school te gaan De beste 20 apps voor studenten om door een dag naar school te gaan Of je nu op de middelbare school bent, naar school gaat als eerstejaarsstudent of afrondt In een gevorderd stadium zouden deze apps bovenaan je back-to-school boodschappenlijstje moeten staan! Lees meer, versies en inktannotaties. Als u aan uw document hebt meegewerkt, bevat het waarschijnlijk revisiemarkeringen, opmerkingen en meer uit uw werkproces. Deze fragmenten kunnen andere mensen in staat stellen om te zien wie nog meer heeft gewerkt aan het document, evenals de wijzigingen die ze hebben aangebracht.
• Documenteigenschappen en persoonlijke informatie. Documenteigenschappen verwijzen naar de metadata van het document, zoals auteur, onderwerp en titel. De documenteigenschappen zijn grotendeels slechts informatie die Office automatisch genereert en bijhoudt telkens wanneer u met een document werkt. Het kan ook informatie bevatten over specifieke functies die u met een document gebruikt. Bijvoorbeeld e-mailheaders Wat kunt u leren van een e-mailheader (metagegevens)? Wat kun je leren van een e-mailheader (metadata)? Heb je ooit een e-mail gekregen en je echt afgevraagd waar het vandaan kwam? Wie heeft het verzonden? Hoe konden ze hebben geweten wie je bent? Verrassend veel van die informatie kan afkomstig zijn van de ... Lees meer, routedemo's, printerpaden en bestandspadinformatie zijn allemaal gemeenschappelijk.
• Kop-, voetteksten en watermerken. Word-documenten en Excel-werkmappen kunnen informatie bevatten in kop- en voetteksten. Evenzo kunnen watermerken worden toegevoegd en verborgen.
• Verborgen tekst. Word-documenten kunnen verborgen tekst bevatten. Dat wil zeggen, inhoud die is geformatteerd als verborgen tekst. Als u het niet zeker weet, kan de Documentinspector ernaar zoeken.
• Verborgen rijen, kolommen en werkbladen. In dezelfde zin als een Word-document kunnen Excel-werkmappen hun eigen verborgen inhoud bevatten.
• Onzichtbare inhoud. Excel-werkmappen en PowerPoint-presentaties kunnen items bevatten 7 Tips voor het maken van professionele PowerPoint-sjablonen 7 Tips voor het maken van professionele PowerPoint-sjablonen Niemand heeft baat bij een saaie PowerPoint-presentatie. Gebruik deze tips om ervoor te zorgen dat uw inspanningen altijd hun publiek grijpen. Meer lezen geformateerd als onzichtbare objecten. De Document Inspector kan ze voor u vinden.
• Off-slide inhoud. PowerPoint-presentaties kunnen ook inhoud of objecten bevatten die niet zichtbaar zijn omdat ze van de zijkant van de dia zijn gesleept. Dit gebeurt met een breed scala aan objecten, waaronder kunst, tekstvakken, knoppen en afbeeldingen.
• Presentatie notities. Als u alle PowerPoint-functies gebruikt 10 Creatieve manieren om PowerPoint te gebruiken voor zelfgroei 10 Creatieve manieren om PowerPoint te gebruiken voor zelfgroei Denk buiten de doos. Sloop het feit dat PowerPoint slechts een saaie presentatietool is. Laten we er tien creatieve toepassingen voor vinden. Meer lezen, u kunt zeer zorgvuldig gemaakte aantekeningen toevoegen aan uw presentatie. Je wilt deze misschien ook niet aan iemand anders sturen, of ze laten verschijnen tijdens je grote presentatiemoment.
• Document servereigenschappen. Het document kan aanvullende documenteigenschappen bevatten als u een site met een documentwerkruimte gebruikt of een bibliotheek op basis van Microsoft Windows SharePoint-services.
• Aangepaste XML-gegevens. Uw document kan verborgen XML-gegevens bevatten; de Documentinspector kan het vinden en verwijderen.

Het is duidelijk dat dit alleen een probleem is als je het één vindt. De meerderheid van de personen die documenten maken en verzenden met behulp van Microsoft Office, zou geen problemen moeten hebben met de informatie die naast hun werk is gemaakt. Als u zich moet ontdoen van de bovengenoemde informatie, lees dan verder!

De documentinspector

De Document Inspector 10 Standaard Microsoft Word-instellingen die u kunt optimaliseren 10 Standaard Microsoft Word-instellingen die u kunt optimaliseren Een paar eenvoudige optimalisatiestappen kunnen uw productiviteit met Microsoft Word vergroten. We geven je tien snelle en eenvoudige instellingen voor je dagelijkse taken. Read More is een amalgaam van alle verschillende inspectiediensten die beschikbaar zijn voor Microsoft Office. Hun belangrijkste functies zijn om extra gegevens uit uw documenten te vinden en te verwijderen. Voordat u de documentinspector gebruikt, sla uw huidige document op.

Als dat is gebeurd, ga je naar Bestand> Info. Je krijgt een scherm te zien dat hierop lijkt:

Aan de rechterkant ziet u een deel van de door Microsoft Office gegenereerde informatie: pagina's, hoeveelheid bewerkingstijd, mezelf als auteur. Om dit te verwijderen, gaat u naar Controleer op problemen> Controleer het document. U komt dan in het Optiepaneel van Documentinspectie. Vink de gewenste opties aan, gevolgd door Inspecteren. Afhankelijk van de grootte van uw document, kan dit even duren.

Nadat de Documentinspector zijn werk heeft gedaan, kunt u eventuele gevonden verborgen gegevens verwijderen. Kijk door de documentenlijst. druk op Verwijder alles op de secties die u wilt wissen.

Nadat u de verborgen informatie uit uw document hebt opgeschoond, kunt u deze opslaan. Probeer het opnieuw te openen en opnieuw te scannen om ervoor te zorgen dat alle gegevens zijn verwijderd. Anders moet u nu alle identificerende informatie verwijderen die u onbedoeld hebt verzonden.

NB: In Office 2007 kunt u de documentinspector vinden door naar te gaan Office-knop> Voorbereiden> Document inspecteren> Inspecteren. Zorg ervoor dat je bewaar je werk voordat u wijzigingen aanbrengt.

Kan ik het stoppen met Happening?

Ja, maar het is een documentspecifieke instelling, wat betekent dat u de instelling moet toepassen op elk document dat u maakt. Als u wilt voorkomen dat Office de metagegevens bij elk document opslaat, gaat u naar Bestand> Opties> Vertrouwenscentrum> Privacyopties. Controleer onder Document-specifieke instellingen Verwijder persoonlijke informatie uit bestandseigenschappen bij opslaan.

Zoals vermeld, stopt dit de metagegevens van uw huidige document dat wordt opgeslagen, maar u zult het de volgende keer opnieuw moeten toepassen.

Document inspecteur verzameling

Er zijn een groot aantal redenen om persoonlijke informatie uit een Office-bestand te verwijderen, of het nu gaat om een ​​PowerPoint-presentatie, een Excel-werkmap of een Word-document. Office 2016 heeft collaborative 11 Frequently Asked Office 2016 Questions Answered 11 Frequently Asked Office 2016 geïntroduceerd Vragen beantwoord Kantoor 2016 dreigt en roept veel vragen op. Moet u een abonnement kopen, kunt u nu upgraden en kunt u teruggaan naar Office 2013? We hebben veelgestelde vragen verzameld en de tools ... Lees meer geboden, het kan steeds belangrijker worden om onze belangrijke documenten op te schonen voordat ze worden verzonden.

Overweeg op zijn minst waar uw document terecht kan komen en welke informatie het onbewust aan de volgende persoon verstrekt.

Schrobt u regelmatig uw documenten? Wat is je reden om ze op te ruimen? Laat het ons hieronder weten!

Meer informatie over: Digitaal document, metagegevens, Microsoft Excel, Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2010, Microsoft Office 2013, Microsoft Office 2016, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word.