Delen:
Hoe gepersonaliseerde massale e-mails in Outlook te verzenden met Afdruk samenvoegen
Afdruk samenvoegen is als een van die oude vrienden die je al jaren niet hebt gebeld. Onderschat en genegeerd, tot de dag dat je ze hard nodig hebt.
Je realiseert je het potentieel pas echt als je de taak hebt gekregen om een paar honderd uitnodigingen op het laatste moment te beheren. Misschien zijn het een stel huwelijksuitnodigingen of een rode waarschuwing voor een naderende zombie-apocalyps. Of het kan iets onschadelijks zijn - zoals het afdrukken van een reeks adresetiketten en naambadges. Automatiseer Office met Afdruk samenvoegen om professionele adreslabels, naambadges en meer automatiseren Office met samenvoegen om professionele adreslabels, naambadges en meer te maken Gebruikt u nog steeds kopiëren en plakken om labels, naamkaartjes of andere aangepaste documenten te maken? Laat ons u een eenvoudige Microsoft Office-automatiseringstool tonen die u uren zal besparen! Lees verder .
Maak je geen zorgen. Met een paar klikken kunt u binnen enkele minuten gepersonaliseerde massa-e-mails met Microsoft Outlook 2016 verzenden. En red de dag.
Wanneer moet u Afdruk samenvoegen gebruiken?
Voordat ik vooruit ga, wordt post samenvoegen gebruikt wanneer u verschillende documenten wilt maken die in principe hetzelfde zijn, maar waarbij elk document unieke details bevat. De e-mails hebben hetzelfde formaat en dezelfde tekst en afbeeldingen, indien aanwezig. Uitnodigingen waarbij de tekst hetzelfde blijft maar de naam, het adres of zelfs de onderwerpsbits zijn uniek voor elk.
Afdruk samenvoegen - in tegenstelling tot het e-mailen van een bericht naar een groep mensen - maakt van elke ontvanger van het bericht de enige ontvanger.
Het beste gebruik dat ik tot nu toe voor hen heb gevonden - gebruik de mass-e-mail als hulpmiddel voor het zoeken naar werk met aangepaste details voor elke werkgever.
De functie voor samenvoegen maakt gebruik van twee delen:
- De belangrijkste constante document (hier: Microsoft Word) waar je de inhoud van de e-mail schrijft.
- De veranderlijke gegevensbron (hier: Microsoft Outlook Contacts) dat is meestal het adres en de naam van de ontvanger.
Deze twee zijn “samengevoegd”. Omdat Outlook deel uitmaakt van het Microsoft Office-pakket, kan deze functie worden gebruikt om e-mails bulksgewijs te verzenden, elk gepersonaliseerd voor een ander contact. Het is niet spammen, hoewel ik denk dat in de verkeerde handen, mail merge kan worden gebruikt om een bom te bombarderen met ongevraagde e-mails.
Met Microsoft Office kunt u verschillende gegevensbronnen gebruiken voor de adresgegevens. U kunt bijvoorbeeld een Excel-werkblad gebruiken Labels afdrukken met Afdruk samenvoegen in Microsoft Word en Excel Labels afdrukken met Afdruk samenvoegen in Microsoft Word en Excel Bent u nog steeds gebruik je copy-and-paste om labels, naamkaartjes of andere gepersonaliseerde massacommunicatie te maken? Met Mail Merge, een eenvoudige Microsoft Office-automatiseringstool, kunt u uw labels binnen enkele seconden afdrukken. Meer lezen of zelfs een Access-database. Hier gebruikt u uw Microsoft Outlook-contactpersonen om de e-mails te verzenden.
Bereid uw pool met contactpersonen voor op Afdruk samenvoegen
Laten we dus de stappen afronden nadat u Microsoft Outlook hebt gestart.
1. Open Mensen om de lijst met uw contacten weer te geven.
Selecteer de contactpersonen (CTRL + klik) die u in de gepersonaliseerde e-maillijst wilt opnemen. Om het gemakkelijker te maken om een enorme lijst te beheren, gebruikt u de Soort beschikbare opties (klik op de vervolgkeuzepijl naast Allemaal). Om het overzichtelijker te maken, kunt u sorteren op Categorieën via dezelfde dropdown.
Let op: Afdruk samenvoegen werkt niet met distributielijsten.
2. Selecteer Mailmerge van Lint> Startpagina> Actiegroep.
3. Kies in het scherm Mails samenvoegen dat u nu zou moeten zien Alleen geselecteerde contacten als de gepersonaliseerde e-mail bedoeld is voor een select aantal contacten. Selecteer onder de opties voor het samenvoegen van opties hieronder de volgende parameters.
- Type document: Formulierbrieven
- Samenvoegen naar: E-mail
- Onderwerplijn bericht: De onderwerpregel verandert niet voor alle e-mails.
4. Klik op OK en dan zal Microsoft Word voor u starten om het gepersonaliseerde bericht samen te stellen.
Schrijf het gepersonaliseerde bericht in Microsoft Word
Het tabblad Mailings op het lint is op de voorgrond en in het midden zichtbaar. Hier wil je je massale e-mail beginnen met een persoonlijke groetlijn. Van de mailings tabblad in Microsoft Word, selecteer Groetlijn.
Zoals u kunt zien, is het dialoogvenster vooraf gevuld met de naam van Mr. Randall. Dit is slechts een tijdelijke aanduiding voor namen uit uw lijst met contacten. Net daaronder kunt u een voorbeeld van de namen uit uw lijst bekijken. U kunt de vermeldingen aanpassen met de hier gegeven opties.
Houd er rekening mee dat de samenvoegvelden afkomstig zijn uit de kolomkoppen in uw verzendlijst. Dus, als er een mismatch is, gebruik Match Fields om ervoor te zorgen dat de samenvoeging accuraat blijft. Als een veld dat u wilt zegt “Niet geëvenaard”, selecteer de vervolgkeuzelijst voor dat veld en kies vervolgens de kolomnaam die overeenkomt met die kolom in uw lijst.
Wanneer u klikt OK en verlaat hier de tijdelijke aanduiding voor de begroetingsregel (Geachte heer ...) in het Word-document.
Onthoud dit: U kunt extra informatie invoeren in het document met extra velden.
Klik op Voeg Samenvoegveld in. Deze gegevens moeten aanwezig zijn in uw oorspronkelijke gegevensbron, in dit geval de contactgegevens in Microsoft Outlook. Voorbeelden hiervan zijn: thuisadres, thuistelefoon, functietitel etc. U kunt de volledige lijst zien wanneer u op de kleine vervolgkeuzepijl klikt.
Formatteer de begroeting. Als u de begroetingslijn op de gewenste manier wilt opmaken, markeert u het hele veld, inclusief de markeringen aan beide uiteinden. Ga naar de Huis tab en gebruik lettertype-instellingen. Stel ook de Regelafstand om ervoor te zorgen dat de regelafstand overeenkomt met de afstand in de rest van uw document.
Typ het bericht nu
Het begin van het bericht is de <
Als het hoofdgedeelte van de e-mail klaar is, klikt u op Voltooien en samenvoegen> E-mailberichten verzenden.
De Samenvoegen naar e-mail dialoogvenster wordt geopend. Klik OK.
MS Word doet vervolgens het werk om de e-mails automatisch in een flits te posten. Word stuurt een individuele e-mail naar elk adres. U kunt geen CC of BCC andere ontvangers en u kan geen bijlagen toevoegen naar de e-mail.
U kunt het document opslaan dat u voor de samenvoegbewerking hebt gebruikt, omdat het ook de koppeling met de gegevensbron, dat wil zeggen de contacten, opslaat. Wanneer u het samenvoegdocument opent, kiest u Ja wanneer Word u vraagt om de verbinding te behouden.
Voeg deze Timesaver toe aan uw toolset voor e-mail
Als je het eenmaal onder de knie hebt, duurt het hele proces amper een paar minuten van begin tot einde. Tegelijkertijd duurt het om een e-mail samen te stellen voor slechts één persoon, nu kunt u dit voor een groep doen. Het maakt niet uit hoe groot de groep is.
Het is ook een goed e-mailgedrag van een groep 12 Redenen waarom mensen NOG STEEDS uw e-mails negeren 12 Redenen waarom mensen NOG STEEDS uw e-mails negeren Vindt u het vaak moeilijk om mensen te laten reageren op uw e-mails? We laten u zien waarom mensen uw e-mails misschien negeren en hoe u hen op de hoogte kunt stellen en op uw bericht kunt reageren. Meer informatie om de naam van een ontvanger als begroeting te gebruiken. Het geeft de e-mail een persoonlijk tintje. Iets wat een CC-ed e-mail moeilijk ontbeert.
Vervolgens kunt u samenvoegen proberen om letters, labels en enveloppen af te drukken. Het is een krachtige techniek die iedereen kan leren en gebruiken. Bekijk de weinig bekende functies van Outlook 10 verborgen functies van Microsoft Outlook die zelden worden gebruikt 10 verborgen functies van Microsoft Outlook die zelden worden gebruikt Microsoft Outlook heeft een hele reeks functies. Gebruik deze minder bekende Outlook-functies en verbeter uw e-mailworkflow Lees meer voor meer informatie.
Gebruikt u mail merge voor e-mail? Of zit u vast met de meer gebruikelijke gewoonte van carbon copy (CC) en zelfs meer “anoniem” blind carbon copy (BCC)? Deel uw productiviteitstips voor Outlook 10 Snelle tips om beter te worden in Outlook 10 Snelle tips om beter te worden in Outlook Gebruikt u Outlook optimaal? Word een Outlook-meester met onze selectie minder bekende tips en trucs en zie hoe uw productiviteit stijgt. Lees meer bij ons hieronder.
Ontdek meer over: Contactbeheer, Desktop Email Client, e-mailtips, Afdruk samenvoegen, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook.