Hoe u een e-mail Out of Office-responder instelt voordat u op reis gaat

Zou je niet graag op vakantie gaan, wetende dat je je e-mail niet hoeft te controleren? Als u niet kunt vertrouwen op een assistent die de neiging heeft om uw digitale communicatie te verzorgen terwijl u weg bent, is een 'out of office'-bericht het volgende beste.

Hier zijn enkele tips voor het instellen van een autoresponder met Gmail en wat u moet onthouden.

Verminder de belasting voordat u vertrekt

Zorg ervoor dat je je inbox opruimt 6 manieren om je e-mail-inbox terug te claimen 6 manieren om je e-mail-inbox terug te claimen Is er iets anders dat net zo nuttig, overwegend en frustrerend is als een e-mailinbox? Het is er altijd al geweest en we blijven het gebruiken, en zolang we het blijven gebruiken, zullen mensen zoals ik ... Lees meer en reageren op openstaande verzoeken voordat je weggaat. Communiceer dat je weg bent. U kunt bijvoorbeeld de datums van uw geplande afwezigheidsduur toevoegen aan uw e-mailhandtekening. U kunt ook profiteren van de kracht van e-mailhandtekeningen die u ook kunt gebruiken voor de kracht van e-mailhandtekeningen Een handtekening vertelt u iets over een persoonlijkheid. Net zoals twee mensen nauwelijks hetzelfde schrijven, ondertekenen ze ook anders. Zo ontstond de 'wetenschap' van Graphology. Maar het digitale tijdperk en de e-mail ... Lees meer voor een week of twee voorafgaand aan uw reis. Op die manier zullen uw contactpersonen minder snel uw Postvak IN overspoelen als u weg bent.

Als je nog geen systeem hebt om je e-mail te beheren, is dit het moment om bekend te raken met de Inbox Zero stroomdiagram Inbox onderhouden Zero Daily met deze stroomdiagram Inbox beheren Zero Daily met deze stroomdiagram Persoonlijk probeer ik Inbox Zero te behouden ondanks het dagelijks ontvangen van meer dan 500 e-mails. Dat zijn nul ongelezen e-mails - dat klopt, ik spreek elke e-mail aan die elke ochtend naar mij wordt gestuurd. En vertrouw ... Lees meer. Beschrijf in het kort e-mails die niet relevant zijn, delegeer taken die u zelf niet kunt oplossen, los taken direct op als ze minder dan twee minuten duren, of plaats ze in uw takenlijst als ze langer duren dan dat.

Misschien wilt u zich ook afmelden voor e-mailnieuwsbrieven Clear Out Your Inbox: snel afmelden voor meerdere nieuwsbrieven met deze hulpmiddelen Haal uw Postvak IN weg: meld u snel af voor meerdere nieuwsbrieven Met deze hulpmiddelen Afmelden bij nieuwsbrieven gaat over meer dan alleen spam. De meeste nieuwsbrieven die onze inbox vullen, verkopen geen medicijnen of bieden geen prijzengeld - het zijn echte nieuwsbrieven van vertrouwde bedrijven die we zelf hebben ingeschreven ... Lees meer, als je voor een langere periode weg bent.

Bereid je e-mail autoresponder voor

Hoe goed u ook uw geplande vakantie communiceert, mensen zullen nog steeds proberen contact met u op te nemen. Een autoresponder zal hen herinneren aan uw afwezigheid. Volg deze strategie:

• Toevoegen contactgegevens voor dringende zaken naar je auto-responder. Dit kan het e-mailadres zijn van een vertrouwde collega of een telefoonnummer waaronder u in een noodgeval bereikbaar bent.
• Stel de autoresponder alleen voor mensen in uw lijst met contactpersonen. Dit voorkomt dat willekeurige mensen uw noodnummer of andere contactgegevens kunnen achterhalen.
• Opgericht doorsturen voor belangrijke e-mails. Als u verwacht van iemand specifiek te horen of over een bepaald onderwerp, zorg er dan voor dat die belangrijke e-mails worden doorgestuurd naar een collega die onmiddellijk kan reageren.

Stel de Gmail Vacation Responder in

Je kunt Gmail's vinden Vacation Responder onder algemene instellingen. Klik op het tandwiel rechtsboven in je inbox en scrol naar de onderkant van de Algemeen tab. Kies de datums, stel uw bericht samen in WYSIWYG (opgemaakt / rich text) of Platte tekst, en zet de vakantie-responder aan. Om te voorkomen dat vreemden of spammers extra contactinformatie krijgen of leer je dat je e-mailaccount actief is, selecteer je voor stuur alleen een reactie naar mensen in uw Contactpersonen. Met Gmail kun je een eerste en een optionele instellen laatste dag, wat betekent dat je niet hoeft te onthouden om de autoresponder uit te zetten als je terug bent.

Geselecteerde e-mails doorsturen met behulp van Gmail-filters

De afwezigheidsreactie is een standaardbericht dat - terwijl het actief is - wordt verzonden naar iedereen (in uw lijst met contactpersonen) die u een e-mail stuurt. Zoals hierboven vermeld, kunnen sommige e-mails een onmiddellijk en persoonlijk antwoord vereisen. Dit is waar de filters van Gmail binnenkomen.

Houd er rekening mee dat u in Gmail alleen e-mails kunt doorsturen naar bevestigde e-mailadressen. Als je e-mails wilt doorsturen naar een collega, heb je hun hulp nodig. Klik op het tandwiel rechtsboven in je Gmail-inbox en selecteer instellingen, en schakel over naar Doorsturen en POP / IMAP-tabblad. Klik op de Voeg een doorstuuradres toe knop, voer het doorstuur-e-mailadres in en klik op volgende om de bevestigingsmail te activeren. Uw collega ontvangt een code en instructies voor het bevestigen van het verzoek. Als ze u de e-mail doorsturen, kunt u ook zelf de bevestigingscode invoeren om hun e-mailadres te verifiëren.

Om je filter in te stellen, vouw je de zoekopties boven je Gmail-inbox uit. Voer het e-mailadres van de afzender in het van veld of trefwoorden in de onderwerpen of heeft de woorden veld. U kunt verschillende e-mailadressen toevoegen en zoekoperators gebruiken Beter worden in het vinden van spullen met zoekmachines: Booleaanse zoeklogica uitgelegd Beter worden in het vinden van spullen met zoekmachines: Boolean Search Logic uitgelegd Het kost Google slechts duizenden servers om een ​​halve seconde te ondervragen miljard geïndexeerde pagina's, duurt het aanzienlijk langer om alleen de eerste pagina met zoekresultaten te scannen. Bovendien ... Lees meer om meerdere trefwoorden te verbinden.

Klik maak filter met deze zoekopdracht in de rechterbenedenhoek en in het volgende venster kies je je actie. In het onderstaande voorbeeld heb ik een e-mailadres voor doorsturen geselecteerd en een label toegepast op de doorgestuurde e-mail. Als u hetzelfde doet, kunt u snel doorgestuurde e-mails identificeren op basis van hun label zodra u terugkeert van uw vakantie.

In plaats van e-mails door te sturen, kunt u ook een aangepast ingebouwd antwoord instellen E-mail Sneller en beter met standaardantwoorden E-mail sneller en beter met standaardantwoorden Hebt u geen tijd om een ​​lunch te bereiden? Geen probleem, pak een blikje. Heeft u campingchow nodig die niet slecht zal gaan? Gemakkelijk, haal wat blikvoer. Moe van het typen van dezelfde e-mailantwoorden? Probeer ingeblikte e-mails! Denk na ... Lees meer voor specifieke afzenders of onderwerpen. Yaara heeft eerder uitgelegd hoe dat precies werkt.

Laatste voorbereidingen voordat je vertrekt

Het zou behoorlijk teleurstellend zijn als je zorgvuldig opgezette systeem faalde. Stel je de stress bij je terugkeer voor. Het is essentieel dat u uw afwezigheidsmeldingen en -testen test voordat u vertrekt. U kunt uw eigen secundaire e-mailadres en dummy-filters gebruiken om autoresponders, filters en doorsturen te testen.

Wat net zo gênant is, is als uw vakantie-responder actief blijft lang nadat u naar huis bent teruggekeerd. Als u een takenlijst of een agenda hebt, maakt u een taak of schema om de autoresponder en / of filters uit te schakelen bij uw terugkeer.

Hier is een kleine samenvatting van de hele procedure van Steve Dotto:

Wat te doen als je terugkeert

Hopelijk werkte je systeem en werden alle dringende e-mails afgehandeld door je vriendelijke collega. Wanneer je klaar bent om je inbox aan te pakken, volg je deze stappen:

• Schakel de vakantie-responder uit.
• Schakel vakantiespecifieke filters en doorsturen uit.
• Doorloop je inbox met de Inbox Zero-strategie 4 eenvoudige stappen naar het bereiken en onderhouden van Inbox Zero in Gmail 4 eenvoudige stappen voor het bereiken en onderhouden van Inbox Zero in Gmail Lees meer hierboven beschreven.
• Controleer uw Verzonden map of een label dat u gebruikte om te zien welke e-mails werden doorgestuurd of een ingeblikt antwoord kregen.
• Neem contact op met collega's die dringende e-mails hebben behandeld en vraag hen om u op de hoogte te brengen.
• Waar nodig opvolgen.
• Abonneer u indien nodig opnieuw op nieuwsbrieven.

Kan dit ook worden gedaan in andere e-mailclients?

Zeker. U kunt automatische responsfilters instellen in Thunderbird Hoe u Mozilla Thunderbird instelt voor auto-reacties en geplande e-mails Hoe u Mozilla Thunderbird instelt voor auto-reacties en geplande e-mails Als e-mail overweldigend overkomt, is het misschien tijd om automatisch antwoorden en geplande e-mails. Hier is de manier om dit te doen in Mozilla Thunderbird, de platformonafhankelijke, gratis en opensource desktop e-mailclient. Lees meer, wat we eerder hebben besproken. Met Outlook kunt u ook meldingen voor afwezigheid instellen.

Gebruikt u een andere e-mailclient of heeft u meer tips voor het afhandelen van e-mailauthenticaties? Spreek alstublieft uit en deel uw vragen of inzichten in de opmerkingen!

Image Credit: Inbox Zero door hyperdashery via Flickr

Ontdek meer over: e-mailtips, Gmail.