Hoe gebruik je Excel aangepaste weergaven als een professional?

Hier is een coole Excel-functie die zelfs gewone gebruikers kunnen hebben gemist: aangepaste weergaven van Excel.

Met Excel aangepaste weergaven kunt u de weergave van een spreadsheet manipuleren Gegevens automatisch opmaken in Excel-spreadsheets met voorwaardelijke opmaak Gegevens automatisch in Excel-spreadsheets opmaken Met voorwaardelijke opmaak Met de voorwaardelijke opmaakfunctie van Excel kunt u afzonderlijke cellen in een Excel-werkblad op basis van hun waarde opmaken. We laten u zien hoe u dit kunt gebruiken voor verschillende dagelijkse taken. Meer lezen of instellingen afdrukken en deze opslaan voor een snelle implementatie later.

We zullen kijken naar vier manieren om aangepaste weergaven van Excel in uw voordeel te gebruiken. Maar daarvoor moet je weten hoe je er een kunt maken.

Hoe aangepaste weergaven in Excel te maken

Open een Excel-werkmap en zoek naar de Uitzicht tab bovenaan het scherm. Als u hierop klikt, ziet u de optie voor Aangepaste weergaven. Klik Het.

Klik in het dialoogvenster dat verschijnt Toevoegen en voer een naam in voor de aangepaste weergave. Desgewenst kunt u de volledige of een deel van de naam van het geopende werkboek erin opnemen. (Als u die benadering zou gebruiken, zou het later gemakkelijker kunnen zijn om een ​​bepaalde aangepaste weergave te vinden!)

Je ziet een paneel met verschillende selectievakjes om te selecteren of deselecteren. Ze hebben betrekking op de afdrukinstellingen van het document, verborgen rijen, kolommen en filters. Wijzig de instellingen indien nodig, afhankelijk van de reikwijdte van uw project.

Daar heb je het: het basisproces Aangepaste weergaven gebruiken in Excel om specifieke werkbladlay-outs op te slaan Aangepaste weergaven in Excel gebruiken om specifieke werkbladlay-outs op te slaan Met de aangepaste weergave-instelling van Excel kun je eenvoudig specifieke informatie over een overvolle werkblad bekijken of verschillende lay-outs voor je maken gegevens. Meer informatie over het maken van een aangepaste weergave in Excel. Als u deze stappen in de toekomst wilt opslaan, slaat u de werkmap gewoon op als een sjabloon. Snel een aangepaste Excel-sjabloon maken om tijd te besparen Snel een aangepaste Excel-sjabloon maken om tijd te besparen Excel-sjablonen zijn universeel nuttig - ze kunnen u helpen u houdt uw financiën op orde, beheert een project en organiseert uw leven. We laten u zien hoe u uw eigen aangepaste sjabloon kunt maken. Lees verder !

Gebruik van aangepaste weergaven van Excel

De functie Aangepaste weergaven is niet een van de meest bekende functies van het programma, maar het is erg handig, waardoor je een voorsprong hebt op je collega's die er misschien minder bekend mee zijn.

1. Elimineer het instellen van de spreadsheet voorgoed

Excel biedt vele manieren om aan te geven hoe een spreadsheet eruit ziet 5 Bronnen voor Excel-macro's om uw spreadsheets te automatiseren 5 Bronnen voor Excel-macro's om uw spreadsheets te automatiseren Zoeken naar Excel-macro's? Hier zijn vijf sites die hebben wat je zoekt. Meer lezen als u ermee werkt.

Als u bijvoorbeeld lange zinnen in een cel typt, wilt u misschien de rijen vergroten. Als u dat doet, kunt u gemakkelijker meer van de inhoud van de cel zien.

Als elke cel slechts een paar cijfers bevat, hoeft u de breedte misschien niet te wijzigen. Het is echter mogelijk dat u de rijhoogte wilt wijzigen. Dat is vooral waar, afhankelijk van het gekozen lettertype en hoe het eruitziet in een niet-gewijzigde cel.

Met een aangepaste weergave kunt u bijna de tijd verspillen aan het instellen van werkbladen De beste productiviteitssjablonen voor Microsoft Excel om dingen gedaan te krijgen De beste productiviteitssjablonen voor Microsoft Excel om dingen gedaan te krijgen Als u Microsoft Excel wilt gebruiken voor planning, taakbeheer en onkostenregistratie , begin je het beste met sjablonen. We hebben verschillende sjablonen samengesteld die uw leven, bedrijf en kantoor op de goede weg houden. Meer lezen om aan specifieke behoeften te voldoen.

In plaats van hetzelfde set-upproces voor elke spreadsheet te doorlopen, kunt u een aangepaste weergave maken. Het bevat uw specificaties en voorkomt dat er zich herhalende instellingen veranderen. Bovendien, zoals ik hierboven al zei, kunt u deze aangepaste weergave opslaan als sjabloon voor meerdere keren gebruiken, zodat u die aangepaste weergave niet eens opnieuw hoeft te maken.

Deze eenvoudige tip is uitermate handig als je meerdere, vergelijkbare spreadsheets moet maken. Als ze allemaal identieke instellingen hebben maar verschillende informatie in elke kolom, maakt u eerst een aangepaste weergavesjabloon. Voeg vervolgens gewoon de gegevens toe.

2. Druk snel alleen de cellen af ​​die u nodig hebt

Wanneer u met gegevens in een enorme spreadsheet werkt, moet u mogelijk het afdrukgebied beperken. Anders kan externe of vertrouwelijke informatie zichtbaar zijn voor anderen 5 Excel-documentinstellingen die u nooit moet vergeten 5 Excel-documentinstellingen controleren die u nooit moet vergeten Wanneer u een Excel-sjabloon kiest of een spreadsheet deelt, kan het aangepaste instellingen bevatten die u niet wilt wil niet dat iemand het ziet. Controleer altijd deze instellingen. Meer lezen wie er geen toegang toe zou moeten hebben.

Excel maakt dit vrij eenvoudig, maar u kunt het nog eenvoudiger maken met aangepaste weergaven.

Als u een aangepaste weergave wilt maken met dit doel in gedachten, markeert u eenvoudig de cellen die u wilt afdrukken. Ga dan naar de Pagina layout klik en klik Print gebied. Selecteer de optie Stel afdrukgebied in.

Ga vervolgens door de stappen voor het maken van een aangepaste weergave zoals hierboven besproken. Onthoud het dialoogvenster dat verschijnt nadat u een naam voor de weergave hebt ingevoerd? Let op de Afdrukinstellingen veld erin en zorg dat er een vinkje staat.

Super goed! Wanneer u dit blad gaat afdrukken, kunt u zich goed voelen wetende dat alleen de informatie in het afdrukveld wordt afgedrukt.

Dit is hoe mijn afdrukvoorbeeld van dit blad eruit ziet:

Deze aangepaste weergave is geweldig voor het opstellen van rapporten voor klanten of uw baas. U kunt al uw ondersteunende gegevens en berekeningen in hetzelfde Excel-blad houden als uw officiële rapport, maar alleen de meest noodzakelijke informatie opnemen in uw definitieve document.

3. Maak meerdere rapporten van één spreadsheet

Professionals zijn vaak afhankelijk van Excel om rapporten te maken. Maar wat als u het moet gebruiken voor een rapport dat naar verschillende groepen wordt verspreid? In dat geval kunt u een aangepaste weergave gebruiken om kolommen en rijen gemakkelijk te verbergen of weer te geven.

Op deze manier kunt u efficiënt meerdere rapporten maken voor verschillende doelgroepen, allemaal met dezelfde gegevens. Elk rapport heeft echter alleen de juiste gegevens voor elke doelgroep. Best handig, toch?

Als u deze aangepaste weergaven wilt instellen, slaat u een aangepaste weergave van uw werkblad op met alle rijen en kolommen in een duidelijk overzicht. (Als u de tip van het geselecteerde afdrukgebied van het laatste punt wilt behouden, zorg dan dat u nog steeds de Afdrukinstellingen optie aangevinkt.) Ik heb de mijne genoemd “Alle gegevens” om het gemakkelijk te maken om later te vinden.

Hierna is het eenvoudig om een ​​paar sneltoetsen op het toetsenbord te gebruiken om rijen of kolommen te verbergen. Ctrl + 0 (nul) verbergt kolommen, terwijl Ctrl + 9 verwijdert rijen uit weergave.

Sla een aangepaste weergave op voor de verschillende rapporten die u moet maken en verberg telkens de juiste rijen of kolommen. Zorg dat bij het opslaan van de aangepaste weergave het vak voor Verborgen rijen, kolommen en filterinstellingen is nagekeken.

De echte kracht van deze truc komt van het feit dat je gemakkelijk kunt schakelen tussen al deze aangepaste weergaven. Klik gewoon op de Aangepaste weergaven knop, selecteer de weergave die u wilt zien en klik op Laten zien.

Probeer deze truc bij het werken met gevoelige gegevens die materiaal bevatten dat niet voor iedereen geschikt is om te zien. Als u op deze manier aangepaste weergaven gebruikt, voorkomt u dat u een toegewijde spreadsheet maakt voor elke groep die het materiaal ontvangt, maar kunt u toch de benodigde informatie vertrouwelijk houden.

Als u bijvoorbeeld informatie naar meerdere afdelingen in uw bedrijf moet verzenden, is het misschien niet gepast dat het verkoopteam het rapport van het marketingteam ziet of andersom.

U kunt deze aangepaste weergave ook toepassen bij het maken van spreadsheets die worden gebruikt voor trainingsdoelen op uw kantoor. Mensen voelen zich vaak overweldigd door aanvankelijk te kijken naar onbekende cellen en de gegevens die ze bevatten. Door de overbodige uit te filteren, kunt u individuen helpen zich te concentreren op de meest relevante informatie.

4. Selecteer uw opgeslagen aangepaste weergaven nog sneller

Zoals ik al zei, is het opzoeken van de gewenste aangepaste weergave op uw scherm een ​​kwestie van naar de Uitzicht menu. Het staat bovenaan Excel, in een sectie die ook wel bekend staat als “het lint.” Het Office 2016-lint of de menu-interface optimaliseren Het Office 2016-lint of de menu-interface optimaliseren Zoekt u vaak naar menu-items in Microsoft Office? Het is tijd om het lintmenu opnieuw in te delen en aan te passen aan uw persoonlijke behoeften. Je zult verrast zijn hoe flexibel en gemakkelijk het is! Lees verder

De stappen die we hebben gebruikt om onze opgeslagen aangepaste weergaven op te halen, maken de klus geklaard. Ze zijn echter niet zo gestroomlijnd mogelijk. Een aangepaste weergaveopdracht toevoegen aan het Excel-lint om snel uw aangepaste weergaven in een vervolgkeuzelijst te zien.

Klik op om de opdracht aan het lint toe te voegen het dossier linksboven in het Excel-scherm en selecteer vervolgens opties.

Zodra u categorieën aan de linkerkant ziet verschijnen, kiest u Lint aanpassen.

Aan de rechterkant ziet u een gedeelte met de titel Hoofdtabs. Vind de Uitzicht tab en zoek naar de plusteken (+) links ervan.

Als u op het plusteken klikt, wordt een groep weergegeven met de naam Werkboekweergaven. Selecteer het en klik vervolgens op Nieuwe groep toevoegen (niet te verwarren met de optie Nieuw tabblad toevoegen ernaast).

Klik met de rechtermuisknop op de nieuwe groep en selecteer andere naam geven. Een titel met betrekking tot aangepaste weergaven is het meest logisch, zodat u deze later kunt terugvinden.

Nadat u uw groep heeft geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu onder de opdracht Kies uit de kop linksboven in deze interface voor hoofdinstellingen. kiezen Opdrachten Niet in het lint.

Blader ten slotte naar beneden en vind Aangepaste weergaven. Klik vervolgens op de Toevoegen knop, dus u verplaatst die opdracht naar uw nieuwe groep. Raken OK om de instelling te voltooien.

Nu kunt u snel een van uw aangepaste weergaven selecteren in het hoofdmenu Uitzicht paneel.

Dit bespaart u veel extra tijd voor vellen en rapporten die u elke maand opnieuw moet maken.

Aangepaste weergaven maken van u een superster op het werk

Voordat je hier alles las, was je misschien dubieus dat één Excel-functie zoveel gemak kon bieden. 3 Crazy Excel-formules die geweldige dingen doen 3 Crazy Excel-formules die geweldige dingen doen Voorwaardelijke formatteringsformules in Microsoft Excel kunnen geweldige dingen doen. Hier volgen enkele handige trucs voor de productiviteit van de Excel-formule. Lees verder . Als je nog niet overtuigd bent, zou het proberen van een van deze suggesties je geest moeten openen.

Deel uw nieuwe kennis met collega's om de productiviteit van het hele bedrijf te verbeteren. Of bewaar deze informatie voor jezelf, zodat je er nog beter uitziet in vergelijking met je leeftijdsgenoten.

Waar gebruik je Excel het meest voor op het werk? Hoe kunt u aangepaste weergaven toepassen om die taak eenvoudiger te maken??

Afbeelding tegoed: Rawpixel / Depositphotos

Ontdek meer over: Microsoft Excel, Microsoft Office Tips, Spreadsheet.