Hoe u de productiviteitstools van Google kunt gebruiken om uw tijd te maximaliseren

Totdat iemand meer uren op de dag of dagen in de week zet, zitten velen van ons vast met een 40-urige werkweek. Het aanpakken van alles wat gedaan moet worden kan een hele strijd zijn. De beste manier vinden om uw tijd te beheren 9 Best Time Management Tools voor het Georganiseerd blijven 9 Best Time Management Tools voor het Georganiseerd blijven De tijdmanagementhulpmiddelen die hier worden getoond helpen u bij het optimaal benutten van uw dagen. Geschikt voor elke zakelijke of persoonlijke situatie. Dit is het moment om je leven te organiseren! Lees Meer en uw productiviteit, zoek niet verder dan de tools van Google.

Hoewel we onze tips hebben gebaseerd op de tools van Google, kunt u veel van de ideeën ook aanpassen aan andere productiviteitstools.

Blokkeringstijd voor e-mails

Afhankelijk van het type positie dat u vasthoudt, kunnen zakelijke e-mails een groot deel van uw dag zijn. Hoewel u berichten moet maken en erop moet reageren, kan dit storend werken. U zou bijvoorbeeld aan een bedrijfsdocument kunnen werken, maar constant stoppen omdat die e-mails uw inbox binnenvliegen. Nu neemt dat belangrijke document een plaats in de rug en duurt langer om te voltooien met elke afleiding.

Probeer in plaats daarvan een specifiek tijdstip te blokkeren om elke dag aan e-mails te werken. Natuurlijk moeten kritieke of noodberichten als een prioriteit worden behandeld. Wie echter kan wachten, zou dat wel moeten doen.

Maak een evenement

U kunt tijd in Google Agenda blokkeren door een terugkerende afspraak met een herinnering te maken. En als u uw agenda deelt met anderen, zien zij uw geblokkeerde tijd. Selecteer gewoon de juiste datum en tijd in Google Agenda, geef de afspraak een naam, stel de herinnering in, herhaal deze en klik creëren.

Markeer berichten voor follow-up

Als u Gmail gebruikt voor uw bedrijf, kunt u gemakkelijk bijhouden welke berichten u tijdens uw geblokkeerde tijd moet afhandelen. Een eenvoudige manier om dit te doen is door e-mails te markeren zoals u ze ziet. Gmail biedt een mooie selectie van vlaggen Hoe de sterren in Gmail je leven gemakkelijker kunnen maken Hoe de sterren in Gmail je leven gemakkelijker kunnen maken Gmail-sterren kunnen vervelend lijken als je niet weet hoe je ze moet gebruiken. Hier leest u hoe u ze onder controle krijgt of helemaal verwijdert. Lees meer genaamd sterren.

Klik op om die te selecteren die u wilt gebruiken instellingen (versnellingspictogram) en de Algemeen tab. Blader naar beneden naar Stars en sleep degene die je wilt activeren Niet in gebruik naar In gebruik. Wanneer u vervolgens een e-mail ziet die u wilt markeren, klikt u op de ster ernaast totdat de juiste verschijnt.

Met deze combinatie van Google Agenda en Gmail, kunt u uw e-mailtijd gemakkelijk organiseren.

Plan uw beschikbaarheid

Het plannen van uw werkweek is een essentieel onderdeel van tijdmanagement. Je moet er zeker van zijn dat je het meeste haalt uit de tijd die je beschikbaar hebt. Met Google Agenda kunt u eenvoudig uw planning bekijken met weergaven voor de dag, week, maand en werkweek. En met een handige ingebouwde functie kunt u uw beschikbaarheid weergeven.

Werk met afspraakslots

Een goede manier om uw tijd voor collega's te beheren, is met> de Afsprakenmogelijkheid van Google Agenda. Houd er rekening mee dat u een a werk- of schoolaccount om toegang te krijgen tot deze functie. Met Afspraakspellen blokkeert u niet uw tijd zoals bij agenda-afspraken, maar geeft u in plaats daarvan tijden op wanneer u zijn beschikbaar.

Als u bijvoorbeeld beschikbaar bent van 13.00 uur tot 16.00 uur, volgen de volgende stappen zodra u Google Agenda opent:

1. Zorg ervoor dat uw agenda zich in bevindt Dag of Week uitzicht.
2. Klik op de dag en het tijdstip waarop je beschikbaar zult zijn.
3. kiezen Afspraken slots in het pop-upvenster.
4. Voeg een naam toe voor het slot, kies het type en klik op creëren. Voor meer informatie, klik op Details bewerken in plaats van creëren.

Als u geen toegang hebt tot de afspraakslotsfunctie, kunt u nog steeds uw beschikbaarheid weergeven door de tijden dat u in gesprek bent te blokkeren, zoals we hierboven hebben gedaan voor e-mailtijd.

Optimaliseer de vergadertijd

Als u vergaderingen regelmatig coördineert, kunt u Google Docs en Google Agenda helpen dit proces soepel te laten verlopen.

Vergaderingsagenda en notulen

Er is niets erger dan een vergadering zonder plan, organisatie of structuur. Dus begin met het maken van een vergaderagenda die u kunt toevoegen aan het kalenderverzoek. Google Docs heeft een paar verschillende sjablonen De 12 beste notulen voor vergaderingen van professionals De 12 beste notulen voor vergaderingen voor professionals Hier vindt u de beste notulen-sjablonen voor vergaderingen voor Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote en Google Docs. Lees meer die een agenda combineren met minuten, voor een alles-in-één document.

Nadat u bent ingelogd op uw Google-account in Google Documenten, klikt u op Sjabloongalerij vanaf het begin. Blader omlaag naar de Werk categorie en je ziet de drie Notulen sjablonen. Elke optie bevat dezelfde basisgegevens, waaronder deelnemers, agenda, notities en actie-items. Ze verschillen alleen qua uiterlijk en gevoel.

Vergaderverzoeken

Nadat u de agenda hebt gemaakt, stelt u het vergaderverzoek samen met Google Agenda.

Selecteer de juiste datum en tijd voor uw vergadering in Google Agenda. Klik vervolgens op de Details bewerken knop. Wanneer de pagina wordt geopend, ziet u een plek aan de rechterkant om toe te voegen gasten. Plaats gewoon de e-mailadressen voor uw deelnemers.

Klik op om de agenda toe te voegen Voeg bijlage toe Onder de Omschrijving vakje en selecteer uw bestand.

Taken en herinneringen wisselen

Hoewel Google Tasks een fatsoenlijke tool is voor eenvoudige taken, vindt u veel voordelen bij het gebruik van Google Keep. Bovendien kunt u snel schakelen tussen Google-taken en Google Keep-herinneringen in uw agenda.

Taken toevoegen in Google Keep

Met Google Keep kunt u eenvoudig notities maken in taken en takenlijsten. Profiteer dan van de handige functies voor het beheer van die taken. U kunt een herinnering instellen, een controlelijst maken, een afbeelding bijvoegen, een tekening toevoegen en samenwerken met een collega.

Bovendien kunt u notities noteren om ze boven aan de lijst te houden, wat perfect is voor items met een hoge prioriteit. U kunt ook tags en kleurcodes opnemen voor eenvoudige organisatie. Als u Google Keep nog niet hebt geprobeerd voor het beheren van eenvoudige projecten. Google Keep gebruiken voor eenvoudig projectbeheer Google Keep gebruiken voor eenvoudig projectbeheer Bent u op zoek naar een eenvoudige, intuïtieve en platformonafhankelijke projectbeheertool? We laten u zien hoe u Google Keep kunt gebruiken voor eenvoudige projecten. Lees meer en taken, neem het voor een spin.

Schakelen tussen taken en herinneringen

Als u wilt schakelen tussen de taken en herinneringen in Google Agenda, zorgt u ervoor dat u zich op uw hoofdkalenderscherm bevindt. Links onder Mijn agenda's, klik op de pijl naast taken. Selecteer vervolgens Schakel over naar herinneringen. Alle herinneringen die u in Google Keep heeft ingesteld, worden vervolgens in uw agenda weergegeven.

Als je terug wilt schakelen, volg je gewoon dezelfde stappen, eindigend met Schakel over naar Taken. Uw Google-taken worden dan normaal geopend aan de rechterkant van het scherm.

Plan je week vóór de tijd

Bij het plannen van uw werkweek maakt Google het u gemakkelijk om dit overal te doen. Of je nu op de bank ontspant of op het terras rondhangt, pak gewoon je mobiele apparaat en gebruik de Google-tools die je nodig hebt.

U hoeft uw computer niet eens te openen. Google Agenda, Google Keep, Google Documenten en Gmail zijn allemaal beschikbaar voor zowel Android- als iOS-apparaten:

• Google Agenda voor Android (gratis) | iOS (gratis)
• Google Keep voor Android (gratis) | iOS (gratis)
• Google Docs voor Android (gratis) | iOS (gratis)
• Gmail voor Android (gratis) | iOS (gratis)

Het voorbereiden en beoordelen van je planning geeft je niet alleen een solide werkweekplan, maar ook een voorsprong voordat je maandagochtend naar kantoor gaat..

Welke Google-functies u helpen bij het beheren van uw tijd?

Met zoveel Google-productaanbiedingen 9 geweldige Gmail-functies die u waarschijnlijk niet gebruikt 9 Awesome Gmail-functies die u waarschijnlijk niet gebruikt Verschillende coole e-mailfuncties in Gmail bestaan ​​al lang zonder dat iemand er last van heeft. Laten we dat vandaag veranderen. Meer lezen, waarschijnlijk gebruikt u er meer dan één. Zoals met deze tips voor het beheren van uw tijd, kan het combineren van applicaties u helpen productiever te zijn.

Zijn er specifieke Google-productfuncties die u helpen bij tijdbeheer? Laat ons uw suggesties weten in de opmerkingen hieronder!

Ontdek meer over: Gmail, Google Agenda, Google Documenten, Google Keep.