Het Fool Proof-systeem voor het plannen en beheren van meerdere projecten

Het hebben van meerdere projecten, zowel op het werk als thuis, is als een meeldauw die groeit op uw wanden. Een meeldauw die angst en ontzetting uitstraalt terwijl je verder achterop raakt, waarbij je uit het oog verliest waar je mee bezig bent en wat er nog moet gebeuren. Gelukkig is er een relatief eenvoudig systeem om die meeldauw op te ruimen, die projecten op een betrouwbare manier weer op het goede spoor te krijgen en zo te houden.

Voer volledige horizonplanning in

Dit systeem wordt genoemd “Volledige horizonplanning” (FHP), een term bedacht en geïllustreerd door Mathematics Professor en productiviteitssalie, Cal Newport. FHP is een workflowsysteem dat je grotendeels onbeholpen takenlijst neemt 4 Populaire productiviteitstips die moeten worden genegeerd 4 Populaire productiviteitstips die moeten worden genegeerd Sommige productiviteitsideeën die aan ons worden verkocht, zijn soms ongegrond en vaak verkeerd. Laten we een paar van deze productiviteitsmythen ontkrachten door te laten zien dat het tegenovergestelde even waar is. Meer lezen en transformeert het in iets dat zowel beheersbaarder is als meer respectvol voor uw tijd. Het is ook buitengewoon onbreekbaar als het gaat om die gegarandeerde, dagelijkse afleidingen.

Wanneer Newport praat over workflowsystemen, definieert hij deze als een “set gewoonten en hulpmiddelen die worden gebruikt om te organiseren welk werk u doet en wanneer u het doet. En wanneer [hij] 'effectief' zegt, verwijst hij naar de hoeveelheid waarde die je produceert”.

Uit deze definitie is duidelijk dat FHP niet gepromoot wordt als het systeem om alle systemen te regeren. Het is misschien niet geschikt voor je eigen baan, maar het is zeker de moeite waard om te overwegen. Kortom, het is een alternatief, met gelijkenissen met andere systemen zoals die van David Allen Alles op orde Organiseren 2015: leer de vechtsport om dingen gedaan te krijgen [spullen om te kijken] Organiseer 2015: leer de krijgskunst om dingen gedaan te krijgen [spullen om te kijken] Ooit afgevraagd waarom de succesvolle, over-presteerders altijd koel lijken te blijven hoofd? Lees verder , monotasking Get Things Done: 10 inspirerende video's om uw productiviteit op te krikken Dingen gedaan krijgen: 10 inspirerende video's om uw productiviteit te stimuleren In plaats van dat u door elk videokanaal op YouTube gaat, dachten we dat we de last zouden verlichten en een paar keuzeclips zouden aanbevelen die vertel je hoe je je productiviteit kunt verhogen. Meer lezen en tijdblokkerende tijdblokkering - Het geheime wapen voor betere focus Tijdblokkering - Het geheime wapen voor betere focus Bent u op zoek naar een efficiëntere manier om uw werkdagen te organiseren? Probeer Time Blocking. Deze tijdmanagementtactiek kan je op het goede spoor houden terwijl je afleidingen, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand houdt. Lees verder . Volledige horizonplanning is zowel een agglomeratie als het afbreken van delen van deze ideeën. Staat u mij toe de uitleg van Newport te parafraseren.

• Elk project waar je middenin zit, moet worden gecategoriseerd als een van beide slapend, of actief.
• Slapende projecten moeten uit de weg worden gegaan, maar regelmatig worden beoordeeld.
• Wanneer een project wordt gepromoveerd tot actief status, moet een gedetailleerd plan worden opgesteld voor de manier waarop dat project zal worden voltooid.

Als het gaat om planning actief projecten, je zou niet in abstracties moeten handelen, maar “rechtstreeks met de brute lichamelijkheid van de tijd”. Dit betekent:

“Op het maandelijkse niveau weet ik in welke weken ik aan het project zal werken en pas wanneer ik die weken bereik, plan ik uit op welke dagen ik eraan werk, en pas als ik op de specifieke dagen kom, zoek ik uit welke uren zal het verbruiken.”

Deze aanpak maakt het veel minder waarschijnlijk dat u te veel wilt doen, waardoor u effectiever kunt plannen en meer uit uw tijd kunt halen.

Te veel mensen plannen precies welke taken ze zullen uitvoeren, op welke specifieke dagen, misschien zelfs maanden van tevoren. Dit laat geen ruimte voor het echte leven. Met slechts een paar zieke dagen of extra taken kan het hele systeem in verval raken.

Ik denk dat een voorbeeld in orde is. Ik zal screenshots van Trello gebruiken (lees onze beschrijving Trello - Een uniek, eenvoudig en krachtig projectbeheersysteem van A Good Home Trello - Een uniek, eenvoudig en krachtig projectbeheersysteem van een goed huis Betekent de naam Joel Spolsky iets Als je dat wilt, wil je dit bericht lezen, want het laat het nieuwste en grootste project van Spolsky zien en als dat niet het geval is, moet je weten dat dit ... Lees meer) is om je te laten zien hoe je dit workflowsysteem binnen zo'n platform.

Stel het Trello-bord op

Dit is zeker niet de enige manier om Trello voor dit systeem in te stellen, maar het is er één die voor mij werkt. Zet er vier op “lijsten”.

1. Een lijst met alle actieve en slapende projecten.
2. Een lijst met wat u de komende maand moet aanpakken en de weken waarin bepaalde zaken moeten worden voltooid (voeg hier nog geen info aan toe).
3. Een lijst van wat u deze week moet doen en op welke dagen.
4. Een lijst met taken die vandaag moeten worden voltooid.

Als je al je projecten hebt toegevoegd aan de “project” lijst, markeer die die zijn actief met een gekleurde “label”. Ik maak ook van deze projecten gebruik om ze te laten opvallen.

Projectoverzichten schrijven

Klik vervolgens op de eerste van uw actieve projecten en schrijf een opmerking over wat u moet doen, in brede, praktische termen en ongeveer wanneer. In dit voorbeeld ga ik ervan uit dat elk project een aantal maanden duurt. Hierdoor kunt u echt begrijpen wat er van u nodig is en kunt u beginnen te begrijpen hoe u de taken het best kunt structureren. Doe dit voor elk van uw actieve projecten.

Opmerking: dit is het eerste niveau van granulariteit. U hoeft nog geen specifieke weken, dagen of tijden aan deze taken toe te wijzen.

Plan deze maand uit (één keer per maand)

U moet dit aan het begin van elke maand doen. Op basis van de opmerkingen die je zojuist hebt geschreven voor elk van je actieve projecten, zou je in staat moeten zijn om te zien wat aan het einde van de tijd moet worden voltooid deze maand.

Leg elk van deze mijlpalen apart “tegel” op deze lijst en label deze met de overeenkomstige kleur (dezelfde kleur als de actieve taak waar het betrekking op heeft), zodat je gemakkelijk kunt zien met welk project die taak te maken heeft. Bepaal nu welke weken je deze maand werkt aan deze individuele mijlpalen.

U kunt de taak dupliceren of splitsen in subtaken als u deze maand een aantal weken aan het werk bent..

Nu, aan het begin van elke maand, weet u grofweg welke taken u aan het einde van elke taak moet uitvoeren week. Als u een van deze mijlpalen niet haalt, verplaatst u de zaken eenvoudigweg zodat u het algehele project nog voor de laatste deadline kunt voltooien.

Plan deze week uit (een keer per week)

Eerste ding op een maandagochtend, controleer de relevante week op de “Deze maand” lijst om te zien wat u de komende dagen moet aanpakken.

Neem deze tijd om elk van deze taken over te brengen naar de “Deze week” lijst en bepaal welke dagen je besteedt tijd aan deze items.

Nogmaals, als je de taken in deeltaken wilt splitsen of dupliceren, ga je gang. Als je bijvoorbeeld eind vorige week ontdekte dat je een training had om op woensdag bij te wonen, kun je nu je schema hier eenvoudig mee structureren.

Plan vandaag (een keer per dag)

Begin aan het begin van elke dag met een planning van 10-15 minuten, op basis van de taken in Deze week hoe je je tijd zult besteden om ervoor te zorgen dat je die mijlpalen haalt. Dus, nogmaals, sleep de relevante items van de Deze week lijst, naar de Vandaag lijst.

In dit stadium van granulariteit kunnen dingen snel veranderen, houd hier dus rekening mee en wees voorbereid op het wijzigen van je plan op basis van die afleidingen. Maar door opzettelijk bepaalde tijdsblokken opzij te zetten en de zelfdiscipline te hebben om zoveel mogelijk aan het schema te blijven vasthouden, ben je veel eerder geneigd te voltooien wat moet worden voltooid..

In het bovenstaande voorbeeld ziet u dat de volledige werkdag is gepland, inclusief vergaderingen, oproepen en het reageren op e-mails. De kerntaak is opgesplitst in twee afzonderlijke blokken van tijd.

Aan het einde van elke dag, wis de Vandaag lijst. Aan het einde van elke week, wis de Deze week lijst. En wis aan het einde van elke maand de Deze maand lijst en begin opnieuw door uw projecten te beoordelen.

Dit een gewoonte maken

Zoals je hopelijk kunt zien, is dit een systeem dat is gebouwd voor diegenen die verschillende relatief complexe projecten volgen. Het is voor mensen die een aantal deadlines moeten halen zonder zichzelf te vergrendelen in een vooraf ingestelde routine en planning die weken, of zelfs maanden tevoren, is gedicteerd.

Zodra je deze routine over een paar weken onder de knie hebt, zul je snel leren of het iets voor jou is. Als je dit systeem leuk vindt, zou dat tijdsbestek genoeg moeten zijn om het systeem zoals hierboven beschreven te bewerken, dus het werkt efficiënt voor jouw specifieke behoeften. Alleen dan zal het als een gewoonte inzinken.

Andere instellingen

Fysieke notebooks

Als je Trello niet wilt gebruiken of liever dit systeem in een andere instelling wilt gebruiken, zijn er een paar opties. Newport gebruikt zelf een selectie van notebooks. Het gebruik van fysieke pen en papier kan eigenlijk meer bijdragen 6 Eenvoudige redenen waarom papier nog steeds uw Killer-productiviteitsapp kan zijn 6 Simpele redenen waarom papier nog steeds uw Killer productiviteitsapp kan zijn Papier kan een krachtiger hulpmiddel zijn voor productiviteit dan een computer of een aanraakapparaat, en moet niet onmiddellijk worden afgewezen. Niet overtuigd? Hier zijn zes redenen waarom papier nog steeds relevant is. Lees meer dan u misschien denkt bij uw productiviteit. Elke notebook vertegenwoordigt een ander granulariteitsniveau: maand, week, dag, zodat hij snel wijzigingen in zijn schema's kan noteren als en wanneer ze nodig zijn.

Evernote & OneNote

Een ander alternatief zijn tools zoals Evernote of Een notitie. U kunt dit op exact dezelfde manier instellen als Newport fysieke notebooks gebruikt. Zet een nieuwe notebook op OneNote is nu echt gratis met meer functies dan voorheen OneNote is nu echt gratis met meer functies dan voorheen Evernote regeert niet langer over de toonbank van notitie-apps. Microsoft heeft onlangs aangekondigd dat OneNote meer gratis zal zijn dan ooit tevoren. Laat ons u laten zien wat dit betekent in termen van functies en functionaliteit. Lees meer voor elk niveau van granulariteit dat u nodig hebt (zie hieronder). Volg daarna de stappen, vergelijkbaar met die hierboven, om deze up-to-date te houden. Mijn enige probleem met deze aanpak is dat er veel heen en weer wordt geklikt tussen verschillende notebooks, daarom geef ik er de voorkeur aan Trello te gebruiken, waar de meeste informatie in één oogopslag te zien is en heel gemakkelijk kan worden verplaatst.

uitmunten

Als je een soort Excel-persoon bent, is een mogelijke oplossing om de lay-out opnieuw te maken die we in Trello hebben ingesteld. Dit werkt, maar het verplaatsen van taken en het wijzigen van hun volgorde is lastiger wanneer cellen rond Tijd besparen met tekstbewerkingen in Excel kunnen worden bespaard Tijd met tekstbewerkingen in Excel Excel kan magie met getallen doen en het kan evengoed met tekens omgaan. Deze handleiding laat zien hoe u tekst in spreadsheets kunt analyseren, converteren, vervangen en bewerken. Met deze basisprincipes kunt u complexe transformaties uitvoeren. Lees meer, in plaats van gewoon te slepen en neer te zetten. Als u liever minder informatie op één pagina heeft, kunt u altijd nieuwe tabbladen instellen Projecten, deze maand, deze week, en Vandaag.

Zou FHP voor u kunnen werken?

Volledige horizonplanning is een workflowsysteem dat betekent dat u meerdere projecten kunt beheren zonder zich te moeten binden aan planningen die u niet echt kunt voorspellen of die u niet kunt besturen.

Er is geen twijfel aan dat dit “systeem vereist meer initiële investering van mentale energie dan slingeren van deadline naar deadline, en het zou zeker niet werken voor alle soorten banen”. Maar het heeft wel een belangrijke bijdrage geleverd aan de opmerkelijke productiviteit van Newport in de academische wereld, bloggen en auteurschap, terwijl hij ervoor zorgde dat hij zelden na 17:00 uur werkte zonder burn-out te worden. Burnout: hoe je je verloren motivatie herwinnen Programmering Burn-out: hoe je je verloren motivatie herwint die regels kunnen fysiek en emotioneel leeglopen. Het enige dat u nodig hebt om weer op te klimmen, is het besef dat de motivatie kan worden teruggewonnen. Lees verder .

Denk je dat dit een workflowsysteem is waar je gebruik van kunt maken? Hoe zou je het moeten adopteren voor je eigen carrière? Of is er een systeem dat effectiever werkt? Het 3-Strike-systeem: hoe u uw takenlijst kunt rangschikken Het 3-Strike-systeem: hoe u uw takenlijst kunt prioritiseren Ontloopt u uw takenlijst niet? Het probleem is misschien niet uw productiviteit, het kunnen gewoon uw prioriteiten zijn. Laten we leren hoe we prioriteiten kunnen stellen aan de takenlijst en dingen voor elkaar krijgen. Meer lezen voor jou?

Image Credit: uitgeputte zakenvrouw door Piotr Marcinski via Shutterstock, 40 + 235 door Bark via Flickr

Meer informatie over: GTD, organisatiesoftware, planningstool, projectbeheer, taakbeheer, timemanagement, takenlijst, Trello.