Gebruik de 80/20 Time Management Rule om uw taken prioriteit te geven

Hoe maximaliseert u uw tijd? Gebruik je tijdmanagementapplicaties? Plan je vooruit en blijf je op schema? Of geeft u prioriteit aan uw taken? Als je deze dingen hebt geprobeerd en nog steeds problemen hebt om effectief gebruik te maken van je tijd, heb je misschien een verandering nodig.

De 80/20-regel is een andere optie voor tijdbeheer en met kleine aanpassingen is dit wellicht de ideale oplossing.

Wat precies is de 80/20 regel?

De 80/20-regel staat ook bekend als het Pareto-principe. Het concept is ontstaan ​​bij de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. Hij merkte dat 80 procent van het land van het land eigendom was van slechts 20 procent van de bevolking. Dit leidde Pareto om deze onevenwichtigheid verder te onderzoeken en hoe het verband hield met andere gebieden.

Jaren later paste een consultant met de naam Joseph Juran dit concept toe op het bedrijfsleven en noemde dit het Pareto-principe. Van The Economist online:

Juran breidde het principe uit tot kwaliteitscontrole, door bijvoorbeeld te verklaren dat de meeste productiefouten het gevolg zijn van een klein percentage van de oorzaken van alle defecten - wat hij omschreef als “de vitale weinige en de triviale velen.”

Volgens Investopedia betekent dit dat:

• 80 procent van het verkoopvolume is afkomstig van 20 producten in de productlijn.
• 80 procent van de omzet van een bedrijf komt van 20 procent van zijn klanten.
• 80 procent van de productie van een bedrijf komt van 20 procent van de werknemers.

Tijdmanagement is het meest gangbare gebruik van het Pareto-principe, omdat de meeste mensen hun tijd dun spreiden in plaats van zich te concentreren op de belangrijkste taken.

Met dit alles in gedachten, betekent het in verband brengen van het principe met timemanagement dat 80 procent van uw output uit slechts 20 procent van uw tijd zou kunnen komen. Nu is de vraag, hoe bereik je dat? Hier zijn vier dingen die je kunt doen.

Evalueer uw taken regelmatig

Als 80 procent van de resultaten afkomstig is van 20 procent van de inspanningen, dan is het logisch dat 80 procent van de impact afkomstig is van 20 procent van uw taken. Identificeer dus de 20 procent van je taken die de 80 procent resultaten oplevert die je zoekt.

Stel uzelf bij het beoordelen van uw taken deze vragen:

• Is elke taak op mijn lijst gemarkeerd als urgent??
• Zijn de taken op mijn lijst binnen mijn bevoegdheid of horen ze ergens anders thuis??
• Breng ik te veel tijd door met bepaalde soorten taken?
• Zijn er taken die ik delegatie moet delegeren: een must voor leiderschapsvaardigheden om uw werklast te verminderen Delegatie: een vereiste leiderschapskwaliteiten om uw werklast te verminderen Zodra u een leidende rol hebt, moet u leren hoe u werk kunt delegeren. We leren u de delegatie van vijf Ws: de Who, What, When, Where en Why. Lees verder ?
• Zijn al deze taken echt noodzakelijk voor het algemene resultaat??

Beoordeel uw doelen voortdurend

Je doelen en taken kunnen met elkaar verweven zijn, maar niet altijd. Sommige zijn mogelijk compleet gescheiden. Denk dus na over je doelen en de activiteiten die nodig zijn om ze te bereiken. Vergeet niet dat 80 procent van die doelen bereikt zal worden met slechts 20 procent van de benodigde activiteiten.

Hier opnieuw, inventariseer en zie welke 20 procent van de activiteiten u dichter bij de meerderheid van uw doelstellingen brengt. Bekijk deze paar voorbeelden en kijk of je kunt vertellen:

• Als ik vandaag laat werk (20 procent activiteit), kan ik het item op mijn takenlijst afmaken, de baas gelukkig maken en morgen vertrekken (80 procent doelen).
• Als ik vandaag een salade maak om aan mijn bureau te eten voor de lunch (20 procent activiteit), kan ik aan die taak werken, de deadline verslaan en dichter bij mijn doel voor gewichtsverlies komen (80 procent doelen).
• Als ik regelmatige vergaderingen plant (20 procent activiteit), kan ik teamcommunicatie verbeteren, een meer succesvol project hebben EN een betere leider zijn (80 procent doelen).

Bepaal uw prime time

Iedereen heeft specifieke tijden op de dag waarop ze het meest productief zijn. Je mag je best doen tussen 9.00 en 11.00 uur. Of misschien krijg je meer gedaan tussen 15.00 en 17.00 uur. Wanneer voel je je het meest energiek, gefocust en productief??

Bepaal wanneer uw prime time is Ontdek uw meest productieve uren met deze eenvoudige methode Ontdek uw meest productieve uren met deze eenvoudige methode Bouw uw perfecte werkdag rond uw energieniveaus. Dit eenvoudige Excel-werkblad en een paar seconden werk per dag kunnen u helpen uw gewoonten te veranderen en meer gedaan te krijgen. Lees Meer en gebruik het om de 20 procent van de taken en doelen die u hebt vastgesteld aan te pakken. Dit zorgt ervoor dat u uw meest productieve moment van de dag besteedt aan de taken en activiteiten die nodig zijn voor de beste resultaten.

Identificeer en elimineer afleiding

Of u nu elke dag naar kantoor reist of vanuit huis werkt, afleiding is overal. Die vervelende, kleine onderbrekingen kunnen focusverlies, vertraagde taken en een algehele vermindering van uw productiviteit veroorzaken. Deze 10 afleidingen zijn uw productiviteit aan het verpletteren Deze 10 afleiding beangstigt uw productiviteit Niemand kan aan de afleiding van onheil ontsnappen! Lees verder .

FreshBooks veronderstelt het gebruik van het 80/20-regelconcept:

80 procent van je afleiding komt van 20 procent van de bronnen.

Om die afleiding op te nemen en te elimineren, moet je ze eerst identificeren. Uw lijst kan er ongeveer zo uitzien:

• Flarden van e-mails
• Inkomende telefoontjes
• Niet-geplande bezoekers
• Dorst of honger
• Social media-meldingen

Nadat je je lijst met afleidingen hebt, bekijk je deze en zie je welke je het meest onderbreekt. U zult waarschijnlijk merken dat slechts twee of drie (20 procent) het grootste deel (80 procent) van het probleem zijn. Neem vervolgens manieren op om die onderbrekingen te elimineren. Hier zijn enkele suggesties:

• Blokkeer specifieke tijden om aan e-mails te werken.
• Laat niet-dringende oproepen naar voicemail gaan.
• Sluit de deur van uw kantoor.
• Drink een hapje en een snack handig.
• Blijf weg van sociale media tijdens het werk.

Heb je de 80/20 regel geprobeerd??

Het Pareto-principe kan in bepaalde industrieën en toepassingen succes brengen, maar kan het voor u werken? Als u de 80/20-regel hebt geprobeerd 4 manieren om de stress van uw productiviteit weg te nemen 4 manieren om de stress van uw productiviteit weg te nemen Met een paar goed gerichte wijzigingen kunt u uw productiviteit met sprongen verhogen. Pas deze eenvoudige methoden toe op je leven en het resultaat is wat je zou verwachten - beter werken met minder inspanning. Meer lezen met veel succes, blijft u het gebruiken? Anders, als je dit concept hebt gegeven met negatieve resultaten, weet je wat er mis ging?

Deel uw verhaal met ons in de onderstaande opmerkingen, zodat anderen kunnen leren van uw ervaring.

Ontdek meer over: Taakbeheer, Tijdbeheer.