produktiviteit

Gebruik de Waterval Project Management Methode om je leven te organiseren

Gebruik de Waterval Project Management Methode om je leven te organiseren / produktiviteit

De tools die we doorgaans gebruiken voor het beheer van persoonlijke projecten hebben een groot nadeel. Takenlijst Takenlijst App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Takenlijsten App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Sommige takenlijst-apps staan ​​met kop en schouders boven de rest. Maar hoe vergelijken ze en welke is het beste voor jou? We zullen u helpen erachter te komen. Meer lezen en hun variaties (zoals Kanban-boards Taken beheren met behulp van Japanse kanbantechniek Taken beheren met Japanse kanbantechniek Kanban is een Japans recept om dingen voor elkaar te krijgen. Het is een oorspronkelijk voor de productielijn van Toyota ontwikkelde organisatietechniek. je kunt het voor jezelf of in je team implementeren. Lees meer) zijn prima om bij te houden wat moet worden gedaan en (misschien) wie zou het moeten doen. Maar ze zijn niet zo goed in het plannen van de wanneer. Dit is het domein van bedrijfsgerichte tools, zoals de aanpak van het project Waterval.

Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven een reeks tools en processen gebruiken om hun projecten te beheren, is voor winstgevendheid. Zodra het management besluit dat een bepaald project waarde toevoegt aan het bedrijf, zijn er kosten voor elk uur dat het project niet is voltooid. Als individu is het echter heel eenvoudig om persoonlijke projecten te laten glijden. We zijn ziek, of te moe, of het werk is te druk, of er zijn te veel kattenvideo's op internet. Een deel van de discipline van projectmanagement is niet alleen om projecten tot voltooiing te brengen, maar ook om ze in eerste instantie op te zetten zodat ze eindigen in een aanvaardbaar tijdsspanne.

In dit artikel zullen we bekijken hoe u bedrijfstools kunt gebruiken om op schema te blijven en uw projecten gedaan te krijgen.

Waterval Project Management Principes

Er zijn een aantal belangrijke tenenten van projectmanagement die je moet leren:

Work Breakdown Structures

Met een gewenst einddoel is de eerste stap bij de meeste projecten het verbreken van dat doel in haalbare taken. Als u bijvoorbeeld een WordPress-blog wilt laten draaien, bevat uw niveau mogelijk het schrijven van bepaalde inhoud, het ontwerpen van een logo en de installatie / implementatie van WordPress op uw server. Een maken Work Breakdown Structure (WBS) houdt in delen en onderverdelen totdat je er niet meer bent taken die gemakkelijk voor iemand zijn om naar te kijken, te begrijpen en uit te voeren.

De daadwerkelijke WBS voor dit eenvoudige project kan er als volgt uitzien:

  1. Maak inhoud
    1. Brainstorm enkele postideeën
    2. Inhoud schrijven voor berichten (afzonderlijke taken voor berichten 1-6)
    3. Bewerk / proef alle berichten
  2. Creatief
    1. Visueel ontwerp (kies een kleurenpalet, etc.)
    2. Neem contact op met logo-artiesten
    3. Selecteer ontwerper
    4. Logo-concept
  3. Installatie en implementatie
    1. Installeer WordPress
    2. Installeer / configureer thema en plug-ins
    3. Logo uploaden
    4. Maak berichten
    5. DNS-instellingen wijzigen

Hoe kleiner de taken, hoe beter. Bijvoorbeeld de “schrijf inhoud voor berichten” items kunnen verder één per post worden verdeeld. Door ze kleiner te maken, kun je niet alleen sneller vooruitgang boeken. Het biedt ook flexibiliteit bij het rondschuiven om een ​​streefdatum te halen. Je moet ook een idee hebben van wat er moet worden voltooid voordat iets anders kan beginnen. 6 Tips voor projectbeheer die je kunt gebruiken om je leven te organiseren 6 Tips voor projectbeheer die je kunt gebruiken om je leven te organiseren Projectmanagement is het beroep om dingen voor elkaar te krijgen. Onze tips helpen u om het perspectief, de vaardigheden en de hulpmiddelen van een projectmanager te gebruiken om uw eigen leven te organiseren. Lees meer, bekend als voorgangers of afhankelijkheden.

Uw ontwerper kan bijvoorbeeld niet de conceptversie van uw logo produceren na je hebt haar gekozen. Dus de omtrek van uw project ziet er nu als volgt uit:

  1. Maak inhoud
    1. Brainstorm enkele postideeën
    2. Inhoud schrijven voor berichten 1-3 (afhankelijk van 1a)
    3. Bewerk / test alle berichten (afhankelijk van 1b)
  2. Creatief
    1. Visueel ontwerp
    2. Neem contact op met logo-artiesten (afhankelijk van 2a)
    3. Selecteer ontwerper (afhankelijk van 2b)
    4. Logo-diepgang (afhankelijk van 2c)
  3. Installatie en implementatie
    1. Installeer WordPress
    2. Thema en plug-ins installeren / configureren (afhankelijk van 3a)
    3. Maak berichten (afhankelijk van 1d en 2a)
    4. Upload logo (afhankelijk van 2e en 3b)
    5. DNS-instellingen wijzigen (afhankelijk van 1, 2, 3b, 3c en 3d)

Resource Management

Nu je weet wat er moet gebeuren, moet je uitzoeken wie het zal doen en wanneer. Als u een taak aan iemand wilt toewijzen, moet u er eerst zeker van zijn dat deze überhaupt het werk kan doen (voeg bijvoorbeeld geen 3.5 toe aan uw grafisch ontwerper). Maar u moet ook weten hoeveel ze in het algemeen beschikbaar zijn, evenals wanneer. Dit heet resource management. Het begint met te begrijpen hoeveel uur iemand per dag beschikbaar is en vervolgens die beschikbaarheid te traceren tegen het werk dat u toewijst.

U hebt bijvoorbeeld een dagtaak. Op je 9-tegen-5 ben je waarschijnlijk acht uur per dag beschikbaar. Maar voor uw persoonlijke projecten kunt u een uur of twee blokkeren Time Blocking - The Secret Weapon For Better Focus Time Blocking - The Secret Weapon For Better Focus Bent u op zoek naar een efficiëntere manier om uw werkdagen te organiseren? Probeer Time Blocking. Deze tijdmanagementtactiek kan je op het goede spoor houden terwijl je afleidingen, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand houdt. Meer lezen 's nachts. Dit betekent dat je wekelijks hebt capaciteit van: (2 * 5) = 10 uur per week (ga verder, neem de weekenden vrij ... je verdient het). Dit betekent een gegeven taak die een persoon die full-time aan het werken is, in één dag kan voltooien, vier werkdagen duurt. Het berekenen van de dingen op basis van de capaciteit zal u vertellen hoe lang uw projecten zullen duren werkelijk nemen.

Planning en (geoptimaliseerde) planning

We noemen dit “Geoptimaliseerde planning,” omdat het maken van de WBS eigenlijk ook van plan is. Maar wat u misschien zult vinden, is dat u het eerste plan maakt voor de “in het gunstigste geval.” Er zal altijd één en dezelfde taak aan de gang zijn (gemakkelijk te beheren) en ze vallen allemaal keurig achter elkaar. Maar dit is zelden hoe projecten in de praktijk werken. Tijdens deze fase pas je de structuur en toewijzingen in het project aan, afhankelijk van:

  • Harde beperkingen voor bepaalde taken (d.w.z. kan niet start voor een bepaalde datum)
  • Taken die tegelijkertijd kunnen plaatsvinden (de ene persoon doet A, de andere persoon doet B)
  • Taken waar twee mensen tegelijk aan kunnen werken (twee mensen werken beide aan A)

Wat u waarschijnlijk zult vinden, is dat sommige delen van het project langer duren en u zult manieren zoeken om anderen in te korten. Nu je een idee hebt van wat je in je projectplan zou moeten doen, laten we eens kijken hoe we het daadwerkelijk kunnen doen.

Persoonlijke watervalprojecten beheren met ProjectLibre

Vóór de stap-voor-stap, een kort woord ter verdediging van projectmanagementtools. Ik heb zoiets vaak het volgende gehoord wanneer ik iemand een suggestie of opdracht geef om een ​​van deze apps te leren:

  • “Ik heb alleen een lijst nodig.”
  • “Gantt-diagrammen duren te lang.”
  • “Ms project? ik ben weg!”

Er is een reden waarom Gantt-diagrammen (die al meer dan een eeuw bestaan) nog steeds in gebruik zijn - en waarom ze zo populair zijn in het projectbeheer van Waterfall. Ze zijn de beste weergave om uw tijdlijn, de status en individuele taaktoewijzingen te visualiseren, vooral als u het projectbeheer van Waterfall gebruikt.

Kalenders geven je geen eenmalig beeld van je project. Lineaire takenlijsten houden zelden rekening met afhankelijkheden en geen enkele andere tool helpt bij het automatisch bijwerken van start- en einddatums zoals op Gantt gebaseerde applicaties.

Wat veel mensen fout doen met deze apps, is hoe ze deze gebruiken. Maar we laten u zien hoe u de dingen op de gemakkelijke manier kunt doen. We zullen ProjectLibre gebruiken voor ons voorbeeldmodel in de Waterval, hoewel de stappen bijna identiek zouden moeten zijn in alles wat een interactief Gantt-diagram oplevert. Een Gantt-maatsjabloon nodig voor Excel of PowerPoint? Hier zijn 10 unieke opties Een Gantt-diagrammalplaatje nodig voor Excel of PowerPoint? Hier zijn 10 unieke opties U hebt geen Microsoft Project nodig om de voortgang bij te houden. Met deze Gantt-diagramsjablonen voor Excel en PowerPoint kunt u uw project net zo goed beheren. Lees meer (desktop, mobiel, web, zelfs Excel-bestanden).

Het installeren van ProjectLibre is net zo eenvoudig als het downloaden van de nieuwste release (1.7 op het moment van schrijven) en het uitvoeren van het EXE-installatieprogramma (Windows), het slepen van de DMG naar uw Applications-map (Mac), of het installeren van het RPM- of DEB-pakket via uw voorkeursmethode ( Linux).

Als je eenmaal bent geïnstalleerd, projectLibre opstart en selecteer de Maak een project keuze. Het geeft je een dialoogvenster om wat voorlopige informatie in te voeren, zoals naam en een startdatum.

Stap 1: maak uw WBS aan

De eerste stap is om uw WBS te maken. Begin met het noteren van alle taken die u kent, overal: e-mailberichten, platte tekstbestanden, Word-processors, OneNote. Waar je ook comfortabel mee bent tijdens het brainstormen is prima. Open nu ProjectLibre voor de Gantt bekijk en plak de tekst in de cellen links die op een spreadsheet lijken.

De eerste fout van veel mensen is dat ze deze apps point-and-click gebruiken. Niet doen. Behandel de linkerkant van het scherm net als spreadsheets en gebruik sneltoetsen op het toetsenbord 35 Elke dag Microsoft Excel Toetsenbordsnelkoppelingen voor Windows en Mac 35 Elke dag Microsoft Excel Toetsenbordsnelkoppelingen voor Windows en Mac Toetsenbordsnelkoppelingen kunnen u veel tijd besparen! Gebruik deze Microsoft Excel-snelkoppelingen om sneller te werken met spreadsheets op Windows en Mac. Lees verder : pijl knoppen te verplaatsen, F2 bewerken en invoeren begaan.

De enige aanvullende dingen die u moet weten, zijn de toetsaanslagen om in te springen (Ctrl +. (periode) voor ProjectLibre, hoewel het is tab in MS Project) en outdent (Ctrl +, (komma) in ProjectLibre, Shift + Tab in Project) taken. Dit deel werkt net als een omtrek in Word. Hiermee kunt u snel de verschillende fasen en taken (die op het laagste niveau zijn) in uw plan maken.

Zet vervolgens uw voorgangers (d.w.z. A moet eindigen voordat B kan beginnen). Ook hier gebruiken pijltjestoetsen en Enter / Tab voor snelle invoer. Voeg ten slotte toe Werk, of de hoeveelheid tijd die u denkt dat elk item zal nemen.

U zult merken dat er twee dingen gebeuren wanneer u begint met het aanpassen van de WBS. Ten eerste, lijnen die worden “ouder” items worden geconverteerd naar fasen, wat betekent dat ze eindigen wanneer al hun onderliggende taken voltooid zijn. Ten tweede zult u merken dat wanneer u voorgangers toevoegt, de start- en einddatums automatisch worden aangepast. Hoewel het misschien nog steeds een grote onderneming lijkt, bekijk het volgende voor een voorbeeld van hoe snel en gemakkelijk dit kan zijn. (De tijd om dit plan te maken was iets meer dan drie minuten. Het enige deel dat hieronder niet werd weergegeven, was het invoeren van de eerdere taken.)

Stap 2: Resources registreren en taken toewijzen

Hoewel u voor elke taak Werk hebt ingevoerd, zult u hun merken Durations alles laat zoiets zien “.25 dagen?” inclusief het vraagteken.

Dit komt omdat de app ervan uitgaat dat ze binnen acht uur worden uitgevoerd. Dit kan echter worden beïnvloed door andere factoren, waaronder resourcecapaciteit. Jouw capaciteit.

Voor dit project ga ik ervan uit dat ik een paar uur per dag beschikbaar zal zijn. Gebaseerd op een dag van acht uur komt dit neer op een capaciteit van 25 procent (als ik fulltime beschikbaar zou zijn, zou dit 100 procent zijn). Wanneer ik mijn naam als bron voor elke taak opneem, zal ik toevoegen “[25%]” after it, wat de notatie van ProjectLibre is voor capaciteit. Bekijk in de korte screencast hieronder wat er met de gebeurt “Looptijd” kolom als ik deze taken aan mezelf toewijs. Rekening houdend met mijn capaciteit, heeft ProjectLibre de duur van elke taak verviervoudigd.

Nu kan ik zien dat terwijl het project maar iets meer dan 80 uur duurt, het in werkelijkheid ongeveer vijf weken zal duren om het te voltooien.

Dit is een van de voordelen van de Waterval-methode: het toont u realistischere tijdlijnen.

Maar wees niet bang! Er zijn een aantal aanpassingen die we kunnen doen om die datum terug te bellen.

Stap 3: Pas de tijdlijn aan voor een realistische weergave

Zodra al uw middelen zijn ingevoerd, heeft u de kans om een ​​stap terug te doen en uw plan te bekijken. U kunt bijvoorbeeld zien dat de Visueel ontwerp en Logo Draft taken zijn niet aan mij toegewezen. Dit komt omdat ik een vreselijke artiest ben, en als ik dit zelf zou proberen zou het niet goed gaan. Maar het betekent ook dat terwijl sommigen getalenteerd kunstenaar zal aan deze taken werken, ik kan in de tussentijd aan iets anders werken.

We zouden de initiële versie van ons plan op een strikt lineaire manier instellen: elke taak werd gestart toen die voor het eindigde, en ook met fasen. Maar laten we de voorgangers zo aanpassen dat de fasen niet afhankelijk zijn, en de voorgangers verwijderen voor de taken die ik niet ga doen. Merk op hoe het de delen van de tijdlijn verplaatst.

Nu hebben we het project met ongeveer een week verkleind. Aangezien ik het grootste deel van het werk doe, is dit niet te arm. We kunnen waarschijnlijk nog beter doen door eerst het gedeelte Creative te verplaatsen en aan inhoud te werken terwijl dat logo in productie is.

Gebruik de Watervalmethode om realistisch te plannen

Met uw eigen projecten is het maar al te gemakkelijk om een ​​kalender tevoorschijn te halen. Hoe uw Google-agenda met uw takenlijst te synchroniseren Uw Google-agenda met uw takenlijst synchroniseren Bij het organiseren van uw leven zijn twee hulpmiddelen onmisbaar: uw agenda en uw takenlijst. Maar de meeste oplossingen voor taakbeheer houden deze twee dingen gescheiden. We laten u zien hoe u ze kunt combineren. Lees meer, kies een paar dates en ga er vrolijk op uit.

Lichtgewicht tools zoals OneNote gebruiken (hoe OneNote gebruiken voor projectmanagement Microsoft OneNote gebruiken voor projectbeheer Hoe Microsoft OneNote gebruiken voor projectbeheer OneNote is de ideale samenwerkingstool voor het beheren van eenvoudige projecten in kleine teams. En het is helemaal gratis. OneNote kan uw projecten helpen van start te gaan! Lees meer) of Trello (gebruik van Trello voor projectbeheer Een gids voor Trello voor leven en projectbeheer Een gids voor Trello voor het leven en projectbeheer Trello kan u helpen organiseren. Het is een gratis hulpmiddel om elk type project te beheren. Lees deze handleiding om de basisstructuur ervan te begrijpen, de navigatie en hoe Trello nuttig voor u kan zijn. Lees meer) brengt u een beetje dichter bij het doel, omdat zij op zijn minst verantwoordelijk zijn voor wie wat doet.

Maar als je deze oefening doorloopt in iets als ProjectLibre, moet je nadenken over hoeveel tijd je er eigenlijk aan moet besteden, welke knelpunten er zijn en plaatsen waar je misschien wat hulp wilt. Het helpt ook om je projecten te verdelen in hanteerbare stukken om ervoor te zorgen dat je vooruitgang boekt. Hoewel je misschien denkt dat een tool zoals ProjectLibre te gek was, hopelijk hebben we laten zien hoe gemakkelijk het kan zijn.

Doe je het meestal alleen als het gaat om je huisdierenprojecten? Of gebruik je een systeem als Waterfall project management? Laat ons weten hoe jij “self-project beheren” hieronder in de commentaren!

Ontdek meer over: LibreOffice, Organization Software, Project Management, Task Management.