3 Indrukwekkende Google Docs-scripts om uw documenten te automatiseren

Er zijn veel goede redenen om cloudgebaseerde Google-documenten te gebruiken in plaats van toepassingsgebaseerde tekstverwerkings-apps zoals Microsoft Word. Een van de belangrijkste is dat u enkele zeer nuttige automatiseringen kunt maken met behulp van krachtige Google Scripts.

Hier zijn drie scripts waarmee u een document kunt maken op basis van gebruikersprompts, Google Analytics kunt importeren in een Google Doc-rapport en een document kunt maken van een Google Sheet-bestand.

1. Gebruik prompts om een ​​document te maken

Als u vaak dezelfde e-mail verzendt, kan een geautomatiseerde documentsjabloon u echt helpen tijd te besparen. Dit kan bijvoorbeeld een maandelijks verkooprapport voor uw manager zijn of wekelijkse updates voor collega's. Alles wat u schrijft, kan vaak worden geautomatiseerd met een documentsjabloon en een Google Script.

De eerste stap is het maken van een documentsjabloon. Dit doen is net zo eenvoudig als het maken van een Google-document. Voor de woorden die u wilt invullen, omgeeft u ze met twee ## tekens, zoals het onderstaande voorbeeld.

In dit document kunt u een Google Script maken dat wordt uitgevoerd wanneer het document wordt geopend. Uw script zal u vragen om elk van de elementen in te voeren die in het document gaan.

Om uw script aan te maken, klikt u op de Hulpmiddelen menu-item en klik op Script-editor.

Verwijder in het editorvenster de code die daar staat en vervang deze door het volgende script.

Dit script roept prompts op wanneer het document wordt geopend, maakt een nieuw document met de naam van de verkoper en de huidige datum in de titel. Vervolgens vult u de sjabloonvelden in met de informatie die u hebt ingevoerd.

function myFunction () // Geef een dialoogvenster weer voor elk veld waarvoor u informatie nodig hebt. var ui = DocumentApp.getUi (); // var response = ui.prompt ('Voer naam in', 'Voer de naam van de verkoper in', ui.ButtonSet.OK); var nameResponse = ui.prompt ('Voer de naam van de verkopers in'); var client1Response = ui.prompt ('Enter client 1'); var sales1Response = ui.prompt ('Voer verkoop 1 in'); var client2Response = ui.prompt ('Enter client 2'); var sales2Response = ui.prompt ('Voer verkoop 2 in'); var client3Response = ui.prompt ('Enter client 3'); var sales3Response = ui.prompt ('Voer verkoop 3' in); var commissionResponse = ui.prompt ('Invoer commissie'); var date = new Date (); // Maak een kopie van het sjabloonbestand var documentId = DriveApp.getFileById (') .MakeCopy () getId ().; // Hernoem het gekopieerde bestand DriveApp.getFileById (documentId) .setName (nameResponse.getResponseText () + date + 'Sales Report'); // Haal de hoofdtekst van het document op als een variabele var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); // Voeg de vermeldingen in het document body.replaceText ('## name ##', nameResponse.getResponseText ()); body.replaceText ('## client1 ##', client1Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales1 ##', sales1Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## client2 ##', client2Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales2 ##', sales2Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## client3 ##', client3Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales3 ##', sales3Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## commission ##', commissionResponse.getResponseText ());  

Vervang de document-ID-code in het bovenstaande script door de document-ID van het sjabloondocument.

U vindt dit ingesloten in de URL wanneer u het sjabloondocument bewerkt.

Klik in het venster van de Google Script-editor op schijf pictogram om het script op te slaan.

Klik vervolgens op de rennen pictogram om te testen of het werkt.

Wanneer u het script voor de eerste keer uitvoert, moet u mogelijk machtigingen voor uw Google-account goedkeuren om het script uit te voeren.

Terug in het sjabloondocument, ziet u de snelle vensters een voor een verschijnen. Vul de velden in met de gegevens die u in het document wilt invoegen.

Wanneer u klaar bent, maakt het script een nieuw document in uw hoofdmap van Google Drive met alle ingevoerde informatie ingevuld.

Ten slotte hoeft u alleen het script in te stellen dat moet worden uitgevoerd telkens wanneer u het sjabloondocument opent.

Klik in het venster van Google Script Editor op Bewerk> Triggers van het huidige project.

Klik op de Trigger toevoegen knop in de rechter benedenhoek. Zorg ervoor dat Selecteer het gebeurtenistype is Op open.

Scroll naar beneden en klik Opslaan, en je bent klaar.

2. Importeer Google Analytics in een documentrapport

Of u nu een website bezit, of u werkt voor iemand die er eigenaar van is, het is vaak een vereiste om websiteverkeer en -prestaties te meten. De 7 beste sites om het verkeer van een website bij te houden De 7 beste sites om het websiteverkeer bij te houden Hier zijn enkele hulpmiddelen die u helpen kijk hoeveel bezoekers naar een website gaan en vergelijk statistieken over het webverkeer. Lees Meer en geef het op in een opgemaakt rapport.

U kunt dezelfde sjabloonaanpak als hierboven gebruiken om websitegegevens van Google Analytics te exporteren en deze naar een goed ingedeeld Google Documenten-rapport te exporteren.

Maak eerst een rapportsjabloon, net zoals in het vorige gedeelte. In dit voorbeeld wordt de sjabloon ingesteld om totale gebruikers, sessies en paginaweergaves voor de afgelopen week weer te geven.

Ga vervolgens naar de Scripteditor van Google Documenten met dezelfde stappen als in het vorige gedeelte.

Schakel toegang tot Google Analytics-gegevens in door de onderstaande stappen te volgen.

1. Selecteer in het scripteditorvenster Middelen, en dan Geavanceerde Google-services
2. Klik aan uit naast Google Analytics API
3. Klik onder het dialoogvenster op Google Cloud Platform API Dashboard link
4. Klik in het venster Cloud Platform op API's en services inschakelen
5. Zoeken Analytics, en klik op Analytics-API
6. Klik op de in staat stellen om deze API voor uw script in te schakelen
7. Ga terug naar het venster van de scripteditor en klik op OK om het venster Geavanceerde Google-services te sluiten

Nu u integratie met de Google Analytics API hebt ingeschakeld, bent u klaar om automatisch uw rapport te maken.

Plak de volgende code in het codevenster van de scripteditor.

function myFunction () var tableId = 'ga:'; var startDate = getLastNdays (7); // 1 week geleden. var endDate = getLastNdays (0); var date = new Date (); var results = Analytics.Data.Ga.get (tableId, startDate, endDate, 'ga: users, ga: sessions, ga: pageviews', 'dimensions': 'ga: date'); var data = []; var totalen = results.totalsForAllResults; voor (metricName in totals) data.push (totalen [metricName]);  var users = data [0] var sessions = data [1] var pageviews = data [2] // Uitvoer naar Google Doc. // Maak een kopie van het sjabloonbestand var documentId = DriveApp.getFileById ("). MakeCopy (). GetId (); // Hernoem het gekopieerde bestand DriveApp.getFileById (documentId) .setName (date + 'Website Report'); // Haal de hoofdtekst van het document op als een variabele var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); // Voeg de vermeldingen in het document body.replaceText ('## startdate ##', startDate); body.replaceText ( '## enddate ##', endDate); body.replaceText ('## users ##', users); body.replaceText ('## sessions ##', sessions); body.replaceText ('## pageviews # # ', pageviews); functie getLastNdays (nDaysAgo) var today = new Date (); var before = new Date (); before.setDate (today.getDate () - nDaysAgo); return Utilities.formatDate (before,' GMT ',' jjjj-MM-dd ');

Vervang de document-ID-code in het bovenstaande script door de document-ID van het sjabloondocument. Vervang ook de Analytics-ID door de ID die wordt weergegeven voor uw website in Google Analytics.

Klik in het venster van de Google Script-editor op schijf pictogram om het script op te slaan.

Klik op de rennen pictogram om te testen of het werkt.

Wanneer u het script voor de eerste keer uitvoert, moet u machtigingen voor uw Google-account goedkeuren om het script uit te voeren.

Als u het script uitvoert, wordt een nieuw document in uw hoofdmap van Google Drive gemaakt met alle informatie over de prestaties van de website voor de laatste week ingevuld.

Ten slotte hoeft u alleen maar het script in te stellen dat elke week wordt uitgevoerd.

Klik in het venster van Google Script Editor op Bewerk en Huidige triggers van het project.

Klik op de Trigger toevoegen knop in de rechter benedenhoek. Verandering Selecteer de bron van de gebeurtenis naar tijdgestuurd. Verandering Selecteer type tijdgestuurde trigger naar Weektimer.

Scroll naar beneden en klik Opslaan, en uw script zal elke week worden uitgevoerd en een nieuw weekrapport maken.

3. Maak een document van een Google-spreadsheet

Soms moet u informatie uit een spreadsheet overbrengen naar een document, bijvoorbeeld voor het ontwikkelen van rapporten of het vastleggen van informatie.

Als u merkt dat u dit vaak doet, kunt u tijd besparen door Google Spreadsheets te integreren met Google Documenten. Voor dit script gaat u de Google Scripts-editor gebruiken in Google Spreadsheets, omdat daar de gegevens vandaan komen.

Eerst gaat u uw sjabloonverkoopdocument maken, net als in het eerste gedeelte van dit artikel, variabelen insluiten omringd door de ## symbool.

De gegevens voor deze rapporten komen uit uw Google Spreadsheet-spreadsheet, die er ongeveer als volgt uit kan zien.

Als u uw script wilt maken, klikt u in Google Spreadsheets op de Hulpmiddelen menu-item en klik op Script-editor.

Plak het volgende script in het scriptvenster van de editor.

function myFunction () var date = new Date (); // Opent SS met zijn ID var ss = SpreadsheetApp.openById (""); var sheet = ss.getSheetByName ('Sam'); // of wat ook de naam van het blad is // Maak een kopie van het sjabloonbestand var documentId = DriveApp.getFileById (') .MakeCopy () getId ().; // Hernoem het gekopieerde bestand DriveApp.getFileById (documentId) .setName ('Sam' + date + 'Sales Report'); // Haal de hoofdtekst van het document op als een variabele var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); var bereik = sheet.getRange ("A2: B4"); body.replaceText ('## name ##', 'Sam'); voor (var i = 1; i<4; i++)  cell = range.getCell(i,1); client = cell.getValue(); body.replaceText('##client' + i + '##', client); cell = range.getCell(i,2); sales = cell.getValue(); body.replaceText('##sales' + i + '##', sales);  

Vervang de document-ID in het bovenstaande script door de document-ID van het sjabloondocument. Vervang ook de Google-spreadsheet-ID door de id van uw Google-gegevensblad.

Klik in het venster van de Google Script-editor op schijf pictogram om het script op te slaan.

Klik op de rennen pictogram om te testen of het werkt.

Houd er rekening mee dat wanneer u het script voor de eerste keer uitvoert, u machtigingen moet goedkeuren zodat deze toegang hebben tot uw Google-account.

Wanneer u het script uitvoert, maakt het een nieuw document in uw hoofdmap van Google Drive met alle verkoopgegevens uit de spreadsheet.

Het is ook mogelijk om door de bladtabs te bladeren en een nieuw verkoopuitvoeringsdocument te maken voor elke verkoopmedewerker in uw team.

Waarom niet spelen met het bovenstaande script en kijken of je dit kunt doen?

Google Scripts en Google Docs gebruiken

Google Documenten lijkt een eenvoudige tekstverwerker, maar zoals u kunt zien wanneer u Google Analytics integreert, wordt de functionaliteit van deze cloud-app vermenigvuldigd.

Sjablonen in Google Documenten vormen een belangrijk onderdeel van wat dit alles doet werken. Je zou verbaasd zijn hoeveel sjablonen gebruiken in Google Documenten 24 Google Documenten-sjablonen die je leven gemakkelijker maken 24 Google Docs-sjablonen die je leven makkelijker maken Sjablonen kunnen je veel tijd besparen. We hebben 24 tijdbesparende Google Documenten-sjablonen samengesteld voor werk, gezondheid, thuis en op reis. Ga door met uw projecten, in plaats van te worstelen met het samenstellen van documenten. Met Meer lezen kunt u alles wat u doet veel efficiënter maken. Probeer ze uit, en terwijl u bezig bent, voegt u ook uw eigen creatieve Google Script-automatiseringen toe.

Ontdek meer over: Google Documenten, Google Script, Google Spreadsheets.