Maandelijkse facturen automatisch verzenden vanuit Google Spreadsheets

Als u thuis werkt of een eigen bedrijf hebt, is het niet altijd gemakkelijk om te onthouden dat u uw facturen op tijd moet versturen.

In dit artikel ziet u hoe u een Google Script schrijft (ZEER eenvoudig, maak u geen zorgen).

We laten u ook zien hoe u hetzelfde kunt doen met een macro. Een macro kan uw factuur mooi verpakken en e-mailen naar elk gewenst e-mailadres (of adres).

Stap 1: bereid uw maandelijkse factuur voor

Als u uw facturen momenteel niet bijhoudt met Google Spreadsheets, zou dit echt moeten. Zelfs als je nog nooit iets in je leven hebt geprogrammeerd De 10 beste beginnersprojecten voor nieuwe programmeurs De 10 beste beginnersprojecten voor nieuwe programmeurs Wil je programmeren, maar weet je niet waar je moet beginnen? Deze programmeerprojecten en tutorials voor beginners zullen je beginnen. Lees verder .

Google Spreadsheets wordt opgeslagen in de cloud, waar u ook de kracht van Google-scripts hebt 3 Sure Ways om uw productiviteit te stimuleren met Google Scripts 3 Sure Manieren om uw productiviteit te stimuleren met Google Scripts Het is mogelijk om allerlei echt coole automatiseringen met Google Scripts te doen en je hoeft ze niet eens helemaal opnieuw te maken. Verhoog uw productiviteit op een grote manier. Meer informatie binnen handbereik. Daarom is Google Spreadsheets veel meer “Internet-enabled” dan Excel is.

Het maakt niet echt uit hoe u uw factuur formatteert om deze oplossing te laten werken. Laten we een paar dingen doen die u moet organiseren voordat u uw Google Script aanpakt.

Dit is niet ingewikkeld. Het enige dat u hoeft te doen, is ervoor zorgen dat het blad van uw huidige maand altijd hetzelfde wordt genoemd. In mijn geval noem ik het “Factuur”.

Op de 1e van de maand wordt de factuur automatisch verzonden. Enige tijd later, gedurende de eerste week, hernoem ik het gewoon naar die maand en jaar.

Creëer vervolgens het “Factuur” blad en log opnieuw in voor de huidige maand.

Stap 2: Maak het Google Script

Klik op in Google Scripts om in de Google Script-editor te komen Hulpmiddelen in het menu. Dan klikken Script-editor.

Het is slim om de projectnaam te hernoemen in iets dat je later zult onthouden als je ooit door je scripts moet gaan en het moet aanpassen.

Plak het volgende script vervolgens in.

function myFunction () var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Huidige maand" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (bestandsnaam); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail (to: ToUser, subject: 'Hier is mijn factuur voor vorige maand!', hoofdtekst: 'Hallo! Ik heb mijn factuur voor deze maand bijgevoegd. Bedankt voor het werk , waardeer het echt! -Ryan ', bijlagen: [SendBook.getBlob (). setName (filename)]); 

We hebben de sendEmail-functie behandeld Hoe e-mail verzenden in een Google-spreadsheet met Google Scripts Hoe e-mail verzenden in een Google-spreadsheet Met Google Scripts Ontdek hoe u Google Scripts kunt gebruiken om productiviteitstools van Google zoals Sheets en Documenten te automatiseren en uzelf uren tijd te besparen . Lees meer in het verleden als je geïnteresseerd bent in hoe dat werkt.

Bewerk de juiste delen van dat script zodat het naar het juiste e-mailadres gaat. Zorg ervoor dat het ook de juiste naam gebruikt van de persoon naar wie je het stuurt.

Om te testen of je script werkt, vul je de “Naar gebruiker” tekst met uw eigen e-mailadres.

Klik op de Opslaan schijfpictogram in het menu om het script op te slaan. Klik vervolgens op de Spelen pictogram (lijkt op een pijl naar rechts).

U wordt gevraagd de autorisatie voor het script te bevestigen om toegang te krijgen tot uw andere Google-gegevens (zoals Gmail en Spreadsheets).

U krijgt mogelijk een waarschuwing dat het script onveilig is. Dit komt alleen omdat u een aangepast script schrijft dat Google niet heeft beoordeeld of geautoriseerd voor een breder gebruik.

U kunt deze waarschuwing negeren, omdat u het script hebt gemaakt en u weet dat het veilig is.

Als het goed werkt, zou u een e-mail moeten hebben ontvangen die er als volgt uitziet:

Zoals u ziet, wordt de spreadsheet als PDF aan de e-mail gehecht. Dit maakt het heel gemakkelijk voor de ontvanger om het te openen en te bekijken, zelfs als ze Google Spreadsheets niet gebruiken.

Nu moeten we dit automatiseren zodat het op de 1e van elke maand wordt uitgevoerd.

Stap 3: Automatiseer uw factuurtje

Om uw script te automatiseren, moet u een zogenaamde a maken “op gang brengen”.

Ga terug naar je Google Script, klik op Bewerk in het menu en kies Huidige triggers van het project.

Aangezien u nog geen triggers voor dit project heeft gemaakt, is dit leeg.

Er wordt een blauwe link weergegeven die luidt “Geen triggers ingesteld.” Klik Het.

Kiezen Time-driven evenementen, stel de timer in op Maandtimer, en laat het nummer achter op 1.

Nadat u op Opslaan heeft geklikt, verzendt Google Scripts op de 1e van elke maand het PDF-formaat van uw factuur via e-mail.

Dat is alles wat er is!

Het belangrijkste is alleen maar om ervoor te zorgen dat u uw factuur gedurende de maand goed up-to-date houdt. Zorg ervoor dat het klaar is en klaar is om te gaan op de eerste dag van de volgende maand.

Stap 4: maak een macro

Er is nog een andere niet-programmeeraanpak die u kunt nemen om hetzelfde te bereiken als het bovenstaande script: Google Spreadsheets bevat nu een functie voor macro's Herhalende taken automatiseren in Google Spreadsheets met macro's Repetitieve taken automatiseren in Google Spreadsheets met macro's Macro's zijn eindelijk beschikbaar voor gebruikers van Google Spreadsheets. U hebt geen codeerkennis nodig om repetitieve taken in documenten en spreadsheets te automatiseren. Lees verder . Met macro's kunt u een reeks acties opnemen om een ​​taak uit te voeren. In dit geval maakt u eerst de macro en activeert u deze vervolgens op dezelfde manier als waarop u uw Google Script heeft geactiveerd.

Ga eerst naar uw factuurblad, ga naar Hulpmiddelen> Macro's, en selecteer Macro opnemen.

Ga vervolgens gewoon door de normale stappen om iemand het blad als PDF-bijlage te verzenden.

Ga naar het dossier, en klik E-mail als bijlage.

Vul vervolgens alle formuliervelden in, zodat het onderwerp en het lichaam er natuurlijk uitzien.

Dan klikken Sturen.

Op de “Nieuwe macro opnemen” pop-up, klik op Opslaan. Hiermee is het macro-opnameproces voltooid. Geef de macro een naam die u kunt onthouden en klik op Opslaan nog een keer.

U had uw testmail moeten zien aankomen met bijgevoegde PDF.

Stap 5: Automatiseer de macro

Nu is het tijd om de macro te automatiseren. U kunt macro's activeren net zoals u Google Scripts activeert.

Ga terug naar binnen Hulpmiddelen en Script-editor. Klik op de macro's.gs-code.

Noteer de naam van de macrofunctie. In het bovenstaande voorbeeld is de naam van de macrofunctie myFunction1.

Ga nu naar binnen Bewerk, en Huidige triggers van het project.

Deze keer ziet u in de vervolgkeuzelijst met functies de macrofunctie in de lijst. Selecteer het.

Stel vervolgens de rest van de trigger in zoals hierboven is gedaan voor de trigger van Google Script.

Stel Evenementen in in Time-driven. Kiezen Maand timer. Verlaat het nummer op 1.

Nu wordt uw opgenomen macro elke maand uitgevoerd.

Het verzendt het factuurblad als een PDF naar de e-mailadressen die u hebt gedefinieerd toen u de macro opnam.

Geautomatiseerde Google-bladen kunnen tijd besparen

De triggersfunctie in Google Spreadsheets is echt de kracht achter deze automatisering. Hiermee kun je al die alledaagse taken die je vaak doet automatiseren, zodat je je op belangrijker dingen kunt concentreren.

Als u net bent begonnen met Google Scripts en meer wilt weten, hebben we andere voorbeelden van nuttige Google Scripts behandeld 4 Google Scripts die Google Spreadsheets veel krachtiger maken 4 Google Scripts die Google Spreadsheets veel krachtiger maken Google Spreadsheets is geweldig uit de doos, maar het kan nog krachtiger zijn als u Google Scripts gebruikt om zijn mogelijkheden te verbeteren. Lees Meer kunt u nu meteen proberen.

Meer informatie over: Google-spreadsheets, facturen, scripting, taakautomatisering.