10 manieren om jezelf te verdiepen in taakachterstanden

We zijn er allemaal geweest. De halfgeschreven to-do-lijst strekt zich uit over de lengte van je arm. De onophoudelijke meldingen die onze aandacht vragen. Het gevoel van verdrinken in een lijst van nooit eindigende taken - van een computer die wacht om te worden geconfigureerd, tot een niet-gespeelde game, tot een angstaanjagend drukke inbox. De achterstand, we vrezen, is hier om te blijven. Maar hier zijn 10 tips om je uit deze situatie te redden.

Mind Dump Your Tasks

Het punt van een hersenstort is om te bereiken tabula rasa. Een schone lei. Een schoon startbord dat u de helderheid geeft om door te gaan met minder stress en meer productiviteit. Kortom, zet wat tijd opzij (een uur of twee zou voldoende moeten zijn) om die mentale achterstand weg te nemen door elke taak die je maar kunt bedenken in een Word-document, een stuk papier of een flinke stapel post-it-notities te gieten. Wees gewaarschuwd, het aantal taken zal vaak behoorlijk deprimerend zijn. Ik deed dit een paar maanden geleden en de lijst was ruim 200 items lang.

Voordat u deze taken uit uw hoofd dumpt, ontvangt u van nature dagelijks / per uur / minuut per minuut herinneringen van uw hersenen die stress toevoegen aan uw wakende (en slapende) leven.”Ik moet vanavond het gazon maaien!”. “Ik heb Steve beloofd dat ik vorige week zou bellen”. “Ik heb die lamp nog steeds niet gerepareerd”. “Ik moet die e-mailachterstand opschonen”. Dit is natuurlijk vermoeiend en leidt je af van de dingen waarop je je moet concentreren. Dus, maak je hoofd leeg en noteer alles wat je moet doen, hoe klein ook. Vanaf hier kun je beginnen met organiseren, in plaats van die constante zeurende stem in je achterhoofd te houden, en eindelijk dingen gedaan krijgen!

Organiseer uw takenlijst

Ik ben niet iemand die voor mind-dumping en schrijflijsten pleit onder de valse veronderstelling dat dit zo is “produktief” op zichzelf, maar door een uitgebreide takenlijst te hebben die is georganiseerd op een manier die nuttig is aan u, je zult in het algemeen in staat zijn om door die items in a te gaan hameren ver een efficiëntere manier dan blindelings naar hen toe te gaan.

Als het echter gaat om het organiseren van een takenlijst, is er geen juiste manier, maar er zijn een aantal opties. Het is aan u om te beslissen welke het beste voor u is. U wilt misschien uw lijst opdelen in persoonlijk, werk, sociaal etc. Elk van deze lijsten kan op verschillende manieren worden georganiseerd. Sommige hiervan zijn gebaseerd op:

Context
Categoriseer uw actiepunten op basis van waar en wanneer deze moeten worden gedaan. Bijvoorbeeld, “offline” items kunnen worden gedaan wanneer u geen verbinding kunt maken met internet. “vrije tijd” items kunnen worden gedaan als je thuis bent, in plaats van tv te kijken. “Stad” items kunnen klusjes zijn zoals naar de bank gaan, items uit verschillende winkels ophalen / retourneren. “Werk” items worden natuurlijk op het werk gedaan.

Sla elk van deze lijsten op in een herinnerings- / lijst-app waarmee u categorieën kunt indelen, zoals Trello of Apple Herinneringen, en deze kunt openen waar u ook bent. Dus wanneer u thuiskomt van uw werk, kunt u eenvoudig uw “vrije tijd” lijst om te zien of er iets is waar je aan kunt werken zonder herinnerd te worden aan het gruwelijke aantal taken dat nog moet gebeuren op het werk.

Vervaldatum
Organiseer je takenlijst van de oudste items eerst tot de nieuwste items als laatste, zodat je zo snel mogelijk gemiste deadlines kunt inhalen. Sommige items hebben mogelijk geen specifieke vervaldatum, maar u kunt een app zoals Any.do gebruiken om deze als 'vandaag', 'morgen', 'aankomend' of 'ooit' te labelen..

Prioriteit
Sommige items hebben een hogere prioriteit dan andere. Daarom is het misschien de beste oplossing om eerst de eerste prioriteit aan te pakken. Door taken op te splitsen “Dringend”, “Iets urgent”, en “Niet-Dringend” lijsten helpen u bij het kiezen van de taak die als eerste moet worden aangepakt (d.w.z. vaak de moeilijkste, belangrijkste taak).

Als een aantal items met een hogere prioriteit worden voltooid en uw lijst wordt afgekruist, moet u zich veel minder gestrest voelen over de achterstand.

Motivatie
Organiseer uw lijsten zodat u bepaalde taken hebt die u weten je kunt pakken wanneer je vol bent of energie hebt. Heb nog een lijst met taken om aan te pakken wanneer je je slaperig voelt na een zware dag op kantoor, of een zware nacht in de stad. Vaak wanneer mensen zich moe voelen, kunnen ze koste wat kost het werk vermijden, maar als je weet dat sommige taken kunnen worden voltooid zonder al te veel mentale energie uit te oefenen, zul je eerder geneigd zijn om die taken in plaats van terug te draaien naar Netflix.

Vergeet niet om deze lijsten altijd up-to-date te houden. Wanneer een nieuwe taak komt, voeg deze dan zo snel mogelijk toe aan het juiste label / lijst zodat je die mentale achterstand niet weer opbouwt.

Batchproces Vergelijkbare taken

De overgang van de ene naar de andere taak eist zijn tol. Sommigen zeggen zelfs dat multi-tasking je productiviteit met 40% kan verminderen. Dus in plaats van voortdurend van de ene naar de andere taak te schakelen in de ijdele hoop dat dat zo is “druk” is hetzelfde als zijn “produktief”, probeer vergelijkbare taken samen te voegen om ze allemaal in één klap uit de weg te ruimen.

Lees bijvoorbeeld artikelen / blogs gedurende een toegewezen periode in plaats van de hele dag door. Gebruik tools zoals Instapaper om artikelen te bewaren om later te lezen, en Digg Reader om uw favoriete blogs op een geschikt moment bij te houden (bijvoorbeeld tijdens uw woon-werkverkeer). Door je taken op deze manier te organiseren (per context, zoals hierboven beschreven), kun je in 'de zone' stappen en gelijkaardige taken in één keer uitvoeren en krijg je dat uiterst bevredigende gevoel dat je snel een aantal te doen items wegkrabt tegelijkertijd.

Neem een ​​soortgelijke lijn “Net op tijd” leren, in plaats van “Voor het geval dat” lezen, om u tijd te besparen nu. Dit betekent dat u nuttige artikelen kunt opslaan met behulp van hulpmiddelen zoals Evernote Web Clipper om alleen te lezen wanneer je ze nodig hebt in plaats van ze te lezen voor het geval dat je hebt de kennis in de toekomst nodig.

Verwijder afleidingen

Wanneer u zich concentreert op uw taakachterstand, verwijder dan zoveel mogelijk afleidingen. Vertel je familie om je de komende uren niet te storen. Zet je telefoon uit. Als dat niet mogelijk is, zet het dan in de stille modus of koppel het van internet. Veel taken vereisen uw volledige aandacht. Volgens een Basex-studie kostten onderbrekingen US-bedrijven $ 588 miljard per jaar, wat erop duidt hoeveel tijd verspild wordt als je jezelf openstelt voor deze afleidingen.

Houd u aan de regel met twee minuten

Als je je volledige takenlijst voor je hebt staan ​​of je inbox doorloopt, probeer je je aan de regel van 2 minuten te houden. Simpel gezegd, als het maar 2 minuten of minder duurt, doe het nu. Zet het niet uit. Sorteer het niet in een aparte lijst. Doe het nu. Wanneer je door een inbox van meer dan 150 ongelezen e-mails loopt, zul je versteld staan ​​hoeveel van deze berichten binnen twee minuten of minder kunnen worden afgehandeld. Wanneer je dit beseft, bereik je Inbox Zero 4 Simple Steps voor het bereiken en onderhouden van Inbox Zero in Gmail 4 eenvoudige stappen voor het bereiken en onderhouden van Inbox Zero in Gmail Lees meer wordt veel minder intimiderend.

De regel van 2 minuten is ook geweldig om je in de juiste gemoedstoestand te krijgen om een ​​veel grotere taak aan te pakken. Als je een moeilijk rapport hebt om te schrijven, overtuig jezelf dan om het gewoon uit te geven 2 minuten over het rapport. De traagheid die je vaak opbouwt met deze twee minuten zal voldoende zijn om je 30, 90, 120 minuten of zelfs langer bezig te houden. Als je een niveau van een bepaald spel probeert te beheersen, probeer dan gewoon twee minuten. Als je een moeilijke beslissing moet nemen, pak een pen en papier en brainstorm voor slechts 2 minuten. Deze belofte van twee minuten aan jezelf is vaak genoeg om je aan het werk te krijgen en vooruitgang te boeken met items die mogelijk onaangeroerd op je takenlijst staan maanden.

Declareer e-mail faillissement

Als een van je grootste hoofdpijnen een onophoudelijk overvolle inbox is die voortdurend vol zit en geen teken vertoont dat je iets sneller kunt doen, heb je twee opties. Maak eerst uw e-mailabonnementen schoon met behulp van een service zoals Unroll.me. Je kunt gemakkelijk een leven lang abonnementen op nieuwsbrieven volgen en je afmelden of toevoegen aan een 'rol' (een geaggregeerde, dagelijkse e-mail) in slechts enkele minuten, om het aantal onnodige e-mails per dag in je inbox te verminderen.

Als dit simpelweg niet genoeg is, is het misschien tijd om een ​​e-mail faillissement aan te vragen. Michael Hyatt zegt:

U weet dat het tijd is voor e-mail faillissement wanneer:

• Je hebt meer dan vijfhonderd ongelezen e-mailberichten in je inbox.
• Je collega's klagen over je gebrek aan reactievermogen.
• U hebt in de afgelopen week meer dan eens iemand laten zeggen, “Heb je de e-mail ontvangen die ik je heb gestuurd? Ik heb niets van je gehoord.”
• Je voelt je angstig of overweldigd als je denkt aan e-mail.

Vanaf hier kunt u kiezen uit de extreme optie om elke ongelezen e-mail te selecteren (? -A op de Mac of Ctrl-A op de pc), of u kunt ervoor kiezen de aanpak van Michael Hyatt te gebruiken en uw e-mails op naam te sorteren, te beantwoorden naar een paar belangrijke e-mails, maar stop na 15-30 minuten met beantwoorden, selecteer alles en archiveer het allemaal. Elk. Single. E-mail.

Het punt is hier: als er echt iets belangrijks is, ontvang je eenvoudig een nieuwe herinneringsmail erover. Als dat niet zo is, heb je jezelf een hoop tijd bespaard. Geniet van het uitzicht op een volledig lege inbox. Het is een zeldzaam zicht. Probeer vanaf nu deze e-mails bij te houden en nooit toe te staan ​​dat de e-mailachterstand weer zo extreem wordt!

Volg je natuurlijke ritmes

We hebben allemaal productieve uren waarin we gemotiveerd, energiek en klaar zijn om onze zwaarste projecten aan te gaan. We hebben ook uren waar we ons alleen maar nergens anders voor voelen dan tv. Door erover te leren wanneer deze uren komen in ons leven voor, we kunnen onze takenlijst om hen heen organiseren, zodat we kunnen zorgen dat wat gedaan moet worden, gedaan wordt.

Voor een beetje een achtergrond lopen onze lichamen op verschillende Circadiaanse en Ultradische ritmes. Circadiaanse ritmes duren over het algemeen ongeveer 24 uur (d.w.z. reageert op daglicht en nacht). Ultradische ritmes zijn veel korter, meestal 90-120 minuten hersengolfcycli.

Door te leren over de ritmes van je eigen lichaam, kun je profiteren van je natuurlijke “hoogte en diepte punten”. Wanneer je bijvoorbeeld een natuurlijke alertheid over je voelt komen, is dat waarschijnlijk het begin van je ultradische ritme. Profiteer hier van, maar houd de klok in de gaten. Als zo'n 90 minuten of zo voorbij is en je je slaperiger gaat voelen, neem dan een pauze. Het is tijdens deze periode dat je de grootste kans hebt om uitstel te geven en fouten te maken. Om u hierbij te helpen, probeer eens een aantal van deze Pomodoro-apps Cut Through Uitstelgedrag met deze Pomodoro-techniek Apps & software doorgesneden Uitstel met deze Pomodoro-techniek Apps & software Uitstelgedrag is een ziekte die studenten en werknemers in alle hoeken van de wereld doordringt en het infecteert amateurs en professionals. Als schrijver lijd ik dagelijks aan uitstelgedrag. Sommige mensen ... Lees meer om u eraan te herinneren wanneer u korte pauzes moet nemen en wanneer u lange pauzes moet nemen.

Ernest Rossi zegt over dit onderwerp:

Het basisidee is dat je om de anderhalf uur een pauze moet nemen. Als je dat niet doet, ben je misschien goed op weg naar het Ultradian Stress Syndrome: je wordt moe en raakt je mentale focus kwijt, je hebt de neiging om fouten maken, geïrriteerd raken en ongevallen hebben - als je je behoefte om te pauzeren blijft negeren, kun je steeds meer stress ervaren totdat je echt ziek wordt.

Kortom, let op de cycli van je lichaam en daag jezelf niet te hard. Het is vaak het beste om een ​​taakachterstand in een periode van weken te overwinnen in plaats van slechts een paar dagen, omdat dit je uitgeput en uitgeput kan laten, waardoor je weer een achterstand krijgt als je probeert te herstellen..

Gebruik Trello For A Kanban Workflow

Persoonlijk, ik liefde Trello voor taakbeheer, met name met behulp van het platform voor een Kanban-workflow. Trello is een gratis systeem waarmee je boards kunt instellen die elk kaarten bevatten. Elk van deze kaarten is een item op je takenlijst. Om dit op te zetten als een Kanban-systeem (dat erg populair is bij Toyota), begint u gewoon met drie verticale lijsten met het label (van links naar rechts), “Achterstand”, “In proces”, en “Voltooid” (je kunt natuurlijk meer toevoegen, in de juiste volgorde, zoals “Test”, “Beoordeling”, afhankelijk van de situatie). U kunt hier een meer gedetailleerde uitleg van de Kanban Trello-workflow lezen, maar het basisdoel is om elk item van links (backlog) naar rechts (voltooid) te verplaatsen. Zodra een item de meest rechtse stream heeft bereikt, weet je dat het is voltooid en kun je dit item archiveren.

Deze aanpak helpt je niet alleen om te zien waaraan moet worden gewerkt, waaraan wordt gewerkt en wat er is gedaan, maar het voegt een beetje “gamification” element in uw taakachterstand en houdt u gemotiveerd als dat “achterstand” lijst wordt steeds kleiner. Oh, en je kunt deze aanpak ook gebruiken om contact te houden met iedereen die je kent.

Gebruik beslissingsbomen voor eenvoudiger besluitvorming

We kunnen het vaak uitgeven manier te lang met beslissingen. Beslissingsbomen kunnen worden gebruikt om dit proces eenvoudiger en efficiënter te maken, zodat u snel verder kunt gaan van het besluitvormingsproces en belangrijke dingen kunt doen. Bekijk deze video voor een interessante introductie:

Publieke aansprakelijkheid

Door publiekelijk bekend te maken wat je doel is Hoe te doden Motivatie Zuigen Vampieren en eindigen Wat je begint Hoe te doden Motivatie Zuigen Vampieren en eindigen Wat begin je? Levende projecten die vastlopen? Ja, we hebben ze allemaal. Het verhaal is altijd hetzelfde. We beginnen met een idee maar zien het nooit door. Breek de broze obstakels en volhard met deze tips. Lees meer om te zeggen, “ga voor 18.00 uur naar Inbox Zero”, of “Voltooi mijn belangrijkste 2 taken voor 14.00 uur”, je hebt veel meer kans om te slagen. Of je nu een vriend een sms stuurt, een Facebook-bericht publiceert, tweeten of een app gebruikt zoals Lift waar andere gebruikers je rekwisieten kunnen geven voor het bereiken van een dagelijkse gewoonte, dat extra mate van verantwoordelijkheid zal je motiveren om te slagen.

Hoe u uw backlog beheersbaar kunt houden

Als je eenmaal je achterstand in de hand hebt weten te houden, zorg er dan voor dat je dat zo houdt. Een paar tips (behalve het handhaven van de bovenstaande suggesties) zijn:

• Houd je actielijsten up-to-date. Zorg ervoor dat je erop kunt vertrouwen, zodat je geest duidelijk kan zijn om gewoon verder te gaan met de taken die voorhanden zijn.
• Leef volgens je agenda. Leer te vertrouwen op uw kalender en behandel deze als heilig. Als iets is gepland moet gedaan, anders groeit de achterstand gewoon. En groeit. En groeit.
• Bouw regelmatig recensies in. Beoordeel uw taken elke dag, week of maand. Verwijder alles wat niet nodig is en voeg alles toe wat er ontbreekt. Weet wat er moet gebeuren, en wanneer.
• Leer Nee zeggen. Om uw achterstand onder controle te houden, moet u leren zeggen “Nee” vaker. Een geweldig boek om te lezen voor een beter begrip hiervan is essentialisme: The Disciplined Pursuit of Less, by Greg McKeown

We weten allemaal hoe het is om het gevoel te hebben dat je verdrinkt in een zee van taken, maar ik hoop dat deze suggesties je kunnen helpen om een ​​aantal verschillende benaderingen te gebruiken om die groeiende lijst aan te pakken en om het onder controle te houden.!

Welke andere strategieën en tactieken heb je gebruikt om je taakachterstand efficiënt te doorlopen? Laat het me weten in de comments!

Ontdek meer over: GTD, Time Management.