5 Actiestappen voor het genezen van uw inbox Zero Email Frenzy

Inbox Zero is een van de populairste buzz-woorden in de productiviteitsgemeenschap. Apps zoals de populaire iPhone-e-mailclient, Mailbox Neem uw inbox naar nul Met de mailbox voor de iPhone Neem uw inbox naar nul Met de mailbox voor de iPhone De standaard Mail-client voor de iPhone is naar mijn mening verouderd of is het zeker niet zo geavanceerd als de hardware waarin het zich bevindt. Mail is niet leuk om te navigeren, en de nieuwste functies ... Lees meer maken het gemakkelijk voor u om snel alle e-mails in uw inbox af te handelen. Als u echt overbelast bent, kunt u zelfs een service zoals Mailstrom Buried In Emails gebruiken? Je massieve inbox verkleinen tot nul met mailstrom begraven in e-mails? Je massieve inbox verkleinen tot nul bij mailstrom We hebben de afgelopen jaren een aantal oplossingen geboden om je Gmail-account te beheren en een rommelige inbox op te ruimen. Niets is handiger dan een centrale online oplossing zoals Mailstrom. Meer lezen om e-mails in bulk te verwijderen. Het idee om te verklaren e-mail faillissement - eenvoudigweg alles verwijderen en opnieuw beginnen - wordt in sommige kringen serieus overwogen.

Al deze focus op het opschonen van je inbox, op het bereiken van, het ongrijpbare, Inbox Zero, mist twee van de fundamentele problemen met e-mailoverbelasting. Om uw e-mailproblemen echt op te lossen, moet u verder gaan dan Inbox Zero en de onderliggende problemen aanpakken:

• Waarom uw inbox in de eerste plaats overloopt.
• Hoe uw relatie met e-mail eruit ziet.

Het e-mailoverbelasting probleem

In het grootste deel van het gesprek rond e-mailoverbelasting wordt geen onderscheid gemaakt tussen gezochte en ongewenste e-mail. Als u elk item in uw inbox behandelt als een doel dat moet worden gewist, wordt de realiteit van de situatie genegeerd. Een e-mail van je baas met feedback op een presentatie is duidelijk niet hetzelfde als een e-mail van Groupon die deals aanbiedt in de stad die je vorig jaar verliet. Evenzo is een e-mail van een oude vriend waarschijnlijk welkom, terwijl een e-mail van Facebook u vertelt dat dezelfde vriend die u in een foto heeft getagd waarschijnlijk niet is.

Als je honderd e-mails in je inbox hebt staan, die je allemaal wilde ontvangen maar nog niet hebt afgehandeld, heb je een tijdmanagementprobleem dat geen enkele e-mailapp kan oplossen. Als je daar tien ongewenste e-mails hebt, heb je een e-mailprobleem, maar nogmaals, geen e-mailapp zal het voor je oplossen.

In het grootste deel van het gesprek rond e-mailoverbelasting wordt geen onderscheid gemaakt tussen gezochte en ongewenste e-mail

Voor de meeste mensen zijn de twee meest voorkomende oorzaken van ongewenste e-mail meldingen van sociale media, e-mailnieuwsbrieven en redundante werkmails. Als u een openbaar persoon bent, kunt u ook worden blootgesteld aan een aanzienlijke hoeveelheid ongevraagde fanmail of verzoeken om advies.

Spam is niet langer het probleem dat het ooit was, als u een moderne e-mailservice zoals Gmail gebruikt, zult u zeer zelden spam in uw inbox zien.

De e-mail van Pavlov

Inbox Zero, als concept, biedt ook geen oplossing voor de relatie van de meeste mensen met e-mail. Het hebben van een lege inbox omdat je het elke 20 minuten controleert, of elke keer dat je een melding krijgt, en onmiddellijk op alles reageert, is nauwelijks een goede zaak. Evenzo, als u 4 uur per dag uitgeven aan e-mailuitwisselingen heen en weer, bent u niet productief, zelfs als u aan het eind van de dag de inbox nul bereikt.

Ivan Pavlov was een Russische Nobelprijs winnende wetenschapper bekend om zijn werk aan klassieke conditionering. Door elke keer dat hij een hond te voeren een bel luidde, kon hij de hond laten kwijlen, zelfs zonder dat er eten was. Als gediplomeerde in de psychologie laat ik nu elke keer als ik over Pavlov praat, kwijlen!

De crux van klassieke conditionering is dat hoe vaker een stimulus wordt gevolgd door een reactie, hoe moeilijker het is om ze te scheiden. Elke keer dat je 's ochtends je e-mail controleert, of wanneer er een nieuwe melding binnenkomt, conditioner je jezelf om hetzelfde te blijven doen.

Om echt verder te gaan dan de inbox zero, moet je controle krijgen over hoe je e-mail ontvangt en beantwoordt-je moet de Pavlovische cyclus doorbreken. Een lege inbox is slechts een mogelijke stap op weg om dit te bereiken.

De vijf principes

Gelukkig is het eenvoudig om ongewenste e-mailoverbelasting en de Pavloviaanse relatie op te lossen. Er zijn een paar eenvoudige principes die, als u in de praktijk gaat werken, ervoor zorgen dat u bijna alle e-mail wilt ontvangen en dat u controle hebt over waar en wanneer u het controleert.

Principe één: Niet-overlappende silo's

Om het probleem van de melding van sociale media op te lossen, gebruik ik het idee van niet-overlappende silo's. Alle Facebook-meldingen moeten in Facebook-einde van het verhaal blijven. Ze mogen niet in mijn e-mailinbox verschijnen, in het notenscherm van mijn telefoon of ergens anders dan op Facebook. Geen Facebook-melding zal ooit zo belangrijk zijn als een e-mail van mijn redacteur, dus ze zouden niet dezelfde behandeling moeten krijgen.

Actiestappen

Besteed 30 minuten aan inloggen bij al je sociale media-accounts en uitschrijven bij elke e-mail met meldingen. U zult er versteld van staan ​​hoeveel keuzevakjes u moet uitvinken. Mijn mede-MakeUseOf-schrijver Justin heeft een geweldig artikel geschreven over het stoppen van vervelende e-mails op sociale media met NotifyMeNot. NotifyMeNot neemt u mee door de stappen om u af te melden voor alle e-mailmeldingen van alle belangrijke sociale netwerksites.

Principe Twee: Deal of Verwijderen

Het probleem met de nieuwsbrief is een beetje moeilijker om mee om te gaan. Het probleem is dat u zich in veel gevallen actief heeft aangemeld voor een nieuwsbrief omdat deze informatie bevatte die u wilde ontvangen. Als je een digitale hoarder bent zoals ik, probeer je jezelf ervan te overtuigen dat je nog steeds die dagelijkse Groupon-deals wilt krijgen. Het principe van deal of delete helpt je om deze hamsterende instincten te overwinnen.

Actiestappen

Zet elke dag 15 minuten opzij om alle e-mailnieuwsbrieven in je inbox te lezen. Voor iedereen moet je het volledig lezen of je afmelden. Als je het niet zult lezen gedurende de tijd die je gereserveerd hebt om dat te doen, zul je het nooit doen.

In de loop van twee weken heb ik me afgemeld voor bijna driekwart van de nieuwsbrieven waarop ik me had geabonneerd. Elke keer als ik zie dat ongelezen nieuwsbrieven in mijn inbox terecht komen, herstel ik de deal of verwijder ik deze.

Principe Drie: Max Email Tijd

Voor veel mensen - inclusief ik als ik niet oppast - is het controleren van e-mail een reflexieve actie. Als je niet actief iets doet, of voor een fractie van een seconde bent afgeleid, open je je inbox en controleer je je e-mails. Hoewel het misschien niet zo belangrijk lijkt, scheurt het je stroom en ben je misschien geschrokken van hoe lang je eigenlijk je e-mail controleert. Hoe versla je e-mailverslaving door het bijhouden van je Postvak IN Hoe versla je e-mailverslaving door het volgen van inbox-gewoonten E-mail is je kaping dagen, en het is stiekem over. U kunt de controle over uw tijd terugkrijgen. Ontdek hoeveel tijd je momenteel besteedt aan e-mail en steel het terug. Lees verder .

Veel beter, zoals mijn medeschrijver Akshata aanbeveelt, is om vaste tijden toe te kennen en dan alleen e-mail te checken. Ik ga verder en stel voor dat zowel e-mailoverbelasting als de Pavloviaanse relatie worden aangepakt - stel een maximale e-mailtijd in.

Als u halverwege bent om te reageren op een e-mail wanneer uw tijd om is, slaat u deze op in een versie en haalt u hem de volgende dag op.

Actiestappen

Kies één of twee keer om uw e-mail per dag te controleren en uit te rekenen hoe lang het duurt om uw belangrijke e-mails af te handelen; dit is uw maximale e-mailtijd. Iets langer dan 45 minuten is waarschijnlijk te lang. Controleer alleen e-mail op die tijdstippen en overschrijd niet de maximale e-mailtijd. Als u halverwege bent om te reageren op een e-mail wanneer uw tijd om is, slaat u deze op in een versie en haalt u hem de volgende dag op.

Hoewel dit een extreme oplossing is, kunt u, als u een redelijke maximale e-mailtijd instelt, alle echt belangrijke e-mails behandelen terwijl u alleen urgente e-mails negeert. Als u het volume van e-mails niet kunt verwerken, moet u enkele van de principes in dit artikel gebruiken om het bedrag dat u ontvangt te verminderen.

Principe vier: vraag jezelf “Waarom?”

Sommige mensen hebben niet de luxe om te verklaren dat ze alleen op bepaalde tijden e-mail checken - als u een van hen bent, kunt u nog steeds onophoudelijke e-mail controleren. Gedurende de dag zullen er momenten zijn waarop u uw e-mail moet controleren; Misschien heeft je baas gevraagd of John een rapport heeft gestuurd. Maar er zullen ook momenten zijn waarop je het gewoon controleert zonder echte reden.

Actiestappen

Als je geen tijden kunt instellen om e-mails te controleren, vraag je elke keer dat je naar je inbox kijkt waarom je het doet en schrijf je het antwoord op in een tekstbestand of op een vel papier. Verzamel alle goede redenen - “baas vroeg me om”, “weg van het bureau voor een uur” - en alle slechte redenen- “uitstellen”,”aan de telefoon en ernaar gebladerd”, “reageren op een melding” - aan het einde van de dag. Het doel is om het aantal slechte redenen te minimaliseren. Zodra je je bewust bent van waarom als u e-mail controleert, kunt u ervoor zorgen dat u het alleen doet als daar een duidelijke reden voor is.

Principe vijf: Inputs minimaliseren

Als je alle voorgaande principes in de praktijk hebt gebracht en je bent nog steeds ondergesneeuwd met e-mails, moet je de ingangen adresseren. De belangrijkste overblijvende bron van ongewenste e-mail is van trigger-happy collega's; er zijn twee fasen om het aan te pakken - de eerste is om verander de e-mails die u verzendt, de tweede is om praat met je collega's.

Actiestappen

Overweeg elke e-mail die u schrijft. Als het een e-mail met één woord is, zoals “perfect” of “bedankt” stuur het niet; als je handelt op basis van de informatie in de e-mail die je hebt ontvangen, zal het duidelijk zijn dat je het leest en daarom is de bevestiging niet nodig. Als er sprake is van dubbelzinnigheid, verwijder deze dan; in plaats van te vragen of iemand 's middags vrij is, vraag dan of ze op een bepaald tijdstip vrij zijn.

Als er potentieel is voor heen en weer, neem je je telefoon op en bel je in plaats daarvan; wat vijf e-mails kan kosten om te hameren, kost minder dan een minuut aan de telefoon.

Overweeg elke e-mail die u schrijft.

Beëindig uw e-mails door te zeggen wat u van de ontvanger verwacht. Breng hen op de hoogte dat u niet op een antwoord zult controleren, maar gaat ervan uit dat ze zullen gaan werken aan wat u hebt verzonden. Zorg ervoor dat ze alles krijgen wat ze nodig hebben, zodat ze niet bij je terug hoeven te komen.

Zodra u uw e-mails hebt gestructureerd, zodat u niet onnodig reageert en de noodzaak voor anderen om te reageren tot een minimum beperkt, is het tijd om met uw collega's te praten. Begin met de ergste overtreders, vraag beleefd om niet in e-mails te worden opgenomen, tenzij ze belangrijk en relevant zijn. Vraag ook dat mensen, waar mogelijk, alleen antwoorden op de afzender in plaats van op antwoord allemaal.

Een opmerking over fanmail

Als u bekend bent of als een expert wordt ervaren, ontvangt u e-mail van vreemden die om advies vragen. De sleutel tot het omgaan met dit soort e-mails is om te overwegen of ze gewenst of ongewenst zijn; terwijl het misschien een last is om een ​​uur per dag te besteden aan het beantwoorden van ongevraagde adviesaanvragen, als deze mensen potentiële of huidige klanten zijn, dan wil je waarschijnlijk van hen horen.

Als u aan de andere kant niets verdient door te reageren, moet u overwegen hoe zij in de eerste plaats toegang hebben tot uw e-mail. Als het openbaar op uw website wordt geplaatst, verwijdert u het. Als dit niet het geval is en het volume van e-mails niet meer kan worden beheerd, kunt u overwegen alle onbelangrijke e-mailtaken te delegeren aan een assistent, virtueel of anderszins.

De meeste dagen ontvang ik e-mail van mensen die tutorials hebben gelezen die ik heb geschreven. Terwijl ik wakker word met een tirade die uitlegt waarom Software X beter is dan Software Y en dat ik een idioot ben om over Y te schrijven, is dat onaangenaam, ik vind het leuk om feedback te krijgen van mensen die mijn werk hebben gelezen; Ik heb geweldige ideeën voor het volgen van tutorials uit hun vragen.

Conclusie

Inbox Zero is in principe een geweldig idee, maar het faalt om de essentie van het e-mailprobleem aan te pakken: ervoor zorgen dat u alleen e-mails ontvangt die u wilt ontvangen en dat u er op uw eigen voorwaarden mee omgaat. Alle tijd besteden aan het verwijderen van meldingen via sociale media, ongelezen e-mailnieuwsbrieven en onnodige e-mails op werk om Inbox Zero te bereiken, heeft geen zin; veel beter om een ​​paar minuten per dag een korte tijd te nemen en een aantal principes toe te passen in deze tutorial en voor eens en altijd je relatie met e-mail aan te pakken.

Afbeeldingscredits: Harry Guinness, Pavlov's Dog (Shutterstock), Spam (Shutterstock)

Ontdek meer over: E-mailtips.