5 redenen waarom uw to-do-app u minder productief maakt

Laat me raden hoe je maandagochtend begint. Je wordt wakker, maakt je klaar en gaat aan de slag. Wanneer je aan het werk gaat en al je projecten bekijkt, kom je erachter wat er moet gebeuren. Nu haal je je vertrouwde actielijst-app tevoorschijn en begin je een monsterlijke lijst met taken te maken die je de hele week bij je hebt en zweer je om te voltooien. Vrijdag komt en je hebt het absolute minimum gedaan ... opnieuw.

Uw probleem is niet uw ambitie of de app voor het plannen van taken die u gebruikt.

Het probleem zit hem in de manier waarop u uw takenlijst in het algemeen gebruikt.

Laten we het hebben over enkele manieren om u productiever te maken door enkele van de valkuilen te identificeren die verborgen zijn in takenlijsten.

Je begint met de verkeerde lijst

Mensen gebruiken één hele grote lijst en kiezen er items uit zonder echt plan. Of ze hebben veel kleine lijsten met hetzelfde probleem. Hier is hoe ik mijn taken temeer.

Ik gebruik Evernote om alle informatie te verzamelen, inclusief mijn taken. Evernote is waar ik een GROTE lijst maak. De grote lijst is absoluut alles wat ik moet doen. Mijn hoofdlijst is verdeeld in twee secties - Home en Werk.

Beide lijsten zijn behoorlijk lang en kunnen intimiderend zijn.

Mijn Home-lijst bevat alles, van het afval halen om hout te snoeien tot een tochtige opening in de schuur voordat het veel sneeuwt. Mijn werklijst is vergelijkbaar. Omdat ik een dagtaak heb en een freelance schrijver ben, helpt de werklijst me om mijn projecten en deadlines te beheren. Omdat alles op één plek staat, is het gemakkelijker om te sorteren.

U sorteert taken verkeerd

Een deel van wat ons ervan weerhoudt om de dingen gedaan te krijgen die we wilden doen, is de enorme lijst die we onszelf opleggen om te voltooien. Een lange lijst is intimiderend.

Natuurlijk moet het allemaal gebeuren, maar het opsplitsen en analyseren van de taak om te zien waar het op de belangrijkheidsschaal valt, is echt belangrijk. Lang geleden zag ik deze matrix met 4 plaatsen en het veranderde de manier waarop ik mijn activiteiten koos. Dit is een typische Priority Matrix, ook beter bekend als een “Eisenhower Box”.

Zo krijg ik dingen gedaan op maandagen Krijg dingen gedaan met 3 kleine veranderingen aan uw dag Krijg dingen gedaan met 3 kleine veranderingen aan uw dag Er zullen goede dagen en slechte dagen zijn, productieve en niet-productieve. U kunt de schalen kantelen ten gunste van de productieve dagen door enkele eenvoudige wijzigingen in uw routine aan te brengen. Lees verder . Ik kijk naar de grote gecombineerde thuis- en werklijst. Ik scan de taken en verplaats ze naar een kleiner thuislijst of werklijst. Van daaruit gebruik ik de hierboven afgebeelde matrix om te beslissen waar de taak op de belangrijkheidsschaal valt. Als u ze op deze manier sorteert, worden alle items op de lijst verwijderd die u niet naar uw doelen leiden.

Besteed niet veel tijd aan het nadenken over elk aspect van elke taak. Wees meedogenloos zoals jij bent met banen als het verminderen van de rommel in je e-mailinbox 5 Actiestappen voor het genezen van je inbox Zero Email Frenzy 5 Actiestappen voor het genezen van je inbox Geen e-mail Frenzy Inbox Zero is een van de populairste buzz-woorden. Om uw e-mailproblemen echt op te lossen, moet u verder gaan dan Inbox Zero en de onderliggende problemen aanpakken. Lees meer (hopelijk). U kunt de taak altijd later naar een andere lijst verplaatsen.

Uw lijst is veel te lang om op een dag te voltooien

Zodra ik de taken in volgorde van belangrijkheid heb gesorteerd, verplaats ik ze naar een Vandaag map in Todoist. Ik gebruik een volledig afzonderlijke takenlijst-app voor mijn dagelijkse taken, dus ik word niet overweldigd door de langere lijst of word afgeleid door de overvloed aan informatie in mijn Evernote-bibliotheek. Je kunt net zo gemakkelijk een nieuwe notitie in Evernote gebruiken met je dagelijkse taken en ze afvinken zodra je ze hebt voltooid. Net als ik kun je blijven gebruiken wat je gewend bent.

Door alleen de taken te hebben die ik vandaag zichtbaar moet maken, ben ik niet zo overweldigd. Ik kan herinneringen instellen, notities bekijken en me concentreren op alleen de dingen die ik moet doen. Terwijl ik de lijst afvink, verdwijnen ze uit het zicht en krijg ik meer vaart.

Aan het einde van de dag kun je naar binnen gaan en alle voltooide taken 's ochtends verwijderen en nog een kleine lijst met taken toevoegen.

U gebruikt te veel apps

Minder is meer als het gaat om het kiezen van to-do-apps De 5 commando's voor het kiezen van de juiste taak voor productiviteit De 5 commando's voor het kiezen van de juiste taak voor productiviteit Verschillende mensen organiseren op verschillende manieren. Dus het kiezen van een to-do-app hangt echt af van wat voor soort persoon je bent. Hier zijn vijf geboden waar je aan kunt denken voor je eigen productiviteitssysteem. Lees Meer dat u handmatig moet gebruiken om georganiseerd te worden. Todoist - en veel andere taken voor takenlijsten - bevatten manieren om verschillende services te koppelen. Bekijk de andere apps waarmee u kunt koppelen om wat automatisering of extra functionaliteit toe te voegen.

Als alternatief kunt u Todoist gebruiken met de Getting Things Done-methode voor het beheer van uw taken.

Je dwingt jezelf om productief te zijn

Als de manier waarop je probeert productief te zijn een hele klus is en je het niet graag doet, dan doe je dat niet. Zodra u een manier vindt waarop u vertrouwt en die gemakkelijk te gebruiken is, waar u ook bent, zal uw productiviteit omhoog schieten.

Wanneer iets moeilijk te doen is, trekken we uit. Als iets leuk en gemakkelijk is, vliegen we er zonder aarzeling doorheen.

Kies een methode en blijf erbij

Hoewel er te veel artikelen zijn over actieve apps en methoden om productiever te zijn. Hoe u uw productiviteit overal kunt maximaliseren Hoe u uw productiviteit overal kunt maximaliseren Met het beginnen met telewerken, is het werk niet beperkt door uren of locaties. Hier zijn enkele tips om u te helpen het beste te maken met het werken aan een notebook terwijl u onderweg bent. Meer lezen, het komt allemaal neer op wat voor u werkt. Zodra u iets vindt dat voor u werkt, probeer dan niet deze gewoonten te blijven veranderen. Als u zich niet aan iets vasthoudt, zal het voor u moeilijker zijn om op een bepaalde methode te vertrouwen en de app die u kiest te gebruiken, niet volledig te begrijpen.

Uw productiviteit komt niet van de app, maar van de methode die u comfortabel gebruikt.

Dus kies uiteindelijk een app, begin hem te gebruiken, leer hem en neem alle opties op waar hij toe in staat is. Als de app niet past in uw methode, zoek dan iets dat dat wel doet. Ik denk dat dit de reden is waarom Evernote een populaire keuze is Lichter en soepeler maken van aantekeningen - zie wat Evernote voor je klaarstelde Lichter en soepeler notities maken - zie wat Evernote voor je klaarligt Evernote had ooit een eenvoudiger en eenvoudiger -om door de webinterface te navigeren? Je wens is ingewilligd. Evernote Web heeft net een make-over gehad en het lijkt verfrissend zen in zijn nieuwste avatar. Lees verder . Het kan zich conformeren aan vrijwel elke manier waarop u het wilt gebruiken.

Wat zijn de soorten takenlijsten Deze 3 soorten lijsten helpen u productiever te zijn Deze 3 soorten lijsten helpen u productiever te zijn Als het gaat om georganiseerd en productief zijn, is de takenlijst de ultieme tool. Drie soorten lijsten kunnen u alle kracht geven die u nodig hebt zonder uw planning te veel te ingewikkeld te maken. Meer lezen dat je maakt? Krijg je meer gedaan met lijsten? Wat zijn uw tips voor het temmen van uw dagelijkse taken?

Image Credits: Time Lost Clock door Matt Gibson via Flickr, The “Te doen lijst” Scherm in de Evernote-app via Flickr, Matrix Image

Ontdek meer over: Evernote, GTD, timemanagement, takenlijst.